【正文】 ； 印章丟失時(shí)，印章保管員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向集團(tuán)行政人事部出具書面報(bào)告，行政人事部應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章作廢，對責(zé)任人進(jìn)行處罰等； 公司決定需要停用印章的，由集團(tuán)總裁簽字同意后由集團(tuán)行政人事部下發(fā)《關(guān)于停用有關(guān)_______________專用章的通知》（附件6），并將停用原因和時(shí)間通知集團(tuán)各部門及子公司，收回停用的印章，切角封存或銷毀； 集團(tuán)各部門及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可視為C類（依據(jù)違紀(jì)管理制度）過失，由于違反本制度致使公司蒙受的所有損失由當(dāng)事人全部承擔(dān)，并追究法律責(zé)任。未按本規(guī)定執(zhí)行的，保管員和使用人按照C類過失處理，由此致使公司蒙受的一切損失，由保管員與用章人共同承擔(dān)，并依據(jù)相關(guān)法律追究其刑事責(zé)任。 法人章的使用規(guī)定法人章的使用，必須由企業(yè)法人簽字確認(rèn)后，方可用印或帶出，否則不予用章，如有特殊情況，須電聯(lián)法人，征得其同意或授權(quán)后使用。為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各級機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我集團(tuán)的對外管理，自 年 月 日起，啟用本通知附件的 章，原“ 專用章”印章同時(shí)廢止。為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各級機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我集團(tuán)的對內(nèi)對外管理，自 年 月 日起，停用本通知附件的 章。3. 行政人事部應(yīng)在政府有關(guān)部門規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢審，確保證照的有效性。行政管理制度文件名稱文 件 管 理 制 度部 門行政人事部發(fā)布日期年 月 日文件編號HHXZ/150103A版本號次編制:審核:批準(zhǔn)：共 4 頁三、文件管理制度1. 公司文件包括：外部文件、內(nèi)部文件 外部文件是指XXX集團(tuán)各部門及子公司以外來文，包括信函、公文、傳真以及通知。 重點(diǎn)行文的說明：公告（紅頭文件）：為下行文，用于集團(tuán)總部向集團(tuán)所有部門及子公司下發(fā)工作計(jì)劃、部署重要工作、任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分有關(guān)單位和個(gè)人，工作總結(jié)及各種有關(guān)全局性的規(guī)定、決定、指示、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議文件等事項(xiàng)。工作聯(lián)系單，答復(fù)：為平行文，用于部門與部門之間，及部門與總公司間商洽工作，通知、詢問或答復(fù)問題等，主要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。正文行距： 2530磅文件頁碼： 置于頁腳 居中公司名稱： 置于頁眉 居左（標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣15號 詳見文件 1） 文件版頭 《河南XXX集團(tuán)》版頭僅用于頒布集團(tuán)重要規(guī)章制度，公布集團(tuán)中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點(diǎn)和總結(jié)等；公布機(jī)構(gòu)設(shè)置或調(diào)整、人事任免、獎(jiǎng)懲等重大事項(xiàng)，通知重要事項(xiàng)；用于傳達(dá)集團(tuán)總部的決議或決定，轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)董事會的文件，發(fā)布有關(guān)事項(xiàng)。 文件的附件 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。 附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。 在文件制發(fā)時(shí)必須按照要求署名，特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外?！爸魉汀敝肝募幚砘蜃罱K決策的部門或領(lǐng)導(dǎo)；“報(bào)呈”指參與決策的領(lǐng)導(dǎo)需要了解相關(guān)情況的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；“抄送”是指與文件內(nèi)容有聯(lián)系的相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)；“主題詞”可參照《國務(wù)院公文主題詞表》編制。 如遇前頁正文結(jié)束，落款轉(zhuǎn)至下頁，則須在落款的末頁上注明“本頁無正文”字樣。 