【正文】 2023年 1月 23日星期一 上午 5時 17分 51秒 05:17: ? 1最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。 2023年 1月 23日星期一 5時 17分 51秒 05:17:5123 January 2023 ? 1空山新雨后，天氣晚來秋。 , January 23, 2023 ? 很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。 :17:5105:17Jan2323Jan23 ? 1故人江海別，幾度隔山川。 B. 如你的工作繁多，請他為你決定完成工作的優(yōu)先次序。 D. 根據(jù)實際需要，可讓部分與會者只參加會議的一部分。 對 策 如何對付上述諸多“偷時者”？究竟怎樣進行時間管理？ 我們將從以下九個方面進行討論： （一）如何擬定計劃以避免時間之浪費？ （二）如何拒絕他人之請托以避免時間之浪費？ （三）如何對付不速之客以避免時間之浪費？ （四）如何對付電話干擾以避免時間之浪費？ （五）如何治療會議病以減少時間之浪費？ （六）如何治療“文件滿桌病”以避免時間之浪費？ （七）如何減少上下班交通所引起的時間浪費？ （八）如何減少“事必躬親”所引起的時間浪費？ （九）如何清除上司所引起的時間浪費？ 70 重要又緊迫的事情 重要但不緊迫的事情 緊迫但不重要的事情 例行性的事情 第二優(yōu)先 第三優(yōu)先 第一優(yōu)先 第四優(yōu)先 如何擬定計劃以避免時間之浪費？ 危機 緊急的問題 有限期的任務(wù)、會議 準備事項 準備事項 預防工作 價值觀的澄清 計劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 授能自主管理 干擾 ， 一些電話 一些信件、報告 許多緊急事件 許多湊熱鬧的活動 細瑣 、 忙碌的工作 一些電話 浪費時間的事 “ 逃避性 ” 活動 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 時間管理矩陣圖 緊急 重要 不重要 ? 防患未然 ? 改進產(chǎn)能 ? 建立人際關(guān)系 ? 發(fā)掘新機會 ? 規(guī)劃、休閑 ? 繁瑣的工作 ? 某些信件 ? 某些電話 ? 浪費時間之事 ? 有趣的活動 ‘ 重要’與‘緊要’之區(qū)別 從容人 無用人 ? 危機 ? 急迫的問題 ? 有期限壓力的計劃 壓力人 ? 不速之客 ? 某些電話 ? 某些信件與報告 ? 某些會議 ? 必要而不重要的事 ? 受歡迎的活動 無聊人 不緊急 Diarize（定出做的時間） 變?yōu)? Do it latter（呆會做） 4D原則 Do it now！ （馬上就做） Don`t do it。 ? ，應(yīng)盡量避免約定確切的時間，例如不要說“ 3 點整”，而改說“ 3 點前后”或是“ 2 點 3 刻與 3 點 1 刻之間”，這樣可為自己預留余地。事實上，在“守時”被視為美德的社會里，“遲到”是一種難以令人接受的惡習。這樣，他或許會叫你暫時不要采取行動。 ? “開放式提問”、“探索式提問”、或“澄清式提問”。 ? （七）通過第三者傳遞信息給部屬時，應(yīng)特別指明該信息的緊要程度，以避免它被提升。 ? （五）縱容或無視傳達信息的人員對信息緊迫性的任意提高。另一些領(lǐng)導則習慣在倉促的情況下下達命令或指示，而不理會部屬對其命令或指示所可能產(chǎn)生的誤解或曲解。 ? （十一）管理者不應(yīng)姑息被授權(quán)者的“反授權(quán)”行為，即允許被授權(quán)者在未做妥工作之前將工作擲回。 ? （三）授權(quán)后管理者應(yīng)強調(diào)部屬的工作績效，而不應(yīng)斤斤計較其執(zhí)行工作的手段。 ? 只有領(lǐng)導力薄弱的管理者在授權(quán)之后才會喪失控制。管理者大致都能了解授權(quán)的好處，但是他們卻多半視授權(quán)為畏途。 第三、責任創(chuàng)造 ? 管理者從事工作指派與授權(quán)后，仍然對部屬所履行的工作的績效負全部責任。 ? 授與的權(quán)力大小可以分為六個層次： ? 1）審視這個問題，告訴管理者一切有關(guān)的實況，管理者將自行制定決策。