【正文】 像檔案等。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。（五）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文應一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。QG/PG0097—2016（九）各形成部門應將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入本部門的各項工作計劃、納入領導的工作議程、納入有關人員的工作標準，使檔案管理工作與其相關的各項業(yè)務活動同步進行。（二）檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四種（見附件11）。（三）子分公司（單位）應根據(jù)檔案的多少，設臵專門的庫房，配備相應數(shù)量的檔案裝具，購臵必要的用品，庫房和裝具應有一定的余地，以滿足檔案數(shù)量增長的需求。（七）檔案庫房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開。（三）各級檔案管理部門按借閱期限對到期未歸還檔案者做好催退工作，借閱者對到期尚需利用的檔案，應及時辦理續(xù)借手續(xù)。（四）根據(jù)檔案保管現(xiàn)狀，銷毀檔案應由相對應的檔案管理部門執(zhí)行。第九章 檔案的統(tǒng)計與保密管理第十八條 檔案的統(tǒng)計 QG/PG0097—2016（一）公司檔案管理部門、子分公司（單位）應對各類檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀、提供利用等情況進行登記、統(tǒng)計，做到目錄、實物、統(tǒng)計數(shù)字相統(tǒng)一；同時對檔案機構、人員、設備設施進行統(tǒng)計。第十章 檔案的檢查與考核第二十一條 綜合服務中心負責組織對子分公司（單位）的檔案工作進行檢查與考核。QG/PG0097—2016 附件1:檔案管理流程圖檔案管理流程圖（QG/PG0056—01）各單位（部門）各單位（部門）未通過檔案部門檔案部門收集、整理收集、整理文件材料，編制文件材料，編制移交清冊移交清冊審核通過檔案接收檔案整編檔案保管未通過統(tǒng)計銷毀鑒定利用通過銷毀QG/PG0097—2016 附件2：科技檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍凡是在本單位的科學技術研究、新產品開發(fā)、基本建設、技術改造、設備檢修、地質勘探、地形測繪、出國考察、對外談判、引進國內外技術等活動中形成的一切具有保存價值的科學技術文件材料，都屬于歸檔范圍（見附件11）。設備進廠開箱時必須通知檔案人員參加,并接收設備檔案,日后設備有所改動,相關部門必須歸檔完整、準確的變更記錄和相應的修改圖紙，以保持圖物相符。（二）工程竣工資料，由施工單位和監(jiān)理單位按《工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則》（見附件8）的時間要求向檔案管理部門移交歸檔。（六）設備（備件）招標文件材料，招標牽頭單位應在招標項目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。（九）出國考察、對外技術談判方面形成的科學技術文件材料，辦理完畢后及時歸檔。有電子檔案的，在分類編號時要與其對應的紙質檔案建立一一對應關系（見附錄G），以便于查詢利用。第三章 保管第八條 需保密的科技檔案應單獨保管。檔案部門有責任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。第十四條 出借檔案，借用和退還時必須當面點清，借閱人應在登記本上簽字。第二條 歸檔范圍：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，均應歸檔保存（見附件11）。（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應與紙質文件一并歸檔。每盒卷內目錄和備考表的填寫方式要求不變。第八條 卷內文件材料要去掉易生銹金屬物，破損的文件材料應托裱，字跡已擴散的應復制，復制件應放在原件之后。件號由檔案分類、卷號、文件順序號組成，并采用帶分數(shù)式的寫法將這三種代號融為一體。附卷仍應按原分類方案和案卷構成插入案卷序列，以便科學管理和查找利用。第四章 提供利用第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。QG/PG0097—2016 附件4：會計檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（五）其他類：包括財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務清查匯總資料、工資冊、單獨裝訂成冊的入庫單、領料單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、經(jīng)濟合同、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）財務管理部門會計檔案庫房必須做好“八防”工作，確保會計檔案的安全。（五）檔案部門接收電子會計檔案時，要對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。