辦公室事務(wù)管理(20xx02)-預(yù)覽頁
【正文】 學(xué)習(xí)難點(diǎn) ? 接打電話的禮儀； ? 接打電話的技巧； ? 技能訓(xùn)練。 ” 沒想到，劉秘書接到電話沒講幾句，就和對方爭吵起來，最后劉秘書大聲說道： “ 你今后要賬時(shí)，先找對人再發(fā)火。因此，接打電話是辦公室最普遍最日常的工作。這是辦公室，沒有你要找的那個(gè)劉天亮 !”說罷就掛斷了電話。 電話機(jī)應(yīng)該擺放在最容易、最方便 使用的地方。 ? ? 一般來話內(nèi)容通常先記在便條或者記錄本上，在通話結(jié)束后應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行整理，重要通話應(yīng)該填寫在專門的“ 電話記錄單 ” 或者 “ 電話處理單 ” 上。 ◆ 對方聲音不清晰時(shí)，應(yīng)該善意提醒。 五、處理通話過程中出現(xiàn)的問題 ? ? ? ? （四）很難對付的電話 ? 【 案例 4】《 當(dāng)老板正在談判的時(shí)候 》 ? （五）正確轉(zhuǎn)接打給上司的電話 ? 【 案例 5】 問對方是否愿意等待轉(zhuǎn)接并解釋轉(zhuǎn)接原因 轉(zhuǎn)接電話 感謝對方等待 對方接受轉(zhuǎn)機(jī) 對方不愿意等候 請對方留言 轉(zhuǎn)接電話流程 案例討論 ? 【 案例 5】 ?《 廣告公司的電話 》 技能訓(xùn)練 ? 如果你的上司正在召開重要會議，而對方又是因?yàn)榫o急事情致電你的上司，這時(shí)，你應(yīng)該怎樣處理？ 為了不中斷會議，打擾上司，可采用遞紙條的方式，紙條上寫上： 特急電話找您，是關(guān)于 事， 接電話清畫圈（ ）， 不接電話，請打鉤 （ ）。如果第二個(gè)電話是緊急的事情，則要馬上向第一個(gè)來電者道歉，建議他先掛上電話稍等或快速處理完第一個(gè)電話。 ” 當(dāng)通話者提出的要求超出正常限度的時(shí)候，例如對方要同事或上司家里的電話號碼等，你怎么說？ “ 對不起，我們公司沒有保留這方面的信息。 4. 上司不想接的電話 作為為上司服務(wù)的秘書人員，為保證你的上司集中精神處理一天重要的事務(wù)，對于上司不愿接的電話，你就應(yīng)靈活應(yīng)對，恰當(dāng)把握講話的分寸，按上司的意圖妥善處理。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳秘書頂替自己。 ? 來電者 :你們的手套多少錢一打 ? 陳秘書 :。一星期后，上司提起他剛談成一筆大生意，以 1. 4美元 1打賣出了 2萬打。 第二節(jié) 印章和介紹信管理 ? ? （一） ? 印章，即圖章，有時(shí)也稱為 “ 印信 ” ，是指國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位使用的公章和上述單位相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人使用的名章 。 ? 啟用時(shí)一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。 印章應(yīng)用專柜保管，使用印章應(yīng)即取即用即收。 ? 單位公章可根據(jù)上級主管機(jī)關(guān)的意見上交、保存或銷毀； ? 領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的簽名章、私章等可退還給本人，可辦理交接手續(xù)。 請指出錯(cuò)誤所在。請指出錯(cuò)誤所在。如發(fā)現(xiàn)加蓋公章的空白介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門主管報(bào)告，通知介紹信管理人并 ? 6 ? 7．對于以欺詐手段使用介紹信的應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分直至追究刑事責(zé)任。 祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！
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