【正文】 空公司、出租車(chē)公司、及其它有關(guān)旅游業(yè)的信息。只要信息特別，就能吸引其注意力。電信和信息收集機(jī)構(gòu)象一般報(bào)社一樣雇傭記者和編輯，但它們并不出版報(bào)紙，而是將收集的信息賣(mài)給報(bào)社和傳媒。也可將有新聞價(jià)值的、幽默的、人性的、有特殊效果的照片快速傳送各地。地方傳媒就是駐本地區(qū)的傳媒，你可在電話(huà)本上找到它們的地址和電話(huà)。傳播媒介比報(bào)社更能吸引觀(guān)眾，但由于其專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，使其顯得有點(diǎn)神秘。事先應(yīng)了解記者界中一些特別的規(guī)則,如可私下與旅游業(yè)記者取得直接聯(lián)系。特別是發(fā)報(bào)市場(chǎng)推廣和緊急信息時(shí)，取得傳媒的信任，是正確發(fā)報(bào)新聞必不可少的因素。l 要實(shí)事求是，準(zhǔn)確地提供信息。傳媒需要的是新奇的、實(shí)質(zhì)性的信息，而不是單純推銷(xiāo)的信息。公共關(guān)系最大的挑戰(zhàn)是辨別什么是有效信息，什么是無(wú)效信息。無(wú)論目標(biāo)是什么，盡量使它簡(jiǎn)單化，以新聞工作者的角度考慮信息是否符合地區(qū)需要，并照顧讀者和觀(guān)眾的需要。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 廣告和新聞?dòng)泻艽蟮膮^(qū)別。從策略上，這會(huì)危害與傳媒的良好關(guān)系。l 環(huán)境──循環(huán)再造系統(tǒng)、能源保護(hù)、環(huán)保設(shè)施、社區(qū)、酒店員工和客戶(hù)的參與。l 市場(chǎng)推廣──?？蛢?yōu)惠方案、特別推界、假日推廣、季節(jié)推廣。l 人事變動(dòng)──招聘員工、個(gè)別優(yōu)秀員工的成績(jī)、有能人士、杰出服務(wù)、社會(huì)自愿l 活動(dòng)、對(duì)酒店業(yè)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。l 由有經(jīng)驗(yàn)的、形象好的員工參與傳媒會(huì)談。l 特別事件是讀者、觀(guān)眾和聽(tīng)眾感興趣的，因此被所有傳媒接受。你應(yīng)努力地審度形勢(shì)，準(zhǔn)確、負(fù)責(zé)地一一作答，這樣你必能使形勢(shì)轉(zhuǎn)劣為優(yōu)，同時(shí)獲得傳媒和公眾的信任。雖然記者時(shí)間緊迫，但你必須在會(huì)談中全神貫注，不能馬虎作答，同時(shí)關(guān)注任何緊迫事件，盡可能按照記者安排的時(shí)間完成會(huì)談。如你并非信息的最佳提供者，請(qǐng)建議記者向可提供幫助的人咨詢(xún)。所以應(yīng)預(yù)先作充足準(zhǔn)備，如有需要，可預(yù)先準(zhǔn)備好回答內(nèi)容。l 專(zhuān)注面對(duì)記者。但如有很大把握，也可作恰當(dāng)估計(jì)。而應(yīng)這樣回答：“公共衛(wèi)生局現(xiàn)正調(diào)查本次事件，稍候會(huì)對(duì)客人及員工提供最新信息。然而，當(dāng)記者對(duì)事實(shí)或數(shù)字有疑問(wèn)時(shí)，可再次復(fù)核信息。新聞發(fā)報(bào)會(huì)應(yīng)是一次正式召集記者聽(tīng)取重要發(fā)言和特別新聞的會(huì)議。 如下是召開(kāi)新聞發(fā)報(bào)會(huì)應(yīng)遵守的原則：l 安排適合大多數(shù)傳媒的時(shí)間，如周二周三的早上10點(diǎn)，特別是對(duì)于日?qǐng)?bào)和電視臺(tái)記者。