【正文】 (1)、系統(tǒng)規(guī)定：中、英文名二者必輸其一。 3）、證件類型： (1)、從系統(tǒng)設置中已設定的證件類型代碼中選擇。 4）、號碼： (1)、證件號碼， 20位字符。 (2)、注意：所選類型代碼由公安局統(tǒng)一規(guī)定，不能擅自增加或修改。 (3)、注意：如果本系統(tǒng)與公安局發(fā)送軟件聯(lián)網(wǎng)使用的話，所有客人必須輸入簽證有效期，否則可能會引起發(fā)送軟件不能正常讀入數(shù)據(jù)或不能順利檢測發(fā)送。 (2)、從系統(tǒng)設置中已設定的 VIP類型代碼中選擇。 (2)、從系統(tǒng)設置中已設定的語言代碼中選擇。 (3)、輸入后，系統(tǒng)可查詢并打印相應報表，以保證飯店更好為客人提供服務。 13）、地區(qū)：從系統(tǒng)設置中已設定的國別代碼中選擇。結帳時，系統(tǒng)將根據(jù)會 員號給客人積分。 16）、禁止掛帳標志、提示信息： (1)、本系統(tǒng)中可以將跑帳客人檔案設置上禁止掛帳標志。本系統(tǒng)中，旅游團、會議團、長包房都應按照團隊形式 建立。 ⑵、代碼： 10位字符。二者只用其一即可。 第 19 頁 共 39 頁 第三節(jié) 特殊帳戶 特殊帳戶列表如 圖 161 圖 161 一、特殊帳戶 特殊帳戶的用途 特殊帳戶為不住房間、但有帳務發(fā)生的帳戶。 2）、名稱： 60 位字符。 6）、簽單控制：新建的特殊帳戶必須在帳務處理中設置簽單，否則各站點不能進行簽 第 20 頁 共 39 頁 單掛帳，無法使用 二、建立特殊帳戶 新建： 如果是建立新的特殊帳戶，則直接點擊“新建”，根據(jù)系統(tǒng)提示建立新的特殊帳戶。 “名稱”必須要填寫，不能為空白。 封鎖特殊帳戶： 不守信用或不使用的特殊帳戶，可設置為封鎖狀態(tài) ， 各站點均不能向封鎖狀態(tài)的特殊帳戶傳帳 。 恢復特殊帳戶：已封鎖、或已取消的特殊帳戶可以恢復為確定狀態(tài) 。 第 22 頁 共 39 頁 第三 章 夜審 一、審計的組成 為了確保飯店營業(yè)收入的正確性，本系統(tǒng)中建立了分級審計概念，即將系統(tǒng)審計分為三級：操作員審計（一級審計）、夜審（二級審計）、日審（三級審計） ? 一級審計 操作員審計 這里的操作員包括前臺帳務處收銀員和前臺應收站點收銀員。 ? 二級審計 夜審 夜審主要是審核當天發(fā)生和收回帳目是否正確，避免由于操作員的失誤而造成收入上的損失。 核對客人到離店狀態(tài)；核對現(xiàn)住客人房費；核對房態(tài)；核對當日發(fā)生及收回明細帳目；核對沖銷帳 目； 核對帳單；核對收銀員上交的報表。 簡要地核對夜審工作的正確性。帳目調(diào)整的原因和結果必須記入工作日記，并填寫相應報告。在外圍站點中，電話站點固定在凌晨 0點進行日 結。 6）、如果飯店夜間無專職夜審人員的話，除了報表和帳單的審計工作不用做以外，計算機方面的夜審步 驟必須 同樣執(zhí)行。 系統(tǒng)中的夜審報表分為四大類：有關客人信息的、有關房費的、有關房間狀態(tài)的、有關帳目帳單的。 6）、認真檢查電話室上交的營業(yè)收入統(tǒng)計報表和待結帳報表是否齊全，檢查報表上是否有電話室操作員 簽字。 ⑵、必須執(zhí)行。否則 會引起預計可租房統(tǒng)計數(shù)據(jù)錯誤。 4） 設置客房房態(tài) 06004 ⑴、按夜審步驟中的屬性控制自動設置所有住店房間的臟 /凈狀態(tài)和檢查 /未檢查狀態(tài)。 ⑶、必須執(zhí)行。否則會引起客戶檔案中的歷史統(tǒng)計數(shù)據(jù)總是為 0。 11） 更新公司、旅行 代理檔案歷史統(tǒng)計數(shù)據(jù) 06013 ⑴、統(tǒng)計公司、旅行代理檔案中的累計消費、累計住店間天等歷史累計數(shù)據(jù)。 3）統(tǒng)計銷售情況 [按房間等級 ]07003 ⑴、統(tǒng)計《按房間等級銷售報表》中的數(shù)據(jù)，必須執(zhí)行。 13）統(tǒng)計帳項合計數(shù)據(jù) 07013 ⑴、統(tǒng)計《帳項合 計報表》、《實收報表》中的數(shù)據(jù)，必須執(zhí)行。 