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摩托羅公司的內(nèi)部管理制度匯編-預(yù)覽頁(yè)

 

【正文】 品或勞務(wù)可能售給未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶(hù),或售給不能接受的資信風(fēng)險(xiǎn)對(duì)象,結(jié)果導(dǎo)致壞帳。參照風(fēng)險(xiǎn):C-1,C-22。參照風(fēng)險(xiǎn):C-3,C-7,C-82.3.5必須從承運(yùn)人那里獲取貨運(yùn)證明,例如簽字的提單,以確定產(chǎn)品或設(shè)備的實(shí)際和合法轉(zhuǎn)讓。裝運(yùn)部門(mén)地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)和驗(yàn)收設(shè)施劃分開(kāi)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-82.3.11裝運(yùn)職能部門(mén)必須獨(dú)立于開(kāi)票和應(yīng)收帳款職能部門(mén)。C-4客戶(hù)的貨物可能被丟失,誤放或盜用。C-4客戶(hù)的貨物可能被丟失,誤放或盜用。C-8關(guān)于已裝運(yùn)的產(chǎn)品無(wú)法進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。 2.4開(kāi)票據(jù)2.4.1銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)責(zé)任屬于財(cái)務(wù)部門(mén)的職責(zé),不得授于任何其他職能部門(mén)。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,所有發(fā)票必須預(yù)先編號(hào)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-4,D-6,D.92.4.7必須按照地方法律在帳單中列明銷(xiāo)售稅或增值稅。參照風(fēng)險(xiǎn):D-82.4.9所有為非摩托羅拉單位提供貨運(yùn)或勞務(wù)開(kāi)出的“備忘帳單”等文件必須有財(cái)務(wù)部門(mén)的書(shū)面批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-3,D-112。參照風(fēng)險(xiǎn):D-132.4.15所有租賃,工時(shí)和材料,勞務(wù)以及進(jìn)度收款帳單必須按照有關(guān)的合同或協(xié)議及時(shí)予以處理。參照風(fēng)險(xiǎn):D-9,D-14,D-162.4.17“收帳通知單”或“見(jiàn)下”發(fā)票必須及時(shí)與購(gòu)貨合同或協(xié)議以及有關(guān)工廠(chǎng)的發(fā)票核對(duì)。其中包括:產(chǎn)品可能裝運(yùn),但未開(kāi)帳單。D-5由于帳單開(kāi)出不及時(shí),現(xiàn)金流動(dòng)可能無(wú)法達(dá)到最大限度,可能形成無(wú)法收回的帳款。D-8“免費(fèi)”業(yè)務(wù)可能無(wú)法如實(shí)地記入會(huì)計(jì)帳冊(cè)。其中包括:a產(chǎn)品可能裝運(yùn),但未開(kāi)帳單。D-5由于帳單開(kāi)出不及時(shí),現(xiàn)金流動(dòng)可能無(wú)法達(dá)到最大限度,可能形成無(wú)法收回的帳款。D-12未能將所有貸方業(yè)務(wù)事項(xiàng)記入會(huì)記帳冊(cè)。 2.5應(yīng)收帳款2.5.1負(fù)責(zé)應(yīng)收款帳目的人員不得兼負(fù)帳單處理或匯款責(zé)任。應(yīng)妥善處理任何差額。參照風(fēng)險(xiǎn):E-3,E-52.5.5必須采用應(yīng)收款帳內(nèi)部管理報(bào)告制度。參照風(fēng)險(xiǎn):E-6,E-7,E-82.5.7各事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)必須制定一套應(yīng)收款(如果適當(dāng)?shù)脑?huà),應(yīng)包括長(zhǎng)期租賃應(yīng)收帳款)估價(jià)準(zhǔn)備政策,以便反映應(yīng)收款可變現(xiàn)凈值。參照風(fēng)險(xiǎn):E-9,E-102.5.10應(yīng)收雇員及其帳齡分析,包括差旅費(fèi)借款,必須與客戶(hù)應(yīng)收帳款明細(xì)帳分開(kāi)保管,并且必須按月審查和核對(duì)。E-2由于發(fā)票及或現(xiàn)金收入可能未予記錄,記錄錯(cuò)誤或記錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間,明細(xì)分類(lèi)帳可能不準(zhǔn)確。