英文商務(wù)信函寫作的基本知識(shí)-預(yù)覽頁
【正文】 to learn from your letter of …that We were glad It was a pleasure （ 6）表達(dá)遺憾和驚訝 We regret to learn from your letter of …that We were sorry We were surprised 對(duì)于主動(dòng)和對(duì)方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。在寫完，有時(shí)也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后。當(dāng)附件只有一件時(shí)，注明 Enclosure 或；一件以上時(shí)，要加上編碼，以便收信人識(shí)別，用 。簽名可采用不同寫法，一般包括：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的頭銜。 常用的有： Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards；更親切一點(diǎn)的有： Cordially, Cordially yours；再正式一些的有： Yours truly, Respectfully yours, Yours faithfully。第一段一般是引入主題，第二段詳細(xì)討論，第三段以總結(jié)或建議來結(jié)束全文。寫在稱呼下面、信的中間位置。 如果稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Messrs。信內(nèi)地址一般在信紙左上角低于日期的地方。 （ 5）日期切忌全部用數(shù)字表示。 注意事項(xiàng)： （ 1）年份必須全部寫出。如懷疑信件能否送交收信人，可在信封最下邊標(biāo)明：IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO XXX，即：如無法投遞，請(qǐng)退交 XXX。 （ 2）收信人姓名和地址寫在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國(guó)名須分行書寫。 6. 體諒（ Consideration） 發(fā)信人應(yīng)盡可能從收信人的立場(chǎng)來考慮問題，在分析對(duì)方會(huì)如何理解信息的基礎(chǔ)上，提供其所需要的信息。 3. 正確（ Correctness） 正確的商務(wù)信函不僅表現(xiàn)為語法恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和詞匯拼寫正確，還要求敘述正確、提供的事實(shí)和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語正確。Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters 英文商務(wù)信函寫作的基本知識(shí) Introduction（ 簡(jiǎn)介） 目的：掌握商務(wù)信函的寫作要求 、 寫作原則 、 以及信封和信函的基本構(gòu)成和行文要求 。 2. 簡(jiǎn)潔（ Conciseness） 言簡(jiǎn)意賅地表達(dá)所需表達(dá)的意思，同時(shí)又無損于書信的完整和禮貌。此外，應(yīng)避免使用可能激怒、傷害對(duì)方的言辭或語氣，語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場(chǎng)上做到互惠互利。 圖 11 寄往國(guó)外信函的信封寫法 General Trading Co. 28 North Road Beijing 100020 P. R. China Overseas Trading Co. 52 Hooigracht Street Amsterdam, the Netherlands ＳＴＡＭＰ 注意事項(xiàng)： （ 1）寄信人姓名和地址應(yīng)寫在信封的左上角，且務(wù)必與封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)上一致。 （ 4）關(guān)于信件類別、投遞方式及其他事項(xiàng)說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或?qū)懺谧笙陆恰? 2. 日期（ Date） 日期頂邊寫在信紙的左邊或右邊，距離信頭三到四行。 （ 4）年份前要加逗號(hào)。收信人的姓名和地址應(yīng)和信封上的內(nèi)容相同。 常見的正式稱呼有： Dear Mr. Smith， Dear Mrs. Smith，Dear Miss Brown， Dear Ms. White。 6. 事由（ Subject） 事由是為對(duì)方在閱讀信的正文以前對(duì)信的主題、內(nèi)容有一個(gè)了解，也便于登記歸檔和查卷。 正文一般遵循三段式的格式。 如： Mr. John Smith, Page 2, June 3, 2022 8. 信尾客套語（ Complimentary close） 信尾客套語是一種禮貌，是結(jié)束信函的正式方式，類似中文信函中的“此致，敬禮”等。 9. 簽名（ Signature） 簽名通常在信尾客套語下空三行的位置。經(jīng)辦人代號(hào)是由信件口授者和秘書的姓名首字母組成，用冒號(hào)或斜線號(hào)分開，可用以下方式書寫： FCM/HL， FCM:HL， FCM/hl， fcm:hl 11. 附件（ Enclosure） 假如信封內(nèi)除信紙外，尚附有其他文件，可以在信中說明附件份數(shù)和內(nèi)容。附筆被放在抄送下方。 對(duì)于回復(fù)信件，可采用以下方式開頭。 對(duì)于期待對(duì)方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。 （ 1）縮行式 如圖 12所示，縮行式信函的日期行、結(jié)尾客套語、作者姓名和頭銜都從所在行中間偏右的位置開始寫，事由行居中。 The modified block style ?The modified block style is a bination of the indented style and the block style. It is also called semiblock style or mixblock style. It is an eclectic style and most widely used in international trade 圖 14修正齊頭式信函格式 Letterhead Our Ref No.: Your Ref No.: June 1, 2022 International Investment Ltd. 77 Pearl Road Swanton, Manchester, England Dear Madam, ………………………………………………………………..……………………… ………………………………………………………………..……………………… Yours sincerely Zhou Hua Zhou Hua Manage
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