經(jīng)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政人事部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))修正后，及時(shí)送交給有關(guān)部門和人員，或由行政人事部發(fā)出。 部門和個(gè)人收文應(yīng)在行政人事部發(fā)文登記冊中簽名。 公司收文由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。行政管理制度文件名稱電 話 管 理 制 度部 門行政人事部發(fā)布日期年 月 日文件編號HHXZ/150104A版本號次編制:審核:批準(zhǔn)：共 1 頁四、電話管理制度1. 移動電話 公司的全體管理人員都必須持有移動電話，電話由員工自行購置。打電話時(shí)應(yīng)使用普通話，且用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時(shí)間。行政管理制度文件名稱工 裝 管 理 制 度部 門行政人事部發(fā)布日期年 月 日文件編號HHXZ/150105A版本號1次編制:審核:批準(zhǔn)：共 4 頁五、工裝管理制度1. 目的 為提升集團(tuán)對外形象，使集團(tuán)員工服裝標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，充分展示團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)，提升員工工作士氣，對工裝進(jìn)行統(tǒng)一管理，特制定本制度。如圖所示： 女士要求：以公司統(tǒng)一采買的工裝為標(biāo)準(zhǔn)，整套工裝包括西裝、長袖襯衣（有領(lǐng)）、西裙（要有黑/肉色襪子配套）或西褲、皮鞋。 工裝采購及著裝要求： 員工的著裝標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一規(guī)定，報(bào)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，由行政人事部執(zhí)行； 集團(tuán)各部門及子公司所有員工若無特殊情況或免責(zé)書，則必須在工作日的周一至周五按照工裝標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一著裝； 著襯衣時(shí)，男員工襯衣下擺必須束縛在褲腰帶內(nèi)，并扎系腰帶；女員工襯衫必須束縛在短裙內(nèi)。8. 工裝保管與注意事項(xiàng) 工裝保管 員工應(yīng)妥善保管工裝，若發(fā)生丟失或毀損，應(yīng)向行政人事部說明情況并備檔，可自行補(bǔ)購或公司補(bǔ)購，但補(bǔ)購工裝的費(fèi)用由個(gè)人自行承擔(dān)； 在補(bǔ)購工裝期間，員工著裝應(yīng)遵循本制度“”條款之規(guī)定，并應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)補(bǔ)購情況。 上班時(shí)間不穿工裝或不按標(biāo)準(zhǔn)要求著裝的，初次按照A類過失處分一次，再犯應(yīng)按照違紀(jì)管理制度處理（詳情請參考第六章《員工違紀(jì)管理制度》）。行政管理制度文件名稱辦 公 設(shè) 施 及 辦 公 用 品 管 理 制 度部 門行政人事部發(fā)布日期年 月 日文件編號HHXZ/150106A版本號次編制:審核:批準(zhǔn)：共 3 頁六、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度1. 辦公設(shè)施管理 各部門的辦公設(shè)施由行政人事部統(tǒng)一管理。 各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，于每月25日前報(bào)送下月采購計(jì)劃，填寫《辦公用品申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)送公司行政人事部； 行政人事部制定采購計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)部和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后購回，按計(jì)劃分發(fā)各個(gè)部門。 辦公用品采購人員根據(jù)《物品購置申請單》于次月5日前完成采購并發(fā)放； 辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 部門辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放 由各部門負(fù)責(zé)人填好《辦公用品申請單》后領(lǐng)用。b) 一般消耗品的領(lǐng)用和發(fā)放。員工因離職或工作崗位變動時(shí)，需進(jìn)行辦公用品的交換或回收，移交人需逐項(xiàng)列出物品清單，行政人事部派專人清點(diǎn)核對臺賬，確定辦公用品損耗程度，移交接收人或回收至行政人事部。盤點(diǎn)工作由行政人事部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。 員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品，如有不正當(dāng)或不合理使用造成損壞應(yīng)照價(jià)賠償，并予以責(zé)任者50元罰款處理。 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。3. 