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正文內(nèi)容

公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)-預(yù)覽頁(yè)

 

【正文】 用,具體講應(yīng)該是確有必要才能使用,沒(méi)有必要不能亂用,表意清楚了能不用盡量不用,必要時(shí)可用空格代替。例:國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)出國(guó)(境)招商活動(dòng)加強(qiáng)管理的通知公文標(biāo)題中涉及兩個(gè)以上并列成分又不便作簡(jiǎn)化處理時(shí),為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號(hào)。D標(biāo)題排列。特殊情況可以直接寫(xiě)轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。請(qǐng)示公文只報(bào)送一個(gè)單位。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標(biāo)識(shí)方法同抄送。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文日期。(3)電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。(1)印章。(2)印章專人保管,明確交接。上面距正文約2-4mm。當(dāng)排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí),應(yīng)調(diào)整行距解決,不能采取標(biāo)識(shí)“此而無(wú)正文”的方法解決。注意:只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署,副職不能簽署。定稿與印制本是同等重要的,甚至定稿只有一份。主題詞不要選多義詞(一詞多義),出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。數(shù)量:加上類別詞不要超過(guò)六個(gè)順序:先標(biāo)類別詞(文件所屬大類),再標(biāo)類屬詞(反映文件內(nèi)容的詞),最后標(biāo)反映文件形式的詞(文種)文件內(nèi)容:主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí),應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。印發(fā)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任,哪天付印哪天就是印發(fā)日期。主送機(jī)關(guān):報(bào)送一個(gè)機(jī)關(guān),不送給領(lǐng)導(dǎo)人。請(qǐng)示事項(xiàng):就是請(qǐng)示什么,注意一定要事前請(qǐng)示;一文一事;對(duì)所請(qǐng)示問(wèn)題要預(yù)先提出議案、解決問(wèn)題辦法;所請(qǐng)示問(wèn)題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無(wú)力或無(wú)權(quán)解決的事情;內(nèi)容要明確具體。真實(shí)性即維護(hù)請(qǐng)示事實(shí)的全面真實(shí)。寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)語(yǔ)言要樸實(shí)、明白,盡量不要用形容詞。(4)聯(lián)合上報(bào)的請(qǐng)示必須協(xié)商一致,會(huì)簽手續(xù)齊備(如兩個(gè)院長(zhǎng)都要在發(fā)文稿紙上簽字)。(二)會(huì)議紀(jì)要1987年出臺(tái)的文種,概念:用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和既定事項(xiàng)特點(diǎn):會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。(1)為什么召開(kāi)?(2)會(huì)議名稱。記錄重點(diǎn):上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話,大會(huì)的發(fā)言,例會(huì)依靠會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要可先寫(xiě)背景再寫(xiě)結(jié)論,也可以反過(guò)來(lái),但不可以安全按照會(huì)議程序來(lái)寫(xiě)。如:會(huì)議聽(tīng)取了同志關(guān)于的報(bào)告,經(jīng)討論決定……會(huì)議聽(tīng)取了同志關(guān)于的報(bào)告,指出,會(huì)議決定……例會(huì)紀(jì)要不要寫(xiě)得過(guò)長(zhǎng)。悉 指導(dǎo)性:收悉、敬悉、謹(jǐn)悉致意性:欣悉、驚悉、電悉、獲悉表示置發(fā)文種目的:為、為了置發(fā)文件的理由:由于、鑒于、茲因(三)承轉(zhuǎn)詞:承接上文轉(zhuǎn)入下文據(jù)此、為此、故此、鑒此。據(jù)此,須精心制作。例***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文,其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的,但也可理解為只是面向本系統(tǒng),易產(chǎn)生歧義,其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”,應(yīng)補(bǔ)上。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”,閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ),應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。例5缺賓語(yǔ)。例***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。此文是屬于請(qǐng)示性公文,“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。三、行文規(guī)則混亂(一)越級(jí)行文。四、提法不當(dāng)有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號(hào)、任務(wù),而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國(guó)家在某一時(shí)期的工作方針相違背,從而造成一定的混亂。六、時(shí)間表述含糊(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。(二)生造詞語(yǔ)。(二)成分多余。(搭配不當(dāng))根據(jù)“三個(gè)代表”的要求,大力推進(jìn)技術(shù)革新,完善了內(nèi)部機(jī)制。