【正文】 值日當(dāng)天 ① 提前一天下班前或當(dāng)天 晨會前 ， 詢問各部門經(jīng)理 /主管需要 在晨會在告知的事項(xiàng)； ② 組織員工召開晨會，通知、部署 商場或各部門需要協(xié)作的重要工作及重點(diǎn)事項(xiàng)等。 、建檔 文件 資料 審定之日 /次日 ① 由各部門經(jīng)理 /主管或由辦公室 /店長辦 業(yè)務(wù)文員發(fā)文，商場各部門經(jīng)理 /主管簽收； ② 各部門經(jīng)理 /主管或 業(yè)務(wù)文員將文件在商場辦公區(qū)公示欄公告； ③業(yè)務(wù)文員建檔文件 、資料 。 接待后 2 日內(nèi) 安排行政文員 建立外聯(lián)工作臺帳。 ⑺外聯(lián)名單的整理及公司資料的郵寄 工作程序 日期時間 工 作 步 驟 、制作外聯(lián)名冊 商場開業(yè)前至開業(yè)初期 ① 各部門經(jīng)理 /主管提供外聯(lián) 人員 名單給辦公室 /店長辦 行政文員，確保姓名、單位、職務(wù)、地址等要素?zé)o誤； ② 行政文員匯總、制作整個商場的外聯(lián)名冊。 ⑹政府、行業(yè)協(xié)會等組織的會議、活動的參加 工作程序 日期時間 工 作 步 驟 接獲通知 1 小時內(nèi) /當(dāng)日 ①領(lǐng)會文件或領(lǐng)導(dǎo)通知接待的精神； ②匯報商場總經(jīng)理 /店長（如不知情），商定有關(guān)事項(xiàng)，按總經(jīng)理 /店長 要求 、指示 參加會議或活動； ③對口條線外聯(lián)單位的會議、活動，及時請示集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究，待決定后按指示參會或參加活動。 ②對口條線外聯(lián) 單位或 人員的購物，請示集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見，按要求安排、協(xié)調(diào)購物事宜，并匯報商場總經(jīng)理/店長。 接待前 貴賓來訪 、 考察及大型重要會務(wù)： ① 保持與對方的聯(lián) 絡(luò) ； ② 組織接待會務(wù)組、責(zé)任人或接待人員召開碰頭會，每日 /定期 監(jiān)控接待工作進(jìn)度； ③ 大型會務(wù)需發(fā)邀請函的，提 前 10 天發(fā)送邀請。 ⑶行政執(zhí)法、突發(fā)事件等的公關(guān) 工作程序 日期時間 工 作 步 驟 接待 事發(fā)第一時間 ①遇到或接獲通知后，第 一時間趕赴現(xiàn)場接待或處理（若不在商場，立即聯(lián)系、安排相關(guān)人員 接待或處理）； ②了解來人及事件的有關(guān)情況； ③突發(fā)、緊急事件緊急處理。以春節(jié)為主。 ④提前預(yù)約：與外聯(lián)對象提前預(yù)約，安排好外聯(lián)。 、建檔 1 月 5 日 ①安排業(yè)務(wù)文員上報中心總經(jīng)理、分管 副總裁終審； ② 業(yè)務(wù)文員建檔商場 年度工作總結(jié)、 目標(biāo)責(zé)任書。 12 月 1018 日 ①作為辦公室 /店長辦 負(fù)責(zé)人，撰寫辦公室 /店長辦 年度工作總結(jié)及新一年目標(biāo)責(zé)任書； ② 指導(dǎo)、 監(jiān)督各部門經(jīng)理 /主管撰寫年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書。 每月 28 日 18:00 前 各部門經(jīng)理 /主管上報本部門月工作總結(jié)計(jì)劃給商場總經(jīng)理 /店長批閱。 每周日 10:00 前 各部門經(jīng)理 /主管上報 本部門《部門工作周報》給 商場總經(jīng)理 /店長批閱。 每周六 10:00 前 ①辦公室 /店長辦 主任批閱辦公室員工的《員工工作周報》； ②將《員工工作周報》返回員工參閱、完善 。 會議 期間 ①組織參會人員準(zhǔn)時參會。 