【正文】 ............................................................... 89 日志管理 ....................................................................................................................................... 91 登錄日志 ................................................................................................................................ 91 原文日志 ................................................................................................................................ 92 檔號(hào)格式定義 ................................................................................................................................ 94 輔助字典維護(hù) ................................................................................................................................ 97 增加類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 98 修改類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 99 刪除類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 99 全宗管理 ....................................................................................................................................... 99 原 文服務(wù)設(shè)置 ......................................................................................................................... 99 4 前 言 興檔檔案管理系統(tǒng) 通過運(yùn)用高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、電子等不同門類和載體檔案實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全面管理，同時(shí)還提供方便的數(shù)字化檔案信息查詢服務(wù)。 本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)各種類型檔案的著錄標(biāo)引、檔案整理（立卷歸檔）、多套檔案分類方案并存管理、檔案數(shù)據(jù)分級(jí)篩選查詢及全文檢索功能。 總之， 興檔檔案管理系統(tǒng) 符合檔案管理人員使用習(xí)慣， 是 集人性化、智能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。 興檔檔案管理系統(tǒng) 5 ? 優(yōu)化文件管理和檔案管理 ,做到兩者無縫連接 文書檔案的管理真正做到 “ 文檔一體化 ” 管理，輕松實(shí)現(xiàn)文件向檔案的轉(zhuǎn)化；遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)支持傳統(tǒng)與簡(jiǎn)化（新式 ）兩種組卷方式 ,允許用戶自定義檔號(hào)格式。 ? 管理對(duì)象可隨意擴(kuò)充，體現(xiàn)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和開放性 系統(tǒng)管理對(duì)象可擴(kuò)充，用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關(guān)信息，也可按自己需要實(shí)施分類方案，對(duì)管理對(duì)象逐級(jí) 劃分，充分契合用戶業(yè)務(wù)變化的需要 。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了動(dòng)態(tài)聯(lián)機(jī)在線幫助，對(duì)操作提供第一時(shí)間支持，讓用戶享受工作樂趣和科技魅力 。興檔檔案管理系統(tǒng)針對(duì)這一情況，特別設(shè)計(jì)了根據(jù)年度設(shè)置分類方案，使其共存管理的功能。 初次使用本系統(tǒng)時(shí)，用戶必須了解一些最基本的概念，熟悉系統(tǒng)的基本操 作流程。 啟 動(dòng) 方法一， 從 “ 開始 ” 菜單中選擇 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 中的可執(zhí)行文件 “ 興檔檔案管理系統(tǒng) ” ； 方法二， 直接雙擊屏幕上的 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 的圖標(biāo)，啟動(dòng)本系統(tǒng)。 