【正文】 秘部門的下情上呈，上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)才能夠更全面地知曉下面的實(shí)情，從而進(jìn)行正確的決策、管理，因此說(shuō)，中職文秘部門是 各級(jí)各類組織中溝通信息的主要渠道。 七、中職文秘部門的地位和職能 中職文秘部門是任何單位組織中必不可少的機(jī)構(gòu)。行政事務(wù)主要指承上啟下、輔助領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司企業(yè)內(nèi)各職能部門之間關(guān)系，協(xié)助有關(guān)部門開展公關(guān)工作等等。有的機(jī)關(guān)日常值班室是行政辦公室下的一項(xiàng)常規(guī)工作。 市、縣級(jí)中職文秘部門以及省、 市、自治區(qū)各部、委、廳、局中職文秘部門相對(duì)要簡(jiǎn)單些，一般僅設(shè)“辦公室”，“辦公室”下設(shè)“科”或“組”。三是協(xié)調(diào)機(jī)制好，內(nèi)部協(xié)作和諧，外部溝通順暢。例如，召開與會(huì)人員多、規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的大型會(huì)議，工作涉及各個(gè)方面，臨時(shí)性會(huì)務(wù)工作量很大，就要成立一個(gè)“大會(huì)中職 文秘處”；舉辦一項(xiàng)大型活動(dòng)、對(duì)某一件事情展開專門調(diào)查，也需要設(shè)立為主抓領(lǐng)導(dǎo)做輔助和服務(wù)工作的臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)。 股份制公司的組織機(jī)構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個(gè)職能總監(jiān)負(fù)責(zé)的各事業(yè)部，其中不可或缺的是財(cái)務(wù)部和人力資源部。因此，股份制企業(yè)的董事會(huì)中職文秘身份比較特殊。 四、股份制企業(yè)集團(tuán)中的中職文秘部門 我國(guó)股份制企業(yè)實(shí)行的是董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制，是獨(dú)立經(jīng)營(yíng)實(shí)體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)。盡管單位規(guī)模小，但是工作所涉及的范圍不小，中職文秘一般要求全時(shí)在崗，負(fù)責(zé)電話接聽、文電處理、文稿制作、來(lái)客接待等。有時(shí)也需要與其它部門合作展開工作，比如與營(yíng)銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對(duì)外的公關(guān)宣傳活動(dòng)等。歸納起來(lái)，大體有四種形式： （一）綜合性的中職文秘部門。政府職能機(jī)構(gòu)自國(guó)務(wù)院以下為各部機(jī)關(guān)、（司）局機(jī)關(guān)、處機(jī)關(guān)及科室。行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門是機(jī)關(guān)工作的樞紐。所謂高效，包括四方面內(nèi)容：一是保證所設(shè)置的部門在必要的時(shí)間內(nèi)完成所規(guī)定的各項(xiàng)工作；二是保證所設(shè)置的 部門能以最少的工作量換取最大的工作成果；三是保證所設(shè)置的部門善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)汲取教訓(xùn)，在業(yè)務(wù)上不斷創(chuàng)新；四是保證所設(shè)置的部門機(jī)制靈活，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，適應(yīng)變化。所謂精簡(jiǎn)，一是指人員要精干，人數(shù)不能過(guò)多；二是指機(jī)構(gòu)內(nèi)部層次要少，不能因人設(shè)事，因人設(shè)職，不搞內(nèi)部的“小而全”。同時(shí)我們也意識(shí)到，這是一個(gè)宏觀的指導(dǎo)思想。 由于中職文秘部門具有輔助領(lǐng)導(dǎo)部門實(shí)施管理，協(xié)調(diào)職能部門開展工作，承上啟下，聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐作用，所以，在中職文秘部門的設(shè)置上，一定要科學(xué)、合理。它有廣義和狹義之分，從廣義上說(shuō)，它是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，它不僅指各級(jí)負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的中職文秘、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門；從狹義上說(shuō)，它僅指直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，即各級(jí)辦公廳（室）中的中職文秘、文書、機(jī)要等部門。多年從業(yè)的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)和成績(jī)，也使他有了較高級(jí)的中職文秘地位，因此促使他長(zhǎng)年甚至終身從事計(jì)算機(jī)行業(yè)或金融行業(yè)的中職文秘。橫向分類在客觀上起到了推動(dòng)中職文秘人員學(xué)習(xí)就職行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)所在行業(yè)工作特點(diǎn)需要的作用。 （一）縱向分類是穩(wěn)定中職文秘隊(duì)伍，提高中職文秘人員職業(yè)水平的重要保障 縱向分類是根據(jù)中職文秘職位中工作內(nèi)容的不同層次及重要性程度進(jìn)行劃分的。 