【正文】 對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**。”l 判斷WHO，分以下幾種情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內部直接上級及平級直接轉入記錄留言如事務緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。不重要且不緊密問清概要，酌情處理l 若通話內容較復雜，或有不清楚的地方，最后應當將要點重復一便，以免遺漏或有偏差。l 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉接。l 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結束通話。l 需請對方協(xié)助抄送時，務必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍l 務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。2） 由秘書來待為處理的： A、轉給其他相關負責人。 必要文件進行存檔。秘書的職責是當好“管家”按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格，調整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216。在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；216。控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。216。（見范例）J 出差中 216。配合總經(jīng)理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉發(fā)相關人員或存檔；216。跟進業(yè)務后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：216。注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；216?；貒笙蜓埛街轮x。每日及時核對本日及第二天的日程安排；216。攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；216。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應急藥及常用藥品附件二：授權書模版文件編號OUR REF.：LCSDTB會務工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務匯集一身。會前與GM及相關部門負責人明確會議內容、議程和參加人；216。對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；l 總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復或改請結束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準備回復邀請部門并準備材料確認時間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務是否有關 N Y與對方確認后 另行安排 時間沖突 請示總經(jīng)理 是否參加 N Y 注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。并關注以下幾點：開始征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請 N Y回復對方參會，并寫入日程表關注對方會議組織情況，并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經(jīng)理參會結束注意事項：l 會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；l 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；l 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋；外部會面會議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。注意事項：六、突發(fā)來訪接待 部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見N NNNYNNN總經(jīng)理方便接待結束根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負責人見面主動另約見面時間結束Y轉交相關部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務有關？禮貌回絕N與公司業(yè)務有關？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：l 問清對方來訪目的；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時有時間接待，應該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉告總經(jīng)理，如果需要可進行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關負責人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務相關的來訪，可以告訴對方相關部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉交相關部門處理；l 對于確實應由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。第三部分　溝通協(xié)調一、內部溝通l 秘書要與所服務的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務要點及管理方面的思想。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務合作：l 作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關系，但在處理事務時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。l 在業(yè)務合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調研，提供有份量的信息。再次是和領導同步思維，多提供有份量的文稿。第三， 主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領導的意見不斷調整自己的思維，在事務處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。秘書可從以下幾方面來輔助領導塑造良好的形象。要在事務安排中，尤其是公司內部活動中，使領導多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領導的形象得以升華。領導者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作：（1） 要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領導掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。 忠誠守信。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。 表情。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。秘書正式場合應著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。 明確行文要求。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。216。合理安排正文的表述次序，可使文檔內容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。結尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強調行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間216。結構層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。 文內使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。l 做詳細的會議紀錄、l 整理會議紀要（例會和業(yè)務會議一般是有針對性的解決問題，會議紀要需要特別明確對事件的處理結果或工作推進計