注意： 系統(tǒng)中用戶代號(hào)和密碼都由系統(tǒng)管理員分配和設(shè)定，用戶應(yīng)牢記，不得隨意泄漏，更不能讓無關(guān)人員或低權(quán)限人員獲得登錄信息； 系統(tǒng)概覽 進(jìn)入本系統(tǒng)之后，就可以看見系統(tǒng)的主界面，在主界面的前面，有一個(gè) “ 用戶注冊(cè) ” 浮動(dòng)窗口，系統(tǒng)提示您對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行注冊(cè)，否則本系統(tǒng)只能在演示狀態(tài)進(jìn)行，您只需在 “ 注冊(cè)碼 ” 輸入框中填寫本系統(tǒng)提供的注冊(cè)碼，點(diǎn)擊 “ 現(xiàn)在注冊(cè) ” 按鈕就可進(jìn)行注冊(cè)。 興檔檔案管理系統(tǒng) 9 重要概念和名詞解釋 全宗 ：是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。 檔案著錄 ：在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。 主題詞 ：主題詞是揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范詞。按一下 TAB 鍵則下移一格，按住 Shift 鍵再按 TAB 鍵則上移一格。這樣，只需稍作修改就可以了。光標(biāo)將變成雙頭箭頭 ,拖動(dòng)箭頭可縮放窗體。雙擊樹根可以展開它，再次雙擊可以關(guān)閉它。單擊加號(hào)或雙擊加號(hào)旁邊的文字，都可以展開樹枝。 興檔檔案管理系統(tǒng) 11 要對(duì)具體的類目進(jìn)行操作時(shí)，必須在類目列表區(qū)進(jìn)行選擇。 在類目列表區(qū)點(diǎn)擊選擇需要操作的底層門類，則屏幕右邊的表數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)會(huì)顯示相應(yīng)于此底層門類的數(shù)據(jù)表，數(shù)據(jù)表最多可以有三層，這些都是在 系統(tǒng)維護(hù)中的 門類維護(hù) 中進(jìn)行設(shè)置的。 2． 選擇月份：點(diǎn)擊上面的月份，其旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)月份下拉列表，您可以從中選擇；或者點(diǎn)擊表中的左右兩個(gè)按鈕，按月份前移或后移日期列表。 興檔檔案管理系統(tǒng) 13 第二章 文件管理 文件是檔案的最主要的來源，文件管理指對(duì)公文（包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件）的管理。文件登記即對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)的公文（包括來文、發(fā)文和內(nèi)部文件）摘取其中的相關(guān)信息進(jìn)行逐項(xiàng)錄入的過程。目錄的管理包括對(duì)記錄的添加、修改、刪除以及批量修改；原文的管理包括對(duì)原文的添加、刪除、瀏覽等； 下面就文件錄入功能作如下介紹： 1. 文書收發(fā)人員在“文件錄入”界面中，首先 在左邊的類目選擇區(qū)選擇要錄入的文件類型 ，即來文、發(fā)文和內(nèi)部文件； 2. 點(diǎn)擊工具條中的 “ 新增 ” 按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn) 機(jī)讀文件級(jí)著錄條目，您要摘取每份文件的信息數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，它是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理的基本要素。 興檔檔案管理系統(tǒng) 15 文件歸檔項(xiàng)設(shè)置 在文件管理中點(diǎn)擊 “ 文件 歸檔 ” 圖標(biāo)進(jìn)入 “ 文件歸檔 ” 窗體。 文件歸檔項(xiàng)目 添加 設(shè)置：點(diǎn)擊工具條中的 “ 添加 ” 按鈕進(jìn)入 “ 對(duì)照表維護(hù) ” 窗口，進(jìn)行歸檔項(xiàng)目設(shè)置，所有文件與檔案，及其它們字段之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系都在這里進(jìn)行添加和設(shè)置的。 16 下面以設(shè)置 “ 內(nèi)部文件 ” 與 “ 傳統(tǒng)方法整理 ” 之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系為例進(jìn)行說明： 第一，設(shè)置表名之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系； 1. 點(diǎn)擊 “ 源表 ” 后面的 按鈕 ,系統(tǒng)打開一個(gè) “ 選擇表 ” 對(duì)話框 ,對(duì)話框中顯示的是 “ 文件 ” 樹型目錄表，逐級(jí)展開它，選擇 “ 內(nèi)部文件 ” 目錄下的 “ 內(nèi)部文件 ” 表名，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕即可。 第二，設(shè)置字段之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。 如果您要對(duì)已設(shè)置好的內(nèi)容進(jìn)行修改，首先用鼠標(biāo)選中要修改的記錄，再點(diǎn)擊“ 修改 ” 按鈕，系統(tǒng)將打開 “ 對(duì)照表維護(hù) ” 窗口，詳細(xì) 操作請(qǐng)參見以上添加操作。 4. 接著在以下的信息輸入框中選擇或輸入全宗號(hào)、組卷年度和保管期限等信息，再點(diǎn)擊 “ 歸檔 ” 按鈕，系統(tǒng)將會(huì)對(duì)以上選中的記錄進(jìn)行歸檔操作，并 根據(jù)檔號(hào)定義的組成項(xiàng)自動(dòng)生成檔號(hào)。 當(dāng)用鼠標(biāo) 點(diǎn)擊 “ 檔案管理 ” 按鈕時(shí)，其右邊圖中就會(huì)顯示如下： 點(diǎn)擊圖中的相應(yīng)圖標(biāo)就可進(jìn)行相應(yīng)功能的操作。另外，還提供對(duì)原文的管理，案卷 /文件目錄的批量修改，界面設(shè)置等功能。 