【正文】 183 ?組織文化 ?工作特性 ?人的因素 184 組織文化 ? 處于一個(gè)團(tuán)體之中。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時(shí) 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 24． 往往把工作看得比親人和家庭生活更重要 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時(shí) 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 16． 工作占據(jù)全部時(shí)間 ， 無(wú)暇享受興趣愛(ài)好 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時(shí) 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 8． 上班或出席重要會(huì)議時(shí)遲到 。無(wú)關(guān)緊要的信件 干擾 ， 一些電話 準(zhǔn)備事項(xiàng) 為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺(tái)燈。 120 不合適的媒介 121 （三）個(gè)人因素 發(fā)送者和接受者受個(gè)人因素（背景、經(jīng)驗(yàn)、理解力、教育程度、知識(shí)水平、偏見(jiàn)和態(tài)度等）的影響，對(duì)訊息有不同理解。 99 角色演練 : ?情景二角色要求： ?請(qǐng) B在聽(tīng) A講故事的時(shí)候表現(xiàn)出目光注視、點(diǎn)頭、贊同、 “ 恩、啊 ” 的贊同聲等。 90 ⑴ 上車(chē)姿勢(shì) Ⅳ 略調(diào)整身體位置 ， 坐端正后 ， 關(guān)上車(chē)門(mén) 。 ? 如果你和你的上司同坐一輛車(chē)，座位由上司決定，待其坐定后，你再任意選個(gè)空位坐下，但注意不要去坐右排右席。 5）頭不要靠在沙發(fā)背后去，把小腹挺起來(lái)。 ? 顏色 ? 面料 60 （三）選擇領(lǐng)帶的技巧 ? 以色彩柔和、雅致樸素、暗色調(diào)為主。 26 掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用 。 17 能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開(kāi)展 。 20 小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表二） 序號(hào) 檢測(cè)內(nèi)容 良 一般 差 8 能代表經(jīng)理出席員工大會(huì)并講話 ， 準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見(jiàn) 。 這也是秘書(shū)的經(jīng)常性工作之一 ， 不可視為額外任務(wù) 。 公關(guān)工作 這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作 ， 包括來(lái)信的處理 ， 來(lái)訪的接待 ，對(duì)報(bào)刊上的批評(píng) 、 投訴 、 建議的處理等 。 7 處理書(shū)面信息經(jīng)常需要若干份副本 ， 所以要求秘書(shū)掌握此項(xiàng)技能 。1 第一講 你適合做行政文秘嗎 2 課程安排 ? 什么樣的人員適合做行政文秘人員 ? 行政文秘人員需要具備什么樣的能力 ? 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能 ? 行政文秘人員的主要工作 3 所謂 “ 行政文秘人員 ” ?包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等 4 游戲：心目中的你 ?請(qǐng)?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué) ?至少列出五條原因 5 什么樣的人適合做行政文秘人員 ?個(gè)人條件 ?個(gè)性要求 ?品質(zhì)要求 6 （一）個(gè)人條件 ?學(xué)歷 ?性別 ?年齡 ?外貌 ?體質(zhì) ?視力 ?聽(tīng)力 7 男人適合做行政 文秘工作嗎？ 討論： 8 ? 形式：自由組合，兩組辯論 ? 時(shí)間： 35分鐘 ? 步驟： ? 自愿組合成 “ 正方 ” 與 “ 反方 ” ? 先請(qǐng)雙方各派代表闡述論點(diǎn) ? 然后，雙方自由辯論 ? 每人發(fā)言時(shí)間限制在 23分鐘 討論 9 （二）個(gè)性要求 ?守時(shí) ?謹(jǐn)慎 ?熱情 ?合群 ?服從 ?自信 ?機(jī)智 ?勤快 ?整潔 ?自制 ?興趣 10 （三）品質(zhì)要求 ?忠誠(chéng) ?負(fù)責(zé) ?正派 ?廉潔 ?誠(chéng)實(shí) ?謙遜 11 行政文秘人員需要具備什么樣的能力 ?辦事能力 ?溝通能力 12 （一）辦事能力 ? 操作能力 ? 寫(xiě)作能力 ? 閱讀概括能力 ? 編輯校對(duì)能力 ? 統(tǒng)計(jì)分析能力 13 （二）溝通能力 ?交際能力 ?