【正文】 ................................................................. 1 國家行政機關公文格式 .......................................................................... 8 附件 1：《國務院公文主題詞表》 ....................................................... 15 附件 2：《常用公文術語匯介》 ........................................................... 29 國家行政機關公文處理辦法 （ 國務院辦公廳１９８７年２月１８日發(fā)布 １９９３年１１月２１日修訂 ） 第一條 為使國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，制定本辦法。 第四條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。 第六條 公文處理必須做到及時、準確、安全。 第九條 行政機關的公文種類主要包括： （一）命令（令） 適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當 的決定。 （五）公告、通告 “ 公告 ” 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。 （八）報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。 （十二）會議紀要 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 （三）緊急文件應當分別標明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” ；緊急電報應當分別標明 “ 特急 ” 、 “ 加急 ” 、 “ 平急 ” 。 （六）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。 （十）文件應當標注主題詞；上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。 第十一條 公文用紙一般為１６開型（長２６０毫米、寬１８４毫米）；也可以采用國際標準Ａ４型（長２９７毫米、寬２１０毫米）。 第十三條 政府各部門在 本部門職權范圍內，可以互相行文，可以向下一級政府的有關業(yè)務部門行文，也可以根據(jù)本級政府授權和職權規(guī)定，向下一級政府行文。 第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 第十八條 “ 請示 ” 應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級 機關。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意后，也可以由部門發(fā)文，文中可以注明經(jīng)政府同意。 第二十八條 草擬公文應當做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。引用公文應當先引標題，后 引發(fā)文字號。 （六）用詞用字準確、規(guī)范。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作 的副職領導人簽發(fā)；經(jīng)授權，有的公文可由秘書長或辦公廳（室）主任簽發(fā)。不得在文稿裝訂線外書寫。 第三十五條 上級行政機關的秘密公文，險絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)下一級機關負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。 第三十八條 公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，以便于保管和利用。個人不得保存應當歸檔的公文。外事方面的公文處理辦法，由外交部照依照本辦法另行制定。 本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。本標準出版時，所標版本均為有效。一個字指一個漢字所占空間。紙張白度為 85％～ 90％，橫向折度≥ 15 次，不透明度≥ 85％， PH 值為 ~。 1mm 版心尺寸為： 156mm 225mm（不含頁碼） 6 文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標 Y80％， M80％。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm。裁切成品尺寸誤差177。 公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。 發(fā)文機關標識 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或 規(guī)范化簡稱。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于 22mm 15mm。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 主體 公文標題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。數(shù)字、年份不能回行。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 12 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。 當聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。 版記 主題詞 “主題詞”用 3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空一字。