【正文】 我們知道，在管理活動中，制度問題是決定的因素。只有按具體職位的任職資格任用素質(zhì)合格的秘書人員，才能保證職責(zé)任務(wù)能夠順利完成。第二節(jié) 秘書工作管理的原則 一、因事設(shè)職、因職求人的原則 所謂因事設(shè)職，是指設(shè)立秘書工作職位，包括確定職位的數(shù)量、類別、層次，都必須根據(jù)實際需要。遇到好的領(lǐng)導(dǎo)，工作容易令他們滿意。因為： 第一，秘書工作具有從屬性，同時也具有獨立性?！锬康囊? 通過本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解秘書工作是管理工作的一部分；作為管理工作，客觀上要有一個評價標(biāo)準(zhǔn)。因為，各種素質(zhì)只有在實踐中才能體現(xiàn)出來，并不斷磨練提高，其中知識素質(zhì)只有通過實踐才能轉(zhuǎn)化為能力素質(zhì)。因此，秘書人員提高認識能力的重點應(yīng)當(dāng)是對思維方法的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，使之內(nèi)化為自己的思維能力。在“知識爆炸”和面臨知識經(jīng)濟挑戰(zhàn)的當(dāng)代，“終身教育”勢在必行。 加強工作領(lǐng)導(dǎo) 幫助秘書人員提高素質(zhì)，也是領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。組織環(huán)境惡劣，會壓抑人才，甚至摧殘人才。 七、廉潔奉公 秘書人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系密切。在工作中言談舉止要得體，既不傲慢、冷漠，又不阿諛、做作。 四、善于合作 秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，又往往環(huán)環(huán)相扣，程序緊密相連，故非單槍匹馬所能完成。與其他公務(wù)員相比，秘書人員知密早，知密多，知密深。不管領(lǐng)導(dǎo)是否在身旁，都應(yīng)及時主動地工作，按質(zhì)按量地完成任務(wù)。 秘書人員的操作能力，主要是指對于打字機、電話機、電傳機、復(fù)印機、錄音機、錄象機、照相機、文字處理機、和電子計算機等設(shè)備的使用和保管，以及對于書法、速記、編輯、校對等技術(shù)的掌握和運用。 秘書人員的應(yīng)變能力主要表現(xiàn)在這樣幾個方面：一是善于觀察，能夠周密、詳盡而又準(zhǔn)確地捕捉變化著的新情況、新問題；二是思維敏捷，能夠?qū)π虑闆r新問題迅速作出判斷、分析、綜合和概括；三是多謀善斷，遇事能夠拿出辦法，采取對策；四是預(yù)見力強，能夠把握事物發(fā)展的趨勢和可能出現(xiàn)的結(jié)果；五是隨機應(yīng)變，能夠在不喪失原則的前提下，靈活變通地處理各種非常性工作。 良好的辦事能力包括：首先，要明白職權(quán)范圍，不越權(quán)，講實效；其次，要熟悉辦事程序，工作中能夠區(qū)別輕重緩急；再次，要善于交往，能同各種人打交道；最后，要掌握擋駕藝術(shù)，對于那些不必要由領(lǐng)導(dǎo)者親自接見的來訪者和親自出面處理的公務(wù)，秘書人員要能夠巧妙地進行擋駕，以設(shè)法減輕領(lǐng)導(dǎo)者的負擔(dān)。“高手”就是文字功底深厚，善于畫龍點睛，能夠錦上添花。這也是秘書人員表達能力的基本形式之一。 秘書人員的表達能力由三個部分構(gòu)成： 口頭表達能力 口頭表達能力，簡單地說，就是說話的本領(lǐng)。否則，可能會在陪同中出洋相、鬧笑話，甚至?xí)O誤工作，影響交往。秘書人員掌握了這些知識，對輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，提高領(lǐng)導(dǎo)水平是大有幫助的。要在文書檔案管理的綜合分析、開發(fā)利用上下功夫，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)者和群眾提供各類有價值的信息資料。 二、專業(yè)知識 扎實的專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特征的主要部分，是形成秘書專業(yè)特長的主要知識。另外，秘書人員還應(yīng)該一些美學(xué)知識，樹立健康的審美觀。這樣的秘書形象，讓人感到真誠、正派、可信、可靠。秘書人員通過自己的工作，要讓群眾知道，我們的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)確實是在為人民服務(wù)，我們的領(lǐng)導(dǎo)同志確實是人民的公務(wù)員。只要做到“快”，才能使工作變被動為主動，從而提高秘書工作的質(zhì)量。例如，對文件材料，從收文登記開始，經(jīng)分送批辦，最終到存檔銷毀，各個環(huán)節(jié)都要認真對待，嚴(yán)格各種手續(xù)，不能搞信任交接。自制力指個人在行動中善于控制情感、約束言行的意志品質(zhì)。秘書人員工作繁雜，面對多種多變的和突發(fā)的情況，要抓住時機，果斷地恰倒好處地給以處理，避免猶豫不決、躊躇不前，否則會坐失良機，貽誤大事。秘書人員意志的強弱，主要體現(xiàn)在自覺性、果斷性、堅韌性、自控性等方面。