【正文】 M)（中方）秘書翻譯司機清潔工行政部(AD)副總經(jīng)理、秘書總經(jīng)理(GM)（德方）維修裝配機械加工生產(chǎn)制造部(MM)總經(jīng)理秘書裝試工藝制造工藝工裝工藝工藝計劃制造工程部(ME)質控質管檢驗計量檢測供應質檢質量部(QA)項目執(zhí)行經(jīng)理(MPI)翻譯采購物流庫房包裝采購和物流控制部(PM)開發(fā)應用研發(fā)部(RD)圖1　組織結構設置圖以上為ZF公司的基本情況的簡單介紹，作為本文重點部分的采購與物流控制部分將在下部分介紹，本部分的介紹對全文的理解有很大的幫助。下面，CKD件就是指進口的零件。（3）采購員根據(jù)公司合同樣本結合實際情況，與供應商（德國ZF集團）商議合同條款（其實也沒有商量的地方，只是按照供應商的要求簽訂合同），并依據(jù)此與進口代理商簽訂合同條款和代理協(xié)議，采購和物流控制部經(jīng)理審查，報總經(jīng)理批準并簽字，此合同生效。采購員用電腦做好每批貨物的數(shù)量、價格、出運日期及到貨日期列表，并歸檔。在向供應商索賠過程中，沒有分析損壞的原因，往往由于運輸?shù)脑?，應向保險公司索賠的反而向供應商索賠，造成供應商的誤解。ZF公司進口代理商存在的原因是：在ZF公司成立之前，當時合資公司還沒成立，雙方以項目小組的形式合作生產(chǎn)轉向泵。在2002年，ZF公司付給進口代理商的代理費總計達幾百萬，而隨著銷量的增加、進口物品的增多，代理費將不斷地增加。再比如進口物品的運費由ZF公司承擔，而運輸商的選擇權在進口代理商手中，因此運輸費用就得不到有效的控制。包括一些沖壓和焊接件、傳動件、標準件等。供應商據(jù)此提出報價。供應商進行試制。（5）采購和物流控制部根據(jù)銷售計劃和生產(chǎn)計劃，與供應商簽訂框架合同；研究和開發(fā)部與其簽訂技術協(xié)議。在所有要求都符合后，采購和物流控制部通知財務部，關于接收的貨物，財務部在確定后付款。三、國產(chǎn)化件（新產(chǎn)品）采購流程分析（一）國產(chǎn)化件（新產(chǎn)品）的采購流程圖（見下圖）（二）國產(chǎn)化件（新產(chǎn)品）的采購流程說明（1）選定合格的供應商。總經(jīng)理進行審批并最終定點。OTS通過后，采購物流控制部發(fā)認可通知。四、設備的采購流程（一）設備的采購流程圖ME請購ME設備投資規(guī)劃BOD審批GM審閱ME進行價格對比PM ME選點GM審批ME技術GM決策BOD審批PM詢價FA項目控制ME技術協(xié)議PM ME談判GM價格技術方案認可GM會簽PM合同MM備件PM跟蹤辦理相關手續(xù)PM進廠通知ME開箱安裝調試ME資料歸檔FA付尾款QA ME MM驗收PM索賠圖5　設備的采購流程圖（二）設備的采購流程說明由于ZF公司在成立的時候，需要購買大量的設備，因此對設備的采購流程有詳細的規(guī)定：（1）制造工程部提出設備投資規(guī)劃，該規(guī)劃須經(jīng)董事會的審批并交由總經(jīng)理審閱。（5）采購和物流控制部和制造工程部在收到各供應商的初步報價后，做出各供應商的技術對比表和價格對比表，并審批。設備備件方面由制造和維修部負責。（11）設備最終驗收后，采購和物流控制部根據(jù)雙方簽署的終驗收報告認可作最后付款。采購和物流控制部負責安排每月進廠，并負責清點，質量保證部負責質量檢驗合格，采購和物流控制部負責安排付款，否則通知供貨商整改并進行索賠。財務部負責預算控制。