【正文】 ............................................................36 功能詳述 .......................................................................................................................................367 配送計劃管理 ......................................................................................................................................37 業(yè)務描述 .......................................................................................................................................37 用戶描述 .......................................................................................................................................37 業(yè)務流程 .......................................................................................................................................37 功能詳述 .......................................................................................................................................38資產(chǎn)管理捐贈工作管理物流編碼規(guī)則1Comment [u1]: 按最新組織結構修改，涉及到子系統(tǒng)的劃分和需求確認。物流部門的組織結構如下：物流籌備組采購處 物流處物流部門組織結構圖采購處的主要職責是：根據(jù)組委會各職能部門提出的需求，借鑒往屆奧運會的經(jīng)驗，綜合考慮采購成本和使用需求，進行合理的物資規(guī)劃。保證物資及時采購、交付和歸還，并按照有關政策進行資產(chǎn)處置。在賽時及 BUMP IN 階段，物流中心根據(jù)各場館、部門申報的物資需求量，以及第三方物流贊助商運輸能力，場館的吞吐能力等各種因素，制定物資配送計劃，將所需物資按時、按質(zhì)、按量運送到所需場館，在配送任務實現(xiàn)過程中需要關注實物流動（實物流）和信息相互交換（信息流）。應能滿足 200300 人同時訪問，并對用戶權限進行設置或調(diào)整，例如實現(xiàn)授權等要求。在物資出庫和使用中也會出現(xiàn)實物流與信息流分開的情況， 比如場館間9 / 41物資調(diào)配，實物直接在場館之間移動，信息則通過物流中心的系統(tǒng)進行記錄變更。 業(yè)務職能描述因此給出采購物流信息系統(tǒng)需要實現(xiàn)的采購管理職能和物流管理相關的管理職能，如下圖所示：物流部門主要業(yè)務管理職能圖采購管理接收奧組委各個部門對采購物資的需求，對采購合同實行集中化管理，確保合同如期履行。倉儲管理通過對倉儲信息進行有效管理，基本實時的反映倉儲狀態(tài)（比如貨物的當前操作和貨位信息） ，以便于全面控制庫存和訂單流動，提高倉儲操作的效率，并為采購、配送提供必要的貨物數(shù)據(jù)。物資追蹤管理物資追蹤管理的目的是要體現(xiàn)物流部門管理物資的種類、數(shù)量、存在狀態(tài)及所管理的這些物資的流向記錄。物資進入倉庫后，對庫房物資進行貨區(qū)、貨位管理，物資出庫后，記錄物資出庫的相關數(shù)據(jù)，進入物資使用追蹤環(huán)節(jié)。