【正文】 通報常用來表彰或批評有關單位或人員，簡言之，即表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的。而通知則不同，通知的事項由要求受文單位做什么和怎么做兩部分內(nèi)容構(gòu)成的，直陳直敘，議論相對較少，大部分是說明性、敘述性文字。報告的種類繁多，從不同角度可把報告分成不同種類。這類報告具有工作總結(jié)的性質(zhì)，一般參照所訂計劃進行撰寫。寫作時必須注意突出重點、點面結(jié)合、綜合分析以及提供新經(jīng)驗。如果是報告一起事故或一個重大事件，就要寫清發(fā)生事故或事件的時間、地點、單位和人員，事故的詳細情況或事件的經(jīng)過，造成的后果；還要分析原因和性質(zhì)，寫明處理情況或提出處理意見。３、 呈轉(zhuǎn)性報告（報送——批準——轉(zhuǎn)發(fā)）指某些業(yè)務主管部門就某項帶有普遍性的事關重大的工程、計劃、事故調(diào)查、案情分析等向上級單位匯報或提出建議、意見的公文。４、 例行報告指按照有關規(guī)定，到時必須呈給上級單位的報告，如年度報告、季度報告、月份報告等。３、 不要在報告中夾帶請示事項。５、 除上級領導直接交辦的事項外，不得以單位名義直接向領導個人報送報告。在領會了領導、上級的意圖，搞清這四個問題之后，便可進入下一階段工作。收集材料之后還要選擇材料。要寫明背景、根據(jù)及理由，為請示的事項做好鋪墊。提出的請求要掌握分寸，切實可行，態(tài)度要鮮明，不能模棱兩可。不要在一個請示件中提出幾個問題，這樣容易造成主次不分，貽誤工作。（4） 一般不行越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級單位。（2）行文的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同。請示的主送單位要求嚴格，只能一個，而且必須是請示單位或所請示事項的上級主管單位，不能同時抄送給下級單位。報告則不同，由于它一般不涉及需要上級批復解決的問題，因此不影響呈報單位開展工作。如果其他單位也需要知道批復的內(nèi)容，可以使用抄送的形式。批復內(nèi)容要針對請示的事項給予具體、明確的答復或指示，表明發(fā)文單位的態(tài)度和意見。批復一般有慣用結(jié)束語“此復”或“特此批復”，另起，不注標點。對下級請示的事項與意見，無論同意與否，都應該態(tài)度明朗，不能含糊其詞或模棱兩可，使下級無所適從。（參看例文） 第六節(jié) 意見意見是對重要問題提出見解和處理辦法的一種較為特殊的公文，適用范圍較廣：下級用它向上級反映工作中的一些重要想法和建議，以取得上級的支持或批轉(zhuǎn)；上級用它對于某重要問題提出意見和處理要求，下級必須照此辦理；平級或不相隸屬單位之間，可用它來向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、要求或答復對方所征求的對某項工作的意見。作為下行文，寫法與指示性通知相同。第七節(jié) 函函，即信件。按性質(zhì)，函一般分為公函和便函。一般書信代表個人，文責自負，沒有法定效力；而公函是代表機關的，文責不能由擬稿者自負，一經(jīng)發(fā)出就會產(chǎn)生一定的法定效力。２、 受文單位寫法同其他公文。中間部分要一一寫清商洽、詢問、答復或請求批準等有關事項和具體要求，行文必須明確、具體而又力求簡練。公函結(jié)尾的寫法要看情況而定：要求對方答復的，常用“盼復”、“即請函復”、“請予研究函復”或“請速予函復為盼”；不要求對方答復的，則用“特此函達”或“特此函告，即希查照”；答復對方的，可有“此復”、“專此函復”或“特此函復，請查照辦理”等等。不受公文規(guī)定格式的嚴格限制，可以不擬標題，用一般信箋繕寫，不必打印。但必須注意，較為重要的事項不能用便函。有的會議紀要具有決議的性質(zhì)，會議議定的事項一經(jīng)整理下發(fā)，對與會單位及有關下級單位就有了一種約束力，要求貫徹執(zhí)行。