盡可能派人直接送給傳媒負(fù)責(zé)人?？的晖ㄑ覆块T(mén)可提供有關(guān)本公司的信息。如有幾家電視臺(tái)同時(shí)參與，準(zhǔn)備傳媒采訪(fǎng)用的工具。l 注意：電視傳媒需攝錄有趣的新聞部分，因此所有模型、海報(bào)或可見(jiàn)物件都應(yīng)照顧到發(fā)言人和傳媒。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 新聞信息資料原形新聞工具傳媒對(duì)酒店的第一印象通常由介紹酒店特點(diǎn)的印刷品而獲得。 刊物的內(nèi)容如下：l 最近的新聞。2) 具體位置，包括距離機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站、名圣古跡、政府大樓、娛樂(lè)設(shè)施和購(gòu)物中心的路程。6) 建筑、室內(nèi)設(shè)計(jì)、樓齡、重新裝修的情況、歷史、面積。10) 特別活動(dòng)項(xiàng)目，如環(huán)境、社區(qū)、慈善籌款活動(dòng)。14) 公司近況。使用簡(jiǎn)單易懂的詞，避免用行外人不懂的專(zhuān)業(yè)名詞，多用短句和篇幅不大的段落。l 附上作者或公關(guān)部人員的姓名和電話(huà)，以便傳媒咨詢(xún)信息。然而，很少新聞報(bào)道超過(guò)兩頁(yè)。出版社一般會(huì)對(duì)文章進(jìn)行修改甚至重寫(xiě)。不要小看照片的價(jià)值，如專(zhuān)業(yè)的黑白照片、彩色底片和透明膠片。查看當(dāng)?shù)貓?bào)紙中的照片，找出最出色的攝影師，他們通常會(huì)從事業(yè)余攝影工作。l 盡力為編輯者提供優(yōu)質(zhì)的照片，例如用獨(dú)特角度拍攝品質(zhì)非凡的照片。將紙條貼于照片背面，紙條的1/3應(yīng)折于照片前面。l 給傳媒寄送最新照片，因他們只對(duì)最新照片感興趣。他們需要的是一些特色資料，如歷史悠久的餐廳，為商旅提供的獨(dú)特服務(wù)，及跟酒店禮賓司的有趣經(jīng)歷。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 熟悉酒店的旅程由旅行社、旅游組織者、旅游作家介紹酒店的文章要比廣告更深入可信。為安排得更完善，要與其它同業(yè)伙伴合作，如當(dāng)?shù)芈糜尉?、旅游推廣公司、商會(huì)、航空、旅游景點(diǎn)及其它酒店餐廳。 行動(dòng)規(guī)則：l 列一份邀請(qǐng)名單，向旅游作家協(xié)會(huì)索取新聞?dòng)浾吆蜆I(yè)余作家的成員目錄。l 確定所需時(shí)間和涉及地區(qū)。*****************************************************************公 關(guān) 指 南l 根據(jù)作家個(gè)人的目的和要求，列出有關(guān)的旅游伙伴名單。l 計(jì)劃旅游路線(xiàn)。如果可能，不要每天都更換住處。l 當(dāng)計(jì)劃好旅游路線(xiàn)，作家已接受邀請(qǐng)后，應(yīng)通知各旅游同業(yè)伙伴關(guān)于所有參與作家的完整資料。向作家咨詢(xún)，看是否已將重要的信息包含在文章中。* 注：作家旅程具有跨行業(yè)的特點(diǎn)和市場(chǎng)推廣作用。作家有可能不將寫(xiě)作重點(diǎn)放在酒店；然而，貴酒店可能是旅游手冊(cè)中介紹的當(dāng)?shù)匚ㄒ豢蔀樽骷姨峁椭木频?。將這些信息和到/離日期、旅游路線(xiàn)等詳細(xì)資料一起寄送給作家。也可問(wèn)作家的作品登載情況，及向作家索取一些作品，但切記千萬(wàn)不要令作家感到厭煩。