【正文】 下圖顯示了慧點(diǎn)科技構(gòu)建的知識(shí)管理體系： requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。通過文檔提供的自定義多重分類、閱讀權(quán)限分配、文檔訂閱和推薦等知識(shí)管理機(jī)制，可以有效地提高知識(shí)的傳遞和利用的效率。通過辦公系統(tǒng)中的知識(shí)管理平臺(tái)，系統(tǒng)能提供知識(shí)獲取、知識(shí)整理分類、知 識(shí)發(fā)布與協(xié)同等功能，并最終促進(jìn)企業(yè)的知識(shí)創(chuàng)新，有效地幫助企業(yè)獲得對(duì)大量信息的高效處理與利用能力，確保企業(yè)將分散在員工個(gè)人的知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)，構(gòu)建學(xué)習(xí)型企業(yè)。 圖 9 流程監(jiān)控界面 運(yùn)行交互功能 （ Run－ time interaction function）：與用戶或應(yīng)用程序進(jìn)行交互以完成 工作 的執(zhí)行。 圖 7 工作流平臺(tái)模型 工作流平臺(tái)在與辦公業(yè)務(wù)模塊的交互過程中，主要提供三個(gè)方面的功能： 流程 設(shè)計(jì)功能 （ Build－ time function） ： 提供 工作流流程及其相關(guān)活動(dòng)的定義（及模擬） 。 在介紹工作流平臺(tái)之前，我們首先需要明確兩個(gè)概念： 工作流： 業(yè)務(wù)流程的全部或部分自動(dòng)化，在此過程中，文檔、信息或任務(wù)按照一定的過程規(guī)則流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)組織成員間的協(xié)調(diào)工作以達(dá)到業(yè)務(wù)的整體目標(biāo)。上層的業(yè)務(wù)模塊是將“六要素”的內(nèi)容按照業(yè)務(wù)邏輯組合在一起，在組合過程中，需要什么樣的服務(wù)都可以直接調(diào)用四個(gè)平臺(tái)中的功能。 我們的做法是將這些功能“并排”的放置在一起，從橫向上發(fā)現(xiàn)彼此之間相似或共用的部分，比如：人力資源管理中有流程控制，固定資產(chǎn)管理中有流程控制，合同管理中有流程控制，網(wǎng)上報(bào)銷中也有流程控制；待辦事宜需要信息提醒，合同生 效、應(yīng)收 /付款、合同結(jié)束時(shí)需要信息提醒；通知公告也需要信息提醒。在作出一項(xiàng)決策之前，往往需要從各業(yè)務(wù)部門中調(diào)取各種相關(guān)的數(shù)據(jù)，然后對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，掌握數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，然后依據(jù)分析的結(jié)果作出決策；在信息化時(shí)代，各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)大多存儲(chǔ)在相互分立的各專業(yè)系統(tǒng)中，但數(shù)據(jù)的獲取、分析及展示的手段并沒有太多的提升，其根據(jù)原因在于沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和手段來獲取這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)， 自然也無法進(jìn)行任何整理、分析和展示?？蓪?duì)工作流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，提供即時(shí)的工作流統(tǒng)計(jì)、流程狀態(tài)顯示，無論是在考察企業(yè)的事務(wù)處理量，還是在事務(wù)處理的即時(shí)性方面，都可以提供第一手的數(shù)據(jù)，通過對(duì)工作流的監(jiān)控達(dá)到提升效能的目標(biāo)。 ? 圍繞“人”的使用問題，需要在易用性方面做很多考慮與設(shè)計(jì)，如門戶平臺(tái)的個(gè)性化定制、界面的簡潔直觀設(shè)計(jì)、公文審批的手寫批復(fù)、各信息系統(tǒng)中的單點(diǎn)登錄、強(qiáng)化了的特殊用戶身份識(shí) 別等。重新部署后的系統(tǒng)，仍然能象拆分前一樣和集團(tuán)總部以及其他下屬公司實(shí)現(xiàn)公文、信息的傳遞，而在這一拆分過程中整個(gè)集團(tuán)的所有系統(tǒng)都不會(huì)受到影響。對(duì)于用戶不同規(guī)模、不同應(yīng)用需求的系統(tǒng)配置要求，可根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況來進(jìn)行系統(tǒng)的模塊配置部署。在將來的產(chǎn)品發(fā)展規(guī)劃中通過產(chǎn)品的統(tǒng) requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 ? 功能強(qiáng)大 慧點(diǎn)科技 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)吸收了應(yīng)用集成和企業(yè)信息門戶的主要思想，為用戶實(shí)現(xiàn)一個(gè)集內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、知識(shí)管理、輔助辦公、決策支持輔助為一體的協(xié)同辦公平臺(tái) ，具備待辦事宜動(dòng)態(tài)顯示、多種事件提醒機(jī)制、圖形化的流程定義、筆跡保留、查詢統(tǒng)計(jì)、人員和部門的無代碼調(diào)整、各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)用的快速重組和拆分等特點(diǎn)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和用戶能夠更好地進(jìn)行電子協(xié)作、高效辦公、快速?zèng)Q策。 