【正文】 要。（詹銀才《涉外中職文秘學(xué)》，杭州大學(xué)出版社） 這段話可以說是對中職文秘部門地位的形象概括。領(lǐng)導(dǎo)是以科學(xué)決策和決策的貫徹來實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與管理，中職文秘部門在承上啟下中也要體現(xiàn)貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策意圖的管理職能。因此，中職文秘部門的工作是組織管理工作的一部分，也是主要以輔助性管理來體現(xiàn)部門職能的。據(jù)古代文獻(xiàn)記載，“中職文秘”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。鄭玄傳》記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹中職文秘緯術(shù)之奧”。 對當(dāng)代“中職文秘”定義的探討，是從 1980 年代開展中職文秘學(xué)研究時開始。其次，比較準(zhǔn)確地概括了中職文秘的職責(zé)，這一觀點在后來中職文秘學(xué)研究中被廣泛認(rèn)同。張先生還提出中職文秘可以是“附著個人”，雖然并沒有很明確提出“私人中職文秘”，在當(dāng)時容易被理解為是指某位領(lǐng)導(dǎo)同志身邊的中職文秘，但是畢竟把中職文秘的歸屬范圍從“組織”擴大到了“ 個人”，為后來“私人中職文秘”的提出開拓了思路。 據(jù)此，在我國，中職文秘是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。傳統(tǒng)的中職文秘是按照我國行政級別劃分的，中職文秘機構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)就是辦公室主任，其次是副主任，然后是主任科員、科員。 高級中職文秘指中職文秘機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公廳（室）主任，這一級別的中職文秘職責(zé)基本是參與政務(wù)，管理事務(wù)兩個方面。 （ 1）見習(xí)中職文秘。有些公司將此等級的人才，調(diào)升為主要對上司個人負(fù)責(zé)的中職文秘。 第二，根據(jù)中職文秘所承 擔(dān)的職責(zé)的大小進(jìn)行分類，簡稱“ LR類”。在高等職業(yè)教育的中職文秘專業(yè)中，已經(jīng)出現(xiàn)了將中職文秘專業(yè) 更細(xì)致地劃分為檔案信息中職文秘、行政中職文秘、商務(wù)中職文秘、涉外中職文秘等等情況，這雖然還不能算比較科學(xué)的劃分，但畢竟反映了社會對中職文秘的更細(xì)化的專業(yè)要求。教學(xué)中職文秘主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實施工作，協(xié)助對教學(xué)工作進(jìn)度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)中職文秘主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi) 各個部門的工作，主管教學(xué)后勤保證工作，保證教學(xué)任務(wù)的完成。也辦理與病人約定診療時間，辦理住院手續(xù)，打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄，負(fù)責(zé)收費和訂購辦公用品等事務(wù)。 目前我國對中職文秘在不同社會行業(yè)中的橫向分類沒有明確界說。不同層次、不同行業(yè)的中職文秘工作，差別也較大。隨著中職文秘工作日益普遍化和社會化，中職文秘不僅存在于政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體，同時也滲透到社會的各個角落。這使中職文秘職業(yè)出現(xiàn)了“專業(yè)化”。中職文秘部門是公務(wù)中職文秘工作的組織形式，私人中職文秘一般受雇于個人，直接接受雇主管理。而且，由于它所處的樞紐地位，使它成為除機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機構(gòu)。現(xiàn)行中職文秘工作機構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級各類組織體制改革的需要。政府系統(tǒng)的中職文秘部門，主要為協(xié) 調(diào)政府系統(tǒng)工作而設(shè)置；在政府以外，各級各類組織中的中職文秘部門，主要為協(xié)調(diào)本組織機構(gòu)的工作活動而設(shè)置。管理層次要少，也不等于越少越好。根據(jù)這一原則，在設(shè)置中職文秘機構(gòu)時，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公的整體需。部門中人員各自分工獨當(dāng)一面，合作起來整體協(xié)調(diào)無一疏漏。