【正文】 、統(tǒng)計報表的文件材料 —— 永久 5 學生管理 501 本院、系有關學生思想政治工作的計劃、總結及典型的調查匯報材料等 長期 502 有關學生獎學金 申報材料及名單 —— 長期 503有關 助學金、特困補助等評定、發(fā)放工作形成的文件材料 短期 504 有關學生表彰、獎勵及處分的文件材料 長期 505 學生運動會形成的文件材料 —— 長期 6 培訓工作 601 招生簡章、學生 名冊 —— 長期 602 教學計劃、教材使用目錄 —— 長期 603 領取證書簽收名冊 —— 永久 7 重大活動形成的聲像載體材料 —— 長期 8 其他 科技產業(yè) 處 1 綜合管理 101 上級、本校關于科研工作的指示 、規(guī)定、通知、職責、制度 長期 102 上級、本校關于科研工作的規(guī)劃、計劃、總結、報告 —— 永或 長 104 科技 產業(yè) 處編印的內部刊物 長期 2 科技成果管理 201 上級、本校有關科技成果管理工作的文件材料 長期 202 參加校外科技工作會、技術評審會、論證會的有關文件材料 短期 203 申報科技成果評審鑒定工作形成的文件材料 長期 204 上級、本校有關申報科 研成果獎方面的文件材料 長期 205 推廣應用與轉讓科研成果目錄及有關材料 永久 16 206 科研成果簡介匯編 永久 3 科研經費管理 301 上級、本校有關下達、使用科研事業(yè)費的文件材料 長期 302 上級、本校有關科學基金的文件材料 長期 303 上級、本校有關科技貸款的文件材料 長期 4 學術活動 401 參加國內、國外學術活動的來往文件 長期 402 科技協(xié)會、學會的有關文件材料 短期 403 本校學術月活動形成的文件材料 —— 短期 404 本校學術委員會的組織條例、組成人員名單及有關文件材料 長期 5 《電世界》創(chuàng)刊 60周年慶典活動 —— 長期 6 統(tǒng)計 601 科技工作統(tǒng)計報表 永久 7校 產管理 701 上級、本校關于校辦產業(yè)工作的指示、規(guī)定通知、職責、制度等 長期 702 本校關于校辦產業(yè)工作的規(guī)劃、總結、請示 、批復等 長 期 703 校 產與校直屬企業(yè)簽 訂 合同、協(xié)議 長期 704 上級、本校關于財務、稅收、統(tǒng)計等 長 期 8 學報 工作 801 綜合管理 ⑴ 上級、本校有關學報編輯、發(fā)行、出版工作的規(guī)定 、 通知、職責、制度等 長期 ⑵ 學報編輯部工作計劃、總結、報告等 長期 802編輯 出版 （參見出版類檔案歸檔范圍及保管期限表） ⑴ 上級、本校有關稿酬發(fā)放的規(guī)定、標準等 短期 ⑵ 上機、本校關于編輯、發(fā)行、出版評優(yōu)工作形成的文件材料 長期 ⑶ 更換出版許可證的文件材料 永久 803 學報編輯統(tǒng)計報表 —— 永久 9 科研項目形成的文件材料依據（參見科研類檔案歸檔范圍及保管期限表） 10 重大活動形成的聲像載體材料 高 等技術 教 育 研究所 1 綜合管理 101 上級、本校關于高教工作的指示、規(guī)定、通知、職責、制度 長期 102 高教研究所工作計劃、總結、報告等 長期 2 高等教育研究 201 對本校有關學科（專業(yè)）及 課程開設研討、論證等文件材料 長期 202 本校教育科學研究工作文件材料（包括課題、設計、任務書、協(xié)議書、成果評議、優(yōu)秀教材論文等文件） 長期 203 高校召開教育研討會形成的文件材料 短期 204 高等教育高校協(xié)作組形成的有關文件材料 短期 3 出版 （參見出版類檔案歸檔范圍及保管期限表） 301 上級、本校有關編輯出版高教刊物的文件材料 長期 17 302 本?！都夹g教育信息》 —— 長期 4 《上海職教論壇》秘書處工作形成的文件材料 —— 短期 5 其它 資產管理處 1 綜合管理 101 上級、本校有關設備管理工作的通知、規(guī)章制度 —— 長期 102 本校設備工作計劃、總結、報告、調查材料 —— 長期 103 本校設備購置 計劃及經費分配方案 —— 長期 104 實驗室裝備建設、管理及兩級管理崗位責任目標等工作形成的文件材料 —— 長期 2 設備項目依據性文件 201 申購報告、計劃、論證報告 —— 長期 202上級或主管領導批復和準購的批示 —— 長期 203定購合同（復印件）和會談紀要、記錄等 —— 長期 204進口設備過程中有關的 技術商務文件 —— 長期 205開箱記錄及裝箱單 —— 長期 206 安裝、調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 —— 長期 207 驗收報告、及文件材料 —— 長期 208 