口頭表達(dá)能力 ?協(xié)調(diào)能力 ?組織能力 14 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一） 序號(hào) 專業(yè)技能名稱 具體解釋 1 秘書(shū)必須掌握的最基本的技能 ， 是使用打字機(jī)或電腦等設(shè)備的必備能力 。 8 主要指使用電話 、 電傳和傳真設(shè)備 。 18 工 作 具 體 內(nèi) 容 檔案工作 單位的重要文書(shū) ， 處理完畢后都要立卷歸檔 。 行政文秘人員的主要工作（表二） 19 小測(cè)試：你適合做行政文秘嗎？（表一） 序號(hào) 檢測(cè)內(nèi)容 良 一般 差 1 良好的文字處理能力 ， 字體優(yōu)美 ， 書(shū)寫(xiě)工整 。 9 10 經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作 。 18 積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作 。 27 能代替上司處理日常事務(wù) 。 ? 不宜過(guò)細(xì)，長(zhǎng)度以 130150厘米為宜。 70 （三）灑脫的走姿 ? 走姿的基本要領(lǐng) 行走時(shí)雙肩平穩(wěn)，下頜微收，面帶微笑，手臂放松，前后自然擺動(dòng)，上體微前傾，腳尖略抬，腳跟先著地，步幅適當(dāng)。 83 2. 乘車(chē)禮儀 （ 2） ? 抵達(dá)目的地后，你應(yīng)首先下車(chē)，下車(chē)后，繞過(guò)去為上司或顧客打開(kāi)車(chē)門(mén)。 91 ⑵ 下車(chē)禮儀 Ⅰ 身體保持端座狀態(tài)，側(cè)頭，伸出靠近車(chē)門(mén)的手打開(kāi)車(chē)門(mén)，然后略斜身體把車(chē)門(mén)推開(kāi)。 100 二、 陪同上司商談禮儀 ?細(xì)心聆聽(tīng) ?適時(shí)圓場(chǎng) 101 提問(wèn)？ ?剛才情景一和情景二當(dāng)中，B分別有哪些不同的表現(xiàn)？ ?A的感受有什么不同？ 102 1. 細(xì)心聆聽(tīng) 聆聽(tīng)者六要素 （ SOFTEN） ? S—— 微笑 （ Smile） ? O—— 準(zhǔn)備注意聆聽(tīng)的姿勢(shì) （ Open Posture） ? F—— 身體前傾 （ Forward Lean） ? T—— 音調(diào) （ Tone） ? E—— 目光交流 （ Eye Communication） ? N—— 點(diǎn)頭 （ Nod） 103 GEC Program 104 GEC Program 105 2. 適時(shí)圓場(chǎng) 在領(lǐng)導(dǎo)和客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方式，并且要充分掌握氣氛。 122 （四）環(huán)境因素 在溝通過(guò)程中，選擇了不適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、時(shí)間等，直接影響訊息傳送。 ? 錯(cuò)誤 2： 公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人 150 效率專家挑錯(cuò)辦公室 ? （圖 2） 60分 ? 錯(cuò)誤 1 公共通道和私人空間交叉 ? 錯(cuò)誤 2 接待空間在辦公室盡頭 ? 錯(cuò)誤 3 秘書(shū)與主管座位離開(kāi)太遠(yuǎn) ? 錯(cuò)誤 4 電腦顯示器朝向不對(duì)，造成反光 ? 錯(cuò)誤 5 辦公室沒(méi)有隔板，聲音干擾嚴(yán)重 ? 錯(cuò)誤 6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù) 151 效率專家挑錯(cuò)辦公室 ? （圖 3） 70分 ? 錯(cuò)誤 1 公共通道過(guò)長(zhǎng) ? 錯(cuò)誤 2 主管個(gè)人空間失去接待功能 152 效率專家挑錯(cuò)辦公室 ? （圖 4）滿分 ? 優(yōu)點(diǎn) 1 充分利用有陽(yáng)光的窗口位置 ? 優(yōu)點(diǎn) 2 私人空間和公共空間交叉減少 ? 優(yōu)點(diǎn) 3 利用隔板阻斷過(guò)多噪音 ? 優(yōu)點(diǎn) 4 主管與秘書(shū)溝通方便 ? 優(yōu)點(diǎn) 5 減少訪客對(duì)其他人的干擾 153 辦公室排毒 DIY ? 自我檢測(cè)問(wèn)題： 1. 我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？ 2. 我的工作空間和公共通道是否過(guò)近？ 3. 我每天來(lái)往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？ 4. 我遭受的最主要的辦公干擾來(lái)自哪里？ ? 提出辦公室改善建議。準(zhǔn)備事項(xiàng) 一些信件 、 報(bào)告 看太多的電視 緊急 不緊急 重要 不重要 171 五、時(shí)間管理的工具 1． 月歷 2． 行事歷與甘特表 3． 效率手冊(cè) 4． 商務(wù)通與訂房卡 5． 鬧鐘