會議紀要則是在會議記錄的基礎上，經(jīng)過撰寫人提煉、概括、分析、取舍，加工制作成的一種公文。決議議決的問題必須是重要問題，而且必須經(jīng)過會議討論、按照法定程序表決通過之后才能形成決議。除正文外，另外兩部分的寫法與其他公文基本相同。日期一般以會議的結(jié)束日期為準。概述開會時間、地點和會議名稱，出席、列席會議和主持會議的人員（或單位），會議議決或討論的事項。一般采用條款式寫法。布置性會議紀要這類會議紀要針對性強，側(cè)重于研究處理某一項工作所存在的問題?？梢圆捎脳l款式，也可以采用直敘式，甚至簡化為表格式。比如座談會的會議紀要一般屬于這一類。（2） 要條理化、概括化。例如召開一次會議，有幾個議題，而每個議題的完成一般又要經(jīng)過幾個議程，如講話、報告、發(fā)言、決議，以這些議程的實踐情況為內(nèi)容記成的記錄，再加上會議的其他文件，至少數(shù)萬字。（3） 要如實反映會議情況。第三章 事務文書事務文書指機關、單位在日常工作中經(jīng)常使用的事務性、實用性很強的文書，通常稱為常用事務文書或行政業(yè)務常用文書。不過，如果事務文書作為公文的附件下發(fā)，它就具有公文那樣的權威性和效力了。在事務文書中，計劃的使用頻率較高。規(guī)劃的時限一般在三、五年及以上。上級對下級布置工作、交待任務也常用要點。計劃的種類，根據(jù)分類依據(jù)的不同，可以分為多種計劃。按時間分，有周計劃、月計劃、學期計劃、季度計劃、年度計劃和長遠計劃。具體寫法包括三部分：１、 標題標題寫法與公文基本相同，位于首行居中，字體稍大些，一般包括單位名稱、時間期限、內(nèi)容范圍、計劃種類四個部分，如《唐山熱電公司2005年機組大修計劃》。說明“為什么”要制訂這份計劃。要有主有次地把要做的事情及要求寫明確，包括數(shù)量、質(zhì)量、期限等等。要具體寫清實施計劃的措施，根據(jù)主客觀條件確定的工作方法和步驟，以及人員分工、組織領導、時間分配、檢查落實和修訂計劃的辦法等等。單位制定的計劃要加蓋公章。表格這是表格式計劃的主體。文字說明這是表格式計劃的輔助部分，借此表達表格所不能表達的事項，如制訂計劃的依據(jù)、實施辦法、具體要求或其他事宜。三、綜合式計劃綜合式計劃即條文和表格并用的計劃，常用于比較大型而使用數(shù)字和相關項目又較多的計劃。所謂客觀依據(jù)，一是指黨和國家在一定時期內(nèi)的法律、法規(guī)、方針、政策，這些是制定計劃必須遵循的；二是本部門、本單位的實際，這就要求對自身的情況有全面、具體深入的了解，對今后如何發(fā)展有較為可靠的預測，對有關數(shù)據(jù)有科學的預算，并且要參考以往制訂計劃的經(jīng)驗。此外，對執(zhí)行結(jié)果要有預見性，對執(zhí)行人員要有激勵性，對情況變化要有逆轉(zhuǎn)性。４、 留有余地由于各種主客觀原因，制訂的計劃難免對未來有預測不周到的地方，針對未來情況所擬定的措施也不可能做到完全準確。從中吸取經(jīng)驗教訓。（無論是單位還是個人，都要注意總結(jié)經(jīng)驗教訓，摸索規(guī)律，這樣才能搞好工作，不斷進步?！边@些古訓都指出了借鑒的重要意義，而這個借鑒就是指的總結(jié)經(jīng)驗和教訓。沒有系統(tǒng)、全面、深刻的總結(jié)，不可能制定出符合實際、切實可行的計劃。但這種循環(huán)不是簡單的重復，而是不斷提高，不斷發(fā)展的。（5）在時間上，總結(jié)是在計劃執(zhí)行階段完成后寫的，總結(jié)要檢查計劃的執(zhí)行情況，找出規(guī)律性的東西，作為制定新計劃的依據(jù)。按時間分，有階段總結(jié)、月份總結(jié)、季度總結(jié)和年度總結(jié)。此處也要找出差距，有時還要簡述今后的設想。通過總結(jié)，宣傳典型經(jīng)驗，指導全面工作。專題總結(jié)往往采用新聞式標題，寫法靈活多樣，可以突出中心，也可以概括內(nèi)容和范圍，但都要求中肯、鮮明，并力求活潑、新穎。