【正文】 所以一卡在手，行事方便。　　，最好購(gòu)買月票　　當(dāng)你因公經(jīng)常要往返于某地與某地時(shí)，最好是購(gòu)買些地方的月票，因?yàn)檫@樣能省掉一次次買票的麻煩，實(shí)在值得。　　7.用檔案夾做墊板　　在車上看資料時(shí)，經(jīng)常需要在上面寫東西，這時(shí)，如果公事包內(nèi)備有檔案夾，可當(dāng)做墊板使用，實(shí)在是再好不過。　　你最好利用通勤時(shí)間查看手冊(cè)中的預(yù)定工作欄。　　掛鉤附近和車廂中間不一樣，很少有人擠在一起。舉例來(lái)說(shuō)，如果把手表朝向手腕內(nèi)側(cè)，站在車上看書時(shí)，只要稍稍瞄一眼，就可以知道時(shí)間。　　舉例來(lái)說(shuō)，從電視上的各種講座開始著手，就是一個(gè)很好的方法。 30. ICRT的新聞節(jié)目最適合短時(shí)間學(xué)習(xí)英語(yǔ)　　一定有很多人都收聽I(yíng)CRT(國(guó)際社區(qū)電臺(tái))的廣播節(jié)目，以收集英語(yǔ)信息和學(xué)習(xí)英語(yǔ)。　　忙得沒時(shí)間看書的人，可以請(qǐng)家人代為錄音，然后自己再用“耳”來(lái)讀。　　這種變無(wú)意義為有意義的記憶法，經(jīng)常被用來(lái)記憶數(shù)字，利用這種方法，盡量將工作上用得到的電話號(hào)碼記下來(lái)，要聯(lián)絡(luò)事情時(shí)就省得再翻電話簿。　　26.隨身攜帶口述錄音機(jī)　　作家邊走邊構(gòu)思小說(shuō)情節(jié)，科學(xué)家在散步時(shí)獲得發(fā)明靈感，這類故事經(jīng)?？陕?。放置電話的位置，也會(huì)對(duì)工作的流程造成影響。　　21.電話接通后先報(bào)上自己姓名〖HT5”，5SS〗撥錯(cuò)號(hào)碼的電話，只會(huì)令人感到莫名其妙而已，要是開始雙方都沒發(fā)覺到，等彼此說(shuō)上好半天才知道打錯(cuò)電話，不只造成時(shí)間的浪費(fèi)，而且，也會(huì)弄得心情格外煩躁不安?！边@樣，你的同事外出時(shí)，就會(huì)順便幫你買回來(lái)。　　18.在電話答錄機(jī)留話，要說(shuō)明打電話的目的　　有些人一聽到對(duì)方是以電話答錄機(jī)留話，就只說(shuō)：“我是某某人，我再打電話來(lái)?！　∫虼耍捎糜?jì)時(shí)計(jì)費(fèi)的電話，是一種很好的方法。商業(yè)電話具有許多優(yōu)良的功能，要積極加以利用才是。　　13.與對(duì)方約好回電的時(shí)間　　電話中事情談到一半時(shí)，對(duì)方說(shuō)：“一會(huì)兒再給你回電。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵只要不斷地接受廣播的刺激，在提高語(yǔ)言能力上，也有很大的幫助。的確，在電視機(jī)前睡覺，很容易無(wú)所事事地度過一天。　　7.看錄像時(shí)，可以使用快速回轉(zhuǎn)〖HT5”，5SS〗若談起前面提過的，以快速回轉(zhuǎn)看錄下來(lái)的電視節(jié)目，大概會(huì)有很多人以為，那些跳過不看的部分都是插播廣告，不過，不插播廣告的NHP節(jié)目你也可以“跳看”。　　5.用過的錄音帶不要重復(fù)使用　　有人認(rèn)為，卡式錄音帶的最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠洗掉重錄，多次的反復(fù)使用。若是沒有這種自信的人則可先以同樣音量來(lái)聽，慢慢的再把英語(yǔ)的音量調(diào)高。　　□ 信息促效法 　　1.以自己喜愛的音樂做鬧鐘　　一早愉快舒暢的醒來(lái)，將會(huì)大大地提高當(dāng)天的工作效率，所以，如果不用鬧鐘，而把自己喜愛的音樂卡帶放在錄音機(jī)中，并設(shè)定在起床時(shí)間，這也是一種很妙的方法。　　這里有一個(gè)秘訣是，與其喝酒不如說(shuō)話，喝酒只要表示意思就可以了。這也就是說(shuō)，事先定下結(jié)束時(shí)間，是非常重要的。　　不過，如果不知道會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼，就是想聯(lián)絡(luò)也沒辦法。要提高會(huì)議的效率，最好是使用會(huì)議桌椅。這樣，彼此都可以徹底地活用人際關(guān)系網(wǎng)。　　這樣借機(jī)與不同行業(yè)的人碰面，可以獲得各種信息與知識(shí)，非常新鮮有趣?！币痪湓捑土私Y(jié)了，可是若以后者的說(shuō)法傳達(dá)自己的意圖，她就會(huì)問：“您需要的訂位已沒有，其它車廂的座位可以嗎?”　　得以靈活的應(yīng)變處理。這樣日積月累就能完成一本“實(shí)用工作手冊(cè)”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。　　不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要“先想好要說(shuō)的話，才把人叫過來(lái)。比如說(shuō)兩點(diǎn)開會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而來(lái)。　　26.選擇下午時(shí)間與人會(huì)談　　與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時(shí)間，因?yàn)檫@樣可以避免占用有效利用的時(shí)間。　　在與長(zhǎng)舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定時(shí)間。　　23. 以“請(qǐng)問你有何貴事?”這句話會(huì)打斷廢話太多的電話　　在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來(lái)說(shuō)了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗(yàn)。如果用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置很難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)很容易發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象?！啊稹北硎久磕昙目ㄆ娜?，“△”表示已寄了好幾年卻一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無(wú)所謂的人，此外，“□”表示目前不在國(guó)內(nèi)的人。　　16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便　　采用名片大小的卡片做活頁(yè)式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真機(jī)號(hào)碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團(tuán)體名。舉例來(lái)說(shuō)，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁(yè)，但是這種活頁(yè)式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時(shí)借此加深對(duì)他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。　　