【正文】 議有關(guān)的邀請、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。會務(wù)工作的具體內(nèi)容會務(wù)工作流程圖會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時(shí)間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點(diǎn)→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報(bào)或快報(bào)→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀(jì)要 → 會議的宣傳報(bào)道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)一、確定會議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。（二）確定會議名稱。（八）確定會議住宿和餐飲安排(九)大型會議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。3月5日上午8：30報(bào)到。上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃草案。(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。同時(shí) 本著精簡效能的原則。確定會議時(shí)間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時(shí)召開牽涉人員多、時(shí)間長的會議。因此，每次會議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。）安排會議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。會議地點(diǎn)問題：會議地點(diǎn)，又稱“會址”。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項(xiàng)活動，它是與會者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。*先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會議?！袢缬鰩讉€(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。(3)大中型會議的議程一般安排如下。英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。通信聯(lián)系情況。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點(diǎn)、與會人員、報(bào)到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。在每人座位前擺放紙筆。如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。*會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費(fèi)預(yù)算公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。三、聘請專家咨詢費(fèi)擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。七、紀(jì)念品 到會記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元。保證開好會議的重要一步。檢查的重點(diǎn)是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。案例一： “時(shí)裝秀”方案某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個(gè)服裝展示會，推出一批夏季新款時(shí)裝。3．會議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。時(shí)裝表演。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。足夠的椅子。分析：從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。“時(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會”。4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時(shí)裝樣品。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。會議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長，市局征管科、法制科、計(jì)財(cái)科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。l 項(xiàng)目制造開工會一般準(zhǔn)備資料內(nèi)容如下：項(xiàng)目概況、項(xiàng)目目前執(zhí)行情況、項(xiàng)目后續(xù)執(zhí)行計(jì)劃、質(zhì)量保證措施等，介紹內(nèi)容中穿插一些項(xiàng)目相關(guān)照片或類似項(xiàng)目實(shí)施照片。會議召開前35天組織召開相關(guān)會議準(zhǔn)備會，邀請各實(shí)施部門部長、相關(guān)人員（市場部、設(shè)計(jì)部、系控部、質(zhì)量部、設(shè)備集成中心）及分管領(lǐng)導(dǎo)參加，內(nèi)部準(zhǔn)備會議召開主要內(nèi)容如下：l 通報(bào)會議召開時(shí)間、參加人員（如會議召開時(shí)間和參會人員不能準(zhǔn)確確定可以會后再通知）； l 我公司各實(shí)施部門和公司領(lǐng)導(dǎo)參會人員確定、各部門會議準(zhǔn)備工作分工：工程管理部準(zhǔn)備項(xiàng)目匯報(bào)資料、接待工作（與市場部配合）如進(jìn)行酒店、賓館預(yù)定，客人接站、會議室布置；市場部準(zhǔn)備禮品、配合工程管理部進(jìn)行酒店、賓館預(yù)定，客人接站、會議室布置； 設(shè)計(jì)部、系控部和質(zhì)量部準(zhǔn)備設(shè)計(jì)、質(zhì)保方面交流資料（如有）。l 賓館預(yù)定注意事項(xiàng)：根據(jù)參會客人級別安排賓館（可與市場部商量），如無特殊要求盡量一人一標(biāo)間，參會人員盡量安排一家賓館，住宿標(biāo)準(zhǔn)按照客人標(biāo)準(zhǔn)上限安排，盡量不要超客人住宿標(biāo)準(zhǔn)，如參會人員住宿標(biāo)準(zhǔn)不一樣部分客人住宿超標(biāo)準(zhǔn)，超出部分可以代為支付（與賓館前臺交代好，并私下與超標(biāo)參會人員說明）。公司就餐陪同人員要提前通知，一般公司陪同人員12人（根據(jù)客人數(shù)量而定）。根據(jù)參會人員情況與市場部商定提前準(zhǔn)備贈送的禮品；根據(jù)會議召開天數(shù)，合理申請酒水（紅酒、白酒）、煙。