xxxx年最新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)-免費(fèi)閱讀
【正文】 ? 定期對(duì)工作間的磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器的機(jī)械、電氣部分進(jìn)行系統(tǒng)的檢查。 ? 使用無(wú)屏蔽的容器運(yùn)輸時(shí)，磁性載體檔案距容器外壁至少 76mm。 ? 庫(kù)房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不得有易燃物品。在此范圍內(nèi)選定一組值，選定后，在 24小時(shí)內(nèi)溫度變不得超過(guò) +/3 ℃ ；相對(duì)濕度變化不得超過(guò) +/5%。儲(chǔ)存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)儲(chǔ)存的底片、照片無(wú)有害影響。如麂皮。避免擦、劃及觸摸記錄涂層。 文件共享還可以節(jié)省大量的外存空間，有效減少文件復(fù)制而增加的訪問(wèn)外存次數(shù)。 索引文件： 系統(tǒng)為每個(gè)文件建立一張索引表，每個(gè)表目標(biāo)包含一個(gè)記錄鍵（或邏輯記錄號(hào)）及其對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)地址。 * 指針?lè)ǎ涸O(shè)置專門的指針，指明相應(yīng)記錄的物理地址，或表達(dá)各記錄 間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。文件管理程序處理的單位。所以又稱樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)。其結(jié)構(gòu)最好同紙檔案架構(gòu)一致。 39 分件的分類 ? 按用途 系統(tǒng)文件、庫(kù)文件、用戶文件等 ? 按保護(hù)級(jí)別 只讀文件、讀寫(xiě)文件、不保護(hù)文件等 ? 按信息流向 輸入文件、輸出文件、輸入 /輸出文件 ? 按存放時(shí)限 臨時(shí)文件、永久文件、檔案文件 ? 按存放設(shè)備類型 磁盤(pán)文件、磁帶文件、軟盤(pán)文件 40 文件的屬性 ? 用于文件的管理控制和安全保護(hù) ? 分為： 基本屬性：文件名、所有者、授權(quán)者、長(zhǎng)度等 類型屬性：普通文件、目錄文件、系統(tǒng)文件、隱式文件、設(shè)備文件等 保護(hù)屬性：讀、寫(xiě)、可執(zhí)行、可更新、可刪除、可改變保護(hù)、歸檔等 管理屬性：創(chuàng)建時(shí)間、最后存取時(shí)間、最后修改時(shí)間等 41 文件的存取方法和使用 一、文件的存取方法 ? 順序存?。喊从涗涰樞蜻M(jìn)行讀 /寫(xiě)操作的存取方法。 ? 通常，文件名字由文件名和展名組成，中間用“ .”分隔。 多道程序、分時(shí)系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲(chǔ)器。不能有熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的的字跡。 ? 每年定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽檢檢查，比例 20%以內(nèi)即可，掌握檔案保管情況，為科學(xué)地管理積累資料。 ? 檔案室除塵時(shí)需注意：晝量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的濕拖布拖地和用太濕的抹布擦拭文件柜，以便防潮。 ? 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于 10cm，柜側(cè)間距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。 2℃ ；相對(duì)濕度應(yīng)控制在 4560%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)177。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。 備考表填寫(xiě)。 界定原則： A、反映單位主要活動(dòng)，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。 活頁(yè)文件存放時(shí)，多于 2頁(yè)的文件須標(biāo)明頁(yè)數(shù)，以防丟失。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)以 1 20mm三種厚度。 16 文件材料的形成與歸檔 ? 歸檔時(shí)間 科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔。 12 檔案管理制度建設(shè) ? 《檔案管理辦法》 ? 《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》 ? 《文書(shū)檔案保管期限表》 ? 《全宗檔案分類大綱》 ? 《檔案分類編號(hào)方案》 ? 《檔案人員崗位職責(zé)》 ? 《整理（立卷）制度》 ? 《檔案利用制度》 ? 《檔案保管制度》 ? 《檔案保密制度》 ? 《檔案銷毀制度》 13 檔案管理制度建設(shè) 編寫(xiě)制度時(shí)，以下因素不能少：文件名稱、版次、編制時(shí)間、制作部門、頁(yè)碼 /頁(yè)次、文件歸檔的范圍、文件歸檔的時(shí)間、文件歸檔的份數(shù)、文件歸檔的要求與手續(xù)。 ? 企檔是企業(yè)活動(dòng)的一種歷史記錄，說(shuō)明企業(yè)檔案所反映的事物或活動(dòng)已經(jīng)完成或告一段落。 3 檔案管理的作用 ? 憑證作用 ? 參考作用 ? 檔案工作 是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并為各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)的一項(xiàng)活動(dòng)。此語(yǔ)可能不夠全面，但卻有一定的道理。 收集：什么需要?dú)w檔，即歸檔范圍必須要清楚； 統(tǒng)計(jì)：有什么內(nèi)容，須統(tǒng)計(jì)清楚，實(shí)行電腦化管理。 5 企業(yè)檔案概念的涵義 ? 企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。 備注：所有長(zhǎng)期保存的檔案，不宜用彩色或噴墨打印，宜用激光打印；傳真紙不能保存；所有的簽名、批示不能用鉛筆、圓珠筆，紅墨水等。 14 企業(yè)檔案的收集渠道 ? 本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交的歸檔資料 ? 外單位轉(zhuǎn)讓或移交的資料 ? 企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓資料 ? 面向社會(huì)收集、征集的相關(guān)材料。 其他檔案歸檔時(shí)間：活動(dòng)結(jié)束后歸檔。 卷內(nèi)目錄用紙，左白邊（訂口）寬 25177。 B、來(lái)源分類： 組織機(jī)構(gòu)分類法 作者分類法 通訊者分類法。 23 編制歸檔文件目錄，包括：件號(hào)、責(zé)任者、檔號(hào)、內(nèi)容概要、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。 案卷題名：即該檔案的主要內(nèi)容概括。 購(gòu)買時(shí)需注意，文件夾和文件柜要標(biāo)準(zhǔn)；檔案室的文件夾最好不要超過(guò) 5種；排排檔案之間應(yīng)有 30公分的距離，以防潮。注意積累庫(kù)房溫濕度變化的資料，每年進(jìn)行一次綜合分析，以便掌握庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計(jì)劃。 ? 定期防蟲(chóng)，可每個(gè)季度放置一次衛(wèi)生球。 ? 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。 組卷要求： 案卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。詳見(jiàn)《聲像檔案管理辦法》。 如果還不好理解的話，那么用數(shù)據(jù)表來(lái)代表物理文件，邏輯文件就是視圖。（如果遇到文件變?yōu)閬y碼的情況，可把該文件的文件名改為數(shù)字或其它試一下，也許能恢復(fù)。 42 文件目錄 文件目錄 是文件系統(tǒng)建立和維護(hù)的關(guān)于系統(tǒng)的所有文件的清單，每個(gè)目錄項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè)文件的信息描述，該目錄項(xiàng)又稱為文件控制塊（ FCB）。 缺點(diǎn)： 1）、重名問(wèn)題（當(dāng)多用戶共享一個(gè)目錄時(shí)） 2）、難以實(shí)現(xiàn)文件共享（異名共享問(wèn)題） 二級(jí)目錄：為用戶的文件目錄，用于管理每個(gè)用戶下的文件。 邏輯記錄：文件中按
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