秘書人員需要接觸各種人和事，日常工作紛繁復(fù)雜，千頭萬緒，難免有不順心的時候。秘書人員要從自己的職業(yè)特點出發(fā)，進行情感修養(yǎng)，達到情感健康、穩(wěn)定的要求。 秘書工作的特點要求秘書人員必須具備系統(tǒng)的馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、科學(xué)社會主義的理論知識，掌握馬克思主義科學(xué)的世界觀和方法論，有準(zhǔn)確深刻地領(lǐng)會各項方針政策的能力。一個優(yōu)秀的秘書人員不能僅僅滿足于被動地應(yīng)付事務(wù)，他應(yīng)該面對新情況新問題，勤于學(xué)習(xí)，善于思考，不斷開拓，大膽創(chuàng)新，不斷接受新事物，樹立新觀念，努力使新時期的秘書工作更主動、更科學(xué)、更規(guī)范，做到與時代同步前進。只有熱愛秘書工作，并為之傾注全部心血，才能在這項工作中發(fā)揮參謀助手作用。少選、多選、錯選，該題均不得分。雙方共同貫徹相互適應(yīng)的原則，將對領(lǐng)導(dǎo)工作的順利開展發(fā)揮積極作用。秘書工作中的不足或差錯，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該及時指出并主動分擔(dān)責(zé)任。秘書人員要能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題，特別是在管理工作的各個環(huán)節(jié)上，秘書人員要力爭和領(lǐng)導(dǎo)人保持思想體系的一致，如有分歧和爭論，也應(yīng)該在堅持原則的前提下，努力與領(lǐng)導(dǎo)人取得一致的看法。對領(lǐng)導(dǎo)者之間的分歧，絕不能外傳，更不能添油加醋搬弄是非，而應(yīng)該予以緩和調(diào)解。具體地講，在工作上要做到同等協(xié)助，對每位領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項都愉快地接受，并以同等的努力去完成；在生活上同等照顧，如一時辦不到讓所有的領(lǐng)導(dǎo)成員都得到應(yīng)有的待遇，那么寧可等條件成熟了再辦；在感情上同等尊重，切忌從個人的好惡出發(fā)親近與自己關(guān)系深的而疏遠與自己交往淺的。遇到綜合性的、涉及到多方面工作的事項，應(yīng)請示主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人，并向各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人通報情況。這一關(guān)系可以歸納為三點：第一、在組織上，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者是上下級關(guān)系。 三、基本原則 秘書工作的基本原則，是指秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者相處的基本原則。歸根到底，秘書工作最經(jīng)常最直接的是為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。這些任務(wù)無專門的業(yè)務(wù)科室管轄，需要秘書部門或其他部門配合完成。首先，任何組織都是一定社會環(huán)境下的社會分系統(tǒng)，必須不斷調(diào)整內(nèi)外關(guān)系，實現(xiàn)動態(tài)平衡。為此，秘書人員要做到眼尖、耳靈、心細、腿勤。實際上，秘書人員的工作頭緒很多，涉及范圍很廣，政策性很強。 綜合意見。 在各類組織中，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)副職的人員通常被視為“一把手”的“左右手”，也在發(fā)揮助手作用。對于篇幅過長的文件，秘書人員可寫出提要，有時還須提出自己的辦理意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。通過秘書的工作，使領(lǐng)導(dǎo)者能夠擺脫繁雜的事務(wù)性工作，以便集中精力抓大事，管大局，提高工作的效率和效益。比如政府部門設(shè)有計劃、公交財貿(mào)、教育、衛(wèi)生、司法、治安、民政等專門的工作部門，秘書和秘書部門雖然不直接從事這些具體的業(yè)務(wù)工作，但需要了解和掌握這些部門的工作情況，傳遞信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)進行全面管理。盡管秘書人員在撰寫文稿、辦理文件、處理信息、調(diào)研督查等活動中有時要參與決策性或政務(wù)性活動，但其功能只能是發(fā)揮參謀作用。 重要領(lǐng)導(dǎo)人的活動、領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)重要的內(nèi)部情況等。 權(quán)力上的非強制性 在秘書工作中，除秘書部門就秘書事務(wù)可按規(guī)定自行發(fā)文生效外，非經(jīng)授權(quán)或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，秘書部門不得獨立制發(fā)文件，秘書人員在調(diào)研、協(xié)調(diào)、信訪、信息處理、文書處理等活動中也只能行使非強制性的管理權(quán)力，沒有獨立的組織決策權(quán)和人才物資源的管理分配權(quán)。