【正文】 18．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 ( √ ) ，最好用人工燈光。 (丫 ) 25. 文 員 作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位 低的人。 (X ) 29．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 ( √ )33．男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。 ( X )36．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸 檔范圍和要求，但沒有期限。( X ) 40．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。( √ ) 44．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 (X ) 48. 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(√ ) 52. 上下 級 之 間 握手， 下 級 先伸手后， 上級 才能相握。 (丫 ) ，空氣流通，聯(lián)系方便。” (丫 ) 、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。 (2)核稿。 (4)編號。 (6)校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校 正。指對準備發(fā)出的文件：進行分裝和發(fā)送。 3．來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么 ? 答： (1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。 (2 分 ) (4)逐項登記。 (2 分 ) (6)及時復(fù)信。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告?！? (2分 ) (4) 一定要簡短、扼要、流暢； ． (1 分 ) (5)如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H的原則檢查是否有遺漏； (2 分 ) (6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。 (3 分 ) (2)密級、緊急程度。(2 分 )(7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。(2分 ) (2 )鋼 印 、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章 。(2分 ) (6 )加 蓋 公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名 。 (2 分 ) （ 制 發(fā) 文件 時 加蓋機關(guān)印章， 稱 為 用印， 具體要求有哪些 ? 答 :(1)文件用印 時 ，必須 以機關(guān) 領(lǐng)導(dǎo) 人或部 門負責 人 簽發(fā) 的文件原稿 為 依據(jù)， 經(jīng) 核 對 無 誤 后始得用印。 (2 分 )） 2021 年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有兒類幾種 ? (1 )命 令 (令 )。（ 2分 )(4 )通 知 。(1分 )（ 7) 請 示 。 (1分 )(10 ) 會 議紀要。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。 (2 分 ) (3)會議、活動擋駕。 (2 分 ) 會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導(dǎo)工作的作用。 (2 分 ) (2)周知性會議紀要。 (1 分 ) 13. 文 員 在 處 理上司指派的工作 時 ， 首先要仔 細 制定 計 劃， 簡 要 說 明制定 計 劃 時應(yīng)注意的幾個要點。 (3 分 ) 14. 文 員 利用提示系 統(tǒng) 提醒上司的工作， 有哪些提示系 統(tǒng) ? 具體做法是怎 樣 的 ? 有 電 子提示系 統(tǒng) 和人工提示系 統(tǒng) ( 2分 ) 電 子提示系 統(tǒng) 的做法 :在 電腦 中 設(shè) 置日程表、 報 警系 統(tǒng) 、一周 計 劃以及其他提示事項 ，文 員應(yīng)該 隨著情況的 變 化不斷 編 排和修改 輸 入的信息。(2分 ) (3) 偶 而 也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等 。(2分 ) (6) 以 誠 懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞 。 一是 為 上司服 務(wù) 。 (2)制定約會計劃。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。 (6)安排差旅費。 2．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作 ? 答 ： (1)客人的選擇。 (3)會場的選擇。應(yīng)符合對方的飲食習慣， 6 從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。(2 分 ) (6) 席 次 的排列。夫婦分開坐 。 (1 分 ) (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 (1 分 ) (8)文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (2 分 ) 5．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水 、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩?2 分 ) 7. 康 橋 賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9，00 至 12 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。(2分 ) (2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱 。(2分 ) (6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等 。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作 ? 答： (1)要替搭車回去的人安排車子 。(1分 ) (5)要為參加會議的人員送行 。洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾 。(2 分 )(10)接待小結(jié)?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。 (4分 ) 10．某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準備工作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進行評估。(2 分 ) (4) 主持人 負責 引 導(dǎo) 、 組織 ， 可不做 記錄 。 (2 分 ) 12. 某中外合 資 公司 總 部德方 總經(jīng) 理來訪 ， 恰逢生日， 上司要求文 員 小 陳購買禮物 贈 送，小 陳應(yīng) 如何 辦 ?要考 慮 哪些因素 ? (1)清楚德方 總經(jīng) 理 的 愛 好、文化背景、性格 習慣 等 。 (3 分 ) 13. 作 為辦 公室文 員 ， 在上司 辦 公室或接待室的整理方面 應(yīng) 注意哪些具體事 務(wù) ? (1) 清楚德方 總經(jīng) 理的 愛 好、文化背景、性格 習慣 等 。(3 分 ) (5) 附上 賀 卡寫上中國公司的名稱， 讓 上司 親 自送 給 德方 總經(jīng) 理。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。到了請問，小劉究竟錯在哪些地方 ?正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ? 答： (1 )應(yīng) 該 搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單 。 (2分 ) (5 )通 知 上應(yīng)寫清會議的時間 (開始到結(jié)束時間 )、地點 。文員小王負責處理公司的各類郵件。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。 小王處理郵件的做法是否正確 ?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ? 答 ： (1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間； (3 分 ) (2)把上司 親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)； (3 分 ) (3)12 日回來就參加會議不妥當，不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動； (3 分 ) (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 )，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目； (3 分 ) (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； (3 分 ) (6)沒有訂購的東西不能簽收； (2分 ) (7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好； (3 分 ) 3．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： (1)利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會議記錄；(2)利華公司 2021 年銷售計劃； (3)市工商局關(guān)于年檢工作的通知； (4)利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； (5)利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄； (6)市物價局關(guān)于物價檢查的通知； (7)香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； (8)利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； (9)利華公司與香港凱福公司會談紀要； (10)利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會議記錄； (11)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； (12)利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)； 答：案卷一： (4 分 ) (1)利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會議記錄； (5)利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄； (8)利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； (10)利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會議記錄； 標題：利華公司 2021 年經(jīng)理會議記錄 (2分 ) 案卷二： (2 分 ) (2)利華公司 2021年銷售計劃； (12)利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)； 標題：利華公司 2021 年銷售工作計劃；總結(jié) (2 分 ) 案卷三： (3 分 ) (3)市工商局關(guān)于年檢工作的通知； (6)市物價局關(guān)于物價檢查的通知； (11)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； 標題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知 (2 分 ) 案卷四： (3 分 ) (4)利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； (7)香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； (9)利華公司與香港凱福公司會談紀要； 標題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作 8 事宜的函件、會談紀要 (2 分 ) 4. 波 揚 公司準備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。預(yù)定會議廳和租借放映機的任務(wù)交給了文員劉小姐。 會議 開 幕 前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。(2 分 ) (2 )如 果 聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如柯辦 ?(2 分 ) (3 )馬 上 向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程 。(2 分 ) (9 )重 要 設(shè)備應(yīng)考慮備用 (或兩套方案 )。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。后為 _匕前為下” 。 (3 分 ) 6?！? 來電者：“你們經(jīng)理在嗎 ?” 陳小姐：“不在?！闭f完，“啪”掛上了電話?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么 ?”上司說：“你犯了五個錯。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了 ，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示， (5 分 ) (2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地： (3 分 ) (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦， (4 分 ) (4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行， (4 分 ) (5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。還通知了全體員工下班后趕往。 結(jié)果 A 公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā) 生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的 50 多人滯留大堂 2 個多小時，最后交涉無果。 (2分 ) (2)應(yīng)把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個項目由專人負責。(1 分 ) (5)在活動開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場，布置會場，落實有關(guān)細節(jié)，如有問題，可提前 發(fā)現(xiàn)和解決。 (2 分 ) (8)可在活動項目上增加一些內(nèi)容予以補救。廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。戶主終于說出了是在