當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對(duì)方的名片上書寫他的專長(zhǎng)、興趣、資歷等等，這么一來(lái)，要找人才就輕松多了。　　此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊(cè)。　　59.即使貴一點(diǎn)，對(duì)電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價(jià)格急速降低，有不少人除了文書處理機(jī)外，還在家里自備傳真機(jī)、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。　　56.即使價(jià)錢貴一點(diǎn)，也要選用高及天花板的書架　　一般來(lái)說(shuō)，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。如此一來(lái)，隨時(shí)隨地都不會(huì)缺少必要的文具用筆。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時(shí)狀況而準(zhǔn)備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會(huì)有所不便。　　而且，這樣對(duì)眼睛也不好。　　如果任由他人隨便動(dòng)自己辦公桌上的東西，工作效率就會(huì)顯著下降。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說(shuō)，以自己的方式來(lái)處理例行公事。　　在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會(huì)再次提起干勁。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時(shí)間內(nèi)，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或準(zhǔn)備某項(xiàng)考試，因此可隨身攜帶小型錄音機(jī)。　　39.活頁(yè)式手冊(cè)既能插換頁(yè)數(shù)，又能縮短找尋資料的時(shí)間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁(yè)式手冊(cè)?！　“捶N類準(zhǔn)備不同的磁碟片，不會(huì)花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。而且，剛從繁重的工作中解放出來(lái)，心情為之一松，往往會(huì)產(chǎn)生許多絕妙的靈感。　　32．寫報(bào)告時(shí)，先將問題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫報(bào)告時(shí)，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個(gè)影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費(fèi)時(shí)間，反而耽誤了工作進(jìn)度。 　　29. 在活頁(yè)紙上寫上大標(biāo)題　　活頁(yè)式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫上大標(biāo)題，比如“效率法”之類的大標(biāo)題，其下寫上“收集資料”之類的中標(biāo)題，接著按照標(biāo)題分別列出小標(biāo)或?qū)嵭兄械狞c(diǎn)子?？讛?shù)太少，紙張撕破的危險(xiǎn)性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活頁(yè)紙。　　存檔時(shí)，如果發(fā)覺新點(diǎn)子比舊點(diǎn)子更好，就將新的存檔，舊的作廢。　　23．日后還會(huì)使用的資料要收到“暫時(shí)檔案”里　　從筆記本抽出已處理完畢的活頁(yè)紙，或許不會(huì)馬上用，不過偶而也會(huì)有再度派上用場(chǎng)的可能，像這樣的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復(fù)印，自行判斷分類歸檔。　　20．深度太高的書架，只會(huì)造成空間與時(shí)間的浪費(fèi)〖HT5”，5SS〗以排列A4大小的書籍來(lái)說(shuō)，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書架，深度大都高達(dá)三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的原因之一。　　18．把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印〖HT5”，5SS〗在現(xiàn)代的辦公室中，OA機(jī)器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動(dòng)點(diǎn)腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說(shuō)，利用橡皮印。　　可是有些雜志自從創(chuàng)刊以來(lái)，已達(dá)幾百期，過期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。因此，事先決定“購(gòu)買庫(kù)存量”，再根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。它和一般橡皮擦最大的不同點(diǎn)在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。　　因此，從必用的參考文獻(xiàn)中，事先印下認(rèn)為需要的資料，編成一本“專屬用書”。　　如果有兩側(cè)打孔的活頁(yè)紙，在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂而不為呢?　　8．參考書籍在復(fù)印出所需資料后，要立刻歸位　　書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當(dāng)然會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。像這樣將經(jīng)濟(jì)使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化，在交待工作的時(shí)候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩。大套書籍所以被人敬而遠(yuǎn)之的原因之一，在于難以放在普通的書架上。當(dāng)然，有時(shí)也會(huì)使用一般的筆記本。哈佛時(shí)間管理法則　　一、辦公促效法 　　□ 促效法 　　1．將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái)　　最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF)，即為功能之因此，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。不過，從講究效率的觀點(diǎn)來(lái)說(shuō)，活頁(yè)紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁(yè)紙的單面。只要向下排置，就可以解決這個(gè)困擾。　　