檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。 二、 印信管理程序： 分公司印鑒、介 紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。 需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。 介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。 1 印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。 一般公函（對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。 辦公用 品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門(mén)所需，由專(zhuān)人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。 購(gòu)置圖書(shū)后，購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。 六、 信息傳遞程序： 公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。 公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出建議。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料 , 均應(yīng)收集歸檔。 三、 卷內(nèi)文件的排列 : 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列 , 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起 , 即 :批復(fù)在前 , 請(qǐng)示在后； 正件在前 , 附件在后； 印件在前 , 定稿在后； 會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列 , 會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列 , 重要的在前；一般工作形成的材料 , 結(jié)論性的文件在前 ,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷(xiāo)售合同應(yīng)按銷(xiāo)售產(chǎn)品種類(lèi)組卷 , 再按供 貨時(shí)間依序排列。 五 . 具有長(zhǎng)期保存的案卷 , 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡 , 要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印 , 連同原件一同歸檔。 七、 裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以 “ 件 ” 為單位，采取三孔一線的方式進(jìn)行裝訂。 件號(hào)（序號(hào)）：填寫(xiě)文件的件號(hào)。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫(xiě)合同內(nèi)容及對(duì)方單位。 九、 備考表的填寫(xiě) : 每個(gè)案卷必須附有備考表。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。 十二 . 歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、套別、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。 3 、檔案管理人員主要職責(zé)： (1) 制定或參與制定檔案管理工作的規(guī)章制度； (2) 對(duì)公司各部門(mén)及下屬分公司內(nèi)部文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； (3) 做好公司檔案的收集、整理、保管和借閱工作； (4) 做好機(jī)密檔案的存檔及保密工作； （ 5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。 總結(jié)性文件：包括公司年度或月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度或月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。 證件性文書(shū)資料：包括 法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾、授權(quán)證書(shū)和證明等。 1題贈(zèng)性資料：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。 就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到人事行政部。 (2) 對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。 (5) 填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。 (9) 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。 六、 檔案的借閱 檔案主要供本公司利用，禁止外借。 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。 必要時(shí)，人事行政部應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋人事行政部印章后才有效。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。 七、檔案保密要求 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)人事行政經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確定后方可。 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重將依法追究法律責(zé)任。 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)
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