【正文】 工作制定： 批準(zhǔn)執(zhí)行： 采購(gòu)部經(jīng)理 總經(jīng)理 崗 位 素 質(zhì) 具有高中畢業(yè)文化程度，接受過文秘專業(yè)培訓(xùn)，會(huì)操作計(jì)算機(jī)，打字熟練。 10 崗 位 職 權(quán) 負(fù)責(zé)各類文件的收發(fā)及辦公室內(nèi)勤工作。 為此，本人鄭重承諾：從即日起，本人將盡職盡責(zé)的努力工作，保證嚴(yán)格《職責(zé)》執(zhí)行，并將不遺余力地充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)，為把張家界國(guó)際大酒店經(jīng)營(yíng)管理成具有特色的中國(guó)名酒店而奮斗！ 承諾人簽署： 日 期： 年 月 日 11 二、 采購(gòu)部管理規(guī)定與采購(gòu)制度 致達(dá)：總經(jīng)理 事宜：采購(gòu)部管理規(guī)定與采購(gòu)制度 日期： 年 月 日 編號(hào)： 工作制定： 批準(zhǔn)執(zhí)行： 采購(gòu)部經(jīng)理 總經(jīng)理 （一） 酒店采購(gòu)制度 各使用部門會(huì)同財(cái)務(wù)部，按季（月）標(biāo)準(zhǔn)制定采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃，根據(jù)上季（月）庫(kù)存物質(zhì)和現(xiàn)有存貨，預(yù)計(jì)本季（月）營(yíng)業(yè)需要， 制定本季（月）采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)審查和總經(jīng)理批準(zhǔn)。超過月財(cái)務(wù)計(jì)劃，要追補(bǔ)計(jì)劃，才能安排開支。對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃發(fā)現(xiàn)與營(yíng)業(yè)需要不適應(yīng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出修改意見，報(bào)財(cái)務(wù)部調(diào)整。各種產(chǎn)品的銷售價(jià)格要求保持相對(duì)穩(wěn)定，各項(xiàng)物資采購(gòu)原則上應(yīng)向本地 各國(guó)營(yíng)批發(fā)企業(yè)采購(gòu)（享受批發(fā)價(jià)），對(duì)少量不足批發(fā)起點(diǎn)或國(guó)營(yíng)企業(yè)不能滿足的物資，可以向集貿(mào)市場(chǎng)或其他零售商采購(gòu)，否則，財(cái)務(wù)拒絕付款。按酒店規(guī)定的毛利率加成本定價(jià)，由業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部審定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。各種物資 進(jìn)倉(cāng)，應(yīng)嚴(yán)格檢驗(yàn)質(zhì)量和數(shù)量。 ? 庫(kù)房管理員按規(guī)定的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（嚴(yán)格檢驗(yàn)食品衛(wèi)生），進(jìn)行驗(yàn)收，并在入庫(kù)單的實(shí)收欄填明產(chǎn)地、規(guī)格、 包裝和實(shí)收數(shù)量，驗(yàn)收完畢，采購(gòu)員將原始發(fā)票、入庫(kù)單一、二聯(lián)一并送財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，采用“轉(zhuǎn)帳”結(jié)算的，應(yīng)連同“轉(zhuǎn)帳單”第一聯(lián)一并送財(cái)務(wù)部辦理報(bào)帳手續(xù)。 各倉(cāng)庫(kù)需補(bǔ)充庫(kù)存時(shí) ，管理員要填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”，注明倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)存數(shù)量，經(jīng)庫(kù)房主管簽字后，報(bào)采購(gòu)部，安排補(bǔ)倉(cāng)貨品采購(gòu)。 （三） 采購(gòu)項(xiàng)目擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)管理規(guī)定 所有“廚房每日定單”以外的采購(gòu)申請(qǐng)單報(bào)到采購(gòu)部后，由項(xiàng)目采購(gòu)員對(duì)申請(qǐng)單上的采購(gòu)項(xiàng)目的擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)后，上報(bào)財(cái)務(wù)部審批。