印發(fā)機關左空 1 字，印發(fā)時間右空 1 字。 9 頁碼 用 4 號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條 4 號一字線，一字線距版心下邊緣 7mm。 公文如需附 A3 紙型表格，且當最后一頁為 A3 紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。分送機關標識方法同抄送機關。會議紀要不加蓋印章。 [遵照 ]遵命辦理。 [知照 ]通知對方知曉。 [按照 ]按此辦理。例“望各級黨委，按照下列要求認真去辦” [比照 ]參照的意思。 ② [布 ]宣告、公布或布置的意思。 [宣布 ]公開發(fā)布。側重于法規(guī)、指示、通知文件的發(fā)布用語。多用 于布告的結尾用語，按照習慣，另起一行，空兩格，使用與發(fā)布機關名稱字號相同的大號字，以示醒目。 [頒行 ]頒布、施行。例：為保障民用航空的安全，防止劫持、破壞民航飛機的破壞民用航空設備事件的發(fā)生，特通知如下?? [為了 ]與“為”的使用相同。例：??為此，提出一下六點要求： [為要 ] “必要”的意思。 [為妥 ] “強調妥當”的意思。 [為期 ]從時間、期限長短上看。例：“特通知如下：”、“特決定如下：”、“特作如下決議”等。二是經(jīng)常用于“報告”、“決定”、“通知”、“指示”的結尾 31 用語。帶有使令口氣，一般用于下行文所講主張、提要求部分。在使用指令性口氣時，應用“必須”而不用“必需”。 [嚴防 ]嚴密防備、嚴格防止。 [嚴謹 ]嚴密謹慎。例：關于改造“三級跳坑”住房的問題，市政府已記錄在案，不久即可拿出改造的辦法。例：此次常委會的議案共有三項。 [按期 ]依照規(guī)定的日期。例：本條例自公布之日起生效。 ○11[此 ] “就這??”的意思。 [此令 ]就這樣的內容，并于此時、此地向受令對象發(fā)布命令（令）。 ○12[報 ]陳述、告訴的意思。例：我地區(qū)《關于體制改方案》，已報經(jīng)省政府核準。例：關于黨委班子的人選，將另行報批。 [不測 ]出乎預料。 [不妨 ]表示可以這樣做。 [不諱 ]不隱瞞、不避諱。 [不宜 ]不適宜。 [對照〕對比參照。例：此件提出一些值得注意的苗頭，可送李經(jīng)理參閱。 [部門 ]組成一個獨立的機關、團體、企事業(yè)單位整體的分屬部門。 ○17[悉 ] “知道”的意思。例：電悉貴縣不幸發(fā)生強烈地震，深表關切?? [詳悉 ]詳細知道。例：鑒于此項工作經(jīng)過試點以摸索到一些經(jīng)驗，故可在全省鋪開。 [批示 ] 對下級報送的報告、計劃等非請求性文件所作的文字批示。主要表現(xiàn)為明文批注不同意。 ○20[擬〕打算、草擬、起草?！皵M定”與“擬訂”的區(qū)別主要有三：一是前者適于宏觀方面的問題，后者 適于微觀方面的事宜；二是前者適于大的場合，后者適于具體場合；三是前者不僅含草擬，還含有定局的意思，后者主要指草擬，不含有定局的意思。 [施行 ]付之實施，執(zhí)行。例：該文件所提意見可行，準予辦理。例：《臨時身份證管理暫行規(guī)定》。 [即日 ]當天。 [日內 ]近幾天內。 [日志 ]多指非個人的日記，如工人日志。二是“查辦工作”。例：對密級文件要認真進行查點，按期清退?！安閱枴倍嘤糜谙滦形?。例：關于你市第三紡織廠六月十七日發(fā)生的火災事故，請速查復。多與“請批示”連接在一起，組成“妥否，請批示”，作為請示的慣用結尾用語。 ○25[函 ] “信件”的意思。 [函復 ]回信回復。 [徑向 ]直接向。 ○27[等 ] “等因、奉此”、“等情、據(jù)此”、均屬舊公文程式慣用語。 [茲有 ]現(xiàn) 在有。多用于事務性通知、信函的起筆處。 [茲將 ]現(xiàn)在將。該介詞結構的前面加制文機關名稱，后面加文種名稱，即構成一個完整的公文標題。 [希于 ]希望在。如：“例行公事”、“例行報告”等。 37 [條款 ]分條列款。 ○32[呈 ]恭敬地送上。 [呈請 ]向上級呈送請求批準性的文件及事宜。 [就此 ]就在此地或此時。 ○34[據(jù) ]按照、依據(jù)。 [以致 ]用于下半句話的 開頭，表示下面的結果由上述的原因所帶來的。 ○36[制 ]制作 [制定 ]制作、定出。例：最近一個時期，我們單位相繼制訂了防火，門衛(wèi)等安全管理制度。 [冗員 ]指機關中超出實際需要的多余的人員。 [裁并 ]裁減合并。 [裁定 ]司法 部門就某一問題的處理作出決定。多用于組織機構和人員的精簡工作。 [定奪 ]在公文中多用于對決策事項是否可行的決定。例：要定期召開職工代表大會，以充分行使職工的民主權力。 [動議 ]會議中臨時提出的想法。 39 ○41[敦 ]誠懇。 ○42[簡 ]簡單、簡化。 [簡化 ]變復雜的事情為簡單的事情。 [簡捷 ]直截了當。 ○43[決 ]決定。例：遇到問題，要及時作出決斷，不可拖延。 [光臨 ]尊敬的賓客來到。 [啟示 ]啟發(fā)指示，使人所領悟。 40 [審訂 ]審閱訂正。 [審核 ]審閱核定。 [審議 ]審閱討論。多用于有關經(jīng)濟方面請示的結尾用語。例：嚴禁揮霍公款到處旅游，這在中央的文件中已有明文規(guī)定。 ○50[令 ]“命令”、“使”的意思。例：上述意見可否，請予核示。 [承蒙 ]得到的意思。承辦是公文處理中的一處重要環(huán)節(jié)，它既含辦文，又含辦事。 [了結 ]結束了。公文中多用“是”以表示肯定判斷。 [是非 ]正確與錯誤。 [事宜 ]關于事務的辦 理。主要用于下行文，屬指令性用語。 [務求 ]必須求。它與“務實”相對稱 。例：任命 XX 同志為 XX 市黨委副市長。例：接此通知后，望即 42 組織領導干部認真學習。 ○58[議 ]包含“意見”、“商議”的意思。 [議決 ]會議對議案經(jīng)討論后所作出的決定。 ○60[貴 ]敬辭，在公文中稱呼對方，如“貴廠” 、“貴局”，以示尊敬。例：奉命發(fā)布公告如下：???? [奉告 ]敬辭，告知的意思。例：這件事可由稅局牽頭，會同審計局、工商局辦理。 [會晤 ]會面。例：公文用語要嚴防岐義。 [中層 ]上下之間的中間層次。 [原則同意 ]對所 提事項、建議、辦法的基本觀點與主要方面表示同意。 ○67[隨 ]“跟“的意思等。 [酌情 ]考慮情況。