【正文】 要做好服務(wù)工作需要做好以下幾點：提高認識，樹立服務(wù)意識，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。編研工作是檔案部門提供檔案信息，為利用者服務(wù)的更高層次的開發(fā)利用形式，不僅使檔案信息更準確、系統(tǒng)、精煉，便于開發(fā)利用，而且可進一步提高原始檔案信息的利用價值，實現(xiàn)信息資源增值，所以應(yīng)大力加強編研工作，更深層次地加工開發(fā)檔案信息，以提高社會效益和經(jīng)濟效益。尋覓，是尋求收集信息以獲得信息量；篩選，是在浩瀚的信息中選出有保存和使用價值的信息；整理；是對檔案信息按一定原則組合排列，使其井然有序；提出，是根據(jù)客觀需要按類顯示檔案信息；加工，是對有關(guān)檔案信息進行提煉，提出有用信息。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認識到開發(fā)檔案資源是企業(yè)科學(xué)決策及管理的需要,投入必要的設(shè)施,培養(yǎng)專業(yè)人才,在實現(xiàn)辦公自動化的同時,逐步進行檔案信息化建設(shè),以提升檔案信息的利用率。三要利用現(xiàn)代技術(shù)手段加強對檔案信息資源的管理和保護，如編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等等工作可利用計算機完成。在檔案鑒定的根底上，對永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，利用邏輯組合方法設(shè)立“虛擬卷〞。所以，檔案信息資源的儲藏和利用狀況直接影響企業(yè)資源的配置和工作效率，影響到企業(yè)整體開展水平。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實體管理和檔案信息管理。在這種需要檔案工作大顯身手的時候,許多企業(yè)的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準確無誤、充分的檔案證明,造成許多不應(yīng)該的遺憾?！?〕檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低?！?〕企業(yè)形成的文件材料收集難。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構(gòu)移交檔案。其中，人才資源、財務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)會議記錄、政府各部門文件屬于企業(yè)檔案范疇。上網(wǎng)檔案信息鑒定工作程序主要由工作啟動程序和具體鑒定程序兩個具體操作程序組成。上網(wǎng)檔案信息鑒定的組織主要是上網(wǎng)檔案鑒定的責任機構(gòu)、人員和機制相關(guān)。為確保上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全，上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)必須進行物理異地備份，防止數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的丟失和損毀。建庫與入庫。對上網(wǎng)檔案信息必須進行科學(xué)管理，才能真正使檔案信息上網(wǎng)工作有效開展。第四節(jié)檔案信息資源的發(fā)布檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)立門戶網(wǎng)站或建立網(wǎng)頁等發(fā)布檔案信息必須經(jīng)過甄選、編纂，確定可以公開，確保上網(wǎng)公布的檔案信息不會產(chǎn)生任何安全問題。概括地說就是電子文件中心、數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館在電子政務(wù)網(wǎng)中的信息互通、共享和利用。第二節(jié)檔案信息資源的提供利用檔案信息資源的提供利用主要包括接待利用和內(nèi)部利用兩個方面。數(shù)據(jù)可以來自基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的一個或多個數(shù)據(jù)表，也可以是其中的一個或多個字段，源數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)可以是異型、異構(gòu)的。三是快速跨庫訪問和查詢功能。檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫通常按照檔案內(nèi)容和形式特點分別建庫，一般劃分為電子文件數(shù)據(jù)庫、掃描文件數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。資源分析可以看作是對元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與語義描述的需求分析。要對元數(shù)據(jù)的語義、屬性、結(jié)構(gòu)及語法進行規(guī)范化的描述，在微觀層次上使元數(shù)據(jù)標準化。元數(shù)據(jù)庫建設(shè)是電子文件和數(shù)字檔案管理的必要手段。對于紙質(zhì)目錄中缺失的項目或不規(guī)范、不準確的內(nèi)容要對照檔案原件逐個修改、補充齊全。確定著錄項目。