(兩面對(duì)一面)這個(gè)經(jīng)驗(yàn)值得文秘人員和秘書(shū)們的重視。(主客倒置)要提高教學(xué)質(zhì)量,必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。”1合同中的“大樹(shù)”、“小樹(shù)”問(wèn)題1某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長(zhǎng)的;工資較低的;貢獻(xiàn)較大的”八、語(yǔ)言、語(yǔ)氣與文種不符一般說(shuō),上行文——尊重、請(qǐng)求、誠(chéng)懇、實(shí)在下行文——莊重嚴(yán)肅、語(yǔ)氣嚴(yán)厲、沒(méi)有商量、毋庸質(zhì)疑平行文——態(tài)度誠(chéng)摯、平等商洽、謙恭有禮九、數(shù)字使用不統(tǒng)一公文使用數(shù)字概念模糊,書(shū)寫(xiě)形式雜亂和不準(zhǔn)確,主要有以下幾種情況:(一)數(shù)字概念不清楚。每頁(yè)22行,每行28個(gè)字。“一、”必須單獨(dú)列行,句末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。、第五層次序號(hào)“(1)”和“①”一般放在段落前,不獨(dú)占一行。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國(guó)國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》的通知”中的《中華人民共國(guó)國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》就用書(shū)名號(hào)。(1)并列連用書(shū)名號(hào)(或雙引號(hào))間一般不加頓號(hào)①并列連用的書(shū)名號(hào)(或雙引號(hào))間是否加頓號(hào),目前尚存在爭(zhēng)議,但絕大部分專家認(rèn)為,如果書(shū)名號(hào)(或雙引號(hào))的并列關(guān)系清楚,不會(huì)造成歧義,則不用加頓號(hào)。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間起止概念,則用波浪線“~”。(五)其他。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi),端正、居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色。(3)法定的文種:《條例》、《辦法》等有關(guān)規(guī)章對(duì)公文文種的涵義、使用范圍都有相應(yīng)的規(guī)定,要按照規(guī)定選用文種。(三)作用工具和手段。此外,成都增加了辦法、細(xì)則)。 用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之聞商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(二)根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。(三)請(qǐng)示行文的原則 。二、報(bào)送公文在行文規(guī)則方面的主要問(wèn)題(一)黨政職能不分問(wèn)題表現(xiàn):向黨委請(qǐng)示屬于政府職能的事項(xiàng)。如,某xxx報(bào)送的1件請(qǐng)示中列出了土地、技改、稅費(fèi)等5項(xiàng)請(qǐng)示事項(xiàng)。(四)多頭報(bào)送問(wèn)題表現(xiàn):請(qǐng)示同時(shí)主送黨委、政府及領(lǐng)導(dǎo)。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。如,某部門(mén)給財(cái)政局要錢(qián)用請(qǐng)示、報(bào)告,對(duì)某民營(yíng)企業(yè)請(qǐng)求同意的事項(xiàng)的報(bào)告作出批復(fù)。如,把通知當(dāng)成意見(jiàn),意見(jiàn)不像意見(jiàn):講很多宏觀、原則要求,不具體,通知不像通知。如,某部門(mén)將某項(xiàng)工作要點(diǎn)、工作方案當(dāng)成法定公文直接印發(fā)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題中除法律、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(三)正文公文的主體,用來(lái)表述公文的內(nèi)容。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。(四)附件公文如有附件,在正文下空一行、左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注“附件”,后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱,如需回行,應(yīng)與附件名稱第一字對(duì)齊排列(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào))。附件標(biāo)題一般用小2號(hào)小標(biāo)宋或黑體字,正文字體從本節(jié)第十款規(guī)定。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知正文用3號(hào)楷體字。應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,位于正文的右下方。聯(lián)合行文,署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。標(biāo)題、正文的字體、字號(hào)要莊重、— 9 — 美觀、大方,搭配協(xié)調(diào)。公文處理關(guān)系政令暢通、關(guān)系機(jī)關(guān)(單位)的權(quán)威和形象、關(guān)系機(jī)關(guān)(單位)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系作風(fēng)建設(shè)。因此,抓基礎(chǔ)和規(guī)范仍然是很多單位公文處理工作的主要矛盾:一是抓業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí),使文秘干部對(duì)公文處理專業(yè)知識(shí)和技能熟練掌握。實(shí)際上,質(zhì)量是公文處理的生命線,抓公文質(zhì)量至關(guān)重要。其次,以什么名義發(fā)。(四)文字邏輯關(guān):準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、樸實(shí)、規(guī)范?!?12 —第五篇:公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)在公文語(yǔ)段中,邏輯混亂、條理不清、語(yǔ)意模糊的現(xiàn)象時(shí)而可見(jiàn),究其原因,常常是思路不暢、句序不順。