索賠來往函件及結果文件 —— 長期 3 設備保管使用文件 301設備說 明書及全套隨機文件材料與設備共存 302 使用、檢修、故障事故記錄（設備履歷書）與設備共存 303 重大事故的調查分析及處理意見與設備共存 304技術改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料與設備共存 4 統(tǒng)計 401 教學設備統(tǒng)計報表 —— 永久 外事處（港澳臺辦公室） 1 綜合管理 101 上級、本校關于外事工作指示、規(guī)定、通知、職責、制度 長期 102 本校關于外事工作規(guī)劃、總結、 制度、 報告 永久 103 外事工作會議材料 —— 長期 104 中外合作辦學評估工作的文件材料 —— 長期 2出國（境） 201 上級 對出國（境）人員的 指示、規(guī)定、通知等 長期 202 本校出國考察 、培訓 的文件材料及名單 等 長期 203 出國（境）人員考察、訪問材料 —— 長期 204 上級 本校出 國留學 學 生入學的通知及本校的請示、報告、批復 —— 永久 3 來校 301 接待工作計劃、總結、情況匯報等文件材料 短期 302接待外國專家來校講學、參觀交流的材料 長期 4 國際合作與會議 18 401 上級有關校際交流、合作工作的指示、規(guī)定、通知等文件材料 長期 402 本校與國外高合作 辦學 形成的文件材料 長期 203 聘請 外 藉教師 的文件材料 長期 404 雙方互贈的禮品、紀念品 —— 長期 5 港澳臺 工作形成的文件材料 6 統(tǒng)計 601出國人員 情況 統(tǒng)計表 長期 7 重大活動形成的聲像載體材料 —— 永或長 19 立卷類目說明 立卷類目也稱歸檔類目或立卷方案，是各個部門在每年初根據本部門工作活動的規(guī)律、預計該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，主要依據各部門文件材料的歸檔范圍，擬制出來的歸卷條目，作為平時文件材料立卷的指南。 黨群類（ DQ） DQ11 黨務工作方面的文件材料（包括本院黨總支、直屬黨支部工作計劃、總結、報告等） DQ14 學生思想政治工作方面的文件材料（包括本院有關學生思想政治工作的計劃、報告、典型調查材料、學生政工人員名單等） DQ17 共青團工作方面的文件材料（包括本院團總支的工作計劃、總結和開展重大活動的材料、團員名冊、聲像材料） 教學類（ JX） JX1311－ 1 有關行政管理、教學管理的文件材料（包括本院的計劃、總結、報告、規(guī) 章制度和統(tǒng)計材料） JX1311－ 2 有關教學改革方面的文件材料 JX1311－ 3 有關學生管理工作的文件材料 JX1312－ 1 有關學科、專業(yè)設置和實驗室建設的文件材料 JX1314－ 1 有關學生獎懲材料 JX1315－ 1 有關教學與教學時間的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理、實習等） JX1315－ 2 有關教研活動的材料 JX1315－ 3 重點課程的試題庫 JX1315－ 4 典型教案、課件 JX1316－ 1 學生論文目錄及優(yōu)秀畢業(yè)論文 JX1317－ 1 有關畢業(yè)生工作的文件材料 JX1317－ 2 畢 業(yè)生合影照片 JX1318－ 1 本院各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材 聲像類（ SX） SX12 本院重大活動形成的照片及底片 SX13 本院重大活動形成的錄像帶 SX19 本院重大活動形成的光盤 實物類 (SW) SW12 獲獎證書、錦旗、獎狀和獎杯 20 上海電機學院檔案工作規(guī)章制度匯編 第一部分 上海電機學院檔案管理制度 ........................................................21 上海電機學院檔案管理辦法 .............................................................. 21 上海電機學院檔案實體分類辦法 .......................................................... 26 檔案工作崗位職責 ............................。文件夾按條款的順序排放，文件處理完畢后，將文件“對號入座”歸入相應的文件夾內，并在收（發(fā)）文登記簿上注明文件存入的文件夾，以備查找。 歸檔類目主要有類和條款組成，每一條款準備一個文件夾（或卷盒），將立卷類目中的條款和順序號打印在紙條上，貼在準備好的文件夾