但他們實(shí)質(zhì)上是為了獲得旅游優(yōu)惠，而打著旅游作家的幌子。這些信件雖然不能保證為作家刊登作品，但至少可證明已分派任務(wù)給作家。l 調(diào)查作者背景時(shí)，可向他們索取作品。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 社會(huì)關(guān)系要成為社區(qū)的友好成員，真誠(chéng)的承諾、時(shí)間和人力物力的投入、創(chuàng)新的意念是必不可少的。是否經(jīng)常在酒店開(kāi)展大型活動(dòng)并不重緊，重要的是每一項(xiàng)活動(dòng)都有意義，都是典范的。作為地方雇主：l 與當(dāng)?shù)馗咧泻痛髮W(xué)一起組織酒店業(yè)研究小組。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 作為地方商業(yè):l 在酒店附近參與建校工程，并每年策劃幾次活動(dòng)。l 在酒店開(kāi)展無(wú)償獻(xiàn)血活動(dòng)。l 參與地方婚禮慶典，向新人父母提供餐飲服務(wù)。l 在旅游業(yè)的各商業(yè)團(tuán)體和民間團(tuán)體發(fā)言。大型開(kāi)幕式、政黨獻(xiàn)詞和其它特別活動(dòng)都能給酒店一次很好的表現(xiàn)機(jī)會(huì)。精心策劃每一次活動(dòng)，吸引傳媒和公眾的注意。l 給本次活動(dòng)賦予新聞價(jià)值。l 預(yù)先計(jì)劃日期、時(shí)間、地點(diǎn)、演講者、嘉賓，如有可能,至少提前六個(gè)月做計(jì)劃。籌建期間和開(kāi)業(yè)期間有效的公關(guān)工作不僅可為酒店開(kāi)拓市場(chǎng)，而且是早期酒店經(jīng)營(yíng)成敗的關(guān)鍵。動(dòng)工：在很多地區(qū)，動(dòng)工是很普遍的事，傳媒認(rèn)為不值得報(bào)道，所以要有選擇性、創(chuàng)造性地宣布動(dòng)工的消息。封頂儀式通常會(huì)邀請(qǐng)嘉賓參加午餐會(huì)或開(kāi)香檳祝賀。傳媒預(yù)演：傳媒開(kāi)幕式以午餐會(huì)、雞尾酒會(huì)、或宴會(huì)的形式舉行，邀請(qǐng)各地方傳媒代表到會(huì)，如新聞出版社、城市編輯、商業(yè)編輯、旅游編輯、休閑編輯和娛樂(lè)編輯。除正式開(kāi)幕式外（如剪彩儀式），應(yīng)安排晚會(huì)慶典。 另一個(gè)方式是以大型露天自助餐的形式出現(xiàn)，提供各種飲品、食物、娛樂(lè)，并建議到會(huì)者參觀(guān)酒店各種設(shè)施。其他活動(dòng)機(jī)會(huì)： 開(kāi)業(yè)典禮后一段時(shí)期，策劃一些活動(dòng)會(huì)重新引起公眾對(duì)酒店的興趣。方法如下：l 向客戶(hù)提供他們想聯(lián)系的地方傳媒名單。l 協(xié)助會(huì)議主辦者，準(zhǔn)備和寄送傳媒邀請(qǐng)名單，列出被邀人的姓名、會(huì)議舉行的日期、舉辦團(tuán)體、地點(diǎn)和主講者。例如，當(dāng)新聞午餐的目的是介紹酒店管理隊(duì)伍的特點(diǎn)、酒店的市場(chǎng)哲學(xué)、餐飲特點(diǎn)等信息，這類(lèi)會(huì)議中只應(yīng)邀請(qǐng)傳媒。當(dāng)然，若兩者結(jié)合會(huì)產(chǎn)生更好的效果。有時(shí)休閑、娛樂(lè)、社會(huì)編輯會(huì)給你帶來(lái)意想不到的宣傳效果。