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)由業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)來協(xié)調(diào)，對底層的存儲管理則交給操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來完成。隨著時間的推移介質(zhì)本身也可損壞實效。備份方式主要有全備份、增量備份和差分備份。與磁帶／磁帶機存儲技術(shù)和光學(xué)介質(zhì)備份相比，硬盤存儲所需費用是昂貴。一、備份技術(shù)選擇備份具有三個主要的特點：一是備份最大的忌諱是在備份過程中因備份介質(zhì)容量不足而更換介質(zhì)。當數(shù)據(jù)保存期到期時，管理工具應(yīng)該能夠盡可能地確保對不需要的數(shù)據(jù)進行安全的刪除。較少的工具能夠簡化存儲管理員的學(xué)習(xí)過程，減少版權(quán)的費用支出，并減輕軟件的維護任務(wù)。任何存儲管理工具應(yīng)該能夠提供這樣的信息，但它必須具有與你的存儲平臺的互操作性。需要通過閱讀全文才能確定開放等級的檔案，可以通過鏈接直接打開全文，依據(jù)閱讀檔案全文來確定文件開放等級。劃控要求檔案數(shù)字資源的劃控開放是一項政治性、專業(yè)性很強的工作，涉及國家秘密、知識產(chǎn)權(quán)或個人隱私的保護，必須熟悉國家相關(guān)的法律法規(guī)，合理確定劃控檔案的開放范圍和等級，兼顧檔案信息安全保密需求和用戶的合法利用需求，協(xié)調(diào)政府和公眾需要、局部與全局需要、特殊性與普遍性需要、短時與長久需要。如，按照全宗（立檔單位）整理分類、按照檔案性質(zhì)或者形式進行分類，將檔案分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、建國后檔案，將資料分為圖書資料、報紙、雜志、地圖等。確定檔案目錄的著錄項目、字段長度和內(nèi)容要求，建立目錄數(shù)據(jù)庫。對掃描中產(chǎn)生的影響圖像質(zhì)量的黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理。掃描方式。紙質(zhì)和縮微膠片并存的檔案，采用縮微膠片轉(zhuǎn)換的方式，不再對檔案實體原件進行掃描數(shù)字化。視頻編輯和格式轉(zhuǎn)換。錄像檔案的采集、轉(zhuǎn)換和編輯除了視頻采集卡外，還需要借助視頻采集軟件和視頻編輯系統(tǒng)來實現(xiàn)。視頻檔案的數(shù)寧化要同時采集視頻圖像信號和視頻中的音頻信號。例如，利用圖形均衡器對音頻文件進行高低音均衡調(diào)節(jié)，使整個聲音文件聽起來更加逼真；使用降噪功能去除音頻文件中的各種雜音。必要時，應(yīng)將【日磁帶在放音機中快速倒帶一次，用錄音機清潔帶對放音機磁頭進行清潔。模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備。六、音頻檔案數(shù)字化錄音檔案是以聲音為信息表達方式的檔案材料。照片檔案數(shù)字化后的圖像處理照片檔案與一般的紙質(zhì)檔案是不同的，其側(cè)重的就是圖形和色彩。但當掃描分辨率高于一定值后，照片質(zhì)量不會有明顯提升，反而會陡增存儲空間，并且延長掃描時間。以下就其不同于紙質(zhì)檔案的方面作簡要說明。平板掃描儀通常幅面為AA3兩種，由于紙質(zhì)檔案多為普通文檔，大幅面的照片、圖片并不多（工程圖紙除外），所以AA3幅面的掃描儀基本滿足需要。6．數(shù)字化檔案的用途文件格式的選擇還受制于數(shù)字化工作的目的和性質(zhì)，目的不同所選的數(shù)字文件格式有可能不一。3．與軟硬件平臺的相對獨立性文件格式根據(jù)其對軟硬件環(huán)境的依賴性可分為“應(yīng)用軟件專用格式”和“中間轉(zhuǎn)換格式”兩種。對投標單位進行資格、資歷、技術(shù)、經(jīng)歷審查，與中標單位簽訂項目合同、保密協(xié)議，并督促中標單位制定種類規(guī)章制度，加強對人員的管理。真實性要求。立檔單位應(yīng)將移交后電子文件在其原載體中保存至少1年。其他要求對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時移交其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)、手冊、說明資料等，專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，接收時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。格式規(guī)范。四、電子文件接收途徑移交接收有在線移交和離線移交兩種方式。立檔單位向檔案館報告其形成的、屬于移交范圍的電子文件的管理狀況，由檔案館進行備案監(jiān)控，檔案館根據(jù)需要對特別重要的電子文件在移交前就進行備份。黨政機關(guān)、人民團體、國有企事業(yè)單位及其他組織機構(gòu)形成和保存的對國家和社會有價值的檔案，都可列入接收范圍。（完）第二篇：第六章 檔案信息資源建設(shè)第六章檔案信息資源建設(shè)第一節(jié)電子文件接收電子文件接收是指將具有保存價值的電子文件向檔案管理 部門遷移的過程。四、交流性的欄目可在檔案網(wǎng)站上設(shè)置網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上答疑和檔案論壇等交互性欄目。用于發(fā)布已公開的現(xiàn)行文件、開放檔案目錄以及檔案原文，并提供相應(yīng)的檢索查閱功能。