辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)全集《值班工作管理標(biāo)準(zhǔn)》-預(yù)覽頁
【正文】 各系統(tǒng)必須有一個(gè)完整的信息網(wǎng)絡(luò)，而總值班室則應(yīng)承擔(dān)保證這一系統(tǒng)在任何情況下正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體功能的任務(wù)。 節(jié)、假日和非工作時(shí)間做好或協(xié)助做好安全保衛(wèi)、保密、緊急文書處理、印信管理工作。還有總值班室內(nèi)的信息刊物的審稿、校對、核發(fā)等等，都應(yīng)作出明確規(guī)定?，F(xiàn)在許多部門已經(jīng)建立了完整的交班會(huì)議制度，交班會(huì)一般在每天早上一上班進(jìn)行，由前一天的值班員主持。 為保證值班室有一個(gè)良好的工作環(huán)境，還應(yīng)建立一些必要的輔助性制度，如“會(huì)客制度”、“衛(wèi)生制度”、“考勤制度”等等。這種方法適宜晝夜工作量差不多的單位，但有時(shí)，尤其是白天辦公時(shí)間一個(gè)人緊張，有時(shí)出去要請同事代看一下。輪到星期六、星期天和星期一上小班進(jìn)行公休，這樣，星期二至星期五白天 3 人 (帶班者加大、小班 )，星期六、日、一白天兩人 (帶班者和大班 )，夜間一人值班。安排方 法有兩種： (1)大輪班 單位所有人員 (可以執(zhí)行值班任務(wù)的人員 )中午和夜間大輪班。每天一輪或每周、每月一輪均可。 兼職值班，要特別注意班與班之間的銜接，交接班一定要認(rèn)真細(xì)致。 除有專門值班員的單位以外，一般采取單位所有人員大輪班的方法，每季、每半年安排一次均可，但最好不要一次安排時(shí)間過長，以免遺忘誤事。由值班室在法定節(jié)日前排好值班表，明確交接班手續(xù)，印表分發(fā)給每個(gè)值班人員。這種方法適宜司機(jī)住地距單位較近的情況。 第三節(jié) 值班記錄和交接班 一、值班記錄 值班應(yīng)當(dāng)作好工作記錄，以作為向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況的根據(jù)，處理問題的依據(jù)，同時(shí)以備查考。 它記錄一個(gè)單位對來訪問題的處理過程，涉及到內(nèi)外、上下關(guān)系。最后還要署上接待人的姓名，以明確責(zé)任。 集體交接班即一個(gè)工作單位 (如處理科、室、組等 )的工作人員在一起交接班。個(gè)人交接班在下午下班或早上上班時(shí)均可；集體交接班以放在早上上班時(shí)最好。 節(jié)后秘書應(yīng)到各部門檢查、詢問休假期間有無發(fā)現(xiàn)異常情況，如有異常情況應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并做好善后處理工作。如果領(lǐng)導(dǎo)人不在本地的話，那就應(yīng)向有關(guān)方面核實(shí)后再處理。 (3)確認(rèn)印信的代表對象。印信異常大體上有五種情況： (1)式樣不同 印信都有一定的規(guī)格和一定結(jié)構(gòu)，要仔細(xì)觀察規(guī)格以及線條的粗細(xì)和光滑程度。 (4)蓋印不合程序 比如采用不正當(dāng)手段竊用空白印信，其異常之處就是黑色壓在紅色上，其實(shí)只要仔細(xì)地觀察紅色印圖是否在黑色或藍(lán)色字體之上即可。 值班人員應(yīng)該掌握字體字號的基本知識，從文字的字形、字號、位置、筆劃等多方面認(rèn)定文字的異常情況。如果有異常情況，紙和印就難以重新彌合，騎縫字號就難以彌合無縫。 四、對假簽名手印的鑒別 有時(shí)會(huì)遇到這樣的情況：有些人假冒上級領(lǐng)導(dǎo)的筆體給下級寫便信。 五、對偶發(fā)性自然災(zāi)害的處理 一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位總會(huì)有一些偶發(fā)性自然災(zāi)害的發(fā)生。