【正文】 例如批發(fā)部為統(tǒng)計每日的銷售結(jié)果，要逐張統(tǒng)計當日開出的銷售發(fā)票，同時還要把統(tǒng)計結(jié)果與收款員的實收款項、保管員的出庫數(shù)進行核對，才能進行確認。這種層層報送的方法，不僅使報表的信息嚴重滯后，而且可能使報表上的內(nèi)容已失去本來的面目。u 上級煙草公司對下級煙草公司管理手段落后： 省煙草公司為保證本省范圍內(nèi)卷煙市場的經(jīng)營秩序，制定了一系列的規(guī)定。從這一點來說，各級煙草公司希望能在銷售品種、銷售數(shù)量及價格上能有一定的靈活性，能隨著市場的變化而變化。銷售流程存在的問題u 各市縣煙草公司的經(jīng)營目標不明朗：l 稅收重工輕商的表現(xiàn)比較明顯：l 從煙葉到加工成卷煙并把卷煙銷售到消費者手中，要經(jīng)歷以下幾個階段，各級煙草公司從煙葉種植戶中收購煙葉，煙草公司再把煙葉銷售到煙廠，工廠把煙葉加工成卷煙，工廠把卷煙銷售給調(diào)撥站，各調(diào)撥站再把卷煙銷售各煙草公司，各級煙草公司依靠自己的批發(fā)部把煙銷售到卷煙零售戶中，由零售戶把煙銷售到各消費者手中。建議這種基于庫存補充式的內(nèi)部調(diào)撥可以通過系統(tǒng)自動進行安全庫存判斷來實現(xiàn)自動叫貨并安排調(diào)撥。此問題可以通過倉庫人員在系統(tǒng)中輸入或確認出入庫單據(jù)并用系統(tǒng)打印的單據(jù)來取代手工單據(jù)，同時電子數(shù)據(jù)也將為倉庫，業(yè)務，財務等各部門同步共享，也可很容易地由系統(tǒng)進行自動核對及分類匯總。u 長沙煙廠調(diào)撥站給市縣公司開的隨貨同行聯(lián)不是發(fā)票的隨貨同行聯(lián)，這樣給財務計帳和處理帶來麻煩。由財務部門確認銷售收入，并按加權(quán)平均法結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，財務部部門要定期向業(yè)務部門反映銷售的收入、成本、毛利及利潤情況。統(tǒng)計崗位的職責是統(tǒng)計各類卷煙銷售數(shù)量、銷售價格，同時上級煙草公司的統(tǒng)計人員還要統(tǒng)計下級公司的銷售情況，各公司還要統(tǒng)計長沙卷煙廠的銷售臺賬。定價小組確定最低限價后，業(yè)務員及各批發(fā)網(wǎng)點不得任意調(diào)整價格。批發(fā)部先統(tǒng)計當時的庫存數(shù)量，報給公司，然后再按新的定價進行銷售。批發(fā)部對外批發(fā)及送貨車送貨上門都要按定價小組確定的價格進行銷售。（2） 上級單位發(fā)貨：下級單位的申請被同意后，下級單位的業(yè)務員憑單位的介紹信到上級單位去辦理提貨事宜。（4）銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計及財務核算在銷售實現(xiàn)后，由計劃員或開票員依據(jù)開票情況，填報銷售日報表、旬報表及月報表，并統(tǒng)計出長沙煙廠各品種卷煙的銷售情況。合同分解完后由計劃員填報出發(fā)貨的安排表交給業(yè)務員。如果客戶是省外的煙草公司，各煙草公司及調(diào)撥站的業(yè)務人員要到國家局主持的每年二次的定貨會或是臨時到北京的卷煙交易中心及在云南的卷煙交易市場上，與省外的客戶簽定購銷合同。