報(bào)刊和圖書由行政人事部負(fù)責(zé)登記、分發(fā)、保管、借閱管理。2. 檔案由專人負(fù)責(zé)管理，并明確具體責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。公司規(guī)章制度資料永久保存；有關(guān)章程制訂的文件保存五年；有關(guān)員工任用、崗位變動的文件保存一年；工資表及獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等相關(guān)資料保存二年。5. 檔案借閱 公司領(lǐng)導(dǎo)借閱非密級檔案，可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。6. 檔案的銷毀 按規(guī)定需要銷毀時(shí)，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。 月度會議時(shí)間：每半月召開一次全體員工集體會議。3. 會議內(nèi)容 各子公司、部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行上周/月工作總結(jié)及本周/月工作計(jì)劃，特別是上周/月重點(diǎn)工作完成情況。 公司內(nèi)部信息交流和通報(bào)和相關(guān)事務(wù)的協(xié)調(diào)。8. 會議紀(jì)律 開會遲到者：管理層人員每次樂捐50元，基層人員每次樂捐30元。 以上樂捐應(yīng)當(dāng)天交由財(cái)務(wù)部，逾期3天，將從工資中雙被倍扣除。10. 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。 車輛與駕駛?cè)藛T相對固定，駕駛?cè)藛T對分配給自己的車輛負(fù)有日常管理、保潔、養(yǎng)護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)維修保養(yǎng)，保持性能良好的責(zé)任。接送公司來賓，公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車，財(cái)務(wù)提取現(xiàn)款和遠(yuǎn)距離的轉(zhuǎn)賬、進(jìn)帳、辦理貸款等公務(wù)，提、送或購置個(gè)人攜帶困難的公物，辦理緊急公務(wù)，參加體現(xiàn)公司形象的活動，以及目的地離公司（始發(fā)地）四公里以上的公務(wù)辦理。外單位借車原則上謝絕。 車輛停放。修理過程發(fā)現(xiàn)需增加的報(bào)修項(xiàng)目或更換零部件，須請示行政人事部同意。6. 車輛油耗與費(fèi)用 車輛加油由公司統(tǒng)一辦理加油卡，在指定點(diǎn)加油,原則上加油油號為93。行政人事部嚴(yán)格審核駕駛?cè)藛T填報(bào)的各種單據(jù)，不合理的費(fèi)用一概不予簽字報(bào)銷。 每星期洗車1∽2次，車內(nèi)每季度全面清洗一次。 超速、超載、任意停車、闖紅燈及其他違反交通規(guī)則的一切罰款由駕駛員自行負(fù)責(zé)。11. 下屬公司管理的車輛，由該公司根據(jù)自身實(shí)際情況，參照本制度制定管理辦法，自行管理。 嚴(yán)禁無證開車、酒后開車，凡因違章、違規(guī)肇事，當(dāng)事人應(yīng)負(fù)全部法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 有良好的職業(yè)道德和技術(shù)水平，服從管理，聽從調(diào)度，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，恪盡職守。14. 具體使用可見《車輛使用細(xì)則補(bǔ)充條例》15. 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。4. 外來協(xié)助作項(xiàng)目的人員，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接待。2. 請示工作可采取發(fā)送《呈簽表》及口頭請示兩種形式進(jìn)行，重大、重要工作的請示，必須報(bào)送《呈簽表》。5. 涉及費(fèi)用支出的事項(xiàng)，未經(jīng)請示不得擅自決定，否則，其費(fèi)用由有關(guān)責(zé)任人自理。2. 集團(tuán)公司的辦公室的衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制，每天下班后值日生打掃所負(fù)責(zé)的區(qū)域衛(wèi)生，次日上班前由晨會主持人及行政人事部檢查。5. 在各部門員工所負(fù)責(zé)工作區(qū)域，出現(xiàn)衛(wèi)生環(huán)境打掃不合格者樂捐50元/次。