【正文】 本最低的供應商 ? 向供應商發(fā)訂單并進行訂單管理 ? 維護供應商資料庫和采購業(yè)務資料 行政部 行政部總經(jīng)理 ? 審批采購申請單和訂單 使用部門 部門總經(jīng)理 ? 控制部門采購預算 ? 審核、批準部門采購申請單和付款申請單 使用部門 行政員 ? 匯總部門采購申請 ? 及時取得本部門財務信息，協(xié)助進行預算控制 3 3 采購管理 運作分類 采購管理的運作可分為： 控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序 ? 經(jīng)營管理的觀念、方法和風格 ? 組織結(jié)構(gòu) ? 權(quán)限和責任分配 ? 監(jiān)控方法 ? 內(nèi)部審計 ? 人事政策和實務 ? 采購申請與批準 ? 文件設計和記錄 ? 獨立復核 ? 授權(quán) ? 預算管理 ? 供應商授權(quán) ? 文件設計和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨立復核 ? 授權(quán) ? 確認供應商 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨立復核 ? 授權(quán) ? 供應商再評估 ? 文件設計和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨立復核 ? 職責分工 ? 編制采購訂單 ? 文件設計和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨立復核 ? 出具 采購 訂單 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨立復核 ? 授權(quán) 采購 供應商選擇 采購申請 及授權(quán) 4 控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序 ? 驗收貨物 ? 文件設計和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 職責分工 ? 獨立復核 ? 確認采購 ? 文件設計和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨立復核 ? 會計系統(tǒng) ? 付款 ? 獨立復核 ? 職責分工 ? 授權(quán) ? 會計系統(tǒng) 收貨并記錄 5 第二部分 業(yè)務流程 1 采購申請及授權(quán) 流程圖 使用部門 計財部 管理層 采購申請與批準 使用人 部門秘書 部門經(jīng)理 費用會計 相應授權(quán)人 管理方法 管理原則 ? 采購申請必須根據(jù)預算得到部門經(jīng)理的批準。 管理部門 使用部門秘書、計財部費用會計 管理文件 采購申請及授權(quán)流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 采購申請單 填制采購申請單 使用 部門員工 使用部門總經(jīng)理、管理層 附件 1 采購審批權(quán)限表 審批采購申請單 行政部 管理層 附件 2 審批 4 填制采購 申請單 2 審批 6 口頭提出申請 1 匯總采購申請 3 預算復核 5 6 流程描述 采購申請與批準 主要步驟 描述 負責部門 ? 使用部門員工（申請人）根據(jù)日常經(jīng)營活動需要產(chǎn)生購買意向，向部門經(jīng)理征詢口頭意見。詳細寫明項 目名稱、項目編號、購貨型號和數(shù)量。 ? 對于固定資產(chǎn)和其他超出人民幣 2,000 元的大額采購，部門秘書必須檢查該項采購是否在本年度部門費用預算內(nèi)，并在采購申請單上注明。 使用部門秘書 口頭提出 申請 1 填制采購 申請單 2 匯總采購 申請 3 采購申請單 – 附件 1 7 主要步驟 描述 負責部門 ? 部門秘書對采購申請進行預算控制之后，由申請人直接主管和使用部門經(jīng)理進行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。 計財部費用會計 ? 采購申請單 必須由公司相應授權(quán)人根據(jù)采購權(quán)限表審核批準。 ? 對供應商資料庫實行權(quán)限控制管理。 ? 采購員匯總收集的資料，填寫 供應商信息收集表 。供應商主要信息包括供應商名稱、編號、地址、供貨數(shù)量級和相應的供貨價格、最小訂購量、供貨質(zhì)量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用記錄等。 行政部總經(jīng)理 確定授權(quán) 供應商 2 尋找供應商 1 審批 3 供應商信息收集表 – 附件 3 授權(quán)供應商清單 – 附件 4 11 確認供應商 主要步驟 描述 負責部門 ? 采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請單的要求從授權(quán)供應商清單中能夠提供需求產(chǎn)品 /服務的供應商（如果授權(quán)供應商清單中沒有能夠提供需求產(chǎn)品 /服務的供應商，必須及時尋找新的供應商）。 ? 填寫 供應商選擇表 交行政部總經(jīng)理審核。否則，該供應商選擇將不被批準。 ? 采購員負責對其采購活動進行匯總分析。 ? 供應商業(yè)績評價標準為：到貨及時率、質(zhì)量合 格率、違約率等。 ? 采購員必須及時的進行訂單確認。 ? 為了保護公司的權(quán)益，采購訂單必須由供應商蓋章確認。 行政部采購員 ? 行政部總經(jīng)理對采購訂單進行審核，對于內(nèi)容與采購申請單和供應商選擇表不符合的采購訂單予以退回。對于管理層相應授權(quán)人不認可的采購訂單予以退回，退回的采購訂單由采購員進行修改。 ? 采購員將供應商要求做的訂單修改向行政部總經(jīng)理作口頭匯報，取得采 購部總經(jīng)理口頭同意后，采購員更新原采購訂單（訂單編號不變，加后綴－修改稿；并在原訂單的編號后加后綴－作廢），報行政部總經(jīng)理和 管理層相應授權(quán)人 批準。 ? 計財 部應付帳款會計將采購員交來的訂單或合同原件統(tǒng)一保存放在“未完成訂單”盒內(nèi)。 ? 發(fā)票必須直接寄到計財部費用會計處。 管理部門 行政部采購員 管理文件 貨物增加流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關步 驟 填制人 復核人 參考編號 采購檢驗單 驗收貨物 /開收貨單 行政部資產(chǎn)管理員 行政部經(jīng)理 附件 10 領用單 領用申請 使用部門使用人 使用部門經(jīng)理 附件 11 20 流程描述 驗收貨物 主要步驟 描述 負責部門 ? 供應商于貨物發(fā)出前數(shù)日將貨物名稱，數(shù)量及送貨日期等信息通知采購員。 ? 驗收合格，行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門 檢驗人員行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗人員在 采購檢驗單 上簽字。 使用部門 /使用人 資產(chǎn)管理 員 采購檢驗單 – 附件 10 驗收貨物 1 21 采購確認 主要步驟 描述 負責部門 ? 采購員將采購申請表、檢驗單及其他相關文件交給計財部應付帳款會計。 應付帳款會計 ? 總帳會計復核采購確認的相關記帳憑證和原始單據(jù)，審核無誤后簽字批準，并將會計分錄過入采購明細賬和總賬；如果記帳憑證和原始單據(jù)存在錯誤，總帳會計在憑證上說明原因并退回應付帳款會計。 記錄 復核新疆 主要步驟 描述 負責部門 ? 新疆應付帳款會計編制分錄和憑證，傳真至總部對應的應付帳款會計復核。 總賬會計 領用 主要步驟 描述 負責部門 ? 對于固定資產(chǎn)領用，在辦理完領用后，資產(chǎn)管理員登記固定資產(chǎn)臺帳，馬上將領用單交費用會計更新固定資產(chǎn)登記表；對于低值易耗品等領用，資產(chǎn)管理員月末對這些領用按部門進行匯總，將匯總表和領用單交費用會計記帳。管理員將領用單一聯(lián)交領用人，一聯(lián)交計財部費用會