在檔案的實(shí)體管理中，不同的實(shí)體往往存在著一定的聯(lián)系，如一份案卷目錄往往包含著多份卷內(nèi)文件目錄，這些在計(jì)算機(jī)整理檔案的過程中應(yīng)如何體現(xiàn)出來？在本系統(tǒng)中是運(yùn)用“關(guān)聯(lián)”這一功能來設(shè)置的。 興檔檔案管理系統(tǒng) 21 “ 編輯 ” 菜單項(xiàng)，選擇下拉菜單 “ 新增 ” 中的不同選項(xiàng)摘取每份文件或案卷的信息錄入到計(jì)算機(jī)中去，詳見 以下 數(shù)據(jù) 著錄 。 刪除： 用簡(jiǎn)單查詢查出需刪除的記錄，選擇菜單項(xiàng) “ 記錄 ” “ 刪除 ” 或者點(diǎn)擊工具條中的 “ 刪除 ” 按鈕，系統(tǒng)給 出一個(gè)提示，點(diǎn)擊 “ 是 ” 按鈕即將當(dāng)前記錄刪除。其中“ 密級(jí) ” 是在輔助字典中定義過的項(xiàng)目，來文 /發(fā)文 /成文日期和登記日期的輸入詳見 日期輸入說明 。保存時(shí)，若出現(xiàn)警告提示，一般表示輸入不完整，請(qǐng)根據(jù)提示的內(nèi)容修改數(shù)據(jù) 后，再進(jìn)行保存。通常，可以在若干次操作后保存一次，退出前一定要保存。在分類查詢中選擇要查詢的檔案實(shí)體類型，或者在自定義查詢和多表查詢結(jié)果選擇已定義的數(shù)據(jù)表； “ 記錄 ” “ 查 找 ” 或工具條中的 “ 查詢 ” 按鈕，所查詢的實(shí)體類目如果對(duì)應(yīng)多層數(shù)據(jù)表，系統(tǒng)將打開相應(yīng)的 “ 簡(jiǎn)單查詢 ” 對(duì)話框，如下圖所示。 提示： 在以上輸入的查詢值中，系統(tǒng)默認(rèn)的關(guān)系為 “ 包含 ” ，即查詢結(jié)果為包含此查詢值的記錄。 如果您想自己重新設(shè)置以上每頁裝載的記錄數(shù)，則可點(diǎn)擊菜單 “ 設(shè)置 ” 中的“ 設(shè)置顯示記錄數(shù) ” ，系統(tǒng)打開如下提示框，在輸入框中輸入每頁所包含的記錄數(shù)，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕系統(tǒng)則按以上設(shè)置來顯示數(shù)據(jù)表中的記錄。 排序 通過排序設(shè)置您可以將要瀏覽或打印的數(shù)據(jù)按一定的次序排列出來。 系統(tǒng)可以按多個(gè)字段排序，排序時(shí)按列名列表框中從上到下的字段順序排序， 點(diǎn)擊上圖中的 “ 確定 ” 按鈕確定排序條件并退回 檔案錄入 界面，點(diǎn)擊 “ 取消 ”按鈕則取消此次操作。 關(guān)閉原文管理窗口后，以上選擇的電子文件就被添加到文件列表中。其中 “ 原文瀏覽 ” 是 “ 原文管理 ” 功能的一部分，下面以 “ 看原文 ” 進(jìn)行說明，其界面如下： 在屏幕左邊的原文名列表區(qū)點(diǎn)擊選擇希望操作的原文后，系統(tǒng)就會(huì)以默認(rèn)的格式打開原文或圖片。 批量修改 為方便用戶修改檔案 /文件著錄項(xiàng)目中大批量相同的內(nèi)容，本系統(tǒng)也提供批量修改功能。窗體上部分為操作區(qū)域，下部分為當(dāng)前記錄信息顯示區(qū)，為非編輯區(qū)。 目錄打印 通過目錄打印您可以打印相關(guān)目錄報(bào)表，如案卷目錄、 歸檔文件 目錄等。 您可以在這里對(duì)要打印的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾并進(jìn)行排序，點(diǎn)擊 “ 查詢 ” 按鈕可打開“ 簡(jiǎn)單查詢 ” 窗口，定義要打印的條件，具體操作方法可參照 簡(jiǎn)單 查詢 ；點(diǎn)擊“ 排序 ” 按鈕可設(shè)置排序條件， 詳見檔案錄入中的 排序。 興檔檔案管理系統(tǒng) 31 第四章 資料管理 除了檔案和文件以外，本系統(tǒng)將管理的內(nèi)容擴(kuò)展到其它文檔資料，體現(xiàn)了文檔一體化的特點(diǎn)。 其余制作目錄操作說明可參見上述檔案管理中的 制作目錄 。 目錄打印 如果您想打印某一檔案門類的目錄報(bào)表，首先在類目選擇區(qū)選擇有目錄報(bào)表的實(shí)體表（其操作方法可參見以上通用功能中的類目選擇），其目錄報(bào)表名稱就會(huì)自動(dòng)顯示在報(bào)表名稱列表區(qū)。 點(diǎn)擊工具條中的 “ 設(shè)置 ” 按鈕，或點(diǎn)擊主菜單項(xiàng) “ 設(shè)置 ” “ 打印條件 ” ，系統(tǒng)彈出組合查詢窗口，您可以通過 組合查詢 來設(shè)置需要打印的目錄報(bào)表，其中查詢字段為要打印的文件 /案卷表中的各列字段名 。 操作方法： 在報(bào)表名列表區(qū)點(diǎn)擊選擇想打印的報(bào)表后，選擇菜單項(xiàng) “ 設(shè)置 ” “ 排序 ” 或單擊工具欄中的 “ 排序 ” 按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出 “ 數(shù)據(jù)排序 ” 窗口 ， 具體操作方法請(qǐng)參見 檔案錄入 中的 排序 。 在本系統(tǒng)中，可供查詢的檔案類型包括文書檔案、科技檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案和實(shí)物檔案 、電子檔案 。 點(diǎn)擊以下主題了解本模塊的主要的三種查詢方式操作說明，即樹型結(jié)構(gòu)類目列表中的 兩 個(gè) 選項(xiàng)卡 ： 自定義查詢 自定義查詢就是系統(tǒng)將常用的查詢條件和結(jié)果作為一項(xiàng)內(nèi)容并標(biāo)識(shí)以助記名保存下來，下次查詢時(shí)就只要直接點(diǎn)擊此助 記名，其查詢結(jié)果就直接顯示出來，而不需再次查詢。 在以上助記名輸入框中輸入一個(gè)助記名，點(diǎn)擊 “ 下一步 ” 按鈕 進(jìn)行查詢條件設(shè)