第五條 檔案管理部門負責對裝訂成冊的會計檔案整理立卷，歸檔保管。憑證類可不填寫卷內文件目錄，也可不臵放卷內文件備考表。定期保管期限分十年、三十年兩種。第九條 子分公司（單位）可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案。出納人員不得兼管會計檔案。（二）查閱或復制會計檔案的人員，應持單位正式介紹信，介紹信上應寫清楚查閱或者復制會計檔案的內容和用途，由本單位負責人在介紹信上簽字。（二）檔案管理部門應建立會計檔案查閱登記簿，用以登記查閱或復制會計檔案的時間、需查閱或者復制會計檔案的內容、檔案保管號、數(shù)量、用途、查閱或者復制會計檔案單位、批準人、查閱或者復制人等情況。第五章 撤銷、解散、破產等情況下會計檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位財產所有者代管或移交公司檔案館代管。第十九條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第二十五條 公司駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規(guī)定進行管理，定期向本單位檔案室移交的同時，刻錄pdf格式的光盤作為容災備份。第二章 收集第四條 歸檔范圍（一）反映公司及子分公司（單位）各時期建設和發(fā)展概貌等聲像資料。（五）重大工程建設、重大技術改造和技術引進等聲像材料（包括開工原貌、建設過程、竣工驗收、試生產情況、工程全貌等）。（九）公司其它重要活動、重要事件或重大事故、重大自然災害等聲像資料。（三）以感光材料為載體形成的聲像資料應是原版、原件，特殊情況下經(jīng)檔案管理部門批準方可接收復制件。QG/PG0097—2016（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應進行翻拍復制底片；對于拍攝張數(shù)較多的同一事件的照片，應從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。在全宗內統(tǒng)編流水號。大底片應在藥膜面墊柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號。第八條照片檔案說明的編寫方法和要求（一）符號說明的項目有：照片號、底片號和參見號。（三）照片檔案文字說明的編寫要求：綜合運用六個要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字簡潔、語言通順。一般應以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應加總說明。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。一般應在全宗內按年代進行分類。（三）根據(jù)照片的規(guī)格、畫面和說明的字數(shù)確定照片固定位臵。內容有：照片號：卷內照片的順序號： 底片號：卷內底片的順序號：照片題名：在盡量保證基本要素內容完整的前提下，將文字說明改寫成照片名稱?？刹捎梦臅鴻n案的卷內備考表。（十）按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷，上架保存。其格式為：全宗號〃載體類型號〃流水號。第十三條 底片保管時應立放。（四）卷筒紙芯，用于保存大張底片、照片的裝具。（二）接觸底片的人員應帶潔凈的手套操作，防止汗?jié)n污染底片。（四）對本館（室）保存的照片檔案要根據(jù)情況定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。第十八條 對已到保管期限經(jīng)鑒定確認無保存價值的聲像檔案，需登記造冊，由主管領導批準后方可進行技術處理。第二十條 非涉密的聲像檔案經(jīng)單位同意可以提供第三方使用，所得收益作為單位的其它業(yè)務收入，單位對作者應給予適當?shù)莫剟睢５谌?保管對榮譽檔案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得隨意堆放，嚴防損毀。第二條 歸檔要求（一）用文字處理技術形成的電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。CAD電子文件的歸檔應包括為生成CAD電子文件而開發(fā)的軟件產品和軟件說明。（五）音頻文件格式為“.WAV”，用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。（八）電子文件性質代碼：R草稿性電子文件；U非正式電子文件；O正式電子文件；N無紙電子文件；T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；M多媒體文件；P計算機程序；D數(shù)據(jù)文件。（十二）電子文件形成和歸檔部門應對所收集的電子文件的有效性、完整性和有無病毒進行審核，內容包括：項目起止時間、項目名稱、電子文件格式及所需軟硬件環(huán)境等，并將該文件一同刻入光盤中（），由部門負責人簽署意見后移交本單位檔案管理部門歸檔。第四條 歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔（刻錄）應與紙質文件歸檔時間一致。光盤編號辦法為：全宗號—類別號—流水號表示。第三章 保管電子檔案的保管除應具備紙質檔案一般要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理。