那么以輔助管理、綜合服務(wù)為職責(zé)的各級中職文秘部門的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)首先遵循分級 分類管理的原則。這基本上是建國以來我國黨政機關(guān)中職文秘機構(gòu)的設(shè)置原則。每一職能部門擔(dān)負(fù)著機關(guān)職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財會等。中職文秘的橫向分類，有利于中職文秘明確就職行業(yè)的素質(zhì)要求，有利于形成不同社會行業(yè)中穩(wěn)定的中職文秘隊伍，使中職文秘一步步走向了專業(yè)化和永業(yè)化，應(yīng)當(dāng)說，這是一個良好的發(fā)展趨勢。這兩種分類方法所強調(diào)的中職文秘的職業(yè)層次和相應(yīng)的專業(yè)水平正是目前世界范圍內(nèi)中職文秘工作發(fā)展向?qū)I(yè)化和永業(yè)化發(fā)展所必需的重要條件?？v向分類方法從客觀上促進(jìn)了中職文秘人員自覺提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而推動中職文秘隊伍整體業(yè)務(wù)水平的不斷提高。以專業(yè)情況看，行政中職文秘和商 務(wù)中職文秘、企業(yè)中職文秘和院校的教學(xué)中職文秘在專業(yè)上有很大差別，所以在專業(yè)上對中職文秘加以分類有很重要的意義，比如可以分為：行政、教學(xué)、外事、法律、醫(yī)務(wù)、商務(wù)、財務(wù)等中職文秘，這樣，對于定向培養(yǎng)專業(yè)知識、提 高中職文秘專業(yè)技能有益，也便于對不同行業(yè)中職文秘的考核，可以避免中職文秘雜而不精的弱點。 還有以中職文秘工作的不同分工內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的橫向分類。這類中職文秘人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。 教學(xué)中職文秘。 （二）中職文秘的橫向分類所謂橫向分類是根據(jù)中職文秘在工作中所需要的第二專業(yè)知識，或者說是中職文秘所供職的組織需要中職文秘具備的專業(yè)知識加以分類，也是對不同社會行業(yè)或崗位群就職的中職文秘加以分類。（參見夏日通利著，陳宜編譯：《企業(yè)中職文秘》九龍雅士出版社出版） 美國中職文秘從縱向上分有兩種： 第一，根據(jù)中職文秘為之服務(wù)的管理人員的級別的高低進(jìn)行分類，簡稱“ LS 類”。 （ 3）中級中職文秘。其主要是根據(jù)中職文秘的資格和承擔(dān)責(zé)任的不同，在縱向上分為不同的等級。 中級中職文秘一般指分管文字工作、信息工作的中職文秘。這里，我們主要介紹縱向和橫向標(biāo)準(zhǔn)下劃分的中職文秘種類。 其次，明確中職文秘的職業(yè)崗位歸屬。所以，中職文秘決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱?！? 兩位學(xué)者是在中職文秘學(xué)研究中比較早對“中職文秘”進(jìn)行界定的。這時的中職文秘，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職務(wù)的人，同時，作為一種特定的職務(wù)，中職文秘也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)了。除了指宮 禁藏書外，“中職文秘”也指那些用隱語來預(yù)卜吉兇的讖緯之書。中職文秘作為一門職業(yè)，在我國，是 20 世紀(jì) 80 年代初改革開放以后蓬勃興起的，隨著我國 社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和與國際接軌的現(xiàn)代管理方法， 20 多年來，中職文秘已成為中國最廣泛的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的第 361 行。仍然以中職文秘部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為例，決策前收集信息，制作調(diào)查問卷，統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果，利用先進(jìn)的計算機分析軟件對調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析；撰擬可選擇方案的文稿，組織有關(guān)論證會、座談會的會務(wù)工作；決策后協(xié) 助具體承辦部門落實和督辦工作等等，在領(lǐng)導(dǎo)決策程序中，中職文秘部門承擔(dān)的主要是協(xié)助性、協(xié)調(diào)性工作，是以順利地推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的管理工作為主要工作目標(biāo)。因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)。