【正文】 退料單上應(yīng)注明退料原因，物資詳細情況。 庫管員接到《領(lǐng)料單》時，應(yīng)檢查其內(nèi)容是否填寫齊全以及是否有其部門經(jīng)理或指定專人的簽單，手續(xù)不全不予發(fā)放。 采購員在送貨單上注明到貨時間。 本辦法中所指的庫房管理包括：物資的驗收、保管、發(fā)放、回收、登記造冊等 工作。 六、所有收貨必須由獨立于采購人的收貨人完成。 辦公保險。如無特殊原因在工作時間內(nèi)關(guān)閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節(jié)輕重予以處罰，嚴(yán)重的將取消其報銷資格。 (市外差旅費標(biāo)準(zhǔn)參見附表 1) 出差住宿、交通及餐費補助標(biāo)準(zhǔn)（單位：元 /天）超標(biāo)自付，欠標(biāo)不補。未按時報銷者，財務(wù)可于當(dāng)月工資 中先予扣回，等報銷時再行核付。 行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理日常的考勤工作方面的爭議問題，重大問題向總經(jīng)理申報處理。 曠工：員工無故不上班，且沒有向有關(guān)部門請假或無法出具有關(guān)的證明以曠工處理。駕駛?cè)藨?yīng)保障車輛的安全并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車，申請人應(yīng)該負(fù)擔(dān)使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的誤餐補助等其它相關(guān)費用。對于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。 五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘?shù)取? 會后形成會議紀(jì)要，及時傳達會議精神。 公司經(jīng)營班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 九、 證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。 二、 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使 用印章審批人等規(guī)定見下表： 序號 印章 名稱 使用范圍 保管 部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對外所有正式文件 , 對內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財務(wù) 專用章 公司正式財務(wù)文件、報告、證明、票據(jù)等 財務(wù) 會計部 財務(wù)會計部經(jīng)理 財 務(wù) 報 表 使 用時，由財務(wù)會計部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財 務(wù) 管 理 制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見 合同管理規(guī)定 參見《合同管理規(guī)定》 財務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代表人印（支 票） 支票 財務(wù) 會計部 見《財務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 見《財務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財務(wù)報表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授 權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部 章 公司物品進出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對口單位函件往來 8 工程專用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來 工程建設(shè)維護中 心 工程建設(shè)維護中心負(fù)責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。 六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。 四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷 毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表 5）。 三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查 閱。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 四、一年保存： 部門工作計劃及工作總結(jié)； 完結(jié)后的部門請求報告； 完結(jié)后無長期保存必要文書。其中： 二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括： 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 100 萬元以上的重大合同。特 制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。 二、發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 第七節(jié) 其他 一、時限要求： 特急：限４個工作時內(nèi)完成。 第五節(jié) 辦文 一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。 四、公司發(fā)文代號分為四種：①“ xxx 發(fā)”、②“ xxx 人發(fā)”、③“ xxx 客發(fā)”。答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。 三、通知。 三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。 上午上班，庫管員必須在公司前臺處打卡， 9： 00 前到達庫房，準(zhǔn)備發(fā)料。 1保安人員每 30 分鐘巡視庫房及周邊環(huán)境一次。 庫房中應(yīng)配備相應(yīng)數(shù)量的滅火器等消防設(shè)備。 庫管員應(yīng)于當(dāng)日將前日的領(lǐng)存報表整理，每周末交部門主管。 第六節(jié) 物資的盤點 物資盤點分定期盤點與不定期盤點。領(lǐng)用時間為每周五下午或節(jié)假日前一天的下午。 第四節(jié) 物資的發(fā)放 物資的發(fā)放應(yīng)依次進行。 庫管員對物資的數(shù)量負(fù)責(zé)。簽字的收貨報告、采購申請單、發(fā)票交給財務(wù)財務(wù)會計部作為付款憑證。 三、當(dāng)行政部所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的 5%，或大于人民幣 100 元，需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發(fā)采購訂單。 辦公用品、辦公設(shè)施、房屋、倉庫、車輛的租用。 (通訊費用報銷標(biāo)準(zhǔn)參見附表 2) 二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機）和手機卡等，也不承擔(dān)因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。 二、出差途中除因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實際，需要延時外，應(yīng)電話請示，不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。 