17）統(tǒng)計銷售情況 [按房間類別 ]07017 18）統(tǒng)計綜合 銷售情況數(shù)據(jù) 07018 ⑴、統(tǒng)計《接待基層統(tǒng)計日、月報》中的數(shù)據(jù)，必須執(zhí)行。 26）統(tǒng)計客人積分 07031 27）統(tǒng)計銷售情況 [按團隊 ]07063 手工調(diào)整數(shù)據(jù)（目前無意義） 打印統(tǒng)計報表（報表可在夜審后在 報表模塊 中集中打?。? 生成接口數(shù)據(jù)（目前只有用友的數(shù)據(jù)接口、越華房態(tài)接口，如果有必要就執(zhí)行該步驟，否則不執(zhí)行） 1生成歷史檔案（下述三步中只 需保留一個即可） 1）生成歷史檔案 固定保留 7天 11001 2）生成結帳單歷史數(shù)據(jù) 自行設定保留天數(shù) 11002 3）生成訂單歷史數(shù)據(jù) 自行設定保留天數(shù) 11003 注：系統(tǒng)執(zhí)行上述步驟時，主要將以下幾方面信息轉入歷史數(shù)據(jù)中： ⑴、本日的離店客人信息 ⑵、本日無效的預訂客人信息 ⑶、前臺收銀中本日的所有結轉帳單及其明細帳目 1清除過期數(shù)據(jù) 1） Clean Data Of NoUse System Code 12021 2） Clean Data Of NoUse Guest Reservation 12021 3） Clean Data Of NoUse Guest Profile 12021 4） Clean Data Of NoUse BlackList 12021 5） Clean Data Of NoUse Group Master 12021 6） Clean Data Of NoUse Special Account 12021 7） Clean Data Of NoUse Tamain and Company Account 12021 8） Clean Data Of NoUse Ar Account 12021 9） Clean Data Of NoUse History Trans 12021 第 27 頁 共 39 頁 10） Clean Data Of NoUse Ar History Trans 12021 11） Clean Data Of NoUse Foreign Exchange 12021 12） Clean Data Of NoUse Guest Other Inform 12021 13） Clean Data Of Phone 12021 14） Clean Data Of YKT amp。如果僅僅是后者，可繼續(xù)進行夜審，試算不平衡不會影響財務做帳。確認原因后，通知日審人員填寫報告，做相應地調(diào)整工作。 (3)、外圍站點未能正確完成日結，造成站點日期比前臺系統(tǒng)日期小。如果不相同的話，可能是昨日夜審的 06001步驟 未能正確完成。 如果用戶的團隊來源基本上是旅游團隊、或者大多數(shù)團隊都不需要輸入客人的真實資料的話，此時的團員資 料基本上沒有保存價值，可以不將團員資料轉入歷史數(shù)據(jù)，一方面可以避免歷史資料過多，另一方面也可以提高查詢歷史資料的速度。保留一定天數(shù)主要是為了方便 返程團重新入住 等 極少數(shù)功能操作而設定的。 試算平衡 1）、《試算平衡表》中： ⑴、上半部分的數(shù)據(jù)為當日前臺所有帳戶各帳項發(fā)生和收回合計； ⑵、下半部分的試算平衡公式是根據(jù)財務管理要求形成的； ⑶、此表可用于或協(xié)助財務做客帳營業(yè)收入憑證； ⑷、因此，夜審 03001步驟必須執(zhí)行，《試算平衡表》必須打 印。 ⑶、如果《試算平衡表》中體現(xiàn)出不平衡、同時又打印出《按帳戶試算不平衡表》的話，可根據(jù)后者檢查明細帳，確認是何原因引起試算不平衡。 (2)、昨日夜審前前臺站點便已進入接待收銀模塊，夜審后又未退出并重新進入前臺主界面。 (4)、站點機器日期或時區(qū)設置不正確，導致帳目日期不正確（不是 yyyymmdd形式、或 mm/dd/yyyy形式）。 