要用簡要的語言，交待工作的背景、條件、時間、大致經(jīng)過和結(jié)果（主要成績），并對工作成果作出總的估價，使讀者對總結(jié)的內(nèi)容有一個總的印象。這是總結(jié)的重點，一般包括三方面內(nèi)容：其一，過程與做法。這部分內(nèi)容在總結(jié)中處于核心地位，一定要下大力氣寫好。其三，缺點與教訓。如果是著重反映問題的總結(jié)，前面的成績與經(jīng)驗就要略寫，而把這部分作為重點來寫。因此，結(jié)尾可針對存在問題提出改進意見或相應的奮斗目標。二、 主體部分常見的結(jié)構(gòu)形式階段式按事物的自然順序安排內(nèi)容，各部分之間是縱式關系。 總分式先概述總的情況，再按照主次因果等邏輯關系，把材料分為若干個小問題，然后依次進行總結(jié)。４、 條文式將總結(jié)的內(nèi)容按性質(zhì)和主次輕重逐一排列，分別使用一、二、三、四……等序號標明各個部分。這種結(jié)構(gòu)形式緊湊嚴謹，適用于篇幅較短的總結(jié)，如個人工作、學習、生活體會的小結(jié)。（2）要有正確的立場、觀點和方法，找出帶有規(guī)律性的經(jīng)驗，寫出特色。要精心安排正文的結(jié)構(gòu)，使全文內(nèi)容完整，主線清晰，結(jié)構(gòu)嚴謹，層次分明。具體寫作中，既可先敘后議，也可夾敘夾議，還可先議后敘，總之要靈活運用，使觀點與材料和諧統(tǒng)一。（參看72頁例文）第三節(jié) 調(diào)查報告調(diào)查報告是在對某客觀事物或社會問題進行調(diào)查研究的基礎上撰寫的書面報告。它既可以作為向領導部門匯報工作的材料，為領導制定決策提供依據(jù)和參考，也可以在報刊上發(fā)表，以反映情況，指導工作。而調(diào)查報告一般采用第三人稱的寫法，站在客觀的立場，從全局出發(fā)，高瞻遠矚地對原事物作出判斷和評價，用以指導工作。與通訊相比：通訊需要一定的文學表現(xiàn)方法，要求有故事性和形象性，通過對具體事件描敘和人物刻畫來感染讀者。通常是依據(jù)調(diào)查報告內(nèi)容的不同，劃分為以下四種：經(jīng)驗性調(diào)查報告著重總結(jié)具有普遍意義的典型經(jīng)驗，有較強的針對性和政策性，對指導和推動工作有重要意義。問題性調(diào)查報告著重用調(diào)查到的大量事實，揭露和分析某一問題，剖析問題的嚴重性、危害性，歸納出經(jīng)驗教訓，或者提出解決問題的辦法、建議，以引起人們的重視，達到弄清是非、教育群眾、解決問題的目的。二、調(diào)查報告的基本結(jié)構(gòu)：由于調(diào)查報告種類眾多，要求各異，其結(jié)構(gòu)要根據(jù)具體內(nèi)容和寫作目的來確定，因此沒有固定的模式。２、 導語導語的寫法常見的有兩種：一種是對調(diào)查的時間、地點、對象、范圍作必要的交代，并點明主旨；另一種是概括介紹調(diào)查對象的基本情況與全文的主要內(nèi)容。這部分要充分反映調(diào)查的收獲，力求條理清楚，重點突出。（2）橫式結(jié)構(gòu)。即兼有縱式、橫式兩種結(jié)構(gòu)形式。４、 結(jié)尾結(jié)尾即全文結(jié)束語。現(xiàn)在，許多短小的調(diào)查報告便不再有專門的結(jié)尾。對調(diào)查所得材料進行科學的分析研究，是調(diào)查報告寫作成功的關鍵所在。４、 以事論理，語言簡潔生動。調(diào)查報告雖容量大，但不可寫得繁瑣、冗長，要求文字簡潔，可適當運用些格言、警句。但是，二者也有以下明顯差異：（1）作用不同。（3）寫作的重點不同。切忌刻意堆砌一些套話、過分謙虛的話，否則會令人反感。對一些重大問題的決策過程，對棘手事件的處理思路，對群眾迫切關心的問題的認識和處理，都要交代清楚。（2）存在問題與教訓。把自己工作的下一步目標及打算采取的一些具體措施，簡要而又切實地寫出來。三、寫作注意事項１、 實事求是要講真話、實話、心里話、以誠感人。