二、出差前應(yīng)填寫出差申請表，并到有關(guān)部門辦理出差借款等手續(xù)。并填寫“請假申請表”，以便行政部作考勤依據(jù)。 二、每周工作日為五天，星期六、星期日為法定休息日。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。 四、各部門需要使用車輛時，應(yīng)事先填寫《派車單》，經(jīng)本部門經(jīng)理核準(zhǔn)后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。 由會議主持人負(fù)責(zé)會議考勤工 作。 部門經(jīng)理主持。會議由總經(jīng)辦召集。 四、 法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 五、 證照借用程序： 借用人申請→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時限內(nèi)歸還證照保理人。監(jiān)印人員對違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。審批人要按公司 有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。 二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。 機密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。 五、嚴(yán)格按照時限要求完成。 十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。 “ xxx 發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；“ xxx人發(fā)”、“ xxx 客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀(jì)要”。 五、請示、報告。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規(guī)定”。 某某 集團公司行政管理制度 匯編 第一章 文件管理制度 第一節(jié) 總則 一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。 二、決定、決議。向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。 第三節(jié) 文件格式 一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。（公司其他部門均以“ xxx 發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。 十二、文件紙一般使用 A4 型。 六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。 第五節(jié) 保存期限 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理： 一、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要； 公司證照； 各級批文； 印鑒； 公司年 度經(jīng)營計劃； 公司年度經(jīng)營總結(jié)； 年度財務(wù)報表； 技術(shù)資料； 1不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1人事資料； 1大型活動圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的文書。 四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。 第八節(jié) 檔案調(diào)閱 一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表 3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 第九節(jié) 檔案銷毀 一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。 三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。 三、總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。審批人對文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。若非法使用印 章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責(zé)任。 六、 證照復(fù)印程序： 借用人申請→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。 專題會議必須由主管副總經(jīng)理提議，總經(jīng)理同意后方可召開。 五、以上會議共同事項： 專題會議的召開應(yīng)填寫《會議提案表》。 會間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎?。“部門領(lǐng)用”系部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機等。 八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)”在行政部部門領(lǐng)用，離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并退還行政部。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機有權(quán)拒絕，如有特殊情 況，應(yīng)及時通知行政部。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車輛維修完畢需當(dāng)場進行驗車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時對帳。 三、具體規(guī)定 公司員工考勤分為任務(wù)目標(biāo)考勤和作息時間考勤兩類 , 業(yè)務(wù)部、工程建設(shè)維護中心員工將根據(jù)其工作實際情況化分出任務(wù)目標(biāo)考勤類員工 , 其他員工將同公司其他部門員工納入作息時間考勤類 . 作息時間考勤類員工每天上班時間必須準(zhǔn)時到公司簽到 . 公出：如因特殊情況第二天需直接外出辦公而不能打考勤者，必須提前填寫外出申請單 ,由部門經(jīng)理簽字同意后交行政部備案。 員工在登記考勤時，不能弄虛作假。 三、出差借款金額：出差人員必須提交出差事由及經(jīng)費使用申請報告，由所在部門負(fù)責(zé)人簽字后報主管副總經(jīng)理審批。 三、員工出差旅費，應(yīng)據(jù)實提出收據(jù)，不得虛報。 三、如員工使用的通訊工具為公司所有，其產(chǎn)生的費用應(yīng)由使用該通訊工具的員工負(fù)擔(dān)并按規(guī)定報銷。 機票、酒店代理。 四、所有采購訂單需由行政部發(fā)出，采購訂單應(yīng)由行政部授 權(quán)簽發(fā)。 八、行政部每十天對未完成訂單進行跟蹤。 驗收時應(yīng)核對供方“送貨單”內(nèi)容填寫是否詳細，是否已填寫了物資的品名、編號、型號、規(guī) 格、數(shù)量等內(nèi)容；核對實物；物資及包裝上是否貼有標(biāo)簽。 為防止錯發(fā)、重發(fā)和漏發(fā)，要求做到：“三核對”、“五不發(fā)”，“三核對”：領(lǐng)料單與實物相核對 、領(lǐng)料單與物卡相核對、物卡與實物想核對。 必須將前一次的剩余備用物品退庫后方可再次領(lǐng)取備用物品。定期盤點即指每月月底進行一次全面的盤點；不定期盤點即指監(jiān)管部門對庫房進行不定期的抽查