所以，中職文秘部門作為組織系統(tǒng)中的樞紐，縱向上就要做好承上啟下，上傳下達(dá)的工作；橫向上要做好聯(lián)系左 右的協(xié)調(diào)工作；還要做好與社會方方面面的溝通工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)的決策能夠順利實施，組織系統(tǒng)能夠正常運轉(zhuǎn)。從橫向來看，它是各職能管理部門信息匯合與集散的重要樞紐；從縱向來看，它既是決策層與執(zhí)行層的結(jié)合部，又是決策層與職能管理層之間的紐帶；從內(nèi)外來看，它不僅是從外界吸收信息能量的窗口，而且也是釋放信息能量的門戶。這多少說出了中職文秘部門的地位和職能。辦公室主任常常既是中職文秘部門的領(lǐng)導(dǎo)者，也是公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的左右手。 （二） 公司企業(yè)中中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)公司企業(yè)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)主要可以分為辦公事務(wù)、行政事務(wù)和法律事務(wù)。 總體分析，黨政機關(guān)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)大體包括文字、文書、機要、檔案、政策研究、信息處理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班。最普遍的是稱“辦公室”，級別 高一些的稱“辦公廳”。 首先，這種臨時性中職文秘工作機構(gòu)是由主辦單位牽頭組織建立。比如有的設(shè)置生產(chǎn)部、技術(shù)部、銷售部等，有的設(shè)置項目策劃部、開發(fā)部，有的設(shè)置公共關(guān)系部。董事長、總經(jīng)理是管理層。我們首先來分析股份制企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置以及其中的中職文秘部門： 董事會公司總經(jīng)理 股東大會董事會中職文秘決策層管理層監(jiān)事會 在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機構(gòu)應(yīng)當(dāng)是股東大會，股東大會和董事會是決策層。第一，企業(yè)中的中職文秘部門是直接為生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)的。 （三）專業(yè)性的中職文秘部門。特點是中職文秘部門對領(lǐng)導(dǎo)中樞集體負(fù)責(zé)，全面掌管單位內(nèi)部行政管理事務(wù)，同時負(fù)責(zé)對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作。各級中職文秘部門都 約定俗成地稱為“辦公室”。從某種意義上說，中職文秘部門是機關(guān)工作正常運行的保證。只有通過科學(xué)的組織架構(gòu)，才能有效地將中職文秘的個體功能轉(zhuǎn)化為整體功能，從而保證整體的高效運轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供有力的輔助和服務(wù)。所謂合理，是指部門和人員都是因?qū)嶋H 工作需要而科學(xué)設(shè)置。每個現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在實施計劃、組織、指揮的過程中，都是實行分級管理的。為了適應(yīng)業(yè)務(wù)分工，組織機構(gòu)可適應(yīng)向橫的方向發(fā)展，可把中職 文秘業(yè)務(wù)、研究工作、機關(guān)事務(wù)管理工作劃分開來，具體編制應(yīng)依各地區(qū)各部門具體情況決定，各單位要盡量減少事務(wù)人員，充實業(yè)務(wù)部門，在部分人員中（如收發(fā)、繕寫等）可進(jìn)行定額制；警衛(wèi)勤雜人員的編制，亦應(yīng)做合理規(guī)定，以達(dá)精簡節(jié)約，提高工作效能的目的”。職能部門是分工專管某項業(yè)務(wù)的工作部門或單位。中職文秘的縱向分類，有利于加強中職文秘的管理，有利于中職文秘的自覺學(xué)習(xí)提高，有利于構(gòu)建科學(xué)合理的中職文秘職業(yè)隊伍?？v向分類和橫向分類是從不同的角度，使我們準(zhǔn)確認(rèn)識和理解中職文秘這門職業(yè)，有利于中職文秘職業(yè)的發(fā)展和完善。另一方面，由于不同層次的中職文秘工作對中職文秘所具備的職業(yè)素質(zhì)平要求不一樣，這就促使低一層次的中職文秘人員必須不斷提高自己的職業(yè)技術(shù)水 平，才能有機會晉升到高一層次的中職文秘職位。根據(jù)我國的具體情況，對中職文秘進(jìn)行橫向劃分，有利于中職文秘工作 水平提高。政務(wù)中職文秘在各類中職文秘中地位比較重要，職位、級別相對較高。 