【正文】 指定人事管理和辦公、行政管理的有 關(guān)規(guī)章制度 15 16 第二章 前臺接待管理 17 一、接待主管崗位職責(zé) 職責(zé) 1 制定 前臺 接待 工作 年度計劃，報 行政 部 經(jīng)理 審批 職責(zé) 3 對 前臺接待專員 進行有效的培訓(xùn) 和指導(dǎo) ，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì) 職責(zé) 4 協(xié)助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實情況 職責(zé) 5 主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦 職責(zé) 6 參加行政例會，及時了解員工的思想動態(tài)及困難，及時采取解決措施 職責(zé) 7 受理直接下級上報的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理 職責(zé) 8 與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動等 職責(zé) 9 督導(dǎo)迎送工作，檢查前臺接待專員的儀表儀容、勞動紀律、禮儀及工作效率 職責(zé) 10 負責(zé)向行政經(jīng)理提請對前臺接待專員績效考核的建議并協(xié)助實施考核 職責(zé) 11 負責(zé)檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作 職責(zé) 2 協(xié)助制定 前臺 接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程 及 各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行 職責(zé) 12 正確傳達上級指示，及時對下級工作中的爭議做出裁決 職責(zé) 13 協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會公共關(guān)系 職責(zé) 14 負責(zé)前臺接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事件的處理 18 19 二、接待專員崗位職責(zé) 職責(zé) 1 服從前臺接待主管的領(lǐng)導(dǎo)， 按規(guī)定的程序與標準向 客人 提供一流的接待服務(wù) 職責(zé) 3 熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非保密信息 職責(zé) 4 負責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 職責(zé) 5 負責(zé)公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存 職責(zé) 6 配合接待主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字工作 職責(zé) 7 負責(zé)管理前臺辦公用品及辦公設(shè)備的 清潔保養(yǎng) 職責(zé) 8 維護前臺區(qū)域內(nèi)的整潔，進行該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養(yǎng) 職責(zé) 9 執(zhí)行公司考勤制度，負責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡 職責(zé) 10 負責(zé)員工出差預(yù)訂機票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記 職責(zé) 11 對工作中出現(xiàn)的各種問題及時匯報，提出工作改進意見 職責(zé) 2 負責(zé)訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理 職責(zé) 12 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時工作 20 三、客人來訪登記表 1．公司前臺來訪客人登記表 21 年 月 日 序號 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 是否預(yù)約 被訪人 事由 時間 備注 姓名 部門 到達 離開 1 2 3 4 5 ? 編制： 審核： 2．前臺接待來訪記錄表 來訪人 姓 名 來訪人 單 位 來訪 時間 接待人 接待 內(nèi)容 簡況 處理意見： 處理結(jié)果： 編制： 審核： 3．物業(yè)公司前臺來客登記表 年 月 日 22 序號 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 聯(lián)系方式 是否預(yù)約 被訪單位及 被訪人姓名 來訪 事由 時間 備注 進入 離開 1 2 3 4 5 ? 編制： 審核： 四、 前臺 接待 日志 表 23 日期 年 月 日 記錄人 考 勤 記 錄 姓名 簽到時間 姓名 簽到時間 收發(fā)記錄 接待記錄 電話記錄 備注 編制： 審核： 五、函件收發(fā)登記表 24 1． 信函與快件簽收登記表 日期 來件單位 編號 數(shù)量 密（速）級 接受部 門 簽收人（簽字） 編制： 填表人： 2． 信函與快件寄送登記表 日期 送寄部門 編號 數(shù)量 密（速）級 送達單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 25 六 、前臺接待管理流程 1．預(yù)約客人來訪接待工作流程 ① 整理當(dāng)天 預(yù)約記錄 告知來訪者情況 開始 結(jié)束 前臺接待主管 前臺接待專員 客人 各職能部門 ② 確認與提醒 訪問事宜 來訪 ③ 來訪登記 ④ 通知被 訪者 客人等待 接待來訪 客人 ⑤ 確認來訪 告知相關(guān)事宜 準備接待 來訪客人 ⑥ 引領(lǐng)會見 配合 送走客戶 ⑦ 來訪信息錄入， 記錄匯總 審核 ⑧ 存檔 26 2． 來電轉(zhuǎn)接流程 27 開始 撥通電話 結(jié)束 前臺接待專員 外部單位人員 各部門或員工 ① 聽到電話鈴響 ② 拿起話筒接聽 ③ 傾聽來電事由 明確被訪人在否 ④ 處理 范圍內(nèi) 范 圍 外 ⑤ 轉(zhuǎn)接 接電 在單位 不在 ⑥ 告知情況 ⑦ 留言記錄 28 29 七、收發(fā)文件管理流程 1．信函收發(fā)工作 流程 開始 ① 接收信函 審核 ② 登 記 審核 ③ 分 信 接 收 ⑤ 回 信 ⑥ 寄 信 結(jié)束 有 無 ④ 拆 信 ⑦ 登記信息 是否有明確收信人 行政部經(jīng)理 前臺接待專員 各職能部門 30 2．接收信函、快件工作流程 各職能部門 前臺接待專員 前臺接待主管 外部單位 31 開始 ② 登 記 ③ 篩 選 ④ 分 送 結(jié)束 發(fā)來信函、文件 ① 簽 收 接 收 ⑤ 記錄存檔 32 3． 寄送信函、快件 工作 流程 開始 ③ 登 記 ④ 聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 處理發(fā)送 結(jié)束 前臺接待主管 前臺接待專員 各職能部門 外部單位 ① 交待寄送信函、文件事宜 ② 簽 收 ⑤ 接到服務(wù)要求 33 4． 傳真發(fā)文工作 流程 開始 ① 提出申請 審批 結(jié)束 ② 登 記 ③ 發(fā)傳真 ④ 原件存檔 填寫申請表 行政部經(jīng)理 前臺接待專員 員工 34 5．傳真收文 工作流程 開始 ① 收 文 簽收 結(jié)束 ② 登 記 ③ 復(fù) 印 ⑤ 轉(zhuǎn)交文件 ④ 存 檔 接收 行政部經(jīng)理 前臺接待專員 各部門或員工 35 6．收文背簽 流程 開始 ① 遞交文件 結(jié)束 ② 簽 字 審核 ③ 轉(zhuǎn) 交 ④ 存 檔 總經(jīng)理 前臺接待專員 各部門或員工 36 37 八、前臺接待流程 看到客人，禮貌招呼 開始 問明來訪事由，登記 通知被訪人 安排客人等待地點 引領(lǐng)客人到達等待地點 奉茶或飲料，請客人稍等 微笑離開 結(jié)束 38 九、來電處理流程 39 電話接通，禮貌招呼 開始 問明來電事由 電話處理 結(jié)束 電話留言記錄 電話記錄歸檔 40 第三章 辦公事務(wù)管理 41 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 職責(zé) 1 組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核 職責(zé) 3 負責(zé)組織辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制辦公成本費用等工作 職責(zé) 4 建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度 職責(zé) 5 負責(zé)公司的各種 公章證照管理，并負責(zé)使用登記和年檢工作 職責(zé) 6 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況