【正文】 文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。(三)公文簽發(fā)。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。5．數(shù)字的寫法。(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸檔。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。通告等用紙大小，根據(jù)實際需要確定行文關(guān)系。聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用函。(四)布告、公告、通告對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項，用布告。第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。 (二)函、簽呈:以主旨、說明、辦法、請求、擬辦或建議三段式斟酌運用。 (二)收文 受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載收(發(fā))文編號登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 第十四條 外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收支日期及字號。來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 與外界來往文件第十二條 收文 (一)登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。 2．事業(yè)部(含直屬部門) X1X2（X3）X4及字第○○○○號(及為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。 (二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 (五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。 8．因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。 4．以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 2．會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。（二）編印前先會法律事務(wù)室□ 行文 第六條 行文類別 (一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 第四條 管理部門 (一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借。銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。照片庫溫應(yīng)保持14一24度，相對濕度應(yīng)保持37按要求逐項填寫。2．編寫文字說明的要求:(1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。底片在全宗內(nèi)編流水號。3．聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。5．其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。聲像檔案管理辦法(一)總則第一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。正件在前，附件在后。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。 第七條 各部門專(兼)職文書的職責:1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。(二)文件材料的收集管理第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。(六)其他管理部門的發(fā)文，用xxx字(xx年)xx號。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。3．要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。 3．黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于: (1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。5．兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。如涉及幾個單位會辦的件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。2．對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件，文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并。11．兩辦秘書對文件的差錯情況，要進行登記考核。打字時要做到快速，準確，排版合理美觀，用力均勻。7．傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。3．文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?．文印室工作人員應(yīng)認真做好本職工作，按時完成任務(wù)。職責1．對文件檔案歸檔應(yīng)及時負責。2．對文檔散失、損毀負責。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門，人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。4．屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。企業(yè)打字、復(fù)印工作制度1．凡以公司名義上報下發(fā)的文件，報表工作計劃，總結(jié)，請示，報告，簡報，紀要通知，通報，信函，規(guī)章制度，宣傳教育材料，任免決定，表彰或處理決定，以公司領(lǐng)導(dǎo)批準翻印的文件，材料均屬條印范圍。7．打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進入打字室。12．復(fù)印文件要嚴格按照審批份數(shù)印刷，復(fù)印者不得私自增加份數(shù)或私自留存。登記差錯文件的文號。3．為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。第九條 發(fā)文的范圍:1．凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4．文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級。11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。第五條 公司發(fā)文的程序為:擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得團閱。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號:(一)以公司名義對外發(fā)文，一律xxx字(xx年)xx號。第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。2．認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。印件在前，定稿在后。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。6．其它具有保存價值的聲像資料。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料。格式:全宗號－流水號。(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。5%一67第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓l練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 (二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長署名蓋董事長職章: 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 □ 文書處理程式 l (三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。 3．營業(yè)部門:由各公司總經(jīng)理室制定。 (二)文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 關(guān)系企業(yè)來往文件 第十五條 行文方式 (一)正式以公文用紙或油印