【正文】 自動(dòng)完成匯總功能。 數(shù)據(jù)處理（十二） ? 數(shù)據(jù)存檔 ? ? 存入歷史數(shù)據(jù)庫 ? 對于有的數(shù)據(jù)資料，您應(yīng)該堅(jiān)持經(jīng)常將其保存到歷史庫中，例如工資數(shù)據(jù)，每月工資發(fā)放完畢，讀應(yīng)該將其當(dāng)月數(shù)據(jù)保存到歷史庫中，一來便于查詢歷史工資發(fā)放情況，二來便于年終統(tǒng)計(jì)分析。在沒有建立子表的情況下，刪除時(shí)先對被刪除的記錄做刪除標(biāo)記，也叫邏輯刪除，然后在存盤退出時(shí)，自動(dòng)進(jìn)行徹底刪除處理，即物理刪除。 ，能夠支持 gif格式的動(dòng)畫圖片的預(yù)覽顯示。到此便設(shè)計(jì)好了。+照片 )。+照片 ) 而網(wǎng)絡(luò)版中，則是：圖片來源表達(dá)式： iif(file(照片 ),照片 ,data_path+sjxt_name+39。 圖片和文檔管理（四） ? 如何在數(shù)據(jù)大師中進(jìn)行 文檔 管理？ ? 數(shù)據(jù)大師中的文檔管理和照片管理類似，實(shí)質(zhì)上就是對文檔文件的組織和管理，并沒有把文檔文件存儲到數(shù)據(jù)庫中來，因此，只需在數(shù)據(jù)庫中存儲文檔名稱及其路徑即可。默認(rèn)方式是不添加。該功能在 ，能記憶已查找的內(nèi)容，有枚舉值的字段可直接選取，使您查詢更加方便。 ? 統(tǒng)計(jì)分析圖表 ? 統(tǒng)計(jì)圖表能將數(shù)據(jù)圖形化，能幫助我們更直觀地顯示數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)對比和變化趨勢一目了然，因而對提高信息整理價(jià)值，更準(zhǔn)確直觀地表達(dá)信息和觀點(diǎn)具有重要意義。 數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)（四） ? 按列排列顯示數(shù)據(jù)如下圖： 數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)（五） ? 本模塊可查詢 歷史庫數(shù)據(jù)，匯總庫數(shù)據(jù)，排序庫數(shù)據(jù)。使您打印制表更輕松。 打印制表（二） ? 三、基本技巧： 如果選擇了需要頁合計(jì)和需要頁累計(jì)，則會(huì)在每頁下端打印出本頁合計(jì)和本頁累計(jì)數(shù)據(jù)，如果只選擇了需要頁合計(jì)，則會(huì)在每頁下端打印出頁合計(jì)，并且在最后 1頁打印出本頁合計(jì)和總合計(jì)。 ? 為了將數(shù)據(jù)放在合適的位置，報(bào)表設(shè)計(jì)器將整個(gè)報(bào)表劃分為若干個(gè)帶區(qū)，系統(tǒng)會(huì)用不同的方式來控制打印各帶區(qū)的內(nèi)容。 本系統(tǒng)打印功能強(qiáng)大，符合 Win95/98操作系統(tǒng)的打印、預(yù)覽標(biāo)準(zhǔn)；用戶可自行設(shè)置打印紙張大小，打 印頁頭標(biāo)題，附加標(biāo)題，使打印樣式更符合用戶需要。具體設(shè)計(jì)方法如下： 1. 點(diǎn)擊 “ 報(bào)表 —快速報(bào)表 ” 菜單，在對話框中點(diǎn)擊 “ 字段 ” 按鈕，選取需要打印的字段，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 后返 回，一張簡單的沒有表格線的報(bào)表即已生成，此時(shí)點(diǎn)擊預(yù)覽按鈕，即可查看打印結(jié)果。 ? 6. 用鼠標(biāo)拖動(dòng) “ 細(xì)節(jié) ” 可調(diào)整記錄與記錄之間的寬度。先生 39。 打印制表（十一） ? 二、添加細(xì)節(jié)帶區(qū) ? 