【正文】 工作制定： 批準(zhǔn)執(zhí)行： 采購部經(jīng)理 總經(jīng)理 崗 位 素 質(zhì) 具有高中畢業(yè)文化程度，接受過文秘專業(yè)培訓(xùn)，會操作計算機，打字熟練。 10 崗 位 職 權(quán) 負(fù)責(zé)各類文件的收發(fā)及辦公室內(nèi)勤工作。 為此，本人鄭重承諾：從即日起，本人將盡職盡責(zé)的努力工作，保證嚴(yán)格《職責(zé)》執(zhí)行，并將不遺余力地充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作任務(wù)，為把張家界國際大酒店經(jīng)營管理成具有特色的中國名酒店而奮斗！ 承諾人簽署： 日 期： 年 月 日 11 二、 采購部管理規(guī)定與采購制度 致達：總經(jīng)理 事宜：采購部管理規(guī)定與采購制度 日期： 年 月 日 編號： 工作制定： 批準(zhǔn)執(zhí)行： 采購部經(jīng)理 總經(jīng)理 （一） 酒店采購制度 各使用部門會同財務(wù)部，按季（月）標(biāo)準(zhǔn)制定采購供應(yīng)計劃，根據(jù)上季（月）庫存物質(zhì)和現(xiàn)有存貨，預(yù)計本季（月）營業(yè)需要， 制定本季（月）采購供應(yīng)計劃，報財務(wù)審查和總經(jīng)理批準(zhǔn)。超過月財務(wù)計劃，要追補計劃，才能安排開支。對各項計劃發(fā)現(xiàn)與營業(yè)需要不適應(yīng)時，應(yīng)及時提出修改意見，報財務(wù)部調(diào)整。各種產(chǎn)品的銷售價格要求保持相對穩(wěn)定，各項物資采購原則上應(yīng)向本地 各國營批發(fā)企業(yè)采購（享受批發(fā)價），對少量不足批發(fā)起點或國營企業(yè)不能滿足的物資，可以向集貿(mào)市場或其他零售商采購，否則，財務(wù)拒絕付款。按酒店規(guī)定的毛利率加成本定價，由業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部審定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。各種物資 進倉，應(yīng)嚴(yán)格檢驗質(zhì)量和數(shù)量。 ? 庫房管理員按規(guī)定的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（嚴(yán)格檢驗食品衛(wèi)生），進行驗收，并在入庫單的實收欄填明產(chǎn)地、規(guī)格、 包裝和實收數(shù)量，驗收完畢，采購員將原始發(fā)票、入庫單一、二聯(lián)一并送財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，采用“轉(zhuǎn)帳”結(jié)算的，應(yīng)連同“轉(zhuǎn)帳單”第一聯(lián)一并送財務(wù)部辦理報帳手續(xù)。 各倉庫需補充庫存時 ，管理員要填寫“采購申請單”，注明倉庫現(xiàn)存數(shù)量，經(jīng)庫房主管簽字后，報采購部，安排補倉貨品采購。 （三） 采購項目擇商、確認(rèn)、報價管理規(guī)定 所有“廚房每日定單”以外的采購申請單報到采購部后，由項目采購員對申請單上的采購項目的擇商、確認(rèn)和報價后，上報財務(wù)部審批。經(jīng)確認(rèn)無誤后，按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對比篩選擇優(yōu)確定報價 填入申請單，并填好總金額、供應(yīng)廠、商名稱后上報經(jīng)理。 所有采購項目的擇商、報價須由采購部在充分準(zhǔn)備、掌 握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，使用部門有權(quán)了解所需，作好驗質(zhì)、核量工作。所詢價物品對酒店負(fù)責(zé)，對供應(yīng)商負(fù)責(zé)，酒店要求什么質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)就詢 同等物品的價格。食品采購員進行跟單，并對每天到貨情況進行登記（如有缺貨情況，將按照合同條款給予罰款）。要主動請所需部門的授權(quán)人協(xié)助，有關(guān)部門和人員要積極幫助解決。如仍存分歧，由總經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)裁決。