從人力資源有效運用的觀點來看，這兩種情況都不是良好的。 ? 若他事無巨細皆親躬而為，則不但瑣碎的多數(shù)事物將占用他的許多時間，致使少數(shù)的重要事物也無從做好，而且他將剝奪部屬發(fā)揮才能的機會。酒是一種鎮(zhèn)靜劑，它雖然具有松弛神經(jīng)的作用，但是在工作天的中途管理者并不需要這一種松弛。對那些因過分追求完美遲疑不決的管理者來說，下面的兩劑藥方相信是有益的： ? 第一、決策環(huán)境本身若具風險性，即是具有不確定性，因此想獲得完備的決策資料是不可能的。如“可能導致尷尬的局面”、“可能令管理者感到厭煩”等；右邊則有許多的好處，其中的一項可能是“將討厭的事作好，輕松了許多”。令人不愉快或令人感到困難的事，若能照樣地細分為許多件小事，且每次只處理其中的一件，則這種事情的處理本身將不致于令人反胃。 ? 第三、他耐心地向她解釋，何以不準她告假。但問題是，我必須在明日之前交貨。因此，這是一種極為有效的拒絕方式。 ? ⑧拒絕接受請托之后，如有可能你應(yīng)為請托者提供處理其請托事項的其它可行途徑。 ? ⑥拒絕接受請托者，你最好能對請托者指出拒絕的理由。這樣做，為的是確切地了解請托的內(nèi)涵，以及表示對請托者的尊重。有些請托若由他人承受可能比你自己承受更為恰當。因此，患有這種毛病的我在面臨請托的關(guān)頭，應(yīng)先衡量接受與不接受的后果。相信絕大多數(shù)的管理者都同意這一見解，但是真正能夠克服不好意思拒絕的心理障礙以及具備拒絕技巧的管理者并不多。 ? 根據(jù)這個見解，各級管理者值得考慮采取的辦事次序應(yīng)該是：第一優(yōu)先：重要且緊迫的事。任何一位管理者都承認，業(yè)務(wù)報告的編制是極關(guān)緊要的事。但遺憾的是，大多數(shù)的管理者在編排行事的優(yōu)先次序時，所考慮的是事情的“緩急”，而非事情的“輕重” ? 他們經(jīng)常把每日待處理的事區(qū)分為三個層次處理： ? 第一層次：今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）； ? 第二層次：今天“應(yīng)該”做的事（即較不緊迫的事）； ? 第三層次：今天“可以”做的事（即不緊迫的事）； ? 假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循以上的優(yōu)先次序辦事并無不妥。 ? 以上各種準則，大致上都不符合有效的時間管理的要求。這樣，當自己一走進辦公地點即能胸有成竹地著手工作。 ? （四）目標必須具體而且可以衡量。這樣，管理者將能針對目標本身及完成目標的最佳途徑作必要的修正，以期符實際。現(xiàn)剖析如下 第一、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。原因是 ? 第一、他們以為十分清楚自己的時間使用狀況； ? 第二、記錄時間使用狀況是種費時的工作。 ? 時間本身是無法管理的。 四、無法失而復得：時間不能象遺失物那樣失而復得。它的供給量在任何情況下都不會增加，但也不會減少。如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請： ? 1．把要做的事情全部看一遍 ? 2．確定每件事情的重要等級 ? 3．根據(jù)重要程度把事情重新排序 ? 編好時間表以后，請考慮： ? 時間的死，會給人的身心帶來不良影響，并使它衰弱；而且管理者常常有陷入這種狀態(tài)的危險。 ? 每天在公司里重復著同樣的工作。 ? 只是為了打發(fā)時間而游玩。 ? 感到是在被流放的情形下生活。 ? 無法精神煥發(fā)地運作，宛如死水一般。 ? 一切毫不在意。 ? 喪失自信。 ? 持續(xù)妨礙健康的規(guī)律性生活。 ? 完全不投機的人際關(guān)系。 ? 在工作或人際關(guān)系中，常感到痛苦。 時間管理 PVM內(nèi)訓課程 【練習】假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情： 1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生 2．星期六是一個好朋友的生日 你還沒有買禮物和生日卡 3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話 4．