行政管理制度文件名稱業(yè) 務(wù) 洽 談 簽 訂 合 同 有 關(guān) 規(guī) 定部 門行政人事部發(fā)布日期年 月 日文件編號HHXZ/150100B版本號次編制:審核:批準(zhǔn)：共 1 頁第二章 業(yè)務(wù)洽談簽定合同有關(guān)規(guī)定一、關(guān)于對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談與簽訂經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議）的有關(guān)規(guī)定45二、關(guān)于嚴(yán)禁在業(yè)務(wù)交往中收受賄賂拿回扣的規(guī)定46 行政管理制度文件名稱關(guān)于對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談與簽訂經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議）的有關(guān)規(guī)定部 門行政人事部發(fā)布日期年 月 日文件編號HHXZ/150101B版本號次編制:審核:批準(zhǔn)：共 1 頁一、關(guān)于對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談與簽訂經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議）的有關(guān)規(guī)定 隨著集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對外經(jīng)濟(jì)交往日益頻繁，為了維護(hù)集團(tuán)的正當(dāng)權(quán)益，現(xiàn)就對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談與簽訂經(jīng)濟(jì)合同規(guī)定如下：1. 凡對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談或簽訂經(jīng)濟(jì)合同，須由集團(tuán)公司總裁或各子公司總經(jīng)理書面授權(quán)或委托。4. 凡標(biāo)的金額在1000元以上須有兩人在場互相配合，并隨時(shí)將洽談的具體情況及有關(guān)事項(xiàng)向集團(tuán)（公司）總裁或各子公司總經(jīng)理作及時(shí)詳細(xì)的匯報(bào)。7. 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。 3. 與經(jīng)營業(yè)務(wù)直接相關(guān)的單位負(fù)責(zé)人工作變動都應(yīng)進(jìn)行例行審計(jì)和內(nèi)部監(jiān)察。 索取有關(guān)證明材料； 進(jìn)行必要的調(diào)查取證； 對正在進(jìn)行的違法亂紀(jì)行為提出處理意見； 對阻撓、破壞監(jiān)察、審計(jì)工作以及拒絕提供有關(guān)資料的當(dāng)事人，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，采取必要的臨時(shí)措施，追究其責(zé)任。 9. 在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)交往中，對方若有回扣或其它各種形式的饋贈，一律上繳集團(tuán)，不準(zhǔn)私自截留，否則一律作為貪污受賄處理。12. 全體員工必須加強(qiáng)法制觀念，努力學(xué)習(xí)、鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高自身素質(zhì)，廉潔奉公，做一名能力強(qiáng)、信譽(yù)好的合格員工。1. 計(jì)算機(jī)的使用： 請勿在上班時(shí)間瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站。 請勿在上班時(shí)間通過電腦觀看與工作無關(guān)的影視流媒體。上班時(shí)間禁止使用聊天，若違反樂捐50元/次。 收發(fā)郵件請大家使用工作郵箱，例Email，大家在工作中相互監(jiān)督并注意郵件或文件中是否帶有病毒，如有病毒，請注意做好防范或進(jìn)行相應(yīng)處理，并告知網(wǎng)絡(luò)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行及時(shí)處理，同時(shí)報(bào)備至行政人事部。 為了防止意外情況造成的損失，每一位員工都要養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的良好習(xí)慣，重要數(shù)據(jù)要在本機(jī)和U盤上各備份一份，并根據(jù)資料的更新速度做好定期備份。 3. 軟件的使用： 請勿擅自安裝與工作無關(guān)的軟件、屏保和游戲；如確需安裝，請報(bào)經(jīng)行政人事部同意登記后安裝； 一般情況下，計(jì)算機(jī)安裝Win7版本即可，如因工作需要，確需安裝其它版本時(shí)，請告知行政人事部備案； 如有安裝軟件的需求，請到行政人事部登記領(lǐng)用相關(guān)軟件，用完后請立即歸還。 嚴(yán)格遵守公司設(shè)定之訪問權(quán)限，禁止更改訪問權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)侵入他人電腦 ，若違反樂捐100元/次。6. 設(shè)備維修： 計(jì)算機(jī)的維修：計(jì)算機(jī)發(fā)生故障時(shí)，請使用者填寫《設(shè)備報(bào)修單》，經(jīng)使用者部門主管或經(jīng)理簽字后提交至行政人事部報(bào)備進(jìn)行維修，使用者請勿擅自拆機(jī)；在維修人員到達(dá)前，不準(zhǔn)私自拆封機(jī)， 否則樂捐50元/次，若因擅自拆機(jī)致使機(jī)器損害須按價(jià)賠償。 軟件報(bào)廢：軟件使用光盤報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)為：盤面劃傷嚴(yán)重，光驅(qū)無法讀取以及光盤斷裂即視為報(bào)廢,手續(xù)同硬件報(bào)廢相同。 違反本辦法規(guī)定，由公司給予警告，并視情況給扣考評分1—10分的處罰。一、貨幣資金管理53二、低值易耗品的賬務(wù)管理