（7）申請部門或QA負責質量檢驗，合格后采購和物流控制部認可付款，否則采購和物流控制部進行索賠。具體規(guī)定如下：（1）申請部門提出申請。（3）采購和物流控制部負責安排入化學品庫。倉庫管理人員檢收供應商供貨的內容需確認：（1）記載在送貨單上的物品與實際物品名稱、規(guī)格和數(shù)量是否與采購訂單一致；（2）供貨的物品包括狀態(tài)及零部件的損傷或遺漏狀態(tài)；（3）供貨沒有異常時，送貨單2份由ZFSJ保管，1份由供應商保管，此時倉庫保管員需對其進行批號控制管理（進口物品入庫以同樣的方法進行），方法如下： X X X X X X X X X X （如0401112005） 倉庫號后兩位數(shù) 年 月 日 當日進貨次數(shù) 1000五金和工具倉庫 1001原材料倉庫 1002半成品倉庫 1003成品倉庫 1004附件倉庫 1005包裝倉庫 1006電器倉庫 1007化學品倉庫 1008 設備倉庫 1009 雜件倉庫 （4）如上內容中，因供應商的錯誤而發(fā)生退貨理由時，向供應商退貨，并采取措施；（5）檢收時沒有問題的話，進行到貨處理并對供應商的交貨情況進行記錄。（5）檢查合格（6）檢查不合格a依檢查基準認定為不合格時，在樣式的確認欄上標為不合格；通知采購員b把不合格的檢查內容記錄起來，作為質量管理的指標；c對不合格的物品，倉管員從QA接受貨物和樣式；d不合格情況記錄在供應商交貨情況記錄上后，確認的確是不良品，立即將其中一份送貨單蓋上退貨章印交于采購人員后，2天之內向供應商退貨。二、國外材料入庫操作流程（一）國外材料入庫操作流程圖到貨處理檢 收入庫處理運輸至ZFSJ 索 賠進口事故處理圖8　國外材料入庫操作流程圖（二）國外材料入庫操作流程說明 運輸至ZFSJ貨物經(jīng)報關后運至ZFSJ公司指定場所。 進口事故處理（1）在進口事故中，出現(xiàn)貨物相異以及發(fā)現(xiàn)貨物瑕疵時，應將此批貨物放在倉庫內指定的場所等待處理，同時必須通知采購人員；（2）對發(fā)現(xiàn)的貨物相異要求退貨時，搬運費由供貨廠家負責；不要求退貨時，作作廢處理；（3）發(fā)現(xiàn)貨物瑕疵時也同上一樣處理。（2）服務出庫：是客戶用材料，由銷售服務部安排后出庫。（6）物品申請書：是指由研究開發(fā)部要求的作為開發(fā)用的材料，質量保證部要求的試驗用材料，和制造部門外的部門由于某種特殊要求而需要出庫材料的方法。（3）生產(chǎn)計劃日程表及Parts list清單準備材料以備生產(chǎn)領用，此時須注意：a 進貨批號 b品名 c品號 d數(shù)量 e容器（特殊材料搬運用）的準備（4）根據(jù)生產(chǎn)進度，將準備好的材料的發(fā)貨單填寫完整，生產(chǎn)部門簽字后將其保存；（5）對已辦好手續(xù)但最終未出庫材料，應在將其作為當日材料入庫處理；（6）材料出庫后，發(fā)生退貨理由時需辦理退貨手續(xù)，仍然將其作為當日材料入庫處理；a 因生產(chǎn)計劃變更 b 因設計規(guī)格變更 c 因特定材料的短缺（7）倉庫人員將材料送至生產(chǎn)線或外協(xié)廠，同時再次確認：進貨批號、品名、品號、數(shù)量、狀態(tài)及其它。出庫物品（1）廠內生產(chǎn)的物品，分為各工序，在生產(chǎn)準備區(qū)出庫。（1）不良發(fā)生部門搜集當日發(fā)生不良的材料委托質量檢驗部門檢查，并得到部門經(jīng)理的批準。b制造不良：判定為制造不良時，聚合在一起，一定量的時候，作作廢處理。