國(guó)外一般將中職文秘因其所屬行業(yè)或所需知識(shí)不同、技能側(cè)重不同，在橫向上有不同分類和職能要求。高級(jí)政務(wù)中職文秘在參與決策和執(zhí)行決策方面都直接發(fā)揮作用，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。主要指就職于法院、企業(yè)、社團(tuán)律師或律師事務(wù)所的中職文秘人員。 商務(wù)中職文秘。 我國(guó)不同的歷史時(shí)期，不同的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)中職文秘的縱向分類也有所不同。同時(shí)，指導(dǎo)新進(jìn)的見(jiàn)習(xí)中職文秘，是重要的任務(wù)之一。 （ 2）初級(jí)中職文秘。 對(duì)中職文秘的縱向劃分，還應(yīng)當(dāng)包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、技術(shù)能力、實(shí)際工作熟練程度等綜合素質(zhì)，但目前的勞動(dòng)部考核不能兼顧各個(gè)方面。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)中職文秘的層次和級(jí)別 主要體現(xiàn)在對(duì)中職文秘的知識(shí)和技能所掌握的程度上，同時(shí)反映在職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重。無(wú)論是國(guó)內(nèi)、國(guó)外，社會(huì)有多少行業(yè)或組織，就會(huì)有多少起承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通各方作用的中職文秘部門及中職文秘。 整個(gè) 1990 年代，中職文秘的定義隨著迅速發(fā)展的中職文秘學(xué)理論研究而不斷完善。相比較而言，張家儀先生在 1986 年第 3 期《中職文秘》中撰文“也談‘中職文秘’的定義”更準(zhǔn)確。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為中職文秘工作人員，或簡(jiǎn)稱為中職文秘。 真正使中職文秘這一職業(yè)在我國(guó)具有了現(xiàn)代意義的開端，是孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國(guó)臨時(shí)政府。”《晉書盡管研究中國(guó)中職文秘發(fā)展史的學(xué)者將中職文秘的起源定位在 4000 年前，但是客觀地說(shuō)，那只是歷代各級(jí)胥吏僚佐所從事的文牘性很強(qiáng)的有中職文秘工作特色的工作。中職文秘作為一門職業(yè)，在我國(guó)，是 20 世紀(jì) 80 年代初改革開放以后蓬勃興起 的，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和與國(guó)際接軌的現(xiàn)代管理方法， 20 多年來(lái)，中職文秘已成為中國(guó)最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會(huì)的第 361 行。除了指宮禁藏書外，“中職文秘”也指那些用隱語(yǔ)來(lái)預(yù)卜吉兇的讖緯之書。這時(shí)的中職文秘，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職務(wù)的人，同時(shí)，作為一種特定的職務(wù)，中職文秘也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)了?！? 兩位學(xué)者是在中職文秘學(xué)研究中比較早對(duì)“中職文秘”進(jìn)行界定的。所以，中職文秘決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱。 其次，明確中職文秘的職業(yè)崗位歸屬。這里，我們主要介紹縱向和橫向標(biāo)準(zhǔn)下劃分的中職文秘種類。 中級(jí)中職文秘一般指分管文字工作、信息工作的中職文秘。其主要是根 據(jù)中職文秘的資格和承擔(dān)責(zé)任的不同，在縱向上分為不同的等級(jí)。 （ 3）中級(jí)中職文秘。（參見(jiàn)夏日通利著，陳宜編譯：《企業(yè)中職文秘》九龍雅士出版社出版） 美國(guó)中職文秘從縱向上分有兩種： 第一，根據(jù)中職文秘為之服務(wù)的管理人員的級(jí)別的高低進(jìn)行分類，簡(jiǎn)稱“ LS 類”。 （二）中職文秘的橫向分類所謂橫向分類是根據(jù)中職文秘在工作中所需要的第二專業(yè)知識(shí)，或者說(shuō)是中職文秘所供職的組織需要中職文秘具備的專業(yè)知識(shí)加以分類，也是對(duì)不同社會(huì)行業(yè)或崗位群就職的中職文秘加以分類。 教學(xué)中職文秘。這類中職文秘人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。 還有以中職文秘工作的不同分工內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的橫向分類。以專業(yè)情況看，行政中職文秘和商 務(wù)中職文秘、企業(yè)中職文秘和院校的教學(xué)中職文秘在專業(yè)上有很大差別，所以在專業(yè)上對(duì)中職文秘加以分類有很重要的意義，比如可以分為：行政、教學(xué)、外事、法律、醫(yī)務(wù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)等中職文秘，這樣，對(duì)于定向培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)、提高中職文秘專業(yè)技能有益，也便于對(duì)不同行業(yè)中職文秘的考核，可以避免中職文秘雜而不精的弱點(diǎn)?？