物資到達場館/單位后，將被分配到各相關部門或場館的人員使用，這一階段對物資使用的狀態(tài)及存在位置進行跟蹤。捐贈管理捐贈管理是市場部執(zhí)行奧運捐贈的管理工作。其中對物資實物的管理納入物流部門統(tǒng)一管理范疇內(nèi)，其系統(tǒng)也獨立于采購物資信息系統(tǒng)之外。3．為了保障對物資編碼的有效管理，尤其需要避免編碼重復等問題，物資編碼的管理和維護將由物流部門指派專人負責；4．物資編碼的使用貫穿物資管理和追蹤的全過程，在物資采購階段訂單環(huán)節(jié)就需要形成物資編碼，因此可以考慮由采購/VIK 部門負責管理物資編碼。 ③ 需求部門經(jīng)辦 人及部領導在供應商提供的正式發(fā)票上簽字，需求部門經(jīng)辦人持發(fā)票、入庫憑證及領導批示文件到會 計處請款，將支票交采 購處經(jīng)辦 人轉交供應商。按照委領導指示辦理采購事宜，如需簽定合同，則需要請法律部起草合同，需求部門與供應商談判并簽署合同，實施采購，驗收，辦理出入庫手續(xù)，進入物流處管理職能。根據(jù)采購部門實際工作的情況，在流程中，簽訂合同之前，需要采購的物資清單稱之為“采購申請” ，其標記關鍵字為“采購申請編號” 。 數(shù)據(jù)流程數(shù)據(jù)流說明/數(shù)據(jù)流圖描述 功能點列表功能名 描述 基本操作 關鍵字采購計劃管理匯總采購需求，編制采購計劃，查詢采購計劃執(zhí)行情況。新建、保存、查閱、打印合同編號訂單管理根據(jù)產(chǎn)品編碼、訂單編碼，生成訂單和查詢訂單執(zhí)行情況，并實現(xiàn)定單歸檔管理功能，與物流模塊有信息接口，與財務模塊有信息借口，以便向財務部新建、保存、打開、注銷、打印、查詢訂單號16 / 41門提供所采購信息的價值和在途物資價值。 輸出訂單狀態(tài)“審核” ；相關采購申請的查詢內(nèi)容；采購申請的需求匯總信息；采購計劃的明細匯總。 建立“申請”狀態(tài)。采購流程跟蹤管理就是根據(jù)采購申請經(jīng)過的各個流程審批階段，對這個文件集的相關內(nèi)容進行處理，這個處理過程可參考采購管理的業(yè)務流程。目前總結的訂單狀態(tài)如下表所示：狀態(tài)名稱 描述申請 由物資需求部門提交的新訂單時的狀態(tài)，提交后進入審核審核 等待審核的狀態(tài)，審核通過后進入受理審核不通過 采購部門審核訂單不通過，記錄不通過原因受理 由北京市政府采購中心或采購小組采購的階段，處理時記錄相關信息請示 等待委領導請示，處理時需要同時記錄領導意見合同 等待簽合同的狀態(tài)，處理時記錄相關信息采購 實施采購階段的狀態(tài)（該過程是否要細化）入庫 采購處記錄物資采購業(yè)務的最終狀態(tài)，實物物資已經(jīng)由物流處管理。合同查詢：通過對簽約時間、交貨時間、金額、交貨地點、標的數(shù)量、規(guī)格、供應商、單價、總價和合同執(zhí)行情況等進行合同查詢。相關統(tǒng)計分析方面的功能需求（有待于細化） 。一個合同可能形成對應多個訂單的管理要求。訂單執(zhí)行過程中的跟蹤：確定幾個跟蹤狀態(tài)（是否在生產(chǎn)周期內(nèi)、是否在運輸周期內(nèi)、交貨等狀態(tài)） ，通過對歷史數(shù)據(jù)的查詢建立訂單執(zhí)行軌跡。21 / 41輸入供應商相關信息輸出相關供應商的查詢內(nèi)容、例如商品情況和合同執(zhí)行等操作新建，輸入供應商相關信息創(chuàng)建新供應商。4 場館物流管理（VMS） 業(yè)務描述在以資產(chǎn)追蹤為核心的物流管理中，場館物流管理是在場館化階段的物資追蹤，作為物資追蹤管理的延伸，是對場館使用物資的管理與跟蹤。 業(yè)務流程場館物資追蹤是由對場館物資的接收、日常管理、回收進行跟蹤和管理 場館物資追蹤能夠通過系統(tǒng)追蹤所有物資的流向、分布狀態(tài)、使用部門、責任人等，可以進行倉儲查詢、物資信息統(tǒng)計，并建立賽時 RDS（room data sheet ）信息管理模塊，定期進行 RDS 信息更新，明確物資的存在定位。場館物流部門根據(jù)貨運配送單（通過 等手段得到的格式文件或紙制單據(jù)） ，進行場館接收物資處理，包括兩個方面：物資實物接收處理和接收單據(jù)處理。