（1）如果是制造不良，生產(chǎn)線憑超額領料單申請發(fā)貨。（1）向外協(xié)廠出示不良品代替出庫單（2份）。（1）外協(xié)廠的材料不良及制造不良， （2）決算方法是，月底根據(jù)不良出庫實際情況結算。要求有償供給時記載事項：（1）廠名，PART NO.（2）品名，規(guī)格，數(shù)量（3）要求理由對要求有償供給的材料，倉庫管理員確認有償供給品目再作有償供給處理。（1）每月清算一次，出示納稅收據(jù)和有償供給現(xiàn)況書交給供貨廠家。 b實物數(shù)量是否與憑證一致。（2）相關手續(xù)(裝箱單等)辦理完成后，安排出庫。 (c)因零部件質量問題而由使用部門及質量保證部要求另行措施時，與零部件的保管期限無關，按照要求內容處理。 b為先入、先出的原則，物品包裝上貼上標識而管理。 a按品號及包裝上的資料； b定位：定位是為了使除了管理責任人以外的任何人都可以容易找出物品擺放的位置。（4）應預防火災被盜。（2）搬運用具及作業(yè)用具，要經(jīng)常維修，實施安全檢驗。（6）火災預防：在容易發(fā)生火災的地方，注意資財處理，要設置防火裝備。 b隨時現(xiàn)貨調查：是指必要時，隨時實施的現(xiàn)貨調查。 c各外協(xié)廠，以出庫實成績現(xiàn)況，并與現(xiàn)貨對照。 169。 長期不用的庫存的管理及處理業(yè)務 長期不用的庫存是指長期不用且其接近保質期的物品。（4）對再檢查委托現(xiàn)況表上標記的抽樣品數(shù)量，QA以物品申請書要求其數(shù)量，進行檢查作業(yè)。對不再使用的庫存，貼另外的標識別，讓人容易識別。（3）成品的庫存控制 a公司應按照顧客計劃的要求及一定的安全庫存安排生產(chǎn)，公司倉庫中的庫存量不應超過2周的銷售量，如果有特別情況，應得到公司領導同意后采取措施； b如果某些顧客要求ZFSJ在其周轉倉庫中存有一定量的庫存，公司應得到其出示相關文件。根據(jù)美國的邁克爾根本性表明業(yè)務流程重組所關注的是企業(yè)核心問題，如“我們?yōu)槭裁匆霈F(xiàn)在的工作？”、“我們?yōu)槭裁匆矛F(xiàn)在的方式做這份工作？”、“為什么必須是由我們而不是別人來做這份工作？”等等。業(yè)績的顯著增長是BPR的標志與特點。只有對價值鏈的各個環(huán)節(jié)（業(yè)務流程）實行有效管理的企業(yè)，才有可能真正獲得市場上的競爭優(yōu)勢。圍繞目標或產(chǎn)出而不是單個任務來設計人員的工作。這一流程的確能完成工作，并且對于采購貴重貨物的確能顯示出專業(yè)化采購優(yōu)勢，但是對于鉛筆這類廉價的非戰(zhàn)略性物品，這一流程就顯得笨拙而緩慢了，并且往往用以采購的各項間接費用竟會超過所購產(chǎn)品的成本。過去大部分企業(yè)都建立了這樣一些部門，它們的工作僅僅是收集和處理其它部門產(chǎn)生的信息。在舊流程中，驗收部門雖然產(chǎn)生了關于貨物到達的信息，但卻無權處理它，而需將驗收報告交至應付款部門。集權的優(yōu)勢在于規(guī)模效益，而缺點是缺乏靈活性。總部據(jù)此掌握全公司的需求狀況，并派出采購部與供應商談判，簽訂總合同。新產(chǎn)品的開發(fā)就屬于后一種的典型。使決策點位于工作執(zhí)行的地方，在業(yè)務流程中建立控制程序。而今，信息技術能夠捕捉和處理信息，專家系統(tǒng)又拓展了人們的知識，于是一線工作者可以自行決策，在流程中建立控制，這就為壓縮管理層次和實現(xiàn)扁平組織提供了技術支持。