文件和資料控制程序,流程和記錄表格-預(yù)覽頁
【正文】 版 次：A0 頁 次：1/1 文 件名 稱文件名稱版 次A0文件編號HJOPA0頁 次1/1 目 的 適用范圍 職 責(zé) 定 義 流程圖 程 序 支持性文件 記 錄 附 錄 編制審核批準日期。 文件生效日期文件的生效日期按該文件填寫的生效日期執(zhí)行，生效日期必須在批準日期之后。 文件回收 文件進行換版時，文控中心應(yīng)于分發(fā)新版時按“文件發(fā)放范圍”收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件”印章后銷毀，正本則蓋紅色“作廢文件”印章后作相應(yīng)保存； 文件回收時，文控中心須在《文件收發(fā)記錄表》回收欄記錄，并于確認欄確認； 借出類文件回收保管時，須進行登記、注銷； 有需銷毀作廢文件均由文控中心進行銷毀，并申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》經(jīng)副管理者代表批準后方編制審核批準日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次8/9可執(zhí)行銷毀，并記錄。 文件修訂： 編制審核批準日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次7/9A) 文件需更改、修訂時，文件編寫部門提出《文件制修訂申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準后，由原制修訂部門職位承辦人參照“文件標準格式”修訂內(nèi)容，確定文件版次號，聯(lián)同《文件制修訂申請表》呈交相關(guān)責(zé)任人員審批，審批權(quán)限見第四條；B) 文字錯誤，而不影響實質(zhì)文義時，則直接由各制修訂部門在文件上更改簽章后，一并納入下次新版修訂內(nèi)容之一。 文件標準格式： 封面按“RSA0001”（附件一）格式制作； 發(fā)放范圍及修改記錄按“RSA0002”（附件二）格式制作； 正文頁按“RSA0003”（附件三）格式制作，并統(tǒng)一編排頁次。 表單編號： □□ □□□ □□ 表單版次 表單流水號 部門編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 程序文件編號 HJ OP □□□ 程序文件流水號 程序文件代號，為英文字母縮寫。 作業(yè)指導(dǎo)書：A) 責(zé)任部門主管/經(jīng)理組織編制修訂；B) 編制修訂部門經(jīng)理/總監(jiān)審核；C) 總經(jīng)理批準。 外發(fā)文件:發(fā)放給供應(yīng)商、客戶或第三方機構(gòu)的公司內(nèi)部資料文件。 作業(yè)指導(dǎo)書：程序文件中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文件，是質(zhì)量管理體系的重要補充性運作文件。正本為手簽本，蓋“受控正本”印章，由文控中心統(tǒng)一管理，副本蓋有“受控副本”印章，由使用部門管理。有 限 公 司文件和資料控制程序 受控印章 受控副本章文件編號HJOP001文件版次A0發(fā)布日期生效日期擬 制審 核批 準批準日期 文 件名 稱 文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次3/9 目 的 確保公司質(zhì)理管理體系中的所有文件和資料均能得到有效控制，所使用的文件和資料是最新有效版本。 受控文件：分為正本和副本兩種文件。 程序文件：質(zhì)量手冊中管理重點所延伸引用的下一級文件，是質(zhì)量管理體系活動中跨部門運作流程的最主要文件，用于描述公司部門與部門之間的管理接口和運作流程。 外來文件：來自公司外部的文件，如來自客戶圖表、資料、供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)格說明書、國家標準、國際標準、法令、法規(guī)等。編制審核批準日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次4/9 程序文件：A) 責(zé)任部門主管/經(jīng)理/總監(jiān)編制修訂；B) 副管理者代表審核及相關(guān)責(zé)任部門經(jīng)理/總監(jiān)會簽；C) 管理者代表批準。 公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 作業(yè)指導(dǎo)書架構(gòu)：作業(yè)指導(dǎo)書的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實際情況選擇是否需要。聯(lián)同《文件制修訂申請表》呈相關(guān)人員審批，審批權(quán)限按本文件第四條款執(zhí)行；B) 在文件審核、批準階段，若有任何意見由制修訂部門負責(zé)修改完善。 文件及資料查閱、借閱管理A) 受控文件正本不得借閱,如有需要可在文控中心查閱；B) 因工作需要向公司借閱文件資料時，可書面向文控中心申請借閱副本，申請經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準生效，公司保密文件（如供應(yīng)商資料等）借閱需總經(jīng)理批準；C) 文控中心須登記記錄借閱文件情況。 文件資料檔案管理A) 受控文件正本由文控中心保存，并視需要保存適當(dāng)份數(shù)副本，相應(yīng)使用部門按“文件發(fā)放范圍”保存相應(yīng)副本；B) 文控中心及各部組應(yīng)將有效受控文件與失效受控文件、受控文件與非受控文件分存；C) 各部組須分類建立文件資料檔案，每個檔案須明確標識，并建立《目錄表》；D) 對于非表格類文件，使用人不得隨意撰改或在文件上書寫任何文字、符號及標記；E) 作為參考使用而保留在部門的作廢文件，由文控中心蓋紅色“參考使用”印章
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