醫(yī)務(wù)中職文秘。有時，商務(wù)中職文秘可以在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。在各國使館中，通常將介于參贊和隨員之間的外交人員，分為一等中職文秘，二等中職文秘和三等中職文秘，也就是人們常說的一秘、二秘、三秘。中職文秘課長就屬于相當(dāng)高級的中職文秘，是名副其實的上司協(xié)助者，更高級者，還有主任中職文秘的職稱，大多由高級職員擔(dān)任，亦是董事長的正式輔佐人。除了見習(xí)中職文秘的應(yīng)有業(yè)務(wù)，還需負(fù)責(zé)整理文件、回復(fù)信函、排定行事時間表、購買車票，以及到公司外接待訪客等等。 國外也有與此類似的中職文秘分類方式。他們不一定有中職文秘的職稱，但通常也被稱為中職文秘工作人員。從研究如何作好中職文秘工作的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對中職文秘做出不同的分類。 首先，明確中職文秘是一門社會職業(yè)。而中職文秘從事的工作也就是中職文秘職業(yè)，中職文秘職業(yè)也是服務(wù)性 的。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作 是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等。各省都督府也設(shè)立了中職文秘員。這里的“中職文秘”都是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文 獻(xiàn)。新中國的中職文秘工作與自 20 世紀(jì) 20 年代初中國共產(chǎn)黨成立以來的黨務(wù)中職文秘工作有較大的繼承性，但是相當(dāng)一部分黨政中職文秘工作前輩不是職業(yè)中職文秘，而是職業(yè)革命家。他們不是今天職業(yè)意義上的中職文秘。荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在中職文秘”。當(dāng) 時中華民國臨時政府實行總統(tǒng)制，下設(shè)中職文秘處、設(shè)中職文秘長一人， 中職文秘若干人，政府各局、部也設(shè)有中職文秘室、中職文秘科和中職文秘官?！睅缀跏窃谕粫r期，袁維國先生在《中職文秘學(xué)》一書中同樣認(rèn)為“中職文秘，在我國現(xiàn)代主要指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。張家儀指出“中職文秘是身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。人們逐步意識到，定義我國的“中職文秘”，主要應(yīng)當(dāng)從三個方面把握。特別是隨著社會科技生產(chǎn)水平的發(fā)展，專業(yè)劃分越來越細(xì)，新的社會行業(yè)崗位不斷出現(xiàn)， 因此對中職文秘也有了不斷發(fā)展變化的職業(yè)要求。 初級中職文秘指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印制收發(fā)、會務(wù)服務(wù)等。盡管這個劃分還不是很細(xì)致，但是它初步規(guī)范了中職文秘職業(yè)等級。是擔(dān)任中職文秘工作有 23 年之久者。 （ 4）高級中職文秘。舊時， 在一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，常將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助理和襄理兩級，現(xiàn)在臺港澳地區(qū)仍有這種職業(yè)稱謂。主要指在從事各種商務(wù)活動的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動的中職文秘人員，他們的具體工作是商務(wù)公司或企業(yè)內(nèi)從事行政管理事務(wù)以及輔助決策工作。主要負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其它事務(wù)等。其主要工作是：收集信息、調(diào)查研究、綜合情況、草擬文件、組織會議、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)等。美國就有把中職文秘劃成十類的區(qū)分方法，分別為政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)、事務(wù)、技術(shù)、法律、醫(yī)務(wù)、教學(xué)、外事、私人中職文秘。對中職文秘進(jìn)行縱向分類，目的是使各個層次的中職文秘充分明確自己的工作職責(zé)和工作范圍，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，從而保證中職文秘工作有序、高效地進(jìn)行。 （三）兩種分類是中職文秘職業(yè)向“專業(yè)化”、“永業(yè)化”發(fā)展的重要條件 前面，我們談了中職文秘的縱向分類和橫向分類對于中職文秘工作的意義。