與其他的辦公平臺(tái)（例如 Microsoft Exchanger + ASP 或 J2EE）相比較， Domino提供了更成熟、集成度更高、各安全的集成平臺(tái)，能為協(xié)同辦公系統(tǒng)的快速、高效、可靠的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，事實(shí)上，在國內(nèi)及國際相關(guān)市場的市場， Lotus Domino始終是最被用戶接收和認(rèn)可的協(xié)同工作平臺(tái)。此外還提供擴(kuò)展功能，支持交互式 Web 開發(fā)和與現(xiàn)有的關(guān)系數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的集成。 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 11 技術(shù)平臺(tái)選擇 選擇 IBM Lotus Domino/Notes 群件系統(tǒng)作為應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫 考慮到 XXX 的規(guī)模、需求和相應(yīng)的協(xié)同辦公的復(fù)雜度，我們將基于 IBM Lotus Domino/Notes 這一目前主流辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支撐平臺(tái)來進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)。在總體應(yīng)用框架圖中，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施層包含了計(jì)算機(jī)主機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、外設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及線路、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全設(shè)施等部分。將協(xié)同辦公系統(tǒng)中的各模塊信息通過統(tǒng)一的門戶 網(wǎng)站界面，門戶具有信息發(fā)布、信息查詢及信息定制功能。 ? 經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性 在保證系統(tǒng)所采用的技術(shù)的先進(jìn)性的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)充分考慮先進(jìn)性與實(shí)用性的統(tǒng)一，對(duì)于任何一種技術(shù)的選擇，都要充分考慮到技術(shù)的性能價(jià)格比。 ? 安全性、可靠性 系統(tǒng)作為企業(yè)運(yùn)營管理的首要工作平臺(tái)，系統(tǒng)的安全性和可靠性是必須得到保證的。同時(shí)，在與企業(yè)文化建設(shè)的相關(guān)部分對(duì)執(zhí)行文化進(jìn)行相應(yīng)的引導(dǎo)。 ? 通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息共享和資源利用水平的提升 知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)知識(shí)的收集、共 享、學(xué)習(xí)、利用和知識(shí)的再生，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為知識(shí)管理體系中的重要組成部分，正是能在這些方面為企業(yè)提供幫助。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 與移動(dòng)短信網(wǎng)關(guān)集成 .....................................................................................錯(cuò)誤 !未定義書簽。 2 系統(tǒng)管理子系統(tǒng) ............................................................................................................................... 51 即時(shí)通訊子系統(tǒng) ............................................................................................................................... 52 網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng) ...................................................................................................錯(cuò)誤 !未定義書簽。 ...........................................................................................................錯(cuò)誤 !未定義書簽。 具體的說，就是需要能夠幫助 XXX 實(shí)現(xiàn)如下方面的具體目標(biāo)： ? 通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)個(gè)人辦公效 率的提升 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文管理、日常辦公、個(gè)人事務(wù)管理等功能是員工提高協(xié)作能力、提高辦事效率的重要工具。 ? 通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策能力的提升 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施后， XXX 的職能部門可以在系統(tǒng)中，利用企業(yè)信息門戶的信息集成功能，對(duì)各種業(yè)務(wù)過程中 涉及到的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行任意條件的查詢，以準(zhǔn)確、快捷地獲取所需信息，并可對(duì)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位、多角度的統(tǒng)計(jì)和分析，為XXX 的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持信息，從而為提升 XXX 的科學(xué)決策水平提供了有力的工具支持。 