在活動(dòng)舉行前一天或當(dāng)天早上，致電每個(gè)還沒(méi)決定是否參與活動(dòng)的編輯，最后提醒他們活動(dòng)對(duì)城市發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的重大影響。并把傳媒所需的寫(xiě)作資料寄送給未能到會(huì)的記者，有關(guān)國(guó)內(nèi)報(bào)社、城外優(yōu)秀傳媒、專(zhuān)業(yè)出版社等。酒店負(fù)責(zé)人及員工在緊急情況發(fā)生后幾小時(shí)內(nèi)如何作出反應(yīng)，決定了酒店能否挽回聲譽(yù), 盡快恢復(fù)正常運(yùn)作，避免營(yíng)業(yè)額受損。因?yàn)槊糠N緊急情況都不同，必須確保酒店當(dāng)局及各負(fù)責(zé)部門(mén)能及時(shí)采取行動(dòng)。為客人提供幫助，維持酒店安全秩序，記錄新聞界的電話(huà)，與傳媒溝通，在緊急情況下提供附加幫助，召開(kāi)新聞?dòng)浾邥?huì)。安置多條電話(huà)線(xiàn)和一條傳真線(xiàn)。有關(guān)部門(mén)會(huì)在其中提供幫助及建議。在緊急關(guān)頭為穩(wěn)定局勢(shì)，應(yīng)通知酒店主要負(fù)責(zé)人，收集重要信息，安排緊急情況講詞向新聞界公布。l 總經(jīng)理動(dòng)員所有應(yīng)變?nèi)藛T減輕事故的危害程度，安撫受害者。l 酒店接線(xiàn)員應(yīng)按以下要點(diǎn)回答傳媒的問(wèn)題：l “我們得知有關(guān)酒店在（地點(diǎn)）發(fā)生（事件）的報(bào)道，現(xiàn)在事件正在調(diào)查之中。l 總經(jīng)理（或指定發(fā)言人）在新聞發(fā)報(bào)會(huì)之前向員工及客人宣讀聲明，及指示無(wú)論傳媒咨詢(xún)?nèi)魏侮P(guān)于事故的問(wèn)題，都應(yīng)由酒店發(fā)言人作出回答。l 必須向酒店高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事件的最新發(fā)展情況，執(zhí)行指定通知程序，使有關(guān)人員作好警惕。采取主動(dòng)是正確處理緊急情況的關(guān)鍵。記者到場(chǎng)時(shí)，安排人員接待，檢查記者的工作證，并引領(lǐng)其進(jìn)場(chǎng)。如指定傳媒接待中心，就可避免記者在酒店公眾地區(qū)徘徊。因國(guó)家服務(wù)中心可將信息傳達(dá)給更多的公眾，所以應(yīng)優(yōu)先致電。我們?cè)谟靡话愠ＷR(shí)處理緊急情況的基礎(chǔ)上，還要注意以下一些適用于大多數(shù)緊急情況下與傳媒溝通的要點(diǎn)：l 在每次會(huì)面中，表示酒店當(dāng)局對(duì)客人安全的關(guān)心，并已獲得消防局、警察局或自然災(zāi)害處理局的幫助。l 避免聳人聽(tīng)聞地描述事故現(xiàn)場(chǎng)情況，讓傳媒由另外一些渠道了解。l 介紹酒店的保安情況，詳細(xì)描述安全措施，如煙感系統(tǒng)、灑水系統(tǒng)和疏散措施。而要這樣回應(yīng)，說(shuō)酒店員工在處理緊急情況方面受過(guò)嚴(yán)格訓(xùn)練。l 不與記者爭(zhēng)論，保持頭腦清醒，細(xì)心考慮，從容作答。l 記錄來(lái)電或到場(chǎng)的記者名單。在事故發(fā)生后一段時(shí)間內(nèi)，暫停有關(guān)宣傳酒店舒適服務(wù)的廣告。并為客人和酒店員工提供心理幫助，助其擺脫心理恐懼。在以后六個(gè)月中，由酒店銷(xiāo)售人員積極主動(dòng)地聯(lián)系租用及預(yù)訂酒店服務(wù)的客戶(hù)。l 準(zhǔn)備在各大旅游公司和航空公司的電腦網(wǎng)顯示酒店運(yùn)作已恢復(fù)正常運(yùn)作的信息