【正文】 律從長。QG/PG0097—2016（四）檔案庫房必須門窗堅固，有防火、防塵、防盜、防蟲、防潮、防光、防高（低）溫、防有害氣體（簡稱“八防”）設施。（八）檔案人員調離崗位時，應將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續(xù)后，方可離崗。第七章 檔案的鑒定與銷毀QG/PG0097—2016 第十六條 檔案鑒定、銷毀（一）子分公司（單位）要定期組織對已過保管期限的各類檔案進行鑒定。銷毀時應同相關部門取得聯(lián)系，并應指派專人監(jiān)銷。（二）子分公司（單位）每年12月20日之前按公司的統(tǒng)一要求，向公司檔案管理部門報送相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)截止日期為當年11月20日）。第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠單位每兩年檢查一次。第二條 歸檔要求（一）歸檔文件材料必須齊全、完整、系統(tǒng)、準確。（二）各科學技術文件材料形成部門應將要歸檔的科學技術文件材料，按照其自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成保QG/PG0097—2016 管單位（卷、冊、袋、盒）；劃分保管期限（見附錄K）；按保密規(guī)定確定密級；編制好案卷封面；對卷內文件編上張?zhí)?，一卷一號，卷內目錄單獨編號；填寫卷內文件目錄和卷內文件備考表；對能裝訂的材料，裝訂成冊，需裝訂整齊，厚度一般不宜超過5cm，超過部分應單獨裝訂成冊，經(jīng)本部門負責人審查合格后向檔案部門移交歸檔。（三）工程設計、施工、監(jiān)理招標形成的文件材料，應在招標項目完成后的第二年由主管部門向檔案管理部門歸檔。（七）本單位形成的新產品開發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產品研制和試生產階段產生的科學技術文件材料，在正式轉產后即應歸檔。引進國外技術，隨到隨歸檔。第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應的檔案盒中（檔案盒規(guī)格為310220mm，厚度可根據(jù)實際需要在50、60mm中選擇使用），填寫案卷標題和檔案號。第九條 底圖和藍圖應分開保管。修改后的底圖與曬印出的藍圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準確、可靠。第十五條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞、失、泄密和轉借他人。第三條 歸檔時間：次年5月底前將上一年管理活動中形成的文書材料移交本單位檔案管理部門。第二章 整理第五條文書檔案分類、編號按《檔案分類編號細則》執(zhí)行。由于沒有分類，每盒不用擬寫案卷標題，但為了保持相關文件之間的聯(lián)系，在組盒時應盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。裝訂時應將卷內文件的底邊與左邊取齊，大于公文紙的要折疊壓平，未留裝訂線的應加邊。QG/PG0097—2016 第九條 文書檔案以分類方案序列為基礎進行案卷排列。第十一條 對已形成的保管單位應填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標題錄入計算機管理。第十五條 出借檔案，借用和退還時必須當面點清，借閱人應在登記本上簽字。（二）會計賬簿類：總賬、日記賬、各種明細賬、固定資產卡片、各種輔助賬簿、其他會計賬簿等。QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求（一）當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務管理部門保管一年。（三）財務信息系統(tǒng)的財務數(shù)據(jù)應定期在維護單位和公司財務管理部門雙備份，并定期更換備份介質（磁盤1年、光盤5年、移動硬盤10年更換一次），以防止數(shù)據(jù)丟失。第三條 歸檔時間會計檔案保管一年期滿之后，由財務管理部門編制清冊移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。檔案管理部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。對長期和永久保存的案卷要編張?zhí)?。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。第十條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。第十三條 暫由財務部門保管的會計檔案 QG/PG0097—2016（一）暫由子分公司（單位）財務部門保管的會計檔案不得借出。（三）查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。第四章 鑒定銷毀第十五條 會計檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應按如下銷毀程序和要求進行：（一）子分公司（單位）檔案管理部門會同本單位審計、紀檢監(jiān)察部門、財務管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、保管號、案卷標題、卷數(shù)、應保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內容；QG/PG0097—2016（二）單位負責人、審計、紀檢監(jiān)察部門負責人、財務部門負責人、檔案部門負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后，報上級主管部門審查，經(jīng)批準后方可銷毀；（三）對于其中保管期限已滿但涉及產權、未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了結事項的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務或失去保管價值時為止，同時應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明；（四）正在項目建設期間的建設單位，會計檔案不得銷毀；（五）銷毀會計檔案，應由本單位檔案管理部門、財務管理部門及公司檔案管理部門、財務管理部門、審計部門共同派員監(jiān)銷；（六）子分公司（單位）信息化管理部門負責與檔案部門、會計部門共同派員監(jiān)銷電子會計檔案。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。第二十條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。第二十三條 電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。QG/PG0097—2016 附件5：聲像檔案管理實施細則第一章 組織機構與職責第一條 公司檔案管理部門負責對全公司聲像檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督檢查和考核。（二）組織或參加公司內外各類重要會議、社會活動的聲像資料（包括會場、主席臺、主要內容、領導講話等場面）。QG/PG0097—2016（六）反映公司重要科研成果、科技發(fā)明、專利技術成果及新技術、新工藝、新材料應用等聲像資料。（十）其他具有保存價值的聲像資料。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應單獨整理存放，照片和說明一同整理存放。格式：全宗號—底片號，如：13—535。（四）按底片號順序將底片插入底片冊。照片號：案卷內照片的順序號；QG/PG0097—2016 底片號：底片在全宗內編的流水號；參見號：與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的代號（分類號）。