v向分類方法從客觀上促進(jìn)了中職文秘人員自覺(jué)提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而推動(dòng)中職文秘隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平的不斷提高。這兩種分類方法所強(qiáng)調(diào)的中職文秘的職業(yè)層次和相應(yīng)的專業(yè)水平正是目前世界范圍內(nèi)中職文秘工作發(fā)展向?qū)I(yè)化和永業(yè)化發(fā)展所必需的重要條件。中職文秘的橫向分類，有利于中職文秘明確就職行業(yè)的素質(zhì)要求，有利于形成不同社會(huì)行業(yè)中穩(wěn)定的中職文秘隊(duì)伍，使中職文秘一步步走向了專業(yè)化和永業(yè)化，應(yīng)當(dāng)說(shuō) ，這是一個(gè)良好的發(fā)展趨勢(shì)。每一職能部門擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)職能的一部分，如組織 、人事、宣傳、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等。這基本上是建國(guó)以來(lái)我國(guó)黨政機(jī)關(guān)中職文秘機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則。那么以輔助管理、綜合服務(wù)為職責(zé)的各級(jí)中職文秘部門的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)首先遵循分級(jí)分類管理的原則。部門中人員各自分工獨(dú)當(dāng)一面，合作起來(lái)整體協(xié)調(diào)無(wú)一疏漏。根據(jù)這一原則，在設(shè)置中職文秘機(jī)構(gòu)時(shí)，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公的整體需要，考慮中職文秘工作的各個(gè)方面，特別要注 意對(duì)中職文秘活動(dòng)管理的覆蓋面，盡可能不留輔助管理的死角。行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門。省部級(jí)以上行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級(jí)以下（包括地級(jí)）一般稱“辦公室”。為廠長(zhǎng)、經(jīng)理個(gè)人配備的中職文秘，也同時(shí)隸屬于行政辦公室。主要指人員設(shè)置比較少的中職文秘部門。它的一切工作必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，服務(wù)并服從于生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理。在這一層次，一般不設(shè)置常設(shè)中職文秘部門?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的中職文秘事務(wù)，是股份財(cái)務(wù)部經(jīng)理人力資源部經(jīng)理生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等部門經(jīng)理公司總經(jīng)理辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室執(zhí)行層 制企業(yè)中的最高常設(shè)中職文秘部門，一般直接對(duì)總經(jīng)理以及各位副總經(jīng)理負(fù)責(zé)。在這些事業(yè)部中，部門經(jīng)理的助理，也稱中職文秘，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。其次，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)的人員由會(huì)議或活動(dòng)的參與單位派出組成，牽頭單位可以根據(jù)分工的需要，要求派出單位選派有專長(zhǎng)的中職文秘。在黨政機(jī)關(guān)，辦公室（廳）之下有“中職文秘局”、“中職文秘處”、“中職文秘科”等相應(yīng)級(jí)別的中職文秘部門。部級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)模大、級(jí)別高，下設(shè)局級(jí)辦公廳，廳以下設(shè)中職文秘處、機(jī)要處、檔案處等。中職文秘部門的辦公事務(wù)主要指文件信函撰制、會(huì)議事務(wù)、文電處理、信息加工處 理、來(lái)客接待及安排對(duì)客戶的約見(jiàn)、迎送、電話接待工作等。法律事務(wù)主要是指協(xié)助有關(guān)職能部門依法申報(bào)、依法納稅、依法上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表以及依法接待并協(xié)助有關(guān)審核和檢查等事務(wù)，也包括協(xié)助公司法律顧問(wèn)或律師處理有關(guān)事務(wù)。 （一）中職文秘部門的地位 無(wú)論是黨政機(jī)關(guān)的中職文秘部門，還是企事業(yè)單位的中職文秘部門都是直接為單位的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的。它不僅在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各部門之間相互配合，同時(shí)也時(shí)刻注意外部環(huán)境的變化，以使組織與外部環(huán)境相適應(yīng)。有人說(shuō)：“中職文秘部門是來(lái)自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)工作指揮、聯(lián)系的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。第一，體現(xiàn)管理的職能。