【正文】 以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理 批準(zhǔn)行文 。 因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (3) B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。 (2) 第二聯(lián) 為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按 日核對(duì)催辦。 9 收 (發(fā) )文字號(hào)的制定管理 公司：（ X 1）（ X 2） (X 3)總字第○○○○號(hào)。 對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào) 辦 統(tǒng)一制定管理。 ，如有二號(hào)以上來文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。 （ 2） 經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 “收 (發(fā) )文登記單 ” （ 3） 收發(fā)人員收到辦妥的來文及 “收 (發(fā) )文登記單 ”登記 ： （ 4） 經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù) 印 留存。文件封發(fā)投郵后，登記單收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無須待復(fù)文件， 均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；發(fā)文原稿、底本歸檔。 （ 2） .集團(tuán)公司 各部 門 、 各科 室、 各管理 中心及各 子 公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部 門 、 科 室、 管理 中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)，所屬部門免辦收文手續(xù)。 收文 受文部門的收發(fā)人員收到 “業(yè)務(wù)接洽便函 ”便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載貴州巨方木業(yè)制造有限公司 文書 管理制度 文件編號(hào) JFXZ04 版 次 A/0 頁 次 8 OF12 制定部門 人力資源管 理中心 制定日期 20xx0425 生效日期 20xx0425 編 制 審 核 核 準(zhǔn) “收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 ”將便函送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由 部門 收發(fā)人員交由經(jīng)辦人承辦， 經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文 部門要求進(jìn)行 整理，以備稽催。 14 文書處理方式 文書結(jié)構(gòu) . 公告：以 “主旨 ”、 “依據(jù) ”、 “公告事項(xiàng) ”三段式斟酌運(yùn)用。 信函處理 指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠 辦 、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及 “簽呈事務(wù)備查表 ”后，簽呈依其類別歸檔。 固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。 電子郵件文書 處理 電 子文檔 視同文書，依本規(guī)則辦理。 經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。 （ 1） .速件、 電子郵件 、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到 即時(shí) 處理完畢為原則。 （ 5） .監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。 收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以 “文書催辦單 ”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 “擬完成日期 ”及 “遲延原因 ”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還貴州巨方木業(yè)制造有限公司 文書 管理制度 文件編號(hào) JFXZ04 版 次 A/0 頁 次 11 OF12 制定部門 人力資源管 理中心 制定日期 20xx0425 生效日期 20xx0425 編 制 審 核 核 準(zhǔn) 收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽 催聯(lián)。 （ 2） .發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū) 或者不同辦公區(qū) 者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以 各子公司 、 各 部 (室 )為單位裝入 “內(nèi)部信封 ”予以遞送， “內(nèi)部信封 ”僅書寫受文部門的廠 名 、 部門 、 科 室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 收發(fā)人員簽收后當(dāng)天 “文件袋 ”送還原發(fā)文的 “寄送中心 ”存查。 中國木業(yè)投資控股有限公司 貴州巨方木業(yè)制造有限公司 二 O 一一年四月 二十 日 貴州巨方木業(yè)制造有限公司 文書 管理制度 文件編號(hào) JFXZ04 版 次 A/0 頁 次 13 OF12 制定部門 人力資源管 理中心 制定日期 20xx0425 生效日期 20xx0425 編 制 審 核 核 準(zhǔn)