【正文】 56 新舊辦法銜接 2．關(guān)于電子會(huì)計(jì)資料歸檔的銜接 （ 1）單位如在新 《 管理辦法 》 施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開(kāi)展會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)檔案管理，其有關(guān)工作符合 《 企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范 》 （財(cái)會(huì) 〔 2023〕 20號(hào)）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的會(huì)計(jì)資料符合新 《 管理辦法 》第八條、第九條規(guī)定的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。 50 強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會(huì)計(jì)檔案的移交 ? （三）電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交?！? 第四條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過(guò)程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開(kāi)披露 涉及國(guó)家安全或者重大利益的檔案的 ，應(yīng)當(dāng)依法報(bào) 國(guó)家檔案 局批準(zhǔn)。 前款所列檔案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣(mài) ?！? 44 45 出借 和出境要求 第十三條第二款“單位保存的會(huì)計(jì)檔案 一般 不得對(duì)外借出。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見(jiàn)。 第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由 單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭 ，組織單位 會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員 共同進(jìn)行。如具有憑證價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)參照憑證類(lèi)會(huì)計(jì)檔案，最低保管期限為 30年。其中會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限已延長(zhǎng)至 30年，其他輔助會(huì)計(jì)資料的最低保管期限延長(zhǎng)至 10年。 七是滿(mǎn)足當(dāng)前反腐需要。 四是貫徹 以人為本 的理念。 33 第八條 數(shù)據(jù)電文的真實(shí)性： 生成、儲(chǔ)存或傳遞數(shù)據(jù)電文的 方法的可靠性； 保持內(nèi)容完整性 方法 的可靠性； 用以鑒別發(fā)件人 方法 的可靠性； 其他相關(guān)因素 ３ .延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案的 保管和移交 期限 原因： 一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。小微企業(yè)要實(shí)行會(huì)計(jì)資料的無(wú)紙化管理，可以選擇采用大型會(huì)計(jì)軟件廠(chǎng)商提供的 會(huì)計(jì)軟件云服務(wù) ，以滿(mǎn)足上述要求。 單位應(yīng)采用技術(shù)和管理相結(jié)合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測(cè)、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過(guò)程中操作的不可抵賴(lài)性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、用戶(hù)身份的真實(shí)性，并妥善管理在運(yùn)行過(guò)程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。 需要注意的是： 第一，系統(tǒng)升級(jí)后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對(duì)原生成系統(tǒng)也應(yīng)進(jìn)行歸檔保存；涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無(wú)法繼續(xù)讀取以前生成的電子會(huì)計(jì)檔案的，還應(yīng)將硬件設(shè)備進(jìn)行保存。 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能 ：（ 1）系統(tǒng)配置管理功能 —— 總體。有關(guān)要求可參考 《 文獻(xiàn)管理 長(zhǎng)期保存的電子文檔文件格式 第一部分： （ PDF/A1）的使用 》 （ GB/） ,也可參考 《 文獻(xiàn)管理 可移植文檔格式第 1部分： 》（ GB/）。 第二，如電子會(huì)計(jì)資料的生成方、發(fā)送方來(lái)源不可靠或不具有權(quán)威性，不得僅以電子文件歸檔。 —— 載體 利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡(jiǎn)而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨(dú)立功能的多臺(tái)計(jì)算機(jī)或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線(xiàn)路連接起來(lái)，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。 以下不屬于會(huì)計(jì)檔案： 《 企業(yè) 文件材料 歸檔范圍和保管期限規(guī)定 》 屬于財(cái)務(wù)工作文件材料 包括：財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)；財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、報(bào)告、通知；固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥文件資料；生產(chǎn)財(cái)務(wù)和成本核算文件材料；資金管理、價(jià)格管理、會(huì)計(jì)管理文件材料；本企業(yè)稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)盈虧情況報(bào)告、報(bào)表（含重要的、一般的）；本企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告。 是否屬于會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足的是 會(huì)計(jì)檔案的 定義，而不論其 存放地點(diǎn) 15 [案例 2]關(guān)于對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的理解 某企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，為實(shí)現(xiàn)異地集中核算目的，會(huì)計(jì)核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過(guò)來(lái)合同的電子文檔為依據(jù)進(jìn)行日常賬務(wù)處理，同時(shí)對(duì)原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進(jìn)行歸檔保存。 12 第三條 本辦法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行 會(huì)計(jì)核算 等過(guò)程中 接收或形成的 ， 記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的， 具有保存價(jià)值 的文字、圖表等各種形式的 會(huì)計(jì)資料 ， 包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。 (其他檔案、法律法規(guī) —— 民事案 20年、資產(chǎn)存續(xù)期、以人為本、反腐 ) 6 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 講解 一、 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 的背景 二、 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 的修訂過(guò)程 三、 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 的修訂內(nèi)容 7 二、 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 的修訂過(guò)程 2023年開(kāi)始 ，財(cái)政部、國(guó)家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作； 、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家發(fā)展改革委專(zhuān)門(mén)針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問(wèn)題多次開(kāi)展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開(kāi)展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。 會(huì)計(jì)檔案 是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中 接收或形成 的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的 文字、圖表等 各種形式的 會(huì)計(jì)資料 ，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)中寶貴的信息資源。 國(guó)家檔案部門(mén)對(duì)檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷(xiāo)毀作出了一系列新的規(guī)定。 附表 包括 《 企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 和 《 財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 ，兩張表明確了各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限 。對(duì)此，企業(yè)會(huì)計(jì)人員張某向財(cái)務(wù)部主任李某請(qǐng)示如何處理。 所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時(shí)保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。 ， 是單位開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案鑒定過(guò)程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價(jià)值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。 在實(shí)務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時(shí)，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對(duì)于符合第八條 、第九條規(guī)定 的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，無(wú)需轉(zhuǎn)換成紙面形式 1． 形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸 。 ——自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)檔案，已伴隨著審核和控制，可視為自動(dòng)審核； ——其它手工編織的會(huì)計(jì)憑證或涉及人工干預(yù)的，應(yīng)設(shè)定必要的審簽程序 電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)格式的選擇和確定方案 （ 1）數(shù)據(jù)庫(kù)記錄 電子文件、文字處理系統(tǒng) 形成的電子文件一般選用 版式為歸檔存儲(chǔ)格式 ；版式存儲(chǔ)格式按照 《 版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求 》 （ DA/T47）的原則確定；符合DA/T47要求的版式電子文件存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)較多，應(yīng)首先選擇具有 國(guó)內(nèi)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán) 的 標(biāo)準(zhǔn)，在確無(wú)國(guó)內(nèi)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)的情況，可選擇 國(guó)外開(kāi)放的格式標(biāo)準(zhǔn) 。 電子文件在形成時(shí)確實(shí)無(wú)法采用檔案管理要求的格式的，應(yīng)在歸檔時(shí)轉(zhuǎn)換成符合檔案管理要求的格式進(jìn)行歸檔。 電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照 《 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求 》