【正文】 光盤檔案保管的環(huán)境溫度應(yīng)為14℃～24℃，相對濕度為45%～60%；（3）預(yù)防有害因素的影響。1電子檔案的含義：電子檔案是在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。主要內(nèi)容包括：會議屆次，會議時間、地點、主持人、參加人，會議議程，討論與會議決策事項以及選舉結(jié)果。①大事記。⑤提供咨詢服務(wù)。①閱覽室提供利用。提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問題的利用者提供服務(wù)；利用檔案是利用者為了研究和解決問題，以閱讀、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案。 文書的擬辦是對文件的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時參考。四、 請批、批答函：函是不相隸屬機關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文五、 計劃（一）特點：針對性、預(yù)見性（二）類型：按內(nèi)容分、按范圍分、按時間分、按性質(zhì)和作用分（三）結(jié)構(gòu)：文章式（分條列項地編寫成文）、表格式（四）文章式計劃的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部正文構(gòu)成：前言+主體+結(jié)尾結(jié)尾：提出執(zhí)行要求展望前景不寫結(jié)尾自行確定（五）注意事項：注意深入領(lǐng)會黨和國家的有關(guān)方針、政策和法律精神注意從本部門的實際情況出發(fā)，不脫離現(xiàn)實，不把任何指標(biāo)訂得過高或過低；計劃的目的、任務(wù)、指標(biāo)、措施、步驟要制定得具體明確，以便于落實和監(jiān)督檢查語言簡潔明了，樸實自然六、 總結(jié)按性質(zhì)和作用分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部 正文：前言+主體+結(jié)尾 前言介紹基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績 主體包括成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等 尾部包括落款和成文日期注意事項：正確的指導(dǎo)思想；堅持實事求是（增強科學(xué)性和可信性）；分清主次、突出重點；語言簡明、準(zhǔn)確七、述職報告述職報告是書面報告特點：個人性、真實性（述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據(jù)）；通俗性八、 講話稿特點：內(nèi)容針對性強；語言平易通俗；交流具有互動性注意事項：以聲音充當(dāng)媒介內(nèi)容要有針對性觀點鮮明，主題明確語言通俗生動九、市場調(diào)查報告 特點中的典型性主要體現(xiàn)為兩點：一是對調(diào)查得來的所有材料，要進行科學(xué)地分析研究，從中找出有規(guī)律性的東西，反映市場變化的內(nèi)在規(guī)律；二是報告的結(jié)論要準(zhǔn)確可靠，在結(jié)論基礎(chǔ)上提出的建議必須切實可行，有較為廣泛的適應(yīng)性和可操作性 正文是主體部分，包括情況部分、預(yù)測部分、建議部分（是市場調(diào)查報告的落腳點） 尾部：重申論點，加深認識，沒有尾部 市場調(diào)查是市場調(diào)查報告寫作的前提和基礎(chǔ)十、招標(biāo)書（一）概念：招標(biāo)書又稱招標(biāo)說明書，是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競爭從而達到優(yōu)選投標(biāo)人的一種告知性文書。（漢字數(shù)碼）②第一、第二，指導(dǎo)其利用信息的服務(wù)方式如問題解答、事實咨詢服務(wù)、利用者教育服務(wù)。、經(jīng)常性、廣泛性和時效性特點。選題是信息開發(fā)的起點和目標(biāo)。（7）調(diào)查報告。篇目索引用于指明信息的出處；內(nèi)容索引摘錄信息中的事件、人名、地名等。以此信息開發(fā)，主要是將無序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔?，提高信息的利用率，如剪報、外文文獻編譯。缺點：影響了其廣泛推廣，花費大量的人力、物力和時間。：（1）傳統(tǒng)預(yù)算法。（3）目標(biāo)相關(guān)性原則。4．政府采購遵循的原則：公開、公正、公平、效益及維護公共利益的原則。⑴優(yōu)化勞動組合⑵定員定編⑶工作定額⑷定量考核：購買和租用。(5)在計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進展和質(zhì)量。 （7） 從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。方法型計劃描述了業(yè)務(wù)單位或部門必須完成某項具體的委派而要履行各項任務(wù)的方法和順序。、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進行的一項工作。（2）查找問題的原因。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。12. 突發(fā)事件的預(yù)防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。10. 如果事故中有人受傷，涉及的每一個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。2. 工作程序: 無論是復(fù)雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義→評價→分析→改進→實施 第一步：確定問題；第二步：分析有關(guān)資料；第三步：確定造成問題的可能原因；第四步：提出可能的解決方案（詳見圖）：⑴工作流程不應(yīng)該受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛⑵流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負責(zé)⑶福建的次數(shù)越少越理想5. 工作流程分析改進的基本步驟: 工作流程分析與改進的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？②應(yīng)在何處（改進的目標(biāo)）？③如何到達該處（改進的方法）？