不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡(jiǎn)略化。書架要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。先將資料整理成一冊(cè)，高效率地進(jìn)行工作。　　一旦習(xí)慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。　　15．記下常用文具的商品號(hào)碼　　前面講過，利用目錄來(lái)選購(gòu)文具的方便。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時(shí)加以檢索。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應(yīng)俱全)。　　在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。但是，并不是馬上收到最后分類的活頁(yè)夾檔案中，而是收到“暫時(shí)檔案”里。久而久之，活頁(yè)夾中的資料就會(huì)越來(lái)越豐富。此外，二十六孔的活頁(yè)紙歸檔時(shí)也非常簡(jiǎn)便。　　如果記載事項(xiàng)無(wú)法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁(yè)紙上同樣的寫上大標(biāo)題、中標(biāo)題并且按順序編上號(hào)碼，這么一來(lái)，即使筆記散亂無(wú)序，只要看到標(biāo)題就可以了解其內(nèi)容。　　所以一旦有必須查閱的事項(xiàng)，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。想好了整個(gè)結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機(jī)和文書處理機(jī)，就可以迅速地完成草稿工作。　　37. 以不同顏色的標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片　　雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無(wú)法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行哪些工作，就馬上記在手冊(cè)上。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進(jìn)行。重要的是，如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會(huì)心生厭煩，而且工作效率也會(huì)一落千丈。　　在動(dòng)腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。　　48.過暗或過亮的工作場(chǎng)所都會(huì)導(dǎo)致效率低落　　當(dāng)因出差必須投宿旅館時(shí)，可隨身攜帶折疊式的臺(tái)燈，因?yàn)橐话懵灭^的照明大部分都過暗。這雖然是最普通的常識(shí)，不過如果桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺(tái)燈移置右側(cè)，請(qǐng)務(wù)必遵守“臺(tái)燈左放”原則。而回來(lái)之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。　　在家里或上下班的車上看書時(shí)，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來(lái)的靈感，如果手上隨時(shí)有筆的話，效率會(huì)非常的高。在選購(gòu)書架之際，即使多花一點(diǎn)錢，還是可選用高及天花板的尺寸。　　只要能夠運(yùn)用自如，對(duì)電腦設(shè)備的投資，絕對(duì)是值得的。　　3.與人會(huì)面選在書店最適合　　與人會(huì)面時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會(huì)面處。　　5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息　　出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)間，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，只是平常不太會(huì)感覺到，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時(shí)間，一累積起來(lái)，也是相當(dāng)可觀的。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個(gè)字，這一點(diǎn)是非常重要的。　　最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。　　13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上　　最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時(shí)候，也會(huì)順便寫上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等等。　　這些資料一目了然，可以說(shuō)是效率很高的通訊錄。　　將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進(jìn)行工作。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。　　在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問你有何貴事?”來(lái)打斷對(duì)方的話頭，以便趕快進(jìn)入主題。等到手表響起，你就說(shuō)：“實(shí)在很抱歉，我另外有急事。　　上午是開始一天工作的時(shí)段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達(dá)到很高的工作效率。如果等到遲到者全來(lái)了之后才開始開會(huì)，等于使其他準(zhǔn)時(shí)而來(lái)的人都損失十分鐘，造成時(shí)間大量的浪費(fèi)?！倍议_口時(shí)，要先從結(jié)論說(shuō)起，這樣，對(duì)方就會(huì)知道談話重點(diǎn)所在，不但不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，也比較不會(huì)發(fā)生誤會(huì)。　　33.多關(guān)心女職員，托以重任　　以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)心，來(lái)對(duì)待共事的女職員是必要的。在交待工作時(shí)，若將意圖與做法說(shuō)明清楚，就能迅速無(wú)誤地完成工作。與很久不見的朋友在一起聊天，有時(shí)會(huì)自其中獲得意想不到的靈感。　　 38.午餐時(shí)間錯(cuò)開一小時(shí)，就有充裕的時(shí)間　　一般公司的午休時(shí)間，都是十二點(diǎn)到一點(diǎn)。　　40.不會(huì)面而布下信息網(wǎng)的要訣　　在工作上遇到疑難問題時(shí)，最好是通過電話，請(qǐng)教精于此道的行家，如此，比自己去調(diào)查還能更迅速地解決問題