由于這種一對多的報(bào)表，一般都是一張報(bào)表上打印一個(gè)主表記錄和多個(gè)子表記錄，因此，主表的數(shù)據(jù)字段沒必要放在細(xì)節(jié)帶區(qū)，因此，如果是一對一，則沒有必要另外添加細(xì)節(jié)帶區(qū)了。 打印制表（十三。 取得了很大改進(jìn)，最突出表現(xiàn)在一個(gè)報(bào)表可以設(shè)置最多 20個(gè)細(xì)節(jié)帶去，因而完全可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)主表對應(yīng)多個(gè)子表了，即一對多報(bào)表。男 39。 ? 4. 修改要輸出的數(shù)據(jù)項(xiàng)目 :當(dāng)利用快速表格所設(shè)置的數(shù)據(jù)項(xiàng)目 (字段 )需要變更時(shí) ,可點(diǎn)擊 ab (域控件 )按鈕添加要輸出的欄目或直接雙擊要修改的數(shù)據(jù)項(xiàng)目，更改其欄目名稱即可。 打印制表（六） ? 表格設(shè)計(jì)技巧 ? 示例報(bào)表祥見“工資”和“客戶資料”等系統(tǒng)的所有報(bào)表 ? 首先．根據(jù)表格寬度設(shè)置紙張大小，點(diǎn)擊頁面設(shè)置菜單，點(diǎn)擊打印設(shè)置按鈕可設(shè)置紙張樣式、大小，點(diǎn)擊列數(shù)可制作多列報(bào)表，如下表為 2列的報(bào)表。藍(lán)箭頭方為帶區(qū)名稱。點(diǎn)擊打印制表菜單的建立復(fù)雜報(bào)表菜單項(xiàng)，首先輸入報(bào)表文件名稱，然后點(diǎn)確定按鈕即進(jìn)入報(bào)表設(shè)置模塊，再點(diǎn)設(shè)置按鈕即可進(jìn)入報(bào)表設(shè)計(jì)器。 改變設(shè)置后，必須重新創(chuàng)建該表格，方能生效。而且，用戶能方便地設(shè)置報(bào)表標(biāo)題、表頭、表體、表尾、附注等的字體，從而使打印的表格既實(shí)用又美觀。 如果選擇按行排列顯示數(shù)據(jù)，則圖表將按 “ 年度 ” 進(jìn)行分組，對每個(gè)年度的收視率進(jìn)行繪圖。如根據(jù)姓名查詢某個(gè)人的資料的方法是：點(diǎn)查找 項(xiàng)目，選擇姓名字段，再在要查詢的值中輸入：張三，點(diǎn)添加按鈕，然后點(diǎn)搜索按鈕。 ? 自 ，可隨時(shí)實(shí)現(xiàn)查詢和打印同時(shí)操作。 自 ，增加了在卡片式中，錄入文檔文件名時(shí)，自動(dòng)添加文檔文件到數(shù)據(jù)大師工作目錄下的，與系統(tǒng)名稱同名的子目錄下的“ myword”目錄中的功能，因而數(shù)據(jù)庫中不用存儲文檔文件的絕對路徑，只需保存文件名稱即可。 ? 按照上述方法設(shè)置，既可保證以前包含絕對路徑的圖片的正常預(yù)覽和打印，又可保證沒有絕對路徑的圖片的正常預(yù)覽和打印。 同樣，打印條件中的表達(dá)式應(yīng)該是： file(照片 ).(sjxt_name+39。+照片 ) 而網(wǎng)絡(luò)版中，則是：圖片來源表達(dá)式： iif(file(照片 ),照片 ,data_path+sjxt_name+39。 例如，在人事數(shù)據(jù)庫中指定了 以前照片 和 最近照片 兩個(gè)字段為存儲圖片文件名稱的字段，同時(shí)將 錄入圖片文件名時(shí)自動(dòng)添加圖片文件到 人事 文件夾的 mypict子目錄中 選項(xiàng)打了勾，則系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，會(huì)自動(dòng)在數(shù)據(jù)大師工作目錄的 人事 目錄下，建立 mypict子目錄，并在 mypict目錄下建立 以前照片 和 最近照片 兩個(gè)子目錄，將 以前照片 字段中的圖片文件保存到 人事\mypict\以前照片 \ 路徑下，將 最近照片 字段中的圖片文件保存到 人事 \mypict\最近照片 \ 路徑下。