，并帶來危險，需要立即采取應(yīng)對措施，盡量控制。11.⑴分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求①面積、空間大小。（3）有利于工作順利完成。（7）在寬松的社會環(huán)境中工作，也需要不同企業(yè)實施多種模式的工作方式。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團隊。在國內(nèi)，與國人之間交往時，我們還是要遵守這一習(xí)慣。上面印有公司名稱的物品也不宜作為禮物送給美國人。⑸俄羅斯 送女士鮮花最好，忌諱雙數(shù)，他們對白酒很能欣賞，俄羅斯人忌諱數(shù)字是13和星期五。（2）衣著要整齊。①形式隨意②很受人們喜愛①按順序取菜②按量取菜③顧及他人的利益①酒會，顧名思義，是以酒水為主。如果備有大勺子，你可以用叉子挑起幾根面條，左手持勺，勺面抵住叉子尖，轉(zhuǎn)動叉子，面條就繞在叉子上了，你便可以一口吃下它。①使用刀叉的方法，左手持叉，右手持刀，胳膊肘不要上桌。如果放在盤子旁邊，就意味著結(jié)束進餐了，服務(wù)員將把你的餐具收走。目的是為了讓大家都有結(jié)交新朋友的機會。第一排人員既要考慮身份，也要考慮是否能都攝入鏡頭，一般來說，兩邊均由主方人員把邊）⑸會見會談 在會見會談時，主方應(yīng)提供飲料。（雙邊會談通常用長方形或橢圓形的桌子，多邊會談采用圓桌或擺成方形。會談的內(nèi)容比較正式，而且專題性較強。，上述五種方法可以交叉采用。第二章 事務(wù)管理接待1涉外接待的原則①不卑不亢，不卑不亢是涉外接待時我們應(yīng)始終堅持的原則，作為個人，保持不卑不亢的態(tài)度，是高貴人格的體現(xiàn)；②依法辦事，國際間的交往合作都要依法而行，不僅遵守我國的法律，也要遵守對方國家的法律，特別是我國加入WTO以后，對外貿(mào)易交往還要遵守WTO的各項規(guī)則；③內(nèi)外有別，有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密；④尊重個人，強調(diào)以人為本，人是生而平等的，個人尊嚴不容侵犯；尊重個人的理念，喝多酒喝少是你個人的選擇，與主人的臉面沒有關(guān)系，相反主人是要尊重客人選擇的；⑤女士優(yōu)先，這一禮儀由來已久人們認為它是男士紳士風(fēng)度的一種體現(xiàn)。5 通常所有反饋數(shù)據(jù)的分析報告需遞交給主管領(lǐng)導(dǎo)。5 構(gòu)成有效會議的要素：清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r間、合適的地點、恰當(dāng)?shù)男问?、順暢緊湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會人員、參會人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制力、合理的內(nèi)容安排。B、參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人。4 企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。3 會議應(yīng)急方案的特點：有的放矢、預(yù)防為主、留有余地。大中型會議事先要安排好醫(yī)護人員在會場應(yīng)急。2 會議文件審核的內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件的具體內(nèi)容，2 審核會議文件的具體內(nèi)容包括：審核會議文件與會議主題的關(guān)系，偏離會議主題的內(nèi)容要進行修改和提煉；審核會議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否與實際相符；提交會議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進行了會商。C、主席臺桌上左側(cè)放置姓名臺簽。1 大中型會議座位安排：劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識牌、指示牌、座位名簽等，使與會人員順利入座。會場內(nèi)可以配備高速傳真機。E、視頻會議的局限：準(zhǔn)備時間長，投入成本高，沒有互動效果。 電話會議適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)。議題是對會議主題的細化。B、打破了空間的限制。E、做好會議信息準(zhǔn)備。1 電話會議語言使用應(yīng)該注意：A、內(nèi)容集中、體現(xiàn)會議主題。中小型會議在會議廳、會客室、會議室進行，可以擺放成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、長方形和T字形等，使與會人員坐的比較緊湊，便于討論和發(fā)言。B、找出原因，尋求解決方法。3 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的效果檢查時應(yīng)注意：3 要堅持與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反映；溝通在會前、會中、會后要突出各自的重點。E、會議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、可靠、穩(wěn)定、迅速。4 會議經(jīng)費的類型包括：與會人員交費，參展商交費，聯(lián)合主辦者交費，廣告贊助和捐助，公司分配，其他收入項目。C、員工將自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。5 撰寫新聞稿件應(yīng)注意及時準(zhǔn)確、送領(lǐng)導(dǎo)審核。5 會議評估力求科學(xué)高效。D、對與會人員名單要精益求精。 商務(wù)人員在涉外接待工作中應(yīng)堅持依照禮賓次序來處理自己所遇到的一切情況，這是唯一切實可行而又合乎禮儀規(guī)范的做法。）邀請一般采用書面形式②準(zhǔn)備工作（搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況，如總?cè)藬?shù)、是否包括主賓的配偶、來訪人遠的職務(wù)、性別、禮賓次序等情況）③善始善終，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。會見時，座位安排通常為半圓形，主人主賓并排而坐。秘書應(yīng)該在大門處迎接，引領(lǐng)客人抵達會談地點。②點菜時不僅要考慮得到外賓宗教信仰而來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。②入座