會議 期間 ① 組織參會人員準(zhǔn)時參會； ② 現(xiàn)場組織獲獎人員領(lǐng)獎 或安排 參會 人員代領(lǐng)獎 ； ③ 各項(xiàng)獎狀、獎金 的 集中管理； ④現(xiàn)場指揮或指導(dǎo)本商場 晚會節(jié)目的演 出。 會議次日 ① 組織參會人員返程。 工作程序 日期時間 工 作 步 驟 提前 3 天 ① 通知本商場各部門經(jīng)理 /主管做好參會及交流發(fā)言準(zhǔn)備； ② 請各部門經(jīng)理 /主管提前安排好會議期間 部門工作。 周日下午 安排業(yè)務(wù)文員作 會議記錄 、 建檔，無須撰寫會議紀(jì)要。 建檔、下發(fā) 會后 2 日內(nèi) ①業(yè)務(wù)文員建檔《總結(jié) 表彰大會會議紀(jì)要》 ； ②業(yè)務(wù)文員下發(fā)《會議紀(jì)要》，各部門經(jīng)理 /主管簽收。 組 春節(jié)前 ① 確定會務(wù)組和責(zé)任人，明確職責(zé)，分工協(xié)作 ； ② 召開第一次會務(wù)組責(zé)任人會議，落實(shí)各項(xiàng)工作。 大會當(dāng)天 ① 提請、監(jiān)督 行政文員、企劃部經(jīng)理或物業(yè)、安保部經(jīng)理安排人員及時準(zhǔn)備好會場； ② 會議資 料、物品、員工晚餐等的準(zhǔn)備到位； ③ 通過駕駛班班長或行政文員安排車輛 于 會后送員工下班回家。 周六 13:30 ①準(zhǔn)時參會，匯報辦公室上周工作總結(jié)、本周計(jì)劃； ②遇事向商場總經(jīng)理 /店長請假。 周五 13:00 前 安排行政文員提前做好會場準(zhǔn)備。 ⑶ 組織、參加集團(tuán)責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任匯報大會。 每季度工作： ⑴ 參加中心部門 主管以上管理人員 會議。 ⑶ 辦公室 /店長辦 月工作總結(jié) 、 計(jì)劃和商場月工作總結(jié) 、 計(jì)劃的撰寫、上 報。 打卡，下班。 8： 509： 10 參加商場員工晨會、升旗、做操。 商場 黨工團(tuán)組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)。 辦公室 /店長辦日常 行政、人事管理，人員及崗位職責(zé)調(diào)整，績效考核末位淘汰。 1 了解 每位下屬的 5 個優(yōu)點(diǎn)、 3 個缺點(diǎn)，記錄在檔。 協(xié)助商場人力資源部或負(fù)責(zé)對 商場各部門及商場總經(jīng)理 /店長的考勤工作。、崗位概述 崗位名稱 : 商場辦公室 /店長辦主任 直屬部門 : 商場辦公室 /店長辦 直屬上級 : 商場總經(jīng)理 /店長 或商場行政副總經(jīng)理 適用范圍 : 集團(tuán)各商場辦公室 /店長辦 二、崗位職責(zé) 負(fù)責(zé)安排、調(diào)配 商場辦公室 /店長辦 日常行政事務(wù)性工作，保證日常管理工作的順利進(jìn)行。 負(fù)責(zé)公司或 外來人員的接待， 代安排食宿、代購票等。 1 完成 上級領(lǐng)導(dǎo) 交辦的其它任務(wù)。 商場 各部門工作協(xié)調(diào)，制度、工作執(zhí)行力的監(jiān)督、考核、獎懲。 管理人員下基層實(shí)踐活動的組織、開展。 9： 109： 20 回到辦公室，開窗通風(fēng)，做衛(wèi)生，達(dá)到 5S 管理標(biāo)準(zhǔn)。 延；②集團(tuán)各商場每日營業(yè) 時間有所不同，各商場可 據(jù) 實(shí)調(diào)整 。 ⑷ 值日官工作管理。 ⑵ 政府部門等的日常聯(lián)絡(luò)、公關(guān)。 ⑷ 組織、參加、主持商場年度總結(jié)表彰大會。 周五 13:30 ①準(zhǔn)時參會。如有重要內(nèi)容需匯報或協(xié)調(diào)，提前安排業(yè)務(wù)文員或指定部門員工參會匯報； ③與會人員簽到，建檔； ④安排業(yè)務(wù)文員做好會議記錄。 