網(wǎng)上展廳的網(wǎng)頁設(shè)計，應(yīng)努力做到美觀大方，結(jié)構(gòu)合理，能給人一目了然的感覺。這需要全局各科室之間的通力配合，一有這些動態(tài)信息，就立刻及時地反饋給網(wǎng)站管理人員?，F(xiàn)結(jié)合溫嶺市檔案局建設(shè)網(wǎng)站實際，探討一下檔案網(wǎng)站如何整合發(fā)布檔案信息資源。一個完整的檔案網(wǎng)站，我想應(yīng)當具備宣傳性、展示性、查閱性、交流性等性質(zhì)的欄目。二、展示性的欄目展示性欄目一般是通過圖片展覽和視頻點播的方式向外界展示檔案信息資源，以及發(fā)布編纂成果。根據(jù)以上兩種不同的展廳建設(shè)，可采取兩種不同的網(wǎng)頁結(jié)構(gòu)來設(shè)計網(wǎng)上展廳：第一種是采取縮微圖列表的方式，這種方式適合第一種展廳建設(shè)，同一類的照片全部用縮微圖依次顯示在同一個網(wǎng)頁上，照片特別多的可以設(shè)置多個網(wǎng)頁，每個縮微圖下面設(shè)有圖片的文字簡介，點擊縮微圖則打開相應(yīng)的網(wǎng)頁顯示大圖片和詳細的文字說明。在檔案網(wǎng)站上發(fā)布已公開的現(xiàn)行文件，是政務(wù)信息對外公開的重要方式，對落實依法治國基本方略和建設(shè)法治政府、陽光政府、透明政府有著重要的意義。通過網(wǎng)上辦公欄目可在網(wǎng)上開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、年檢申報、培訓(xùn)報名、表格下載和檔案資料征集等工作；網(wǎng)上答疑即在檔案網(wǎng)站上開辟答疑窗口，及時解答咨詢者的各種問題；檔案論壇為大家提供交流檔案專業(yè)知識和工作經(jīng)驗的平臺，一個好的檔案論壇欄目可以達到積聚網(wǎng)站人氣，提高網(wǎng)站知名度的目的。一、電子文件接收機制數(shù)字檔案館從建設(shè)開始，就應(yīng)按照其功能要求來研究確定電子文件的接收范圍、入館標準及技術(shù)方法，并根據(jù)檔案接收范圍，建立起科學(xué)、通暢的電子文件接受機制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。由于數(shù)字檔案所占用空間狹小，接收范圍可以適當擴大。登記備份是對電子文件實施全程管理，及時采集元數(shù)據(jù)的有效舉措。受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境限制以及在線辦理接收程序不夠完備的限制，可以離線接收為主；隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展以及在線安全認證體系的完善，應(yīng)逐步過渡到以在線接收為主要形式。電子文件的格式包含電子文件的頁面版式，如文頭、發(fā)文字號、正文、落款、發(fā)文日期、印章等，和電子文件的存儲格式。電子文件管理系統(tǒng)運行過程中涉及電子文件處理的有關(guān)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)作為電子文件的元數(shù)據(jù)一并移交。第二節(jié)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化傳統(tǒng)檔案數(shù)字化是通過各種設(shè)備將不同載體形式的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案的過程。在檔案信息的數(shù)字化過程中，必須嚴格維護數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的原真性，最大限度地保留檔案信息的原始面貌，避免由于技術(shù)原因造成檔案信息的失真，對數(shù)字化檔案信息的真實性起到了“固化’’作用。三、數(shù)字化檔案文件格式的選擇 1．文件的保真度“忠于原文”是檔案數(shù)字化的基本要求。應(yīng)用軟件專用格式是某種應(yīng)用軟件在運行過程中為其數(shù)據(jù)對象自行規(guī)定的記錄格式，與其軟硬件平臺相聯(lián)系，對其生成環(huán)境具有很強的依賴性。為提供查閱利用而數(shù)字化對數(shù)字文件原真性的要求要比為保管和出版而數(shù)字化低的多，假如數(shù)字化的對象是紙質(zhì)檔案，前者可選擇JPEG或PDF格式，而后者可優(yōu)選TIFF格式。掃描儀的功能要通過相應(yīng)的軟件來實現(xiàn)，選購掃描儀時要關(guān)注配套軟件的品種及其說明材料。照片檔案數(shù)字化對象的選擇照片檔案包括底片、相片（習(xí)慣稱為照片）和文字說明三部分。因此，在設(shè)定掃描分辨率時，要在分辨率與圖像大小之間認真權(quán)衡，區(qū)分是底片掃描還是相片掃描，綜合考慮被掃描照片的尺寸、原照片的圖像質(zhì)量、利用性質(zhì)及其還原輸出要求等因素確定照片掃描的最佳分辨率。對數(shù)字化后的照片檔案進行圖像處理，極有可能破壞了原作品本來的構(gòu)圖、格調(diào)或韻味，使照片檔案失去其原始性。傳統(tǒng)的錄音檔案主要以錄音帶、唱片作為記錄載體，數(shù)字化后的音頻檔案則記錄在光盤、磁盤、磁帶等數(shù)字介質(zhì)上。模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備是音頻檔案數(shù)字化的核心部件。音頻線路連接。音頻存儲。視頻檔案數(shù)字化軟硬件的配置視頻檔案數(shù)字化系統(tǒng)由四個部分組成：放像設(shè)備。