【正文】 第2條適用范圍本制度適用于所有公司采購物資的質(zhì)量檢驗。第13條訂購進(jìn)度管理訂購進(jìn)度管理工作包括訂單的跟催等，具體請參照本公司制定的《訂單跟蹤管理制度》。第7條采購部收到請購單后，采購跟單員應(yīng)將請購部門限定的進(jìn)貨日期和采購經(jīng)辦人員預(yù)定詢價完成日期填入“采購進(jìn)度控制表”。職責(zé)1掌握所負(fù)責(zé)物資的規(guī)格型號及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并對采購訂單的要求、交期進(jìn)行掌控及時跟進(jìn)與確認(rèn)每日應(yīng)到物資，記錄及核查物資賬目相關(guān)采購員不在時，代替回答供應(yīng)商的一些基本問題針對已經(jīng)有過合作的供應(yīng)商，訂單處理后續(xù)事宜（電話溝通或接收傳真），并轉(zhuǎn)交給相關(guān)責(zé)任人采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題時，協(xié)助采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，填報“物資交貨異常信息反饋日”報表追蹤外發(fā)加工產(chǎn)品，要求全部回倉，并跟進(jìn)外發(fā)余料庫存情況根據(jù)采購合同或訂單催促供應(yīng)商發(fā)貨，并追蹤貨物運輸情況跟催相關(guān)部門對樣品的確認(rèn)結(jié)果并在規(guī)定日內(nèi)回交供應(yīng)商職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8每日做好日清、對賬工作，定期匯報采購情況完成上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作職責(zé)9職責(zé)10圖52 采購跟單員的崗位職責(zé)第二節(jié) 采購進(jìn)度控制管理制度一、采購進(jìn)度控制制度下面是某企業(yè)采購進(jìn)度控制制度，供讀者參考。第24條行政部負(fù)責(zé)合同資料的歸檔和查閱工作。1泄露或私自更改合同內(nèi)容。第16條遇履行困難的合同必須及時向相關(guān)參與合同管理的部門通報并報告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。第12條采購合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。第8條供應(yīng)商調(diào)查簽訂合同前，采購人員就合同對方的信用（含經(jīng)營范圍，銀行資金，履約能力，技術(shù)和質(zhì)量等級，法人資格，簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等）進(jìn)行全面了解。第5條采購合同的內(nèi)容采購合同包括九項基本內(nèi)容，即當(dāng)事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標(biāo)的全稱、價款或報酬，數(shù)量和規(guī)格型號，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點，驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)及其他優(yōu)惠條款，違約責(zé)任和解決爭議的方法。職責(zé)1協(xié)助采購部經(jīng)理建立采購價格和合同管理體系，為實施采購建立執(zhí)行、控制機(jī)制組織制定企業(yè)采購合同管理制度、采購價格管理制度以及談判制度建立采購價格管理、談判管理以及合同管理流程，編制和統(tǒng)一采購合同范本組織實施合同價格調(diào)研、分析，開展詢價和議價工作指導(dǎo)談判資料、價格資料以及合同文件的整理、匯總和歸檔工作完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作負(fù)責(zé)合同談判、合同簽署以及合同執(zhí)行工作檢查合同執(zhí)行情況，預(yù)測合同履行風(fēng)險，并制定風(fēng)險防范措施職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8圖41 采購合同主管崗位職責(zé)二、采購詢價專員崗位職責(zé)采購詢價專員的崗位職責(zé)是在采購合同主管的領(lǐng)導(dǎo)下，調(diào)查、收集采購物資的價格，并對其進(jìn)行分析、比對，定期編制采購價格報告，具體如圖42所示。供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。第8條采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應(yīng)商調(diào)查表”須每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況更新原有資料內(nèi)容。第5條供應(yīng)商調(diào)查的內(nèi)容1材料供應(yīng)狀況。第7章附則第21條本制度由采購部制定，采購部負(fù)責(zé)解釋和修訂。（5）其他需作臨時性調(diào)整的情況。2對于不合格的供應(yīng)商，應(yīng)取消其供貨資格，將其從“合格供應(yīng)商名單”中刪除。第13條考核頻率對關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商，應(yīng)每月考核一次；對普通材料的供應(yīng)商，則每季度考核一次。2原則上一種材料需暫定兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。