經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對(duì)比篩選擇優(yōu)確定報(bào)價(jià) 填入申請(qǐng)單，并填好總金額、供應(yīng)廠、商名稱后上報(bào)經(jīng)理。 所有采購(gòu)項(xiàng)目的擇商、報(bào)價(jià)須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備、掌 握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，使用部門有權(quán)了解所需，作好驗(yàn)質(zhì)、核量工作。所詢價(jià)物品對(duì)酒店負(fù)責(zé)，對(duì)供應(yīng)商負(fù)責(zé)，酒店要求什么質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)就詢 同等物品的價(jià)格。食品采購(gòu)員進(jìn)行跟單，并對(duì)每天到貨情況進(jìn)行登記（如有缺貨情況，將按照合同條款給予罰款）。要主動(dòng)請(qǐng)所需部門的授權(quán)人協(xié)助，有關(guān)部門和人員要積極幫助解決。如仍存分歧，由總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)裁決。財(cái)務(wù)部在審核發(fā)票和入庫(kù)單，實(shí)際驗(yàn)收數(shù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)向經(jīng)辦人追收欠數(shù)或追回貨款。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的資金預(yù)算及具體的采購(gòu)控制工作，并加以管理。 供應(yīng)商的產(chǎn)品了解：是否有產(chǎn)品合格證以及衛(wèi)生許可證，產(chǎn)品的質(zhì)量程度，產(chǎn)品的包裝是否符合環(huán)保的要求等。 ? 供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與分級(jí)管理 商的合作，每月一次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)依據(jù)信用程度、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、收款寬限等方面。 ，逐步淘汰 C 級(jí)供應(yīng)商，使采購(gòu)工作質(zhì)量得以提高。 A級(jí)：綜合得分在 95分以上的。 供應(yīng)商的檔案應(yīng)加強(qiáng)管理，每月對(duì)檔案檢查一次，補(bǔ)齊缺少的資料，清除已淘汰的供應(yīng)商資料，并更新補(bǔ)充新的供應(yīng)商資料，以保證其完整性和適用性。付款后采購(gòu)人員要及時(shí)將發(fā)貨票、收貨單證、支票存根一并登記后 交與收貨部簽收，收貨部附件作帳后遞交財(cái)務(wù)部。 4. 外省及本省市外采購(gòu)項(xiàng)目由采購(gòu)人員憑采購(gòu)定單、發(fā)貨票、收貨單據(jù)一并登記，注明收款人、開戶銀行名稱、帳號(hào)后交收貨部簽收，收貨部附件作帳后遞交財(cái)務(wù)部，由財(cái) 務(wù)部辦理匯款手續(xù)。 —— 客用品、棉織品、辦公用品等項(xiàng)采購(gòu) 包括百貨用品、勞保用品、印刷品 、紙張、布草、服裝、鮮花 、山貨、陶瓷、餐廳用具的采購(gòu)。 —— 工程配件及燃油采購(gòu)計(jì)劃 工程部和總經(jīng)理辦公室依據(jù)設(shè)備、汽車能源使用情況，制定出年度采購(gòu)使用量計(jì)劃和月度采購(gòu)使用量計(jì)劃，一式四份交總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后交采購(gòu)部采購(gòu)。 物資采購(gòu)編制流程 使用部門 財(cái) 務(wù) 部 總經(jīng)理批準(zhǔn) 一式五份 使用部門一份 采購(gòu)部 財(cái)務(wù)部（倉(cāng)管 2份） 采購(gòu)經(jīng)理一份 采購(gòu)員一份 請(qǐng)購(gòu)下單 —— 食品請(qǐng)購(gòu) a、 財(cái)務(wù)部（總倉(cāng)）的正常補(bǔ)倉(cāng)，根據(jù)該部制定并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意的月度計(jì)劃而填寫請(qǐng)購(gòu)單（ PR）單，在 PR單后附上請(qǐng)購(gòu)物品清單，提前三天交采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。 —— 物資請(qǐng)購(gòu) c、 補(bǔ)倉(cāng)請(qǐng)購(gòu) 財(cái)務(wù)部（倉(cāng)管）根據(jù)物資儲(chǔ)備情況填定請(qǐng)購(gòu)單（ PR）單一式四份，經(jīng)采購(gòu)部報(bào)價(jià)后，由核價(jià)員簽字，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。請(qǐng)購(gòu)單必須在需用日期前十五天填報(bào)。 ：酒店需購(gòu)置的大宗或批量?jī)r(jià)值在 萬(wàn)元以上的物 品、干貨、海鮮、用品用具和各類供應(yīng)商招議標(biāo)等。 2. 審核招議標(biāo)內(nèi)容是否與發(fā)標(biāo)書內(nèi)容一致。 22 堅(jiān)持“貨比三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”， “ 價(jià)比三家”做到低價(jià)高質(zhì)選貨、進(jìn)貨和選供應(yīng)商的原則。 3. 凡需招議標(biāo)的項(xiàng)目，由承辦單位提前擬訂初稿，將稿件知會(huì)議標(biāo)小組成員，小組成員提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，承辦單位提前知會(huì)總辦做好會(huì)議安排，總辦秘書做好會(huì)議記錄。 ? 招標(biāo)附件 張 家界國(guó)際大酒店招標(biāo)函 物品報(bào)價(jià)表 招議標(biāo)表 招標(biāo)標(biāo)書，即招標(biāo)項(xiàng)目的全部論述，其中包括投標(biāo)金額（資金）項(xiàng)目?jī)?nèi)容、具體要求等等。 了解食品、飲料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其價(jià)格，同時(shí)也了解供應(yīng)商的信譽(yù)。 確保優(yōu)質(zhì)廉價(jià)采購(gòu)、選貨、進(jìn)貨。 負(fù)責(zé)對(duì)食品、飲料的商標(biāo)、包裝各種許可證、標(biāo)簽的標(biāo)準(zhǔn)化，衛(wèi)生保質(zhì)期要求進(jìn)行檢查，保證食品衛(wèi)生，防止假冒偽劣產(chǎn)品進(jìn)入酒店。 加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練采購(gòu)工作程序，懂得商業(yè)知識(shí)和商業(yè)洽談 的基本常識(shí)。 從事酒店采購(gòu)工作達(dá)二年以上。 崗 位 職 責(zé) 對(duì)酒店所需的工程材料、維修材料、燃料的市場(chǎng)貨源進(jìn)行調(diào)查，盡可能將供應(yīng)商范圍擴(kuò)大，以便選擇重點(diǎn)供應(yīng)商登記存檔。 積極提出改進(jìn)采購(gòu)工作的設(shè)想、建議。 26 崗 位 承 諾 致： 本人以下承諾，確認(rèn)已收到《 工作職責(zé)》，本人閱讀后，已完全明白該《職責(zé)》之詳細(xì)內(nèi)容及具體要求。 客房棉織品 /客用品采購(gòu)員的最佳年齡 25— 35歲。 經(jīng)常進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格 調(diào)查，掌握市場(chǎng)價(jià)格，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格的變化，及時(shí)報(bào)經(jīng)理調(diào)整平均價(jià)格，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)報(bào)價(jià)，采用最合理的價(jià)格購(gòu)進(jìn)質(zhì)量合格的物品。 加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練采購(gòu)工作程序，懂得商業(yè)知識(shí)和商業(yè)洽談的基本常識(shí)。 財(cái)務(wù)審批 —— 財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)數(shù)量及庫(kù)存進(jìn)行審批。 庫(kù)管員驗(yàn)收入庫(kù) —— 倉(cāng)管員按入庫(kù)原則、程序驗(yàn)收入庫(kù)。 審批資格程序 ? 食品飲料日常采購(gòu) A. 每天的日常采購(gòu)由餐飲經(jīng)理簽批。 D. 餐飲訂購(gòu)單只作為內(nèi)部記錄。 