通過視頻采集軟件，在實現(xiàn)錄像檔案的數(shù)字化采集之前可以設(shè)定所需生成的視頻文件格式，設(shè)置視頻文件的各項參數(shù)，如調(diào)節(jié)錄像信息的亮度、視頻取樣標準，以確保采集信號的質(zhì)量。采集后的視頻文件可以根據(jù)需要使用視頻編輯軟件或非線性編輯系統(tǒng)進行剪輯、編排和視頻質(zhì)量及效果調(diào)整，必要時根據(jù)需要進行格式轉(zhuǎn)換。檢查整理。根據(jù)縮微膠片掃描設(shè)備的型號和圖像質(zhì)量，選擇自動掃描和手動掃描。拼接。圖像文件命名，宜用檔案目錄中的檔號作為文件夾名，文件夾內(nèi)的圖像文件，按縮微膠片的盒（片）號及頁碼順序命名。數(shù)字資源分類主要考慮管理的需要，也要兼顧資源檢索利用的要求。在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布數(shù)字檔案信息應(yīng)健全發(fā)布審批機制，凡是在公眾網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)發(fā)布的數(shù)字檔案資源，都必須辦理審批手續(xù)。凡是劃為開放級的，需要發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)的檔案，必須閱讀全文，并結(jié)合全文內(nèi)容確定開放等級。一個好的容量規(guī)劃工具將一直監(jiān)控存儲利用率，并為用戶提供存儲購買建議。然而，存儲管理員必須選擇一個支持目前所有（或大多數(shù)）存儲系統(tǒng)的管理工具?？蓴U展性滿足近期和長期的存儲增長需求管理工具必須最有擴展性，能夠容納數(shù)百臺設(shè)備，支持幾十種操作系統(tǒng)版本，以及能夠跨局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和SAN網(wǎng)絡(luò)進行操作。二是備份的目的是為了防備萬一發(fā)生的意外事故，如自然災(zāi)害、病毒侵入、人為破壞等。磁盤存儲技術(shù)雖然可以提供容錯性解決方案，但容錯卻不能抵御用戶的錯誤和病毒。全備份所需時間最長，但恢復(fù)時間最短，操作最方便，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份最可靠。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(G B/T 188942002)的規(guī)定，對存有檔案數(shù)據(jù)的磁性載體每滿2年，光盤載體每滿4年要進行一次抽樣檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)可讀性出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；對磁性載體上的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，同時要保證設(shè)備的兼容性。數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫（集）、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫（原文數(shù)據(jù)集）等。傳統(tǒng)檔案的機讀目錄項目可以依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定來確定。錄入數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理。保存檔案文件的元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項重要措施?？蓴U展性原則。電子文件元數(shù)據(jù)所對應(yīng)描述的數(shù)字對象集為通用的電子文件核心元數(shù)據(jù)，主要為原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖像）元數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)按照資源數(shù)量、設(shè)備條件、用戶需求等建立符合實際需要的檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。檔案內(nèi)容信息為非結(jié)構(gòu)化信息或半結(jié)構(gòu)化信息，其檢索需將數(shù)據(jù)庫技術(shù)與專門信息技術(shù)結(jié)合起來，集成豐富的查詢技術(shù)。第八章檔案信息資源共享與利用第一節(jié) 檔案信息資源共享與利用的途徑數(shù)字檔案館的檔案信息資源共享與利用的途徑主要是數(shù)字檔案的提供利用、電子政務(wù)網(wǎng)中的數(shù)字檔案共享和互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)字檔案的發(fā)布等。一、檔案信息接待利用檔案信息接待利用是指在館內(nèi)為外來利用者提供利用數(shù)字檔案及其信息的方式。一、電子政務(wù)網(wǎng)提供數(shù)字檔案交換與共享平臺電子政務(wù)網(wǎng)是地區(qū)黨政機關(guān)范圍內(nèi)構(gòu)建的政務(wù)信息局域網(wǎng)，為實現(xiàn)數(shù)字檔案交換與共享必須應(yīng)用數(shù)字檔案交換與共享系統(tǒng)，從而為數(shù)字檔案（文