包括場館內(nèi)物資的裝卸、搬運、位移，以及為完成上述任務采取的管理措施，如賽時排班、任務派遣單、物流工作問題庫等，一系列保障物流工作順利完成的方法措施，是場館物流信息管理的次要部分，是否通過系統(tǒng)實現(xiàn)這部分功能尚需討論。 修改、查詢、打印場館物資回收管理在賽事轉換或者賽后回收的要求，根據(jù)場館物資分類方式，將場館物資離開場館。接貨單的處理第三方物流運送的貨物是通過配送中心統(tǒng)籌規(guī)劃的，因此，在第三方物流配送的同時，配送中心會將配送物資形成接貨單發(fā)送到相應的接收場館，場館根據(jù)接貨單核銷運送到場物資，結合實物物資接收的情況，需要形成反饋單：接貨單與實物物資是否相符，記錄哪些物資已經(jīng)被場館接收，哪些物資沒有被場館接收，為什么沒被接收等狀況信息，這些信息形成的反饋單將回送到配送中心，進行相關的業(yè)務處理。結合接貨單的核銷狀況，為正確物資輸入這些信息，并提交最終完成場館對物資的接收。RDS 查詢，為了保障場館物流部門對場館物資的追蹤，如果采取房間物資登記的形式，就需要根據(jù)當前所有房間的 RDS 狀況，并作為場館每次（日）清點的依據(jù)。根據(jù)物資管理辦法，場館物資的回收是根據(jù)物資分類，按類別逐步回收，貴重或特殊物資會先回收。輸入場館物流服務信息、人員安排信息輸出賽時排班計劃表、任務派遣單，相關物流服務的查詢內(nèi)容操作賽時排班計劃，根據(jù)場館物流人員配置情況，為場館物流人員制定值班工作安排的計劃，按照分時段，將相關人員合理的安排其工作時段。其操作包括新建新任務單，以及相關的修改、查詢、刪除、打印等功能。包括提供對場館人員信息記錄的修改、刪除、查詢的功能。需要建立與物資追蹤管理之間的數(shù)據(jù)關聯(lián)，以便進行在倉儲階段對物資的統(tǒng)計和跟蹤。為保障物資的倉儲管理，還需要對倉儲中心貨區(qū)規(guī)劃的貨區(qū)計劃管理，月臺管理、倉儲設施使用管理，并提供相關數(shù)據(jù)匯總、明細的統(tǒng)計分析，包括人員信息、贊助商信息等其他信息的系統(tǒng)信息管理。新建、保存、修改、查詢、打印統(tǒng)計報表執(zhí)行與倉儲中心管理職能所需要的相關報表的制訂、打印等業(yè)務新建、保存、打印 功能詳述 入庫管理采購物資、VIK 物資、捐贈物資都有可能運送到倉儲中心，進行統(tǒng)一管理，并在賽前運送到相關場館。34 / 41輸入入庫單、物資數(shù)據(jù)庫基本信息、建立數(shù)據(jù)庫對應關系等輸出入庫物資的接收反饋單、各種統(tǒng)計表單和查詢相關信息等操作創(chuàng)建新的物資入庫記錄，輸入（導入）送貨通知單上物資信息。庫房操作主要是倉儲任務管理，執(zhí)行倉儲中心與物資相關的入庫、出庫、物資搬運等任務的管理職能。對貨區(qū)物資存儲信息的修改等。 物流部門根據(jù)場館需求情況，結合配送中心的物資倉儲情況以及第三方物流（贊助商）的運輸能力，制訂的物資配送計劃，傳送給贊助商、倉儲管理部門和場館等接貨單位。進行出貨登記操作，包括對出貨信息的增加、刪除、查詢等維護要求。贊助商信息管理對物流部門涉及到贊助商的基本信息進行增加、刪除、修改、查詢、打印等管理。通過系統(tǒng)提供的物資在采購、倉儲、配送、場館或部門和回收等階段相關信息，實現(xiàn)對物資位置、數(shù)量等信息的實時監(jiān)控，從而保證奧運物資的有效利用和成功回收。例如物資的屬性信息包括：物資位置、數(shù)量、負責人、采購時間、入庫時間、出庫時間、預計到達場館時間、物資轉移記錄、離開場館時間、包裝狀態(tài)、重量、規(guī)格等等。 用戶描述物流部門人員 業(yè)務流程收集場館 和部門物資需求、交通信息以及第三方物流信息生成配送計劃單，通知 場館物流人員和第三方物流人員物資運輸場館安檢和物資接收40 / 41 配送計劃管理的業(yè)務更關注于配送計劃單的生成，第三方物流和場館基于MDS 在業(yè)務上實現(xiàn)物資配送。各個場館依據(jù)該配送計劃單來進行貨物的安檢和接收。配送計劃單樣式可參考往屆奧運會的 MDS。