應(yīng)收款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。E-3收帳工作效率低下,及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶(hù)匯款或核銷(xiāo)拖欠帳款。E-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。 2.6收帳2.6.l各摩托羅拉單位必須制定正式的書(shū)面收帳程序并付諸實(shí)施。參照風(fēng)險(xiǎn):F-2,F-32.6.3對(duì)客戶(hù)來(lái)信(對(duì)帳單/裝運(yùn)貨物的投訴,勞務(wù)問(wèn)題等等)必須予以及時(shí)的調(diào)查和解決。F-3可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。參照風(fēng)險(xiǎn):G.l2.7.2現(xiàn)金收入必須每日登記日記帳并存入銀行,或按良好業(yè)務(wù)慣例規(guī)定辦理。未確認(rèn)的匯款必須立即調(diào)查和解決。參照風(fēng)險(xiǎn):G-l,G-2 G-1現(xiàn)金收入可能丟失及或被盜用。G-3現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。 3.0采購(gòu)周期采購(gòu)周期包括如下職能:保證供應(yīng)來(lái)源并確定供應(yīng)商資格;提出材料、設(shè)備、貨物、用品或勞務(wù)請(qǐng)購(gòu)單;從經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商處索取貨源和價(jià)格資料;發(fā)出訂單;檢查驗(yàn)收材料或商品;計(jì)算應(yīng)付供應(yīng)商的款額;以有控和有效的方式辦理支付。事業(yè)總部/集團(tuán)政策必須明確,選擇供應(yīng)商過(guò)程涉及采購(gòu)、工程設(shè)計(jì)和制造,質(zhì)量保障,財(cái)務(wù)與銷(xiāo)售等方面。b.購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大 A-3 所購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):A-l,A-2,A-3,A-4,A-5,A-6 A-4 記錄可能丟失或毀損。參照風(fēng)險(xiǎn):A-l,A-2,A3 A-5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄,從而有損于摩托羅拉及其供應(yīng)商。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料/產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購(gòu)進(jìn)???jī)效報(bào)告可包括:a.按時(shí)交貨的百分比;b貨物的準(zhǔn)確性;C.產(chǎn)品質(zhì)量;d.與前一年或公式/目標(biāo)成本相比的實(shí)際成本。C.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 3.2.2 購(gòu)貨代理人或采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-3,B-4,B-10 B-3 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng),包括:a.未訂購(gòu)的貨物或勞務(wù);b.?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤;C.撤銷(xiāo)訂單或訂單復(fù)本。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,購(gòu)貨訂單必須預(yù)先編號(hào)。負(fù)債可能未予記錄,庫(kù)存與銷(xiāo)售成本可能錯(cuò)報(bào)。 3.2.8 購(gòu)貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須指示供應(yīng)商將其帳單直接送交應(yīng)付帳款部門(mén)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-2,B7 B-9 可能發(fā)生重復(fù)付款,支付金額可能有誤,或貨款支付給未經(jīng)批準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。 3.2.12 修改或撤銷(xiāo)的購(gòu)貨訂單必須及時(shí)通知應(yīng)付帳款部門(mén)。