采購(gòu)審批權(quán)限 —— 總經(jīng)理負(fù)責(zé)工程建設(shè)物資采購(gòu)和 6 萬(wàn)元年金額以上的資金控制和審批。 工作原則 —— 采購(gòu)工作要遵循“貨比三家，價(jià)比三家，先市內(nèi)、后市外，先國(guó)內(nèi)、后國(guó)外”的原則。 —— 工程部每月將各類油、氣的發(fā)放使用情況、庫(kù)存情況列表報(bào)采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部（成本核算員）。請(qǐng)購(gòu)單一式四份，須有部門經(jīng)理簽名。當(dāng)有未批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單 或食品飲料訂單到貨時(shí)，收貨員應(yīng)退還貨物，并附文字說明。收貨部門應(yīng)將原來(lái)及采購(gòu)訂單或食品飲料訂單，貨運(yùn)單或發(fā)票、重量單位或稅單等送交財(cái)務(wù)部。所有情況必須符合發(fā)票或貨運(yùn)單。 ? 所有到貨按到貨順序號(hào)，要在每日收貨報(bào)告上記載采購(gòu)訂單號(hào)或食品飲料訂單號(hào)，供應(yīng)商姓名、發(fā)票號(hào)或貨運(yùn)單號(hào)、總價(jià)，并按食品項(xiàng)目分類。 ? 貨物應(yīng)馬上送進(jìn)倉(cāng)庫(kù)或用貨部門。 33 ? 采購(gòu)訂單管理工作程序 服 務(wù) 項(xiàng) 目 服 務(wù) 程 序 訂單管理 ? 采購(gòu)訂單應(yīng)預(yù)先編號(hào)，除食品飲料采購(gòu)每日用新鮮原料外，其他采購(gòu)都要用采購(gòu)訂單。 ? 采購(gòu)申請(qǐng) A. 除了食物飲料訂貨外，部門經(jīng)理訂貨要經(jīng)過采購(gòu)申請(qǐng)單，注明所有成本及估計(jì)在申請(qǐng)單上說明。 ? 訂貨前，所有項(xiàng)目都應(yīng)包括在表格上。 ? 供應(yīng)商長(zhǎng)短裝處理工作程序 服 務(wù) 項(xiàng) 目 服 務(wù) 程 序 確定“長(zhǎng)短裝”的原則 ? 當(dāng)?shù)截洈?shù)量與提單或貨運(yùn)清單相符，但同供應(yīng)商發(fā)票或采購(gòu)訂單不符時(shí)，就是供應(yīng)商長(zhǎng)短裝。 ? 財(cái)務(wù)部職責(zé) 收到有長(zhǎng)短裝問題的采購(gòu)訂單后，財(cái)務(wù)部要編制一式兩份“供應(yīng)商短裝通知 書”。 35 ? 合同式采購(gòu)工作程序 服 務(wù) 項(xiàng) 目 服 務(wù) 程 序 合同式采購(gòu) ? 當(dāng)酒店需要的是供應(yīng)商一般情況不供應(yīng)的特殊商品，或特殊的質(zhì)量水平，或者當(dāng)供應(yīng)商要求確保他的特殊訂貨投資而需要有采購(gòu)擔(dān)保時(shí)，酒店可以使用合同采購(gòu)方式。同其他合同一樣，要遵守原則及程序上的規(guī)定。必須要有一個(gè)記錄，以便能核對(duì)收到的發(fā)票。 36 B. 在各種表格如訂單、申購(gòu)單、送貨單中記錄所有項(xiàng)目。 E. 隨機(jī)及經(jīng)常地核查財(cái)務(wù)記錄。 ? 挑選供應(yīng)商 A. 采購(gòu)周期是從挑選理想的供應(yīng)商開始的。 ? 采購(gòu)進(jìn)口物資報(bào)關(guān)驗(yàn)收工作程序 服 務(wù) 項(xiàng) 目 服 務(wù) 程 序 擬定申請(qǐng)報(bào)告 ? 根據(jù)酒店有關(guān)要求，擬定申請(qǐng)進(jìn)口物資、食品報(bào)告。 報(bào)關(guān)提貨 ? 根據(jù)物品的性質(zhì)和到貨通知單填寫報(bào)關(guān)單，到海關(guān)辦理入關(guān)手續(xù)并繳納相關(guān)的關(guān)稅。 ? 與封樣樣品核對(duì)。 ? 化妝品還需要合格證。 ? 點(diǎn)交進(jìn)庫(kù)物品的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量。 ? 復(fù)檢合格后，請(qǐng)使用部門負(fù)責(zé)人在直撥單上簽收。 三、采購(gòu)部所用表單 附表一 張家界國(guó)際大酒店招標(biāo)函 附表二 張家界國(guó)際大酒店招標(biāo)報(bào)價(jià)表 附表三 張家界國(guó)際大酒店招標(biāo)表 附表四 供貨協(xié)議書 附表五 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物資申報(bào)表 附表六 采購(gòu)呈批件 附表七 每日收貨報(bào)告表 附表八 供應(yīng)商長(zhǎng)短裝通知 單 附表九 采購(gòu)訂單記錄表