第7條《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》的簽訂1采購部負(fù)責(zé)與重要材料的供應(yīng)商和普通材料供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》。8樣品通過試用且合格。（2）生產(chǎn)過程的質(zhì)量保證體系是否完善。第3條權(quán)責(zé)1采購部、質(zhì)量管理部、設(shè)計部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行評價。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié) 采購計劃管理表格一、采購申請單編號： 日期： 年 月 日申請部門部門編號項目編號需求時間收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話申請理由采購對象□固定資產(chǎn) □生產(chǎn)用料 □辦公用品（家具、文具） □辦公用品（其他） □低值易耗品 □其他采購項目描述名稱規(guī)格用途數(shù)量需求日期預(yù)計單價金額預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)算預(yù)算編號尚余預(yù)算審核財務(wù)部申請人使用部門經(jīng)理預(yù)算負(fù)責(zé)人二、生產(chǎn)請購單編號： 日期： 年 月 日請購項目品名規(guī)格料號部門數(shù)量用途說明需要日期預(yù)算編號總經(jīng)理生產(chǎn)部經(jīng)理采購總監(jiān)經(jīng)辦人料別□原料 □物料 □設(shè)備 □零配件 □其他交貨情況□一次交貨 □分批詢價記錄供應(yīng)商名稱單價總價交貨期及品質(zhì)供應(yīng)商選擇參考資料庫存量可用天數(shù)請購量可用天數(shù)前次購買單價供應(yīng)商總經(jīng)理采購部經(jīng)理主管副總采購專員三、設(shè)備采購申請表序號名稱型號規(guī)格零件編號數(shù)量單位參考單價要求到貨時間購買單價備注12…申請部門經(jīng)辦人備注負(fù)責(zé)人審批意見設(shè)備部經(jīng)理采購部經(jīng)理主管副總總經(jīng)理完成情況訂貨期 年 月 日訂貨人預(yù)計到貨期 月 日（如在 月 日前收不到貨，請與訂貨人聯(lián)系）收貨期 年 月 日收貨人數(shù)量型號是否相符有無合格證有無說明書收貨情況簡述供應(yīng)商資料名稱聯(lián)系人地址郵編電話傳真開戶行賬號四、物資采購計劃表編號： 填寫日期： 年 月 日物資名稱規(guī)格部門全年采購總量單價金額每月采購計劃1月2月3月……數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額…………批準(zhǔn)日期： 年 月 日 審核日期： 年 月 日 編制人：五、訂單采購計劃表編號： 年 月物資名稱品名規(guī)格適用產(chǎn)品上旬中旬下旬庫存量訂購量單號用量單號用量單號用量第三章 供應(yīng)商開發(fā)與管理第一節(jié) 供應(yīng)商開發(fā)與管理崗位職責(zé)一、招標(biāo)采購主管崗位職責(zé)招標(biāo)采購主管的崗位職責(zé)是在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下全面負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的各項工作，建立招標(biāo)采購工作規(guī)范，編制招標(biāo)文件，開展投標(biāo)評審，簽訂招標(biāo)合同等，具體如圖31所示。1公司經(jīng)營方向發(fā)生變更。第9條采購部應(yīng)與財務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算草案。第6條在編制采購預(yù)算時，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)充分考慮以下五項影響采購預(yù)算的因素。第2章采購預(yù)算的編制第4條編制采購預(yù)算的目標(biāo)1采購部憑采購預(yù)算進(jìn)行采購，控制采購費用的支出。職責(zé)1根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略及生產(chǎn)銷售計劃，組織制訂年度、季度、月度采購總體計劃與預(yù)算匯總企業(yè)物資材料的月度申購計劃，結(jié)合年度計劃，制訂詳細(xì)的月度采購計劃組織編制采購預(yù)算，交財務(wù)部審核后監(jiān)督其執(zhí)行情況監(jiān)控采購計劃的執(zhí)行并協(xié)調(diào)采購進(jìn)度，組織編制增補(bǔ)計劃或臨時計劃實時掌握物資材料的庫存情況，對所訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤平衡采購計劃，并根據(jù)生產(chǎn)、銷售的實際情況隨時調(diào)整采購供貨期監(jiān)控庫存變化，及時補(bǔ)充庫存，使庫存維持合理的結(jié)構(gòu)及數(shù)量水平職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7深入了解市場的競爭態(tài)勢，多方收集供應(yīng)商信息，不斷拓寬供貨渠道定期向采購經(jīng)理匯報采購計劃的執(zhí)行情況及存在的問題職責(zé)8職責(zé)9完成領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作職責(zé)10圖21 采購計劃主管崗位職責(zé)二、采購計劃專員崗位職責(zé)采購計劃專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購計劃主管編制采購計劃，具體如圖22所示。