正因為如此，所以秘書人員被視為輔助管理人員，而秘書部門也被稱為輔助管理部門。與目前國外的秘書工作相比，我們的秘書工作可謂任重道遠。老一輩革命家領(lǐng)導(dǎo)廣大秘書工作的同志在艱難的革命斗爭中創(chuàng)建了黨的秘書工作，形成了黨的秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)。由此可見，秘書是各個階級首腦人物必不可少的得力助手。 歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只是重視的程度不同罷了。漢武帝提高了皇權(quán)，讓尚書在皇帝跟前辦理要務(wù)。他們與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風(fēng)，往往影響整個機關(guān)的形象。若把中央機關(guān)級別較高的秘書視為高級秘書，省市機關(guān)和基層機關(guān)的秘書就可視為中級秘書和初級秘書。 通訊秘書的主要任務(wù)是管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備，如電話總機、電傳、傳真等。 私人秘書指為民辦集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)戶、個體戶以及外資企業(yè)等服務(wù)，由他們聘請并支付薪金，不屬于國家編制的個人。嚴(yán)格地講，秘書是指為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理和綜合服務(wù)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。★重點問題　　1．“秘書”的涵義及秘書工作的沿革 2．秘書工作的特征、作用 3．秘書工作的指導(dǎo)思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律——————————————————————————————————第一節(jié) 秘書及秘書工作的沿革 一、秘書 秘書的涵義 《辭?！分?，“秘書”一詞有5種涵義：一指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。 本課件所闡述的內(nèi)容，包括兩大部分。 前 言 本課程名稱為《管理文秘》。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的概念、特點、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實務(wù)篇，主要介紹秘書工作的具體內(nèi)容及其要求。二指官名。 秘書的類別 秘書是一個廣泛復(fù)雜的社會群體。私人秘書在經(jīng)濟上是社會主義初級階段以公有制為主體多種所有制經(jīng)濟共同存在和發(fā)展的產(chǎn)物，在政治上是深化改革的結(jié)果。 信訪秘書的主要職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實。但需要明確的是，高級、中級、初級之分是相對的而不是絕對的：在中央機關(guān)里也有從事一般事務(wù)工作的初級秘書，相反，基層工作有的秘書，雖然從全國范圍來看算不上高級或中級秘書，但他們的工作對基層領(lǐng)導(dǎo)起著舉足輕重的作用，也可視為小機關(guān)的或小單位內(nèi)的高級或中級秘書。 二、秘書工作的沿革 秘書工作在我國有著悠久的歷史。到了東漢時期，尚書竟成為協(xié)助皇帝政務(wù)的重臣，削弱了三公的權(quán)勢，超越了秘書的范圍。 從歷代秘書一職演變的過程可以看出，從事秘書工作的官員，在某些朝代，曾得到帝王的相當(dāng)器重。 中國共產(chǎn)黨從誕生之日起，就有了自己的秘書工作。這些優(yōu)良傳統(tǒng)主要包括：兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、不怕流血犧牲的獻身精神；緊緊扣住為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和適應(yīng)革命事業(yè)需要這個大目標(biāo)，在實際工作中力求簡潔明白、準(zhǔn)確迅速；嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。目前國外的秘書工作有4個特點：一是已經(jīng)職業(yè)化，成為門類眾多、具有廣泛前途的社會職業(yè)。秘書工作的輔助性特征，具體體現(xiàn)為以下“四性”： 主體上的從屬性 在各類組織中，秘書人員是直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的工作人員，秘書機構(gòu)是直接為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)服務(wù)的直屬部門。 績效上的間接性 秘書工作的直接任務(wù)主要是提供文稿、建議、工作預(yù)案、工作計劃等 “半成品”，而后經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)者的批準(zhǔn)、同意采納，才能產(chǎn)生管理效益。 