第 30 頁 共 39 頁 第四章 系統(tǒng)設置 第一節(jié) 系統(tǒng)維護人員工作職責 一、系統(tǒng)維護人員負責保證計算機的正常運行 系統(tǒng)在運行過程中一般遇到的問題有以下幾種類型： 由于操作員對系統(tǒng)功能不熟悉，在發(fā)生某種業(yè)務時不知怎樣處理： 維護人員應利用自身掌握的技術對操作員進行指導，或利用系統(tǒng)安裝時華儀公司提供的各種使用說明書和教學光盤， 在備用服務器上對操作員進行指導。 三、系統(tǒng)維護人員負責對使用計算機系統(tǒng)的員工進行崗前培訓及考核。 五、系統(tǒng)維護人員應每日做值班工作記錄，特別要記錄當天發(fā)生的各種問題及其處理方法。 除了進行數(shù)據(jù)庫維護以外，系統(tǒng)維護人員嚴禁使用任何工具刪 改前、后臺數(shù)據(jù)庫文件及其內(nèi)部數(shù)據(jù)。為了維護代碼的穩(wěn)定性，不應當頻繁進行修改。工作完成后 必須將修改結果返回相應部門。 指導外圍計費、電話計費等各外圍站點操作員完成子系統(tǒng)設置。 收到華儀公司發(fā)到的程序或報表后，在備用服務器上進行測試（必要時應安排進行操作培訓），確認無誤 后及時更換到主服務器上，并通知相關部門進行跟蹤反饋 。 （ 3） 、對預訂接待分房有輔助作用。 （ 2） 、對預訂接待分房有輔助作用。對預訂接待分房有輔助作用。系統(tǒng)可以按房類統(tǒng)計客房銷售情況。 （ 3） 、對預訂接待分房有輔助作用。 (3)、超房數(shù)：目前無使用意義。一旦設置、特別是已經(jīng)正式使用后再修改等級代碼的話，將會影響房號設置、客人信息、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等一系列數(shù)據(jù)，調(diào)整起來異常麻煩。選擇 “客房 ”類型時可以不輸入。 注意：操作員不能修改現(xiàn)住房號的任何設置內(nèi)容。 帳項代碼： 1）、帳項代碼是飯店自行設置的。 2）、借方帳、貸方帳都有帳項類型，但內(nèi)容各不相同。 屬性： 1）、此項目是針對借方帳項設置的。 2）、二者是結合在一起使用的。 “ 計營業(yè)收入 ” 標志該帳項是進入營業(yè)收入報表還是進入費用報表。 4）、如果設置內(nèi)容無效的話，客人結帳時，定金押金直接結帳、而不會自動轉為現(xiàn)金或支票。 第 35 頁 共 39 頁 1信用卡折扣比率、應收帳戶： 1）、 “ 貸方帳項類型 ” 選擇信用卡、支票時，這兩個輸入項目有效。因此，有些飯店將 該部分收入劃歸應收進行計算機管理，以方便財務和銀行核帳。類型（功能）固定為：通用、統(tǒng)計、帳單、報表四大類。例如：在協(xié)議客戶設置合同房價時，只能看到 “類型 ”選擇為一般、協(xié)議客 戶的房價代碼。例如：協(xié)議客戶房費、長包房房費。市場代碼的 用途相同。 c.“計費單位 ”內(nèi)容固定為：日租、月租、季租、半年租、年租。 D． 按房價明細有效期自動調(diào)價： 。 “按天自動調(diào)價 ”后，按 “按天自動調(diào)價 ”圖標，在 “按天自動調(diào)價 ”界面中可以進行設置明細的調(diào)整關系。 2）、說明： A． 起始日期、終止日期、星期、最小住店間天、最小可租房數(shù)、只面向會員客人： 。 “最小可租房數(shù) ”范圍內(nèi)時，該房價明細信息才是有效信息。 C． 快速入住時，客人信息中的房價代碼使用的系統(tǒng)參數(shù)中默認的快速開房房價代碼。 項目類型： 1）、項目類型是指 Package 代碼類型； 2）、項目類型內(nèi)容固定為：公用項目、套票專用項目 、贈送專用項目。 4）、 “按實際房價比例 ”中的 “實際房價 ”是指客人住店信息中的實際房價； “按門市房價比例 ”中的 “門市房價 ”是指客人 住店信息中房價代碼中設置的房價；“按標準房價比例”中的“標準房價”是指客人住店房間等級設置的房價； 自定義數(shù)額：選擇 “自定義數(shù)額 ”后，在前臺選擇該 Package 代碼時，操作員可以臨時調(diào)整 “數(shù)額 ”一值。內(nèi)容固定為：早、中