一般不超過200字；用阿拉伯數(shù)字表示時間，年、月、日三字用“.”隔開。凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注“*”號。反轉底片的說明應在插袋式芯頁上書寫。分類應保持前后一致，不能隨意變動。（四）照片必須固定在芯頁正面（裝訂線右側）。照片名稱不應超過50個字；拍攝時間：拍攝該張（組）照片的年、月、日。卷內備考表應放在案卷的最后一頁。（十一）大張照片、反轉片應與其它照片一同組卷，單獨存放，并在卷內目錄的備考欄內注明“大張”、“反轉片”。（二）載體類型及代號： 錄音帶：1；QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；（三）按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲介質的軟硬件環(huán)境。第十四條 保管裝具（一）底片袋，用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm100mm或相應規(guī)格的紙袋。+20mm，壁厚23mm。（三）庫房內晝夜溫度變化不能大于177。（五）對庫存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時進行技術處理。銷毀聲像QG/PG0097—2016 檔案須兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊歸檔永久保存。QG/PG0097—2016 附件6：榮譽檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍上級機關發(fā)給本機關的獎狀、證書、錦旗、獎牌、獎杯以及上級領導視察本單位的題詞、書寫的字畫等。第四章 鑒定銷毀榮譽檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。（二）用掃描等設備獲得的圖像電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。專用CAD軟件要支持ACAD的閱讀格式，否則應將相關軟件一并收集歸檔。QG/PG0097—2016（六）由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。（九）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門應對載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內容進行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應退回文件形成部門重新制作。第二章 整理第五條 檔案管理部門在接收電子檔案后，應該進行必要的加工整理，分類、編號，而后入庫保管。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1光盤。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。第十條 利用時使用拷貝件。QG/PG0097—2016第六章 電子檔案的鑒定銷毀第十四條 到期電子檔案的鑒定銷毀，按國家和公司關于紙質檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。QG/PG0097—2016 附件8：工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則第一章 術語、定義及縮略語第一條 工程竣工技術資料指工程項目在其建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理和交、竣工驗收等階段形成的集中保存起來以備查考的直接記述和反映工程實際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。第四條 施工資料指施工單位在工程施工過程中形成的資料。第八條 工程質量監(jiān)督部門負責審查施工單位提交的工程質保資料，并出具工程質量評定證書。第十一條 公司及子分公司（單位）的檔案管理部門負責復審施工和監(jiān)理單位提交的工程竣工技術資料，并在工程結算單和工程監(jiān)理結算材料上簽字蓋章。具體包括：圖紙會審紀要；變更通知單（包括變更設計的電傳等在內，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；業(yè)務聯(lián)系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；設備處理委托單（含設備制造單位派駐工程現(xiàn)場代表現(xiàn)場處理單）；其它形式的變更材料。（四）工程建設前期資料。（六）外部配套建設或協(xié)作的有關資料，包括原、燃材料、輔助供應、設備供應、動力供應等方面的協(xié)議、合同、會議紀要、與44QG/PG0097—2016 此有關的上級和地區(qū)有關文件、指示、建設條件、進度、資源情況、資金來源等。（二）實行總承包的工程項目，由總承包單位全面負責整理交付竣工技術資料。文字材料用紙應采用具有一定厚度、便于長期和永久保存的韌力大、耐久性強的紙張，并應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。（二）對于施工單位自行采購的材料，應提供材質證明書（合格證）的原件。實行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾?，同時履行移交手續(xù)。三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須完整。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內容和具體過程。兼職檔案員如進行調整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責、崗位職責。（8）公司開業(yè)、歇業(yè)、撤并材料。（12）公司內部行文、公司對外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。（2）計劃生育有關文件。（6）因私出國人事關系保留協(xié)議書及相關材料。包括質量管理、技術引進、技術研發(fā)、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。七、檔案保管制度公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。九、檔案資料借閱制度：公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯(lián)系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準備。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內容和歷史過程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。設計基礎資料： 工程地質、水文地質、勘探報告、地質圖、勘探記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明，地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重點設備安裝測量定位觀測記錄。監(jiān)理文件、資料：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細則，施工及設備器材供應單位資質審核、設備、材料審批。工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件、變更價格審查、支付審批、所賠處理文件。財務、器材管理：工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明