３、 重點突出述職報告的寫作目的不是評功擺好，而是要說明是否稱職，所以必須始終圍繞“職責”二字做文章，重點闡述履職能力的強弱。在一個單位里，會議記錄是主要的文書檔案材料，具有重要的保存、利用價值。這些項目應在會議開始前寫好。一般大中型會議的主題報告、發(fā)言等事先已形成了書面材料，可采用這種記錄方法。會議記錄不同于會議紀要，會議記錄不是公文，屬于事務類應用文，是保存會議情況的記錄性資料。第七章宣傳報道應用文宣傳報道應用文一般分為兩類:一類是對外的、發(fā)表在公開發(fā)行報刊上的新聞報道，如消息、通訊、特寫、速寫、新聞評論、新聞故事、新聞調(diào)查等；一類是對內(nèi)的、刊登在內(nèi)部資料上的簡報、信息等。（2）要實事求是，多深入實際調(diào)查研究。一條清晰、完事的新聞，必須具備六個要素：何時、何地、何人、何事、何故與結(jié)果或情況如何。新聞要新，新聞報道要及時，“昨日黃花”就失去其新聞價值了。第一節(jié) 消息消息，是對新近發(fā)生的有新聞價值的事實所作的迅速而簡明的報道。通常從寫作體裁方面把它分為動態(tài)消息、經(jīng)驗消息、綜合消息、人物消息、述評消息，以及簡訊、標題新聞等等。正題一般是概括消息中最重要的新聞事實和思想內(nèi)容；正題前面的引題一般是交代背景、原因、意義，或采用某種修飾手法來烘托氣氛，加強正題力量；正題后的副題一般用次要的新聞事實作為正題的補充、注釋或引證。導語常見的寫作形式有直敘式、描寫式、評論式、提問式、引語式、結(jié)論式等等。這種導語能夠以現(xiàn)場感、生動感吸引讀者，給讀者以身臨其境的感覺，因而比直敘式導語更強烈地打動和感染讀者。這種導語的針對性、指導性較強，容易引起讀者的注意和興趣。這種導語一般用于報道學術、理論的動態(tài)消息，也用于某些人物消息、述評消息。主體要用典型的、有說服力的事實材料來表現(xiàn)消息的主旨，因而主要采用敘述的表達方式，用事實說話。這種結(jié)構(gòu)適用于事件性報道，能使讀者明了事情的來龍去脈，給人以完整、清晰的印象。這是消息最常見的結(jié)構(gòu)方法，即所謂“倒金字塔結(jié)構(gòu)”。主體的各層次之間的關系是相互獨立、并列的，共同為闡述主題服務。它是對新聞的進一步解釋，是對新聞事實的來龍去脈及事實間關系的剖析和揭示，往往提供比新聞事實表象更深刻的東西。對消息的事實或人物進行今昔、正反、左右的比較，從對比中深化主題，突出事實和人物的重大意義。對消息內(nèi)容中的一些名詞、術語、專業(yè)知識、人物閱歷以及產(chǎn)品或事物的特色、性能等加以適當?shù)淖⑨尯徒榻B，使讀者看得明白，并增長知識和見聞。它的特點是把最重要、最新鮮、最吸引人的材料放在最前面，次要的排在其后，再次的再列其后，依次類推，形成頭重腳輕的倒金字塔形。③這種結(jié)構(gòu)寫出的消息篇幅一般較短，段落小，概括性強，符合消息篇幅短小的特點。開門見山，高潮在前，能吸引讀者。尤其是在提倡新聞改革的今天，新聞報道結(jié)構(gòu)更應不拘一格。又如，有的消息報道某一事件過程，就按事實發(fā)生的時間順序來寫，先發(fā)生的先說，后發(fā)生的后說，有時甚至可以沒有導語。又如，有的消息采用對比結(jié)構(gòu)，通過兩方面材料的對比，揭示出其差異性，從而更好地表現(xiàn)了新聞主題。因此，要不要寫導語也可因材料制宜。它綜合運用多種表現(xiàn)手法，生動地再現(xiàn)新聞事實的現(xiàn)場和人物，較充分地表現(xiàn)了事實的全過程，取得使讀者如臨其境、如經(jīng)其事、如見其人、如聞其聲的特殊效果。消息的時效性強，反映現(xiàn)實生活最迅速，最敏捷，一般是當日事當日報；通訊的時效性較弱，一般只要求做到及時即可，因為通訊要細致地刻畫人物，詳盡地反映事件的始末，必須進行較為全面的采訪，報道自然就慢一些。人物通訊的寫作要注意以下幾點：（1）所選擇和報道的人物，必須有時代特征和鮮明的個性，亦即具有典型性。（3）要抓住矛盾展示人物，真實地顯現(xiàn)其思想發(fā)展過程。（4）要抓住個性特點，提煉人物