能夠管理的有效圖片文件主要有 3種類型，即 jpg、 gif和 bmp型。 數(shù)據(jù)處理（十四） ? 數(shù)據(jù)的刪除 ? 數(shù)據(jù)刪除即刪除數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)或多個(gè)記錄。如將工資數(shù)據(jù)庫中的“工資總額”轉(zhuǎn)入到人事數(shù)據(jù)庫中的“工資” 欄目。 匯總后數(shù)據(jù)庫的總記錄數(shù)比匯總前大 1。排序不同于索引的地方是排序須產(chǎn)生一個(gè)新的與原數(shù)據(jù)庫一樣大小的數(shù)據(jù)庫，因操作極易，故不詳述。 ? 三、對日期型欄目可設(shè)置 ： ? 取系統(tǒng)日期 ，即在卡片式中錄入數(shù)據(jù)時(shí)，點(diǎn)新增按鈕后，將把當(dāng)天的日期自動(dòng)填充到日期字段中。 在 ， 可以將操作員的姓名作為數(shù)據(jù)錄入的默認(rèn)枚舉值進(jìn)行設(shè)置，方法 是在記錄人的枚舉值設(shè)置中輸入 “ amp。 ? 通過在系統(tǒng)設(shè)置 設(shè)置自動(dòng)填充功能后，即可在卡片式錄入數(shù)據(jù)時(shí)，實(shí)現(xiàn)從當(dāng)前庫或其他庫中自動(dòng)取數(shù)填充部分字段，以達(dá)到提高錄入速度的目的。 ? 四舍五入 —— 對有小數(shù)位的數(shù)值型字段進(jìn)行四舍五入操作。 ? 撤銷刪除 —— 恢復(fù)本次數(shù)據(jù)編輯中所刪除的全部記錄。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（九） ? 下圖是在報(bào)表設(shè)計(jì)器中設(shè)置的可以打印子表數(shù)據(jù)的報(bào)表： 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（十） ? 問： 我已經(jīng)在報(bào)表設(shè)計(jì)其中設(shè)計(jì)好了包含子表數(shù)據(jù)的報(bào)表，為何在預(yù)覽打印時(shí)提示：找不到某某子表數(shù)據(jù)庫文件？ 答： 預(yù)覽時(shí)找不到子表數(shù)據(jù)庫文件的原因是沒有保留報(bào)表數(shù)據(jù)環(huán)境，請?jiān)诖蛴≈票?設(shè)置報(bào)表打印選項(xiàng)窗口，設(shè)置為需要保留數(shù)據(jù)環(huán)境即可。最后，退出數(shù)據(jù)環(huán)境，在報(bào)表上選擇報(bào)表菜單中的分組，在分組表達(dá)式中輸入關(guān)鍵字段名稱，點(diǎn)確定，即返回報(bào)表設(shè)計(jì)窗口，再在報(bào)表設(shè)計(jì)窗口中，在分組標(biāo)題區(qū)添加要打印的基本庫的字段，在細(xì)節(jié)區(qū)，添加要打印的子表的字段即可。但要顯示“一對多”的子表中的記錄，即一個(gè)基本庫的記錄顯示多個(gè)子表中的記錄，則只能等到退出報(bào)表設(shè)計(jì)器后才能實(shí)現(xiàn)。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（五） ? 特別提示： 主表關(guān)鍵字段的數(shù)據(jù)是不允許重復(fù)的，但子表關(guān)鍵字段的數(shù)據(jù)卻允許重復(fù)；自動(dòng)編號功能不能用于子表中的關(guān)鍵子段，但可以用于主表的關(guān)鍵子段。 B、子表中應(yīng)有一字段名稱和子表關(guān)鍵字段名相同。當(dāng)然在主庫中也應(yīng)該設(shè)置材料消耗金額字段，用來記錄每次材料消耗總額。在基本庫基礎(chǔ)上增設(shè)子表，可以擴(kuò)充基本庫的管理功能，從而使 《 數(shù)據(jù)大師 》 能夠管理更為復(fù)雜的事務(wù)。