但是，由于不同人、不同部門和組織對于信息有各自的要求和格式，不可避免地造成企業(yè)業(yè)務延遲、輸入錯誤和額外費用。ZF公司采購和物流控制部集中精力完成生產(chǎn)所需的直接物料：CKD件、配套件、國產(chǎn)化零件和化學品；配套件、國產(chǎn)化零件和化學品統(tǒng)稱為國內件，這些物料的質量、成本和交付對產(chǎn)品有決定性的影響。B 貨物的交付過程中有一個中間商：進口代理商；供應商發(fā)貨給代理商，代理商發(fā)貨給ZF公司。價格確定后，才能簽訂采購合同；這是CKD件采購的特殊性決定的。流程圖 　　　　　　　　　　　　未通過PM初步選點審批制定采購信息接收需求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　未通過GM審批、最終定點匯總評審報告和報價供貨商報價PM、QA、RD三部門考察 　　　　　　　　　不合格QA檢驗供應商提交OTS樣件簽訂合同建立合格供方名錄　　　　　　　　　　　　　　　不合格下發(fā)OTS認可通知書檢驗報告供應商小批生產(chǎn)送德國檢驗不送德國檢驗QA小批生產(chǎn)過程評審PM下發(fā)PO到貨檢驗入庫退貨付款　　　　　　　　　不合格圖13　流程圖流程說明A PM根據(jù)接收到的需求信息制定較詳細的采購信息，采購信息的內容應包括以下幾點內容：采購物品的名稱、年需求量、物品的圖紙或標準號、技術要求、OTS交樣的時間和批生產(chǎn)的時間等；B 當采購信息得不到批準時，應重新制定采購信息，或者把采購信息得不到批準的原因反饋之發(fā)出需求的部門；C PM應選擇多家（多于二家）潛在供應商，以備比較；D 由PM組織RD、QA對潛在的供應商進行現(xiàn)場考察，并如實填寫“質量能力調查表”(附錄C)；PM向RD申請產(chǎn)品圖紙、相關標準，向QA申請 “外購件質量保證原則”及 “供應商質量策劃”給供應商，并與之簽訂“技術資料保密協(xié)議”（附錄D）；并向潛在的供應商詢價；E PM將選定供應商申報表、報價單、供貨商質量保證能力調查表等資料匯總，報GM批準；獲批準后，將申報表分發(fā)至RD、QA；并將供應商加入合格供方名單中；如果是在合格供方名單中的企業(yè)，則不需考察供應商，但要進行采購價格的比較和審批。三、程細節(jié)的BPR 定合格的供應商任何一個企業(yè)總是在不斷地尋求更好的供應，即物美價廉、時間有保證的供應。ZF公司在選定合格供應商的過程中，在實際應用中，存在較大的問題，如原“質量保證能力調查表”（附錄A）就不能準確地反映供應商的實際情況，這樣在選定合格供應商時，決策者判斷依據(jù)也就不充分，因此所選定的供應商到時是否能提供質量可靠、價格合理、及時交付的產(chǎn)品就成了大問題。B 原“質量保證能力調查表”中所列的調查內容不夠細化，對供應商的質量控制體系、技術管理、生產(chǎn)管理、采購管理和生產(chǎn)能力的評判沒有量化的指標，并且所問的問題意思不太明確，不同的供應商理解就不同。這樣，調查表就比較客觀地反映供應商的實際情況，同時又能杜絕許多人為的因素。ZF公司在原有的程序中并沒有提到對供應商的后續(xù)管理，但從實際情況來看，對供應商的評價，特別是對供應商的綜合業(yè)績評價是促進供應商保證及時交貨、良好質量和優(yōu)質服務的一種好的方法。（4）采購和物流控制部采購員提供供應商交付情況匯總，并給出