大會當(dāng)天 ① 組 織辦公室 /店長辦 員工參會； ② 安排業(yè)務(wù)文員做好會議記錄； ③ 參加、主持員工大會 ； ④安排行政文員或安保、物業(yè)部經(jīng)理組織員工會后清場，恢復(fù)秩序。 春節(jié)前 ① 安排 行政文員 聯(lián)系、落實(shí)好會場或酒店； ② 安排行政文員通知各部門經(jīng)理 /主管屆時組織員工參會，要求上報參會人員數(shù)量 、名單及 表演節(jié)目； ③ 聯(lián)系、確認(rèn)分管副 總裁、中心總經(jīng)理參會與否。 決議 會議次日起 ①作為辦公室 /店長辦 負(fù)責(zé)人執(zhí)行員工大會有關(guān)決議。 ⑹同城兩店 /多店業(yè)務(wù)互動會議： 每月一次，輪流承辦 （各商場可根據(jù)各自實(shí)際情況確定會議日期和時間） 。 會議期間 ①組織本商場各部門經(jīng)理 /主管準(zhǔn)時 參會； ②提前準(zhǔn)備、攜帶好參會必需資料。 決議 返回商場后 ① 向商場總經(jīng)理 /店長 （如未參會） 匯報集團(tuán)辦公條線會議的主要精神，商討、制定落實(shí)方案； ② 如需上報本商場行動方案，按 會議 要求上報； ③作為 商場辦公室 /店長辦 負(fù)責(zé)人執(zhí)行會議有關(guān)決議； ④如涉及商場重要事項(xiàng)安排， 在商場 最近的 辦公例會或員工大會等會議上宣貫，落實(shí)集團(tuán)辦公條線會議精神及商場總經(jīng)理 /店長的工作指示。 會 后 12 日 ① 組織、安排部分參會人員返程； ② 組織、參加中心會議或集團(tuán)條線會議； ③ 組織、安排剩余參會人員返程。 會后 12 日 ①組織、安排部分參會人員返程； ②組織、參加中心會議或集團(tuán)條線會議； ③組織、安排剩余參會人員返程。 修改 每周日 10:00 前 ①閱讀辦公室 /店長辦 主任的批閱意見 、 建議或要求； ②如須補(bǔ)充、完善，按辦公室 /店長辦 主任的要求修改、調(diào)整。 每周一 10:00 前 各部門經(jīng)理 /主管 參閱、修改、調(diào)整《部門工作周報》。 每月 29 日 12:00 前 各部門經(jīng)理 /主管 根據(jù)商場總經(jīng)理 /店長的審 閱 意見建議或要求， 修改、調(diào)整本部門月工作總結(jié)計(jì)劃。 12 月 18 日 18:00 前 各部門經(jīng)理 /主管將本 部門年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書上報商場總經(jīng)理 /店長審閱。 上報 春節(jié)后一 月內(nèi) ①集團(tuán)召開年度責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任大會前，由業(yè)務(wù)文員上報集團(tuán)大會會務(wù)組制作大會資料； ②提前打印好商場年度工作總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任書，交商場總經(jīng)理 /店長在集團(tuán)大會上匯報，辦公室 /店長辦 主任備份。 外聯(lián) 當(dāng)天 /次日 向 商場總經(jīng)理 /店長匯報每次外聯(lián)的情況和外聯(lián)成果。 ② 公關(guān)對象：各外聯(lián)單位領(lǐng)導(dǎo)、有 工作關(guān)系的科職員。 負(fù)責(zé)人主接待或參與 當(dāng)時 了解情況后，根據(jù)職能部門對口歸屬管轄或事件類別，通知商場總經(jīng)理 /店長或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 即時到場 ， 作為主接待者、主指揮者現(xiàn)場指揮、處理事件或參與接待、處理事件。 準(zhǔn)備 提前 23 天 ①接待專用財、物的申領(lǐng)與安排； ②安排專人落實(shí)