財務(wù)部在審核發(fā)票和入庫單，實際驗收數(shù)時，發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)向經(jīng)辦人追收欠數(shù)或追回貨款。 財務(wù)部負(fù)責(zé)物資采購的資金預(yù)算及具體的采購控制工作，并加以管理。 供應(yīng)商的產(chǎn)品了解：是否有產(chǎn)品合格證以及衛(wèi)生許可證，產(chǎn)品的質(zhì)量程度，產(chǎn)品的包裝是否符合環(huán)保的要求等。 ? 供應(yīng)商的評價與分級管理 商的合作，每月一次對供應(yīng)商進行評價，評價依據(jù)信用程度、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、收款寬限等方面。 ，逐步淘汰 C 級供應(yīng)商，使采購工作質(zhì)量得以提高。 A級：綜合得分在 95分以上的。 供應(yīng)商的檔案應(yīng)加強管理，每月對檔案檢查一次，補齊缺少的資料，清除已淘汰的供應(yīng)商資料，并更新補充新的供應(yīng)商資料，以保證其完整性和適用性。付款后采購人員要及時將發(fā)貨票、收貨單證、支票存根一并登記后 交與收貨部簽收，收貨部附件作帳后遞交財務(wù)部。 4. 外省及本省市外采購項目由采購人員憑采購定單、發(fā)貨票、收貨單據(jù)一并登記，注明收款人、開戶銀行名稱、帳號后交收貨部簽收，收貨部附件作帳后遞交財務(wù)部，由財 務(wù)部辦理匯款手續(xù)。 —— 客用品、棉織品、辦公用品等項采購 包括百貨用品、勞保用品、印刷品 、紙張、布草、服裝、鮮花 、山貨、陶瓷、餐廳用具的采購。 —— 工程配件及燃油采購計劃 工程部和總經(jīng)理辦公室依據(jù)設(shè)備、汽車能源使用情況，制定出年度采購使用量計劃和月度采購使用量計劃，一式四份交總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后交采購部采購。 物資采購編制流程 使用部門 財 務(wù) 部 總經(jīng)理批準(zhǔn) 一式五份 使用部門一份 采購部 財務(wù)部（倉管 2份） 采購經(jīng)理一份 采購員一份 請購下單 —— 食品請購 a、 財務(wù)部（總倉）的正常補倉，根據(jù)該部制定并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意的月度計劃而填寫請購單（ PR）單，在 PR單后附上請購物品清單，提前三天交采購部進行采購。 —— 物資請購 c、 補倉請購 財務(wù)部（倉管）根據(jù)物資儲備情況填定請購單（ PR）單一式四份，經(jīng)采購部報價后，由核價員簽字，交財務(wù)部經(jīng)理審核，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。請購單必須在需用日期前十五天填報。 ：酒店需購置的大宗或批量價值在 萬元以上的物 品、干貨、海鮮、用品用具和各類供應(yīng)商招議標(biāo)等。 2. 審核招議標(biāo)內(nèi)容是否與發(fā)標(biāo)書內(nèi)容一致。 22 堅持“貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉”， “ 價比三家”做到低價高質(zhì)選貨、進貨和選供應(yīng)商的原則。 3. 凡需招議標(biāo)的項目，由承辦單位提前擬訂初稿，將稿件知會議標(biāo)小組成員，小組成員提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，承辦單位提前知會總辦做好會議安排，總辦秘書做好會議記錄。 ? 招標(biāo)附件 張 家界國際大酒店招標(biāo)函 物品報價表 招議標(biāo)表 招標(biāo)標(biāo)書，即招標(biāo)項目的全部論述，其中包括投標(biāo)金額（資金）項目內(nèi)容、具體要求等等。 了解食品、飲料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其價格，同時也了解供應(yīng)商的信譽。 確保優(yōu)質(zhì)廉價采購、選貨、進貨。 負(fù)責(zé)對食品、飲料的商標(biāo)、包裝各種許可證、標(biāo)簽的標(biāo)準(zhǔn)化，衛(wèi)生保質(zhì)期要求進行檢查，保證食品衛(wèi)生，防止假冒偽劣產(chǎn)品進入酒店。 加強自身學(xué)習(xí)，不斷提高采購業(yè)務(wù)知識，熟練采購工作程序，懂得商業(yè)知識和商業(yè)洽談 的基本常識。 從事酒店采購工作達二年以上。 崗 位 職 責(zé) 對酒店所需的工程材料、維修材料、燃料的市場貨源進行調(diào)查，盡可能將供應(yīng)商范圍擴大，以便選擇重點供應(yīng)商登記存檔。 