u 提貨聯(lián)：通常是指增值稅發(fā)票第五聯(lián)或普通發(fā)票中的提貨聯(lián)，在批發(fā)部因簡化而不向每一客戶開具發(fā)票的情況下則倉庫賃銷售通知單的發(fā)貨聯(lián)發(fā)貨。在湘南煙草集團本崗位稱為交接員。市區(qū)配貨業(yè)務今后將可能被取代為事先由訪銷員確定第二天將要送貨數(shù)量，次日統(tǒng)一裝車送貨，回來匯總開具發(fā)票的形式。并將實物和入庫驗收單保管聯(lián)移交倉庫保管員保管。另外，批發(fā)部銷售為了簡化開票工作，對一般零售戶不開具普通發(fā)票，只開卷煙供應通知單（即銷貨小票），倉庫憑通知單而不是普通發(fā)票的提貨聯(lián)發(fā)貨，而在每日營業(yè)結(jié)束后對當日尚未開票部分按品種匯總開具普通發(fā)票。目前公司對倉庫盤虧的處理辦法是由倉庫保管員按售價賠償，即相當于卷煙零售。3． 向省外煙草公司購進卷煙：省公司或分公司可以從省外煙草公司購進卷煙，但必須在國家煙草交易中心簽合同。4．1．4調(diào)撥站購進 由于調(diào)撥站和煙廠的特殊關(guān)系，調(diào)撥站一般沒有獨立的倉庫，沒有獨立的采購環(huán)節(jié)。申請付款業(yè)務員收到供應商轉(zhuǎn)來的發(fā)票，核實無誤后填寫付款申請單，經(jīng)業(yè)務主管簽字后將發(fā)票和付款申請單一并交財務部門。在計劃銜接書中沒有細化到品牌，只明確購進總量。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。由于運輸中存在專賣檢查問題，一般需要按每次發(fā)貨的實際運輸能力簽定數(shù)張合同，每張合同明確到品牌、數(shù)量、價格、運輸方式等。四、流程現(xiàn)狀4．1采購流程現(xiàn)狀描述[說明]在湘南煙草集團、岳陽市公司、株洲縣公司及各相應批發(fā)部調(diào)研報告的基礎(chǔ)上，整理出湖南煙草行業(yè)目前的基本采購流程。由此，本項目在湖南省煙草公司需求較為迫切。本項目的提出是基于對當前的煙草市場發(fā)展的需要。 中國煙草行業(yè)實行統(tǒng)一領(lǐng)導、垂直管理和專賣專營的專賣管理體制。湖南省煙草公司營銷流程調(diào)研報告一、行業(yè)背景 煙草行業(yè)作為嗜好類消費品工業(yè)，有著明顯的行業(yè)特殊性。國家煙草專賣局（中國煙草總公司）主管全國的煙草專賣工作及統(tǒng)一管理和經(jīng)營全國煙草行業(yè)的產(chǎn)供銷、人財物、內(nèi)外貿(mào)業(yè)務。目前湖南省煙草經(jīng)營形式不容樂觀：u 全省15家卷煙工廠分別隸屬于中央直屬、計劃內(nèi)地方煙廠和地方煙廠，省煙草公司僅僅代行行業(yè)管理職責，沒有人才物管理權(quán)限。本系統(tǒng)的實施應能達到以下要求：u 覆蓋全省所有商業(yè)環(huán)節(jié)（到批發(fā)部）營銷管理u 全面、準確、快速反映各流通環(huán)節(jié)發(fā)生的業(yè)務及其信息。其采購流程圖見圖21，這個采購流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。在購銷總指標內(nèi)，X公司經(jīng)過與省外供應商協(xié)商可以調(diào)整合同的執(zhí)行如推遲發(fā)貨時間、取消合同執(zhí)行等。申請付款業(yè)務員收到供應商轉(zhuǎn)來的發(fā)票，核實無誤后填寫付款申請單，經(jīng)業(yè)務主管簽字后將發(fā)票和付款申請單一并交財務部門。