【正文】 員工業(yè)績檔案含考評、晉升、獎 懲等方面的資料 培訓檔案 10年 酒店其它材料 5年 工資發(fā)放表 15年 財務部 會計檔案（另列表） 15年 附錄三：會計檔案一覽表 序號 檔 案 名 稱 保管期限 備 注 一、會計憑證類 1 原始憑證記帳憑證 15年 2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年 二、會計帳簿類 3 日記帳 15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25年 4 明細帳 15年 5 總帳 15年 6 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保存 15年 7 輔助帳簿 15年 三、會計報表類 8 月、季度會計報表 5年 9 年度會計報表（決算） 永久 四、其他 10 餐飲結(jié)帳單 15年 含手工及電腦填制 11 餐飲入廚單 15年 12 餐飲酒水單 15年 13 總臺訂金單 15年 14 內(nèi)部及正式收款收據(jù) 15年 15 餐飲定額發(fā)票（存根聯(lián)） 15年 16 服務業(yè)發(fā)票（存根聯(lián)） 15年 17 會計移交清冊 15年 18 會計檔案保管清冊 25年 19 會計檔案銷毀清冊 25年 酒店文件管理制度 公文辦理一般包括分級 、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序； 凡酒店的收文（信、函）包括領導的親收件，由總經(jīng)理室秘書處簽收、登記，轉(zhuǎn)交董事長或總經(jīng)理； 公文登記后，根據(jù)總經(jīng)理的批示，由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領導傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關部門閱辦，應由總辦秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后方可送交； 閱讀文件應按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀，因工作需要借閱文件應辦理手續(xù)，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室； 各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限迅速辦理 ，不得拖延積壓； 各部門均應實行公文催辦制度。酒店及各部門召開的專業(yè)會、研討會單獨由行政辦立卷歸檔，內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領導人講話、簡報、總結(jié)等。 任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔，管理人員應按規(guī)定保管檔案。通過這些會議達到提高專業(yè)技術、服務質(zhì)量、管理水準的目的。 (5)對本部門的工作進行策劃和決策。 (2)匯報工作中遇到的疑難問題，提出工作中需部門協(xié)調(diào)的要求，和需總經(jīng)理決策的問題等等。會議內(nèi)容有： （一）總經(jīng)理進行工作講評，策劃和決策 (1)將會議周期間客人的表揚、投訴、建議的處理結(jié)果進行講評并提出指令性意見。 三、早餐例會 這是總經(jīng)理及各部經(jīng)理參加的利用早餐時間而進行的碰頭會，一般用十分鐘至半個小時左右，通過早餐碰頭會形式，就某些問題和事項進行決策。 (四 )工程會議 這是由總經(jīng)理主持召開的有關動力工程方面的專業(yè)會議，參加會議的人員以動力工程部、總工程師、工程師或經(jīng)理及各部經(jīng)理或負責人參加，參加者必須準備下列資料： (1)設備的更新、更遷、維修保養(yǎng)、技術狀 態(tài)等資料。 會議根據(jù)上述資料、報告、問題，進行綜合分析研究，向各部門提出工作指標，幫助部門解決疑難問題。 (5)提供本地區(qū)各公司、單位業(yè)務活動中的訂房、訂餐情況報告。業(yè)務會議主要是傳達貫徹領導意圖．發(fā)揮群眾智慧，共同分析和策劃業(yè)務活動，進行業(yè)務溝通．達到加強管理、實現(xiàn)管理目標的目的。 (2)確定利潤目標： 確定年度營業(yè)計劃和營業(yè)指標包括利潤指標。 值班人員應檢查各部門當值人員履行職責情況，負責處理違紀行為。 （ 2） 半脫產(chǎn)培訓。 組織本部門工作人員學習，提高管理水平和業(yè)務能力，做到管理規(guī)范化。 嚴格會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布前，不得私自泄露會議記錄。 日常工作會議由會議召集人填寫《會議申請單 》，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準方可召開，會議通知由行政辦公室根據(jù)申請部門的要求發(fā)出。應于會前 3天將主要內(nèi)容通知于會人員，會后 14小時之內(nèi)整理、發(fā)布《會議紀要》。 （ 4）管理電腦室內(nèi)部事務，包括工作安排、調(diào)配、檢查、落實等。不能穿超短裙與無袖上衣和休閑裝。 安排總經(jīng)理辦公會議，并減產(chǎn)會議決定事項的執(zhí)行情況。 審核上報酒店 1000元以上行政費用開支計劃。 7．負責酒店禮品的接收、登記、保管。 5．負責總經(jīng)理的日常電話接轉(zhuǎn)。 8． 負責執(zhí)行有關人事方面的各項規(guī)章制度。 6． 根據(jù)檔案管理和保密制度，及時將使用完畢的材料、文件收集、整理、分類、歸檔； 7． 根據(jù)總經(jīng)理的指示編排好重要活動日程表，做 好訪客、會議及各項接待活動的安排； 8． 培訓、督導屬下工作人員，提高他們的工作水平； 9． 完成總經(jīng)理交辦的其它工作。 審核和上報酒店年度財經(jīng)預算，向各部門下達年度工作指標。要關心職工的福利，關心他們的事業(yè)、他們的學習、生活、身體、戀愛、婚姻和家庭。 (二 )選賢任能。 (二 )飯店各部門經(jīng)常有許多業(yè)務、工作報告，計劃上報總經(jīng)理，總經(jīng)理必須及時審閱、明確指示，批轉(zhuǎn)有關部門落實、執(zhí)行或處理，不可貽誤工作。 (2)關照?？?、熟客。此時檢查的項目有：總臺、客房、保安、管家部等夜班工作人員是否在崗位上履行職責；門有沒有鎖好、燈有沒有關閉；有沒有危險的、不安全的因素存在等等。 (七 )檢查生意情況，特別是餐廳，要了解餐廳生意最旺時是什么時間，在最旺的時間總經(jīng)理出現(xiàn)在餐廳不僅可以給員工以鼓舞，還可以了解生意情況和 員工的工作情況。 (三 )總經(jīng)理每周必須主持由部門經(jīng)理參加的例會，將一周的工作情況和發(fā)生的事情，及下周的工作任務進行溝通和傳達。部門的多少，要根據(jù)酒店的實際情況和業(yè)務發(fā)展來確定或進行調(diào)整，建立組織機構(gòu)，人選是重要因素。 二、確定管理目標 將飯店辦成二星級標準，向三星級靠攏的中高檔次的商務酒店。根據(jù)物價政策掌握毛利率。 (三 )了解市場行情，了解物品的進價情況，使本飯店的價格在市場上具有競爭力。確定目標，并制定一系列的店規(guī)和操作規(guī)程。總經(jīng)理有權任免自己的部屬。廣泛聽取經(jīng)理們的意 見，商討酒店的業(yè)務。 (八 )檢查食品質(zhì)量，總經(jīng)理要經(jīng)?？纯?、嗅嗅、試試菜式，了解菜的色、香、味、型是否保持和提高了水平，有沒有新的變化?？偨?jīng)理要將這些檢查的情況，包括好的 、差的都記錄下來，并傳達到有關部門，給他們明確的指示。熟客、常客是酒店較穩(wěn)定的客源，總經(jīng)理親自關照他們，對拉住他們，發(fā)展客源有極大好處。 (三 )總經(jīng)理常會接待許多投訴、對這些投訴總經(jīng)理要作調(diào)查了解，掌握材料，提出處理的意見，批轉(zhuǎn)有關部門處理，并將處理結(jié)果回復給客人，向客人致謝。人才的開發(fā)是一項重要的任務，它關系到酒店的未來。 九、指導培 訓 培訓對酒店來說，是一項經(jīng)常不斷的重要工作。 保持和發(fā)展酒店與各界良好的公共關系，樹立和提高酒店的形象，開拓酒店的經(jīng)營業(yè)務。 綜合辦經(jīng)理崗位職責 1． 按照總經(jīng)理的要求，起草綜合性業(yè)務、行政工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)的文稿。 9． 處理各種員工投訴，處理好勞資關系。 6．完成總經(jīng)理室主任交辦的其它工作。 8．負責總經(jīng)理室的設備保管，維護正常運行。 負責酒店防火、防盜及交通安全管理工作。 按照總經(jīng)理的意圖，組織起草綜合性的報告，規(guī)劃、總結(jié)、請示、通知等信涵，并審查簽發(fā)前的文稿。 堅守崗位不串崗； 上班時間不看書、看報，不玩電