下面,筆者從黨政機(jī)關(guān)的工作實(shí)際出發(fā),試結(jié)合一些范文或病文,談?wù)動(dòng)嘘P(guān)公文句序排列的技巧,供同行們參考。一是要推行科學(xué)化、精細(xì)化管理,管住稅源;二是要抓住重點(diǎn),加強(qiáng)稅收征管工作;三是要采取有效措施,積極壓縮欠稅;四是要進(jìn)一步加大稽查力度,打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為?!胺终f(shuō)”部分按“從內(nèi)到外”的順序來(lái)排列:寫(xiě)“內(nèi)部”,按照地稅工作“管住稅源——加強(qiáng)征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項(xiàng)職能的主次來(lái)安排句序;寫(xiě)“外部”,強(qiáng)調(diào)“要在當(dāng)?shù)攸h政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下”進(jìn)行。但如果寫(xiě)作時(shí)不注意,就容易出現(xiàn)句子排序上的毛病,譬如某市監(jiān)察部門(mén)在工作匯報(bào)中寫(xiě)道:我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件,為了加大查處的力度,我們認(rèn)真研究了工作方法措施,一是發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神,充分發(fā)揮集體的智慧,突破大案、要案;二是實(shí)行調(diào)查組長(zhǎng)責(zé)任制;三是重調(diào)查,重證據(jù);四是抓住重點(diǎn),集中力量突破疑難案件。原文中“一是……”到“四是……”4句,其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責(zé)任——掌握政策——突破疑難案件”?!坝捎谖覀冏龅搅艘陨蠋c(diǎn),提高了辦案的效率和質(zhì)量”,語(yǔ)氣平淡,工作成效顯得平平,公文主旨不夠突出。“落實(shí)責(zé)任”是基礎(chǔ),“一般案件”是主體,“大案要案”是重點(diǎn),“疑難案件”是關(guān)鍵。第三,調(diào)整了語(yǔ)段結(jié)構(gòu)。我們?cè)趯?duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行決策之后需要安排部署時(shí),經(jīng)常使用指示性或?qū)嵤┬缘囊庖?jiàn)、通知;對(duì)上級(jí)匯報(bào)某項(xiàng)工作實(shí)施進(jìn)展情況時(shí),常常運(yùn)用階段性總結(jié)、工作匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)介紹、政務(wù)信息等文種,這些內(nèi)容相對(duì)單一的公文,適用于按照工作進(jìn)程來(lái)排序。6月份,報(bào)社平穩(wěn)順利地完成了干部聘任工作,名業(yè)務(wù)骨干走上新的中層領(lǐng)導(dǎo)崗位,名員工完成了自己新一輪崗位的選擇,初步實(shí)現(xiàn)了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標(biāo)。各縣區(qū)人民政府、市政府各部門(mén)要對(duì)前期防汛各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行全面檢查,做到組織、工具、物料、技術(shù)、人員五落實(shí)。這個(gè)句群緊緊圍繞防汛工作職能,采用“縱橫結(jié)合式”排序法。排列句序雖較簡(jiǎn)單,但如果缺乏排序的意識(shí),稍不注意就可能出現(xiàn)疏漏,如市統(tǒng)計(jì)局工作總結(jié)中的一段話:在市統(tǒng)計(jì)局,任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,都要經(jīng)過(guò)采集、加工、審核、上報(bào)、發(fā)布的嚴(yán)格流程,重要的數(shù)據(jù)還必須接受社會(huì)各界的開(kāi)門(mén)評(píng)估,并在內(nèi)部實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過(guò)錯(cuò)糾正制,從而使得各項(xiàng)宏觀大數(shù)沒(méi)有出現(xiàn)趨勢(shì)性差錯(cuò),得到了各界的認(rèn)同。因此,要將“實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過(guò)錯(cuò)糾正制”提前到段首,并將“要、必須”等詞語(yǔ)改成“實(shí)行了、經(jīng)過(guò)了、接受了”等表示已經(jīng)進(jìn)入實(shí)踐程序的詞語(yǔ)。因?yàn)檫@類公文的作用是幫助領(lǐng)導(dǎo)者決策,而領(lǐng)導(dǎo)者從整體和全局出發(fā),首先考慮的是“要多少錢(qián)”的問(wèn)題,然后才是“為什么要這些錢(qián)”和“這些錢(qián)怎么用”的問(wèn)題。按照分級(jí)負(fù)責(zé)的原則,服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查所需經(jīng)費(fèi)由同級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān),列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。經(jīng)初步預(yù)算,省本級(jí)每年大約需要經(jīng)費(fèi)萬(wàn)元。以上經(jīng)費(fèi),擬請(qǐng)按規(guī)定列入本級(jí)財(cái)政預(yù)算。在請(qǐng)示中,文尾的最末一句話是最顯眼的位置,經(jīng)費(fèi)總額寫(xiě)在這兒最醒目,給領(lǐng)導(dǎo)者閱文和會(huì)議辦文提供了便捷。對(duì)內(nèi)容復(fù)雜的句群,通過(guò)提煉主旨來(lái)顯現(xiàn)句序一個(gè)語(yǔ)段由一個(gè)或幾個(gè)句群組成,而一個(gè)句群,雖然由若干句子組成,卻都表述一個(gè)中心,句序必然圍繞這一中心問(wèn)題來(lái)安排。第三,工程報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng),征地拆遷難,以地霸工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止,嚴(yán)重影響了工程進(jìn)度。目前資金到位率僅占預(yù)算的 %,因此 大學(xué) 學(xué)院至今仍未恢復(fù)施工, 機(jī)場(chǎng)擴(kuò)建等11個(gè)計(jì)劃今年新建的項(xiàng)目,80%仍停留在前期準(zhǔn)備階段。征地拆遷難,以地霸工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止等。
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