而在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，從信息系統(tǒng)應(yīng)用水平較好、業(yè)務(wù)流程具有典型意義的部門和業(yè)務(wù)入手，在實(shí)施過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好充分準(zhǔn)備后，再著手在全公司范圍內(nèi)推廣，是信息系統(tǒng)推廣實(shí)施的普遍規(guī)律。 系統(tǒng)的技術(shù)方案要能將現(xiàn)有各種資源和應(yīng)用系統(tǒng)有效地集成在一起，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)要合理，要具有良好的可擴(kuò)展性，由于 IT 領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展十分迅速，應(yīng)用環(huán)境，系 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 ? 易用性 為了確保企業(yè)中具有不同計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的人員均能夠?qū)Ρ鞠到y(tǒng)快速地掌握并進(jìn)行方便地使用，要重視用戶界面的友好性和方便性。該系統(tǒng)的搭建，是實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作的的重要手段，能切實(shí)的提供強(qiáng)大的信 息處理功能，并為公司 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效率管理進(jìn)而全面提升企業(yè)管理能力提供幫助。為了使系統(tǒng)管理的效率更高、更方便，在方案中將系統(tǒng)管理的內(nèi)容分為兩個(gè)方面：一方面，對(duì)于系統(tǒng)初始信息設(shè)置、系統(tǒng)日常維護(hù)等管理內(nèi)容，系統(tǒng)將提供專門的管理工具供系統(tǒng)管理人員使用；另一方面，對(duì)于人員權(quán)限設(shè)置、人員部門劃分等與實(shí)際業(yè)務(wù)緊密相連的管理內(nèi)容，則交給各部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員來控制。 工作流自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)工具 Lotus Notes 實(shí)現(xiàn)工作流自動(dòng)化具有比較強(qiáng)大的功能?？梢耘c桌面應(yīng)用軟件、關(guān)系數(shù)據(jù)庫、傳真機(jī)上的信息以及其它郵件系統(tǒng)集成。 基于以上理由，我們認(rèn)為采用 Lotus Domino/Notes 構(gòu)建 XXX 辦公系統(tǒng)平臺(tái)的一個(gè)比較理想的軟件平臺(tái)。 通軟聯(lián)合 Go 統(tǒng)一通訊 信息服務(wù) 平臺(tái) GoCom 是一種靈活的融合信息服務(wù)的解決方案，可以提供更有效的數(shù)據(jù)服務(wù)的創(chuàng)建、部署及管理途徑。 ? 集中式的 IM 管理方案 支持 LDAP 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，可實(shí)現(xiàn)用戶目錄的同步管理；可針對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行控制；支持遠(yuǎn)程管理；支持對(duì)短信功能的權(quán)限管理和費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。 圖 3 應(yīng)用拆分前的辦公系統(tǒng) 在某集團(tuán)型企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的部署過程中，由于其 下屬公司較多，因此，起初由 A、 B、 C 三臺(tái)服務(wù)器分別運(yùn)行集團(tuán)總部及其下屬公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中在服務(wù)器 C 上運(yùn)行有三個(gè)下屬公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 圖 5 “以人為本”的設(shè)計(jì)思想 在上述設(shè)計(jì)思路中，突出了信息系統(tǒng)中的四個(gè)關(guān)鍵因素，即人的因素、業(yè)務(wù)流程因素、信息因素和應(yīng)用因素，其中將人的因素放在最重要的位置，充分體現(xiàn)了以人為本的設(shè)計(jì)思想。 在這樣的大背景下， XXX 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 尤其是協(xié)同辦公系統(tǒng)，不能夠僅僅從滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的角度出發(fā)，而應(yīng)在更大背景下進(jìn)行設(shè)計(jì)。在這一意義上，工作流引擎的設(shè)計(jì)是業(yè)務(wù)流程重組 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 企業(yè)辦公業(yè)務(wù)中的所有工作都由這六個(gè)要素的全 部或部分組成。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。