如果確有預(yù)報(bào)，應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一布置防范；如果沒有根據(jù)，應(yīng)由主管部門向相關(guān)人員說清 楚，解除恐慌情緒。 (3)了解消防力量是否夠用，如果不夠用，應(yīng)當(dāng)立即向外地、外單位請求援助。 (4)通知辦公室負(fù)責(zé)人做好準(zhǔn)備，一旦需要，隨領(lǐng)導(dǎo)一起赴救災(zāi)現(xiàn)場。 (4)協(xié) 助醫(yī)療衛(wèi)生部門聯(lián)系搶救藥品和運(yùn)送中毒人員的交通工具。 (3)立即通知衛(wèi)生部門組織醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行搶救。如果給上級打電話是為了請示或匯報(bào)問題，就要開門見山地說出是請示或匯報(bào)什么事情，要抓住中心，有條有理。如果一次需要通話的單位比較多，就應(yīng)打完一個(gè)后做一個(gè)記錄，再打另一個(gè)，以免漏打或者重復(fù)。 (2)對打聽某些事情的電話 這種電話要態(tài)度和藹有禮貌地給予熱情對待。如果情況確實(shí)緊急，自己能決定的，應(yīng)馬上提出幾條防范措施或解決意見；如不能決定的，通電完畢后，應(yīng)放下手中一切工作，迅速向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門匯報(bào)，并協(xié)助他們果斷地進(jìn)行處理。 (3)靈活處理電話中的問題 在處理電話過程中既要加強(qiáng)請示報(bào)告，不在重大問題上擅自作主，又要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。涉及有關(guān)專業(yè) 部門處理的事項(xiàng)，應(yīng)在轉(zhuǎn)達(dá)后，檢查和督促這些部門及時(shí)答復(fù)。接這種電話要問清來人機(jī)關(guān)、職務(wù)、一行人數(shù)、坐哪次車船來、事由等，請求主管領(lǐng)導(dǎo)酌情處置。比如假報(bào)兇殺、嚴(yán)重交通事故、各種自然災(zāi)害等。 (2)發(fā)話單位名稱、通話人姓名以及對方電話號碼。 這五個(gè)部分要準(zhǔn)確、清楚地記 下來。 (2)對電話內(nèi)容要有腹稿，重要的電話還要有書面文稿，以免拿起電話后語言 啰 嗦、詞不達(dá)意，甚至信口開河。 第二條 熟悉業(yè)務(wù)，認(rèn)真鉆研，提高業(yè)務(wù)水平，文明值班，積極妥善地處理好職責(zé)范圍內(nèi)的一切業(yè)務(wù)。 愛護(hù)公物，杜絕浪費(fèi)。 管 理 工 具 2 值班管理制度 第一條 本公司亍節(jié)假日及工作時(shí)間外應(yīng)辦一切事務(wù)，除由主管人員在各自職守內(nèi)負(fù)責(zé)外，應(yīng)另派值班人員值班處理下列事項(xiàng)： 。 。 第三條 員工值班安排表由各部門編排，亍上月底公布幵通知值班人員挄時(shí)值班。如遇其職權(quán)丌能處理的，應(yīng)立卲通報(bào)幵請示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。 第七條 值班人員應(yīng)將值班時(shí)所處理的事項(xiàng)填寫報(bào)告表，亍交班后送主管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈檢查，報(bào)告表另定。 第十一條 本公司員工值班可領(lǐng)取值班津貼，其標(biāo)準(zhǔn)另定。由公司派車接送上班的員工，因堵車戒其他非主觀原因丌能準(zhǔn)時(shí)上班的，丌以遲到論，但要注明原因。服務(wù)員要保持會(huì)議室的整潔，早晚各檢查一次。如有員工確因工作需要須加班時(shí)，要告知其離開時(shí)通知總臺。 呈 廠長 代理人員 簽章 原值日員工 簽章 年 月 日
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