在總量不變的情況下，由省內(nèi)供應商（中央直屬煙廠）為主確定每月安排發(fā)貨的卷煙品牌及數(shù)量。另外，如供應商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務員填寫預付款申請單，經(jīng)業(yè)務主管同意簽字后交財務部門。對于調(diào)撥站而言，銷售和采購是同步實現(xiàn)的。4． 長沙煙廠每季度訂一次貨。對于發(fā)貨成本的計價方式，財務核算上目前采用全月一次加權(quán)平均計算其銷售成本。這里存在專人保管制度下的發(fā)貨問題：對于一張發(fā)票銷售涉及多個保管人負責的品牌時，則需分開填列一張或多張出庫單以便于倉庫保管員發(fā)貨并記帳。另外，由于倉庫實行的是專人保管制度，所以煙廠成品入庫單上如填列多個品牌卷煙且涉及到不同倉庫保管員時，交接員填入庫驗收單則將多個品牌卷煙按保管負責人范圍分別填寫數(shù)張入庫驗收單以便于入庫記帳。在縣以下農(nóng)村批發(fā)部，由于村落分散，道路崎嶇，交通不便，故事先訪銷的形式在農(nóng)村目前還不太可能采用。倉庫收貨員：負責倉庫接貨，并將卷煙移送給倉庫保管員進行保管，在進貨量不大時則通常由倉庫保管員兼任。u 卷煙供應通知單：由銷售業(yè)務相關(guān)及負責人員下達，向客戶確認銷售并據(jù)以開票的單據(jù)u 銷售通知單：通常是批發(fā)部銷售給所屬零售戶的銷貨單據(jù)，俗稱銷貨小票或卷煙供應通知單u 卷煙盤存表:此表為月報，倉庫填制。5月份的定貨會上與客戶簽定下半年的購銷合同，11月份則簽定來年上半年的購銷合同。業(yè)務人員要按照合同或計劃的進度或發(fā)貨安排表，定期或不定期地與客戶取得聯(lián)系，安排卷煙的發(fā)運。各級公司要定期或不定期地向上級的煙草公司交送這些報表。省公司對下屬各市縣公司的調(diào)劑是由銷售處的領(lǐng)導在介紹信上簽字，交開票員開出增值稅發(fā)票。 銷售流程： 卷煙零售戶憑“卷煙零售許可證”到規(guī)定的批發(fā)部去批發(fā)所需的卷煙，批發(fā)部按公司定價小組確定的價格對外批發(fā)。各送貨車對外送貨的流程如同批發(fā)部的對外批發(fā)業(yè)務，差別在于送貨車是送貨上門，而批發(fā)部是各零售戶上門采購。定價小組的職責是確定批發(fā)價、調(diào)撥價或?qū)κ⊥怃N售的最低限價，并向業(yè)務員、計劃員、開票員等相關(guān)人員下達定價通知單。4． 開票崗：各煙草公司的開票員依據(jù)業(yè)務部門開出的開票通知及定價通知單來開出增值稅發(fā)票或普通商業(yè)發(fā)票，批發(fā)部的開票員則是開出銷售小票或普通發(fā)票，同時還要對未開出普通發(fā)票的小票進行匯總，并按品種開出普通發(fā)票。4．4現(xiàn)有流程中的問題：采購流程存在的問題u 目前，在采購的過程中存在一些違規(guī)行為，上級公司規(guī)定下面不執(zhí)行?，F(xiàn)有業(yè)務流程中存在的問題及改進建議u 各級組織機構(gòu)中流轉(zhuǎn)的相同用途的單據(jù)在名稱上不統(tǒng)一，例如：倉庫驗收入庫的單據(jù)在有些地方稱為入庫驗收單，有些稱為商品驗收單，這些內(nèi)部單據(jù)建議應在名稱、格式和聯(lián)數(shù)上作到統(tǒng)一規(guī)范u