被盜的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn):B-7,B.8 3.3驗(yàn)收 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) 3.3.1 驗(yàn)收部門(mén)地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)設(shè)施和裝運(yùn)部門(mén)分開(kāi),除非良好的業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。 3.3.2 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入驗(yàn)收部門(mén)。 3.3.4 驗(yàn)收站應(yīng)只驗(yàn)收那些有經(jīng)批準(zhǔn)的購(gòu)貨訂單或類(lèi)似文件的貨物。 3.3.5 每一指定的驗(yàn)收站必須對(duì)驗(yàn)收所有的材料,貨物或用品進(jìn)行會(huì)計(jì)處理并提供驗(yàn)收憑證。參照風(fēng)險(xiǎn):C-6 C-8 可能提前或拖后收到材料,結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。參照風(fēng)險(xiǎn):C-2,C-6,C-7 3.3.9 如果沒(méi)有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績(jī)效監(jiān)督程序,必須立即檢驗(yàn)進(jìn)貨以查明質(zhì)量特性,產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。昂貴商品,例如貴重金屬,必須在驗(yàn)收過(guò)程中予以保護(hù)。差錯(cuò)和違反規(guī)定的可能性急劇增加??赡芪从涁?fù)債,庫(kù)存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-2,D-3,D-5,D-7,D.8 D-4 應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來(lái),并支付了款項(xiàng)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-4,D-7,D-8 D-5 生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨,可能發(fā)生業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。 3.4.7 凡使用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理應(yīng)付帳款的,系統(tǒng)本身的控制,必須有效,以發(fā)現(xiàn)和防止重復(fù)付款。參照風(fēng)險(xiǎn):D-5,D-6,D-7 D-8 記錄可能丟失或毀損。任何差額均須及時(shí)解決。參照風(fēng)險(xiǎn):D-2,D-5,D-6,D7。參照風(fēng)險(xiǎn):D-4,D-5,D-7。D4應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來(lái),并支付了款項(xiàng)。D7對(duì)供應(yīng)商重復(fù)付款,付款中有錯(cuò)誤,或有舞弊行為。 3.5支付3.5.1支付職能部門(mén)必須對(duì)各種職責(zé)作如下劃分:a.填寫(xiě)付款憑單與支票簽字和已簽字支票的郵寄分開(kāi);b.應(yīng)付帳款業(yè)務(wù)與購(gòu)貨和驗(yàn)收業(yè)務(wù)分開(kāi);C.支票填寫(xiě),印制,簽字和發(fā)送業(yè)務(wù)5供應(yīng)商確認(rèn)啟用分開(kāi),與發(fā)票輸入業(yè)務(wù)分開(kāi);d.確認(rèn)和啟用供應(yīng)商與發(fā)票輸入業(yè)務(wù)和支付準(zhǔn)備及付款分開(kāi)。參照風(fēng)險(xiǎn);E-3,E-4,E-5,ES3.5.4必須在摩托羅拉與供應(yīng)商的議定的條款范圍內(nèi)支付已批準(zhǔn)的款項(xiàng)。參照風(fēng)險(xiǎn):E-4,E-6,F-7,E.103.5.7支票付款不得使用現(xiàn)金支票或不記名支票。參照風(fēng)險(xiǎn):E-1,E-4,E5,E-83.5.9各務(wù)業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān),必須確定支票,本票和銀行轉(zhuǎn)帳的有權(quán)鑒字人并由公司融資部經(jīng)理批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):E-l,E-2,E-53.5.12已簽字的支票和本票,必須交給不負(fù)責(zé)發(fā)票處理和應(yīng)付帳款的人員郵寄。但是銷(xiāo)毀時(shí)需要有證人,并且由其作書(shū)面說(shuō)明。