如設(shè)置了依據(jù)部門名稱進(jìn)行分類，如分類為：部門名稱 =39。 ? 余額庫 余額庫是根據(jù)關(guān)鍵字段名所生成的不具有重復(fù)關(guān)鍵字記錄的輔助庫，其數(shù)據(jù)來源于基本庫中相同關(guān)鍵字的最后一條記錄。 只有數(shù)據(jù)類型為字符型的字段，才能設(shè)置為關(guān)鍵字段，字符型、數(shù)字型和日期型的字段，可以設(shè)置為需更新數(shù)據(jù)的字段。則其設(shè)置方法為： 選擇 產(chǎn)品名 為關(guān)鍵字段名； 選擇 產(chǎn)地 進(jìn)口稅 英文名 為需填充字段； 選擇數(shù)據(jù)來源為“以最后錄入的數(shù)據(jù)填充”； 點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕。 又如： sum_zbfield(材料明細(xì) ,材料金額 ,維修編號 ,材料金額 =200) 系統(tǒng)設(shè)置（十八） ? 正確定義自動(dòng)填充功能，減少數(shù)據(jù)錄入工作量 自動(dòng)填充 ，即根據(jù)用戶指定的關(guān)鍵字段等設(shè)置，把已經(jīng)錄入到當(dāng)前庫或其他庫的的數(shù)據(jù)資料，自動(dòng)寫入到正在錄入的當(dāng)前庫的某些字段中。注意，由于公式來源項(xiàng)相中不能輸入單引號，因此，本例中用中括號 []代理單引號。 系統(tǒng)設(shè)置（十六） ? 將子表數(shù)據(jù)提取到主表中 ? 子表的數(shù)據(jù)總是和主表相聯(lián)系的，例如在人事管理中，有時(shí)就需要在主表中體現(xiàn)每個(gè)員工家庭成員的人數(shù)，在售后服務(wù)管理中，就需要在主表中記錄每件商品多次維修所發(fā)生的材料費(fèi)用總額，那么，如何在錄入子表數(shù)據(jù)時(shí)，使子表中的有關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)反饋到主表中來呢？可以利用下面的兩個(gè)函數(shù)，通過對主表設(shè)置計(jì)算公式來實(shí)現(xiàn)。如下圖： 系統(tǒng)設(shè)置（十三） ? 定義公式的計(jì)算范圍（條件） 默認(rèn)計(jì)算范圍是數(shù)據(jù)庫的全部記錄，用戶可通過定義某個(gè)公式的條件表達(dá)式而改變其計(jì)算范圍。系統(tǒng)首先要求用戶選擇一數(shù)值型字段作為該公式的目的項(xiàng)。 即運(yùn)算結(jié)果 ,目的項(xiàng)只能選一個(gè)數(shù)值型或日期型欄目。 ? 以上限制功能中 允許全空格、允許重復(fù)值 只適用于卡片時(shí)錄入。 系統(tǒng)設(shè)置（七） ? 二、對數(shù)字型欄目可設(shè)置： ? 1. 允許輸入負(fù)值。當(dāng)設(shè)置不允許全空格時(shí)可以指定 最少字符個(gè)數(shù) ，如姓名可以限制不能少于 4個(gè)字符即兩個(gè)漢字。退出時(shí)，若該庫未曾建立，則系統(tǒng)會(huì)詢問用戶現(xiàn)在追加記錄嗎？一般可回答“否”，則建立該庫。若為數(shù)值型欄目，則在定義欄目寬度時(shí)，必須特別注意： ①欄目寬度中包括了要定義的小數(shù)位數(shù)寬度。）或假（ 本系統(tǒng)建議用戶全部采用漢字欄目名，便于檢索、打印等。 系統(tǒng)設(shè)置（一） ? 建立您需要的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) ? 系統(tǒng)名稱等定義，并不意味著系統(tǒng)已經(jīng)建立，此時(shí)若在 DOS 提示符下用 “ DIR”列文件，也將看不到“ ”這個(gè)文件。 系統(tǒng)管理（五） ? 設(shè)置操作員可操作的字段 ? 