例如發(fā)文管理需要利用工作流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件的審批流程；利用即時(shí)消息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)審批消息的傳遞、提醒和溝通；利用知識(shí)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件進(jìn)入企業(yè)知識(shí)庫供查詢利用；利用安全平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件處理的安全、可信。 慧點(diǎn)科技辦公系統(tǒng)中工作流平臺(tái) 的核心部分是工作 流引擎， 工作流 引擎是驅(qū)動(dòng)流程流動(dòng)的主要部件，它負(fù)責(zé)解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實(shí)例，控制流程流動(dòng)的路徑，記錄流程運(yùn)行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運(yùn)行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。 運(yùn)行控制功能 （ Run－ time control function）：提供工作流流程的管理，并根據(jù)流程定義控制活動(dòng)的執(zhí)行次序。當(dāng)有員工不在線時(shí)，其他員工可以給其留言、發(fā)短信。 慧點(diǎn)科技提供的辦公系統(tǒng)將依托知識(shí)管理平臺(tái)，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識(shí)管理的功能。新的做法是基于知識(shí)推送理念，讓知識(shí)主動(dòng)去“找”需要的人。辦公系統(tǒng)由于保存了企業(yè)大量的管理信。 這種加強(qiáng)還體現(xiàn)在提高知識(shí)管理的主動(dòng)性方面。知識(shí)管理只能被看做是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的一種通用機(jī)制，我們把這種機(jī)制就定義為知識(shí)管理平臺(tái)。 即時(shí)消息平臺(tái) 平臺(tái)支持采用 與即時(shí)通訊平臺(tái)集成實(shí)現(xiàn) 統(tǒng)一消息平臺(tái)，用于公司內(nèi)部員工之間在線的交流。流程定義工具中提供了會(huì)簽、流程嵌套、多選一流程等功能的支持，可以根據(jù)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)模塊中對(duì)流程的要求，定義出應(yīng)用到業(yè)務(wù)中的工作流。 簡單來說， 工作流是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程 ； 工作流管理是對(duì)工作流優(yōu)化的思想和技術(shù)；而工作流 平臺(tái)就 是支持工作流管理的 功能集合。關(guān)于第一個(gè)方面，這不是個(gè)技術(shù)問題，而是個(gè)方法論的問題，它需要通過用戶的使用來檢驗(yàn)，在此我們不做過多的分析。這就是我們前面提到的“四平臺(tái)”，即工作流平臺(tái)、即時(shí)消息平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)和安全管理平臺(tái)。 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 21 第 2章 辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)模型 根據(jù) XXX 的信息化建設(shè)的要求和初步交流的情況，并結(jié)合慧 點(diǎn)多年來的辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，在本項(xiàng)目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起 XXX辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)模型，即“六要素四平臺(tái)”模型。究其原因，就是缺少一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作調(diào)度系統(tǒng)?，F(xiàn)代企業(yè)管理的核心就是企業(yè)管理制度，各種各樣的制度的核心大多體現(xiàn)了制度化、流程化的管理要求，建立 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) ，首先可以通過系統(tǒng)中提供的各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程，將企業(yè)管理制度以實(shí)體的形式固化下來，建立并鞏固現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，提升企業(yè)管理制度的剛性 ，規(guī)范企業(yè)員工的行為，防止人為因素導(dǎo)致的企業(yè)管理不 規(guī)范；同樣隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷深入，企業(yè)管理流程必然會(huì)進(jìn)行一定的 調(diào)整，而信息系統(tǒng)在使用過程中，以其特有的安全保證措施，可以大幅度簡化事務(wù)處理流程，減少人為記錄、確認(rèn)等環(huán)節(jié)，提高辦公效率，優(yōu)化企業(yè)事務(wù)處理流程以及各項(xiàng)管理制度。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M?；埸c(diǎn)科技依賴于經(jīng)過多年調(diào)研與實(shí)踐開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)公司用戶的特點(diǎn)研發(fā)完成基于多服務(wù)器、多應(yīng)用的體系架構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，解決了大型企業(yè)在實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)經(jīng)常遇到的如下問題： 問題