三、文牘性 從實質(zhì)上說，秘書活動主要是輔助處理管理信息的過程。同工作的輔助決策性和參與政務(wù)性相比，秘書工作的事務(wù)性和服務(wù)性要顯著得多。 從秘書工作本身的內(nèi)容來看，秘書工作既要“參與政務(wù)”，又要“管理政務(wù)”，具有明顯的綜合性。因此，秘書活動首先必須發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者辦事的助手作用。 文字把關(guān)。但是，同秘書活動的助手作用相比，領(lǐng)導(dǎo)副職的活動屬于領(lǐng)導(dǎo)活動，是領(lǐng)導(dǎo)集體內(nèi)部分工意義上的助手作用，而不是輔助管理上的助手作用。秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策或工作布置之前，應(yīng)將有關(guān)部門的意見、設(shè)想進行綜合匯總，盡可能列成方案，陳述利弊，供領(lǐng)導(dǎo)酌定。秘書人員在完成這些工作時，就以自己的學(xué)識和見解，使領(lǐng)導(dǎo)意圖更明確、更全面、更細致、更具體，這就發(fā)揮了領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手作用。不僅要多渠道收集信息，而且要善于對信息進行鑒別和提煉，并及時將有參考價值的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)者。這一點，對于政府和企業(yè)尤其重要。 臨時發(fā)生的突擊任務(wù)，如本部門或下屬單位發(fā)生的天災(zāi)人禍、與外單位發(fā)生的嚴(yán)重糾紛、上級交辦的臨時性緊急任務(wù)，也經(jīng)常由秘書部門去調(diào)查、辦理。至于為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是因為為他們服務(wù)，能夠更好地為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。要了解秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者相處的基本原則，必須正確認識秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。因此，秘書人員在工作中要自覺遵守組織紀(jì)律，嚴(yán)格維護領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，努力為領(lǐng)導(dǎo)提供好各方面的良好服務(wù)，而不能與領(lǐng)導(dǎo)平起平坐。如通報情況后有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人有不同意見，秘書則應(yīng)建議幾位領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)面研究，而不是往返傳話，以免引起誤會。特別是對自己認為“能力強”的或者是自己認為“能力差”的領(lǐng)導(dǎo)，要同等尊重，不能因為自己的主觀印象而分親疏。當(dāng)向一領(lǐng)導(dǎo)匯報另一領(lǐng)導(dǎo)對某項工作的處理時，可在客觀陳述中，不露痕跡地強調(diào)其為工作著想的用心，對雙方矛盾的焦點方面盡量不講，非講不可時，也應(yīng)該客觀謹(jǐn)慎，言詞緩和，一帶而過。 （2）知識互補的原則 俗話說，金無足赤、人無完人。領(lǐng)導(dǎo)人在工作安排有誤或批評不當(dāng)時，秘書應(yīng)該主動出謀劃策，拾遺補缺，努力維護領(lǐng)導(dǎo)人的威脅。 秘書人員在處理與具體領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系時，應(yīng)該注意既要堅持原則性，又要堅持靈活性。）（注：以后各章的選擇題，如無說明，均為不定項選擇題） 1．我黨成立后第一個做秘書工作的干部是 (A) A．毛澤東 　　　B．瞿秋白　 C．鄧小平　 D．任弼時 2．1985年1月，中央提出的新時期秘書工作必須完成的“四個轉(zhuǎn)變”是 (ABCD) A．從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策 B．從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理 C．從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息 D．從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù) 3．秘書工作最基本的特征是（C） A．機密性　　　　B．事務(wù)性　　　　C．輔助性　　　D．文牘性 4．秘書工作的作用是（ABCD）　　 A．助手作用　　B．參謀作用　　C．橋梁作用　　　D．耳目作用 ５．秘書工作的基本方針是（ABC）　　 A．嚴(yán)守秘密　　B．準(zhǔn)確客觀　　C．迅速快捷　　　D．主動強制 ６．秘書人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則（ABCD） A．思想體系一致的原則　　　　　　　B．知