有時(shí)候出于某種管理方面的要求，只能讓某個(gè)操作員操作某個(gè)數(shù)據(jù)庫中的部分字段，而屏蔽另一部分字段，這時(shí)，管理員可以通過設(shè)置每個(gè)操作員的可操作字段來達(dá)到要求。 系統(tǒng)管理（三） ? 更換管理系統(tǒng) ? 用戶可選擇系統(tǒng)管理主菜單的更換管理系統(tǒng)菜單項(xiàng)，也可以選擇工具條中的第一個(gè)按鈕 來進(jìn)入系統(tǒng)選擇窗口，選擇需要操作的管理系統(tǒng)。 ? 管理功能強(qiáng) 用戶能完全根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要和特點(diǎn)，迅速建立各種管理系統(tǒng)，可自定義數(shù)據(jù)項(xiàng)目、屏幕格式、錄入限制條件、計(jì)算公式、打印參數(shù)、系統(tǒng)密碼等，能對任意數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)全方位數(shù)據(jù)處理（如追加、修改、排序、置數(shù)、復(fù)制、累加、計(jì)算、匯總、多庫操作等 )、系統(tǒng)報(bào)警、關(guān)聯(lián)更新、 萬能查詢和統(tǒng)計(jì)分析， 每個(gè)備注字段可存儲６４Ｋ的文本型數(shù)據(jù)；制表打印時(shí)，既可設(shè)置表格大小，選擇打印欄目，又能指定記錄范圍，選擇字體字型號，還能任意分類別打印制作各種二維式、卡片式、工資條式表格，對超寬表格可任意壓縮打印。該系統(tǒng)集通用性、實(shí)用性、易用性于一體，具ＦＯＸＢＡＳＥ除編程以外的全部功能且更強(qiáng)，其主要特點(diǎn)如下： ? 適用范圍廣 能用于各行政、企事業(yè)單位的各種事務(wù)管理和數(shù)據(jù)處理工作，諸于工資、固定資產(chǎn)、人事、通訊錄、檔案、商務(wù)、庫存、客戶資料、中介信息、圖片資料及家庭事務(wù)等等各種具有二維表特征的數(shù)據(jù)信息。 ? 數(shù)據(jù)項(xiàng)目設(shè)置好后，新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件也就正式建立，一個(gè)新的管理系統(tǒng)也就初步形成，此時(shí)便可進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、查詢等操作了。 ? 另外，新建管理系統(tǒng)功能也只能由系統(tǒng)管理員調(diào)用。 ? 例如：您的數(shù)據(jù)大師既管理工資又管理人事，則您可以分別對其設(shè)置密碼，然后將工資管理的密碼告知其工資操作員，將人事管理的密碼告知其人事操作員，則可保證工資管理的數(shù)據(jù)不被人事操作員知道，同樣，管理工資的操作員也不能進(jìn)入人事管理系統(tǒng)。 系統(tǒng)設(shè)置（三） ? 1. 欄目名稱（字段名稱） ，允許由不超過 10個(gè)字符的字母、數(shù)字、漢字等組成，但必須以字母或漢字開頭，中間不得留有空格，也不允許在同一數(shù)據(jù)庫中有相同字段名存在。T 上述日期型固定為 8個(gè)字符寬度；邏輯型固定為 1個(gè)字符寬度；備注型固定為 10個(gè)字符寬度， 用 戶不需輸入；字符型欄目的寬度可在1254之間選擇，例如“姓名”字段，考 慮到雙名雙姓的情況，故應(yīng)定義 8個(gè)字符寬；數(shù)值型欄目寬度可在 119之間選 擇。 當(dāng)處于非編輯狀態(tài)時(shí)，按 ESC鍵可退出建數(shù)據(jù)庫模塊。 ? 錄入限制條件的設(shè)置主要包括： ? 一、對字符型欄目可設(shè)置： ? 允許全空格 ，如設(shè)置為不允許，則在錄入數(shù)據(jù)時(shí)為輸入數(shù)據(jù)不能存盤。 ? 以上除枚舉值功能外，均只適用于卡片時(shí)錄入，枚舉值功能可同時(shí)適用于表格式和卡片式錄入。 四、自 3． 19