積極提出改進采購工作的設(shè)想、建議。 26 崗 位 承 諾 致： 本人以下承諾，確認(rèn)已收到《 工作職責(zé)》，本人閱讀后，已完全明白該《職責(zé)》之詳細(xì)內(nèi)容及具體要求。 客房棉織品 /客用品采購員的最佳年齡 25— 35歲。 經(jīng)常進行市場價格 調(diào)查，掌握市場價格，根據(jù)市場價格的變化，及時報經(jīng)理調(diào)整平均價格，實行競爭報價，采用最合理的價格購進質(zhì)量合格的物品。 加強自身學(xué)習(xí)，不斷提高采購業(yè)務(wù)知識，熟練采購工作程序，懂得商業(yè)知識和商業(yè)洽談的基本常識。 財務(wù)審批 —— 財務(wù)部根據(jù)采購數(shù)量及庫存進行審批。 庫管員驗收入庫 —— 倉管員按入庫原則、程序驗收入庫。 審批資格程序 ? 食品飲料日常采購 A. 每天的日常采購由餐飲經(jīng)理簽批。 D. 餐飲訂購單只作為內(nèi)部記錄。 采購審批權(quán)限 —— 總經(jīng)理負(fù)責(zé)工程建設(shè)物資采購和 6 萬元年金額以上的資金控制和審批。 工作原則 —— 采購工作要遵循“貨比三家，價比三家，先市內(nèi)、后市外，先國內(nèi)、后國外”的原則。 —— 工程部每月將各類油、氣的發(fā)放使用情況、庫存情況列表報采購部和財務(wù)部（成本核算員）。請購單一式四份，須有部門經(jīng)理簽名。當(dāng)有未批準(zhǔn)的采購訂單 或食品飲料訂單到貨時，收貨員應(yīng)退還貨物，并附文字說明。收貨部門應(yīng)將原來及采購訂單或食品飲料訂單，貨運單或發(fā)票、重量單位或稅單等送交財務(wù)部。所有情況必須符合發(fā)票或貨運單。 ? 所有到貨按到貨順序號，要在每日收貨報告上記載采購訂單號或食品飲料訂單號，供應(yīng)商姓名、發(fā)票號或貨運單號、總價，并按食品項目分類。 ? 貨物應(yīng)馬上送進倉庫或用貨部門。 33 ? 采購訂單管理工作程序 服 務(wù) 項 目 服 務(wù) 程 序 訂單管理 ? 采購訂單應(yīng)預(yù)先編號，除食品飲料采購每日用新鮮原料外，其他采購都要用采購訂單。 ? 采購申請 A. 除了食物飲料訂貨外，部門經(jīng)理訂貨要經(jīng)過采購申請單，注明所有成本及估計在申請單上說明。 ? 訂貨前，所有項目都應(yīng)包括在表格上。 ? 供應(yīng)商長短裝處理工作程序 服 務(wù) 項 目 服 務(wù) 程 序 確定“長短裝”的原則 ? 當(dāng)?shù)截洈?shù)量與提單或貨運清單相符，但同供應(yīng)商發(fā)票或采購訂單不符時，就是供應(yīng)商長短裝。 ? 財務(wù)部職責(zé) 收到有長短裝問題的采購訂單后，財務(wù)部要編制一式兩份“供應(yīng)商短裝通知 書”。 35 ? 合同式采購工作程序 服 務(wù) 項 目 服 務(wù) 程 序 合同式采購 ? 當(dāng)酒店需要的是供應(yīng)商一般情況不供應(yīng)的特殊商品，或特殊的質(zhì)量水平，或者當(dāng)供應(yīng)商要求確保他的特殊訂貨投資而需要有采購擔(dān)保時，酒店可以使用合同采購方式。同其他合同一樣，要遵守原則及程序上的規(guī)定。必須要有一個記錄，以便能核對收到的發(fā)票。 36 B. 在各種表格如訂單、申購單、送貨單中記錄所有項目。 E. 隨機及經(jīng)常地核查財務(wù)記錄。 ? 挑選供應(yīng)商 A. 采購周期是從挑選理想的供應(yīng)商開始的。 ? 采購進口物資報關(guān)驗收工作程序 服 務(wù) 項 目 服 務(wù) 程 序 擬定申請報告 ? 根據(jù)酒店有關(guān)要求，擬定申請進口物資、食品報告。 報關(guān)提貨 ? 根據(jù)物品的性質(zhì)和到貨通知單填寫報關(guān)單，到海關(guān)辦理入關(guān)手續(xù)并繳納相關(guān)的關(guān)稅。 ? 與封樣樣品核對。 ? 化妝品還需要合格證。 ? 點交進庫物品的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量。 ? 復(fù)檢合格后，請使用部門負(fù)責(zé)人在直撥單上簽收。 三、采購部所用表單 附表一 張家界國際大酒店招標(biāo)函 附表二 張家界國際大酒店招標(biāo)報價表 附表三 張家界國際大酒店招標(biāo)表 附表四 供貨協(xié)議書 附表五 倉庫補倉物資申報表 附表六 采購呈批件 附表七 每日收貨報告表 附表八 供應(yīng)商長短裝通知 單 附表九 采購訂單記錄表