E-2可能發(fā)生敏感性支付和公司內(nèi)部往來(lái)事項(xiàng)。E-5可能發(fā)生重復(fù)支付,支付金額可能出現(xiàn)誤差,或支付給未經(jīng)核準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。E-8貨物或勞務(wù)可能已入帳,款已支付,但未收到貨物或勞務(wù)。偷盜和差錯(cuò)的可能性急劇增加。E-5可能發(fā)生重復(fù)支付,支付金額可能出現(xiàn)誤差,或支付給未經(jīng)核準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。 4.0工資周期工資周期包括如下職能:聘用雇員和確定合適的級(jí)別和報(bào)酬;工時(shí)報(bào)告,出勤和有薪缺勤;嚴(yán)格控制和準(zhǔn)確地填寫(xiě)工資支票;準(zhǔn)確核算工資成本,扣除,雇員福利及其它調(diào)整,向雇員發(fā)放支票;以及確保工資和人事資料的保密和實(shí)物安全。工資周期中的具體程序是:4.1人事,報(bào)酬和福利4參照風(fēng)險(xiǎn):A14.1.2雇員的主要福利,如利潤(rùn)分成,退休金,假期及保險(xiǎn)政策必須經(jīng)摩托羅拉人力資源福利委貝會(huì)審查和批準(zhǔn)。報(bào)酬形式還包括傭金、獎(jiǎng)金和使用公司財(cái)產(chǎn)(其中包括公司車(chē)輛),此類(lèi)額外報(bào)酬必須經(jīng)過(guò)正當(dāng)授權(quán)。凡是對(duì)雇員資料進(jìn)行增加,刪減或改動(dòng)必須經(jīng)過(guò)授權(quán)。雇員的福利必須按照計(jì)劃的條款支付,必須有充分的書(shū)面文件和恰當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)。A-3利潤(rùn)分成,退休金,假期和保險(xiǎn)等福利的計(jì)提可能出現(xiàn)錯(cuò)誤,以罕錯(cuò)報(bào)負(fù)債。A-7預(yù)借款可能無(wú)法收回。A11可能發(fā)生不必要的計(jì)算機(jī)費(fèi)用,可能無(wú)法完全限制前摩托羅拉員工取得公司信息。對(duì)主文件進(jìn)行增加,刪除和修改,必須附有記入雇員人事檔案的,經(jīng)過(guò)恰當(dāng)授權(quán)的文件。參照風(fēng)險(xiǎn):B-4,B6,B74.2.6工資必須根據(jù)工資主文件和經(jīng)批準(zhǔn)的工時(shí)報(bào)告編制。同時(shí)必須建立良好的控制程序避免重復(fù)輸入或輸入未經(jīng)批準(zhǔn)的工資資料。參照風(fēng)險(xiǎn):B-5,B-7,B-114.2.11必須按照政策規(guī)定編制雇員工資和代扣項(xiàng)目的年度匯總表并直接寄給每個(gè)雇員。參照風(fēng)險(xiǎn):B64B-2工資部門(mén)及其記錄保管不當(dāng)可能導(dǎo)致:a.工資記錄,其中包括工資主文件被破壞或丟失;b.未經(jīng)授權(quán)查閱及或泄露工資保密信息,C.對(duì)工資主文件的變更未經(jīng)核準(zhǔn)便進(jìn)行處理。B-5管理報(bào)告和雇員所得記錄可能不正確。B-6可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資,或盜用獎(jiǎng)金的問(wèn)題。B-9日常審核中無(wú)法發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)(例如,不具備資格或未經(jīng)核準(zhǔn)的雇員)仍舊沒(méi)能查出并糾正。B-13可能處理了未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù),而且未被發(fā)現(xiàn),導(dǎo)致資產(chǎn)盜用或暫時(shí)挪用。向該帳戶(hù)拔入的款額必須與編制的工資支付凈額一致。參照風(fēng)險(xiǎn):C-2,C-3,C74.3.4載有摩托羅拉或其金融機(jī)構(gòu)名稱(chēng)的空白支票必須有事先編號(hào)并妥善保管。參照風(fēng)險(xiǎn):C-34.3.6已簽字的工資支票和工資轉(zhuǎn)帳存款通知單必須在發(fā)放工資前妥善保管。參照風(fēng)險(xiǎn);C-34.3.10如果使用支票簽字機(jī),印鑒圖章或者數(shù)控簽字儀器簽署支票,簽字機(jī)和印鑒圖章必須安全保管。C-2尚未記錄入帳的工資支票可能已經(jīng)發(fā)出,使財(cái)務(wù)報(bào)表誤報(bào)。C-6工資發(fā)放之前可能無(wú)法查出工資中的重大差錯(cuò)或未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。 