應(yīng)當(dāng)明確的是，中職文秘部門輔助管理職能不僅體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)層推進(jìn)管理，同時(shí)也體現(xiàn)在 輔助執(zhí)行層貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策推進(jìn)各方面管理。 一、中職文秘的定義 關(guān)于“中職文秘”一詞的涵義，古今有所不同?！逗鬂h書但是這個(gè)時(shí)候的“中職文秘”，主要是政務(wù)中職文秘，還不能等同于今天的職業(yè)中職文秘。他們首先把握住了當(dāng)時(shí)我國(guó)中職文秘的歸屬性問(wèn)題，這實(shí)質(zhì)上是認(rèn)識(shí)到了中職文秘的從屬性。”在這個(gè)觀點(diǎn)中，比較明確地提出中職文秘是一門職業(yè)，是比“職位”、“職務(wù)”更為準(zhǔn)確的界定。 再次，明確中職文秘的工作內(nèi)容和職責(zé)。 （一） 中職文秘的縱向分類所謂縱向分類，主要是針對(duì)中職文秘所承擔(dān)的職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上劃分出不同的層次和級(jí)別，即高級(jí)中職文秘，中級(jí)中職文秘和初級(jí)中職文秘。他們主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等，其工作成效對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的推進(jìn)起比較重要作用。如日本企業(yè)界的中職文秘等級(jí)是 4 級(jí)。是具有 45 年以上工作經(jīng)驗(yàn)，可單獨(dú)處理高難度的中職文秘業(yè)務(wù)者。按這種標(biāo)準(zhǔn)分類，從低到高，共有四個(gè)級(jí)別，即 LS— 1級(jí)、 LS— 2 級(jí)、 LS— 3 級(jí)、 LS— 4 級(jí)。我國(guó)當(dāng)代中職文秘職業(yè)，經(jīng)過(guò) 20 多年的發(fā)展，在橫向上已經(jīng)有了黨政中職文秘、商務(wù)企業(yè)中職文秘、涉外中職文秘的粗線條劃分。主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級(jí)機(jī)構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還可以分為教學(xué)中職文秘和教務(wù)中職文秘兩類。主要負(fù)責(zé)醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī) 務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系和對(duì)外的聯(lián)絡(luò)溝通。主要包括文字中職文秘、信息資料中職文秘、值班中職文秘、前臺(tái)中職文秘、機(jī)要中職文秘、生活中職文秘等等。 三、中職文秘分類的意義 中職文秘的社會(huì)覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富。 （二）橫向分類是提高中職文秘人員專業(yè)知識(shí)水平的基礎(chǔ) 對(duì)中職文秘進(jìn)行橫向劃分是為了適應(yīng)不同行 業(yè)，不同專業(yè)對(duì)中職文秘工作的不同要求。專業(yè)化是指隨著各行各業(yè)分工越來(lái)越細(xì)，對(duì)中職文秘的專業(yè)要求也越來(lái)越 高，中職文秘職業(yè)隊(duì)伍中已經(jīng)有專門從事某一行業(yè)或某一專業(yè)的中職文秘，或某專業(yè)、某行業(yè)對(duì)中職文秘明確提出專業(yè)要求，沒(méi)有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的中職文秘不能勝任。 第二節(jié)中職 文秘部門 到目前為止，私人中職文秘在我國(guó)中職文秘中所占比重仍然很小，所以，對(duì)中職文 秘的職業(yè)探討，基本以公務(wù)中職文秘為主要對(duì)象。中職文秘部門雖然不 承擔(dān)某一項(xiàng)具體職能部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無(wú)法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示提供輔助和服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由中職文秘部門承擔(dān)。 隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和政治體制改革的展開，我國(guó)中職文秘部門所歸屬的社會(huì)組織發(fā)生了很大變化，社會(huì)組織從政府的行政管理機(jī)構(gòu)擴(kuò)大到有政府機(jī)構(gòu)，還有了更多的企業(yè)機(jī)構(gòu)，包括公司、商務(wù)集團(tuán)等等，事業(yè)單位逐步從政府行政體制轉(zhuǎn)變?yōu)楣补芾頇C(jī)構(gòu)的體制，整個(gè)社會(huì)是朝著 “小政府、大社會(huì)”的現(xiàn)代化管理模式發(fā)展。中央一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須配備中央一級(jí)的中職文秘機(jī)構(gòu)進(jìn)行輔助管理，省市一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須配備省、市一級(jí)的中職文秘機(jī)構(gòu)進(jìn)行輔助管理，縣一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須配備縣一級(jí)的中職文秘機(jī)構(gòu)進(jìn)行輔助管理。人浮于事，互相牽制，固然影響辦事效率，但人手過(guò)少，分擔(dān)不開，使人員負(fù)擔(dān)過(guò)重，也難以完成