第五章 利用第九條 電子檔案的封存載體不得外借。第十三條 具有保密要求的電子檔案，在網(wǎng)上傳輸時必須符合國家和公司有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，需連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。第三條 監(jiān)理資料指監(jiān)理單位在工程施工監(jiān)理過程中形成的資料。第二章 組織機構與職責QG/PG0097—2016 第七條 工程施工單位負責編制、整理和交付工程竣工技術資料。同時，使用單位的工程管理部門負責對施工單位施工合同項目的圖號進行清理、核實，并在施工單位的資料移交清單（見附件17）上簽字蓋章。第十五條 監(jiān)理資料(詳見附件11)第十六條 工程建設過程中形成的全部技術文字材料（以下簡稱文字材料）（一）一類文字材料：主要由設計變更材料（統(tǒng)稱變更材料，后同）組成。具體包括： 各種地形測量（包括水下）和施工控制測量成果；QG/PG0097—2016 一般土建工程的施工定位（含水下）測量成果和竣工測量成果（包括打樁工程的樁位實測記錄及最后測量和水下建筑物的竣工測量成果）；管線安裝工程測量成果（包括管線的起點、中點、拐點、終點和管線交叉點的坐標、標高、坡度）；各類機器設備安裝工程的復測記錄、測量成果；道路工程的測量成果（包括路面、結構層、橋臺、橋墩基礎及頂部的測量，隧洞工程施工中在地面上建立的平面與高程控制網(wǎng)，將地面上的坐標、方向和高程傳遞到地下后在地下建立的平面與高程控制網(wǎng)，工程施工中的施工定位測量和竣工測量，隧洞開挖后的洞底高程、貫通情況、襯砌后的洞底高程、每10米處的洞寬、洞高的測量和橫斷面圖等）；沉陷觀察、位移、變形記錄等。主要包括：技術交流、出國考察、商務談判、詢價、報價、簽訂協(xié)議、合同、出國培訓、監(jiān)制、裝箱運輸、報關、商檢、開箱檢查、索賠、外國專家現(xiàn)場服務、質量事故處理、費用支付、設備調試、技術總結等。（一）工程竣工技術資料原則上按工程施工和監(jiān)理合同進行編制。文字材料幅面尺寸規(guī)格應為A4幅面（210mm297mm），并且字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，無任何破損，簽字蓋章手續(xù)完備。送交城建檔案館的圖紙須折成手風琴形式（非樓梯狀），折疊時圖紙的左邊留出25mm的裝訂線后的回折需左右對齊。若材料采購量太少，供貨46第三篇：公司檔案管理辦法公司檔案管理辦法（討論稿）為了提高我公司檔案管理水平，加強檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案工作達到規(guī)范化、制度化、標準化的水平，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規(guī)定，我公司特制定檔案管理規(guī)定如下：一、管理原則：本公司檔案采用文件材料形成部門立卷的原則，“統(tǒng)一領導、分級管理”。二、歸檔范圍：各部門凡是反映本公司工作活動，具有查考利用價值的文件材料均應立卷歸檔。（3）歸檔文件材料必須為原件。人事行政部檔案室對所接收的案卷應進行審核把關各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負責本部門的檔案收集、整理。（3）公司大事記及組織機構變革。（7）出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料。（11）各種計劃統(tǒng)計報表和計劃管理中形成的文件材料。（1）員工獎懲材料。（5）人員基本情況統(tǒng)計；員工花名冊；工資表；年終統(tǒng)計報表。（三）技術部：由研發(fā)部負責立卷保管，留存?zhèn)浞荨＃┢渌矫妫憾加扇耸滦姓控撠熈⒕肀９?，留存?zhèn)浞?。檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。1凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。所借檔案資料，要及時歸還，不得轉用。十、本辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后由總經(jīng)理發(fā)布，修改時亦同。第三條按照歸檔范圍的要求，各單位、部門負責歸檔文件材料的收集和整理工作，按照各種檔案歸檔時間的要求，定期交檔案室集中管理。二、本企業(yè)建設項目文件材料：可行性研究、任務書：項目建議書及批復，可行性研究報告，環(huán)境預測、調查報告、環(huán)境影響報告書和批復，設計任務書、計劃任務書、可行性研究報告的批復。施工文件: 建筑施工文件，設備及管線安裝施工文件，電氣、儀表安裝施工文件。工程質量事故、施工安全事故報告?？蒲许椖?；生產技術準備、試生產： 開停車方案，設備試車、驗收、運轉、維護記錄，安全操作規(guī)程、事故分析報告，產品技術參數(shù)、性能、圖紙。1建設用地規(guī)劃管理：國有土地使用證、房屋所有權證、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、建設項目選址意見書。其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。第七條下列文件材料應隨時歸檔：一、變更、修改、補充的文件材