4.4工資發(fā)放4.4.1負(fù)責(zé)發(fā)放工資支票的人員不得兼負(fù)其他人事或工資責(zé)計(jì),不能批準(zhǔn)工時(shí)或考勤卡;如果達(dá)不到明確的職責(zé)分工,必須有其他彌補(bǔ)性控制措施。只有在確認(rèn)員工身份之后方可發(fā)放未領(lǐng)取工資。如果當(dāng)?shù)胤苫蛄?xí)慣要求必須以現(xiàn)金支付,必須有完善的程序保證現(xiàn)金發(fā)放中有適當(dāng)?shù)目刂?。6必須?jiān)持保守工資資料的機(jī)密。D-4可能發(fā)生挪用未領(lǐng)取工資支票,遺失支票,與銀行對(duì)帳單核對(duì)不符,或者違反政府法規(guī)的問(wèn)題。 5.0制造周期制造過(guò)程中的職能包括制造計(jì)劃,存貨控制,成本會(huì)計(jì)。管理部門(mén)選擇控制程序和技術(shù)的過(guò)程中,實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理的業(yè)務(wù)判斷。2存貨控制5.3一般的制造計(jì)劃和控制5對(duì)存貨有重大影響的問(wèn)題也必須及時(shí)進(jìn)行調(diào)查。5必須每年至少檢查一次存貨制造費(fèi)用的計(jì)算方法,保證采用的方法符合事業(yè)總部/集團(tuán)的政策。參照風(fēng)險(xiǎn):A1參照風(fēng)險(xiǎn):A一1,A-2,A-3 A-1財(cái)務(wù)報(bào)表,記錄及或生產(chǎn)報(bào)告可能有誤。記入制造費(fèi)用的支出項(xiàng)目可能不正確,固定成本分配的基礎(chǔ)可能不妥。存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時(shí)間內(nèi)被挪用。生產(chǎn)發(fā)料的數(shù)量可能有誤,產(chǎn)品數(shù)量未經(jīng)核準(zhǔn)便開(kāi)始生產(chǎn)。年末時(shí)對(duì)在途存貨(FOB條款)進(jìn)行測(cè)算,與帳面數(shù)對(duì)比,進(jìn)行必要的調(diào)整。永續(xù)盤(pán)存記錄應(yīng)定期(至少每年)與總帳調(diào)節(jié)一次。參照風(fēng)險(xiǎn):B-4,B-6,B-75.2.8必須建立恰當(dāng)?shù)目刂瞥绦?,記錄摩托羅拉代存,或者供應(yīng)商、客戶(hù)或公司員工代存的存貨。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,BS B-1存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時(shí)間內(nèi)被挪用。B-4財(cái)務(wù)報(bào)表,記錄或生產(chǎn)報(bào)告可能有誤。如果采購(gòu)或存貨耗用沒(méi)有準(zhǔn)確記錄,存貨可能誤報(bào)。B-6報(bào)廢物品或退貨可能被盜。B-3可能無(wú)法查出實(shí)物保管,授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理過(guò)程中的差錯(cuò)和疏漏。c如果采購(gòu)或存貨耗用沒(méi)有準(zhǔn)確記錄,存貨可能誤報(bào)。B-6報(bào)廢物品或退貨可能被盜。 5.3一般制造計(jì)劃和控制以下指南為生產(chǎn)計(jì)劃和控制的最佳程序。生產(chǎn)和存貨控制計(jì)劃,生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃,存貨預(yù)算,詳細(xì)的材料和人員需求必須依據(jù)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)制定。參照風(fēng)險(xiǎn):C-1,C-2,C.3,C.45.3.4對(duì)進(jìn)出生產(chǎn)帳的材料和人工成本,應(yīng)正確地進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。參照風(fēng)險(xiǎn):C一衛(wèi),C-3,C-5,C-65.3.6出售報(bào)廢材料必須經(jīng)過(guò)材料管理人員的書(shū)面批準(zhǔn),如超出事業(yè)總部/集團(tuán)確定的數(shù)量,還應(yīng)取得財(cái)務(wù)部門(mén)的批準(zhǔn)。發(fā)生差錯(cuò)和違法事項(xiàng)的可能性急劇上升。d.人工使用效率不高。C-2生產(chǎn)可能因以下問(wèn)題受到影響:a,生產(chǎn)的產(chǎn)品未經(jīng)授權(quán),產(chǎn)量過(guò)高,超過(guò)了可接受的程度??赡馨l(fā)生人工成本過(guò)高,或者達(dá)不到客戶(hù)提出的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)
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