有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（ 19 點以前），估計要花 1 小時。 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ ? 三、無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。 ? 無法儲蓄累積。 由此看來、因此在時間的有效運用上，管理者的敵人原來是 自己！因此， 時間管理就是自我管理 。倘若你不做這一番的思考與盤算，則你勢將淪為一位隨波逐流迷失自我的人。這顯然是做計劃的意義所在。 目標的確立既然那么重要，管理者應(yīng)如何確立良好的目標呢？ ? （一）目標必須是你自己的。如今天哪些事做對了？哪些事做錯了？事情是否在自己掌握下進行？如何使明天的工作做得更好？這一番檢查將有助于編排次日的工作?！懊恐芄ぷ饔媱澅怼奔啊懊咳展ぷ饔媱澅怼敝锌稍O(shè)一欄填寫履行各項工作的優(yōu)先次序。 ? 固然事情的“緩急程度”是任何一位管理者所不容忽視的，但是在考慮事情的“緩急程度”之前，應(yīng)先衡量它的“重要程度”。 ? 例如不速之客的拜訪、 ? 外來的電話等。但是除非他們能徹底改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一年度他們?nèi)詫⒅氐父厕H。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。 ? 消除前四種原因，須從觀念的更新著手，至于消除最后一種原因，則有待技巧的培養(yǎng)。倘若管理者為了想做廣受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各種各類的請托將四面八方地源源涌來。試問：當一個人為了貫徹他自己的行事優(yōu)先次序，而妨礙了你貫徹你自己的行事優(yōu)先次序，那么他是否就不自私？ ? 其實，避免因拒絕他人請托而產(chǎn)生“良心不安”的一個可行的辦法是：在擬定與檢查自己的行事優(yōu)先次序時經(jīng)常將別人的利益也列入考慮范圍。切忌過分地表達歉意，以免令對方以為你不夠誠摯 —— 因為你如果真的感到那樣嚴重的過意不去，那么你將會設(shè)法接受他的請托而不會加以拒絕。但是一旦你附以拒絕的理由，你的理由則只須重復拒絕，而不應(yīng)與之爭辯。 ? 第二、行事優(yōu)先次序表既已排滿，則任何額外的工作要求都可能令原有的一部分工作要求無法按原定計劃完成，因此除非新的工作要求具高度重要性，否則上司將不得不撤銷它或找他人代理。倘若管理者客觀地權(quán)衡當時的情況，大概都會同意管理者在那個時候不應(yīng)準假?！? ? 當然，以上的答復可能仍然難以令該部屬感到完全滿意，但是她的主管至少已采用了最好的方式處理這件事。 拖延商數(shù)測驗 ，你于是尋找理由和尋找借口 ，對執(zhí)行者下壓力是必要的 ，你避免直截了當?shù)拇饛? ，或者帶回家里，以便在夜晚 或周末處理它 （或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制時），以 致無法處理所面對的困難任務(wù) 1O. 在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，你喜歡清除桌上每一個物件 導致管理者采取拖延作風的事端大致有三 ? 第一、不愉快的事； ? 第二、困難的事： ? 第三、含重大決策的事 至于克服拖延的方法，常用的有四種 （一）各個擊破法； （二）平衡表法； （三）思維方式改變法； （四）避免過分追求盡善盡美法 前三種方法適用于對抗因不愉快的事或困難的事而 導致的拖延，最后一種方法則適用于對抗因重大決 策而導致的拖延 （一）各個擊破法 ? 這種方法有時被比喻為“香腸切片法”。 ? 第二、第一個行動步驟都必須以書面列明，因為如不這樣做，就可能永遠不會針對拖延的事情采取行動?！比绱送涎訍毫晫⒖赏@得矯正。 ? 可是，一旦管理者不能運用自律功夫，很可能令“午餐”成為一種嚴重的時間陷阱。可是，許多管理者卻常常試圖通過自己將事情辦好，這是一種不理智的行為。 第一、工作指派 ?