職責(zé)1確定商品定位取向，開發(fā)引進(jìn)適銷商品通過市場調(diào)研，把握市場動態(tài)，及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)確定、調(diào)整商品在店內(nèi)的陳列位置，增強(qiáng)商品的陳列效果根據(jù)市場需要，組織、審核并落實商品促銷活動，跟蹤促銷效果，提高市場競爭力管理采購部駐店人員，加強(qiáng)與各分店的溝通與協(xié)調(diào)，及時傳遞和反饋信息根據(jù)季節(jié)和促銷需要對商品進(jìn)行組合、加工、拆分，提高商品適銷性跟蹤分店銷售情況及配送中心配送信息，及時補(bǔ)充貨源及時處理滯銷、損壞的商品職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8負(fù)責(zé)商品資料的維護(hù)工作，保證商品資料信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)采購部與分店、配送中心以及供應(yīng)商之間的信息溝通工作職責(zé)9職責(zé)10跟蹤分析商品銷售數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)負(fù)責(zé)商品采購合同檔案管理工作職責(zé)11職責(zé)12其他相關(guān)職責(zé)職責(zé)13圖112 商場、超市采購部職責(zé)二、采購部權(quán)力采購部的權(quán)力如圖113所示。采購部經(jīng)理采購助理采購總監(jiān)網(wǎng)絡(luò)采購主管駐廠采購主管市場采購主管駐廠采購專員網(wǎng)絡(luò)采購專員市場采購專員圖17 按采購渠道設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)示例（七）按行業(yè)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)1．超市采購部組織結(jié)構(gòu)超市采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖18所示。企業(yè)為確保采購職能的實現(xiàn)，在設(shè)計采購部組織結(jié)構(gòu)時，須充分考慮、分析采購需求，生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)模與發(fā)展規(guī)劃，內(nèi)外部環(huán)境，管理水平，供應(yīng)市場結(jié)構(gòu)，物資價格彈性，產(chǎn)品技術(shù)，客戶需求等方面的影響，確保采購組織的高效性、靈活性。（四）供應(yīng)商管理根據(jù)采購計劃進(jìn)行市場調(diào)研，選擇、評審、考核供應(yīng)商，建立并完善供應(yīng)商檔案。（一）建立采購部組織結(jié)合企業(yè)實際情況和發(fā)展需求，建立健全采購部的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計，明確職責(zé)分工，優(yōu)化人員配置，提高采購工作績效。（九）采購成本控制嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算，監(jiān)督采購詢價、議價、訂購過程費用的使用情況，開展成本分析，有效控制采購成本。采購部經(jīng)理采購助理來源開發(fā)專員詢價專員比價議標(biāo)專員決標(biāo)簽約專員履約專員圖14 按專業(yè)分工設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)示例（四）按采購物資類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)按所采購的物資類別來設(shè)計，采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖15所示。其崗位職責(zé)如圖111所述。分派、指導(dǎo)、監(jiān)督采購人員的日常工作編制單項物資的采購計劃，并監(jiān)督實施在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下，參與編制采購預(yù)算，并控制采購費用協(xié)助采購稽核員規(guī)范采購政策和行為，確保公司利益制作物資入庫相關(guān)單據(jù)，積極配合倉儲部保質(zhì)、保量地完成采購貨物的入庫參與供應(yīng)商信息的分析以及供應(yīng)商的選擇與評估工作簽訂和送審小額采購合同職責(zé)1職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7編制單項采購活動的分析總結(jié)報告完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)8職責(zé)9圖116 采購主管崗位職責(zé)四、采購稽核員崗位職責(zé)采購稽核員的崗位職責(zé)是負(fù)責(zé)稽核采購人員及其采購行為，以確保采購人員的行為符合公司規(guī)范，具體如圖117所示。第3條職責(zé)1采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進(jìn)行確認(rèn)。5物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定。3采購預(yù)算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督。第15條采購預(yù)算的調(diào)整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。職責(zé)1負(fù)責(zé)協(xié)助供應(yīng)商管理主管進(jìn)行供應(yīng)商關(guān)系的維護(hù)與拓展工作定期開展市場行情調(diào)查、收集整理市場