【正文】 文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜。語(yǔ)氣要求委婉、謙和，不宜用指令性的語(yǔ)言。寫(xiě)作時(shí)要以事實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要表達(dá)方式。四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫(xiě)被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹Ｉ夏軝C(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。一、一般性通知。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書(shū)寫(xiě)清楚。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。意見(jiàn)要寫(xiě)得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。（二）撰寫(xiě)請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：來(lái)源：詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫(xiě)明請(qǐng)示事由。因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。不同文種對(duì)詞語(yǔ)的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經(jīng)涉及的公文使用場(chǎng)合、收受對(duì)象、人與事物性質(zhì)等對(duì)選詞的要求都與文種有一定關(guān)聯(lián)，不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實(shí)際上就是獨(dú)具特色的一種文章，這種特色往往在詞語(yǔ)的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。有時(shí)為了使文氣貫通從調(diào)一致，上下文的詞語(yǔ)需要相互照應(yīng)配合；有時(shí)為避免不必要的重復(fù)，必須使用不同的詞語(yǔ)。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質(zhì)、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關(guān)系不同，就需要用不同的詞語(yǔ)來(lái)表達(dá)，以使表達(dá)更鮮明、更直接、更有效。在一般情況下，如對(duì)方具體閱文者為專業(yè)人員，則詞語(yǔ)的專業(yè)性、行業(yè)性可以強(qiáng)一些，反之就應(yīng)避免使用專深的術(shù)語(yǔ)，注意少用專用詞語(yǔ)；具體閱文者久化程度較高，可以適當(dāng)使用古語(yǔ)詞、外來(lái)詞，閱文者文化程度較低或高低不一時(shí)，則務(wù)必注意詞語(yǔ)的通俗性。5．注意公文具體使用場(chǎng)合對(duì)同語(yǔ)風(fēng)格的要求，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制影響性。同語(yǔ)的選擇要受事理邏輯、搭配習(xí)慣的制約，如隨意超越這些制約，就會(huì)影響表達(dá)效果。如“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的庇護(hù)下”和“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的保護(hù)下”兩句話中，貶義的“庇護(hù)”與褒義的“保護(hù)”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度，無(wú)需再對(duì)所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。在公文中，對(duì)事實(shí)的敘述要求客觀準(zhǔn)確，而在表明立場(chǎng)主張時(shí)則要求旗幟鮮明。如“權(quán)利’與“權(quán)力”，前者的范圍要大于后者；“差錯(cuò)”、“過(guò)失”、“過(guò)錯(cuò)”的性質(zhì)是依次嚴(yán)重的?！斑^(guò)錯(cuò)”是民事責(zé)任的要件，指因故意或過(guò)失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對(duì)社會(huì)具有危害性并觸犯刑律，是應(yīng)依法受到刑罰處罰的。如下面一段文字：經(jīng)反復(fù)核查證明，張某、李某曾在 1987年 9月間收受過(guò) XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金 50000元），已構(gòu)成受賄罪。第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。第三階段：公文的對(duì)外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號(hào)、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍。為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。會(huì)商，指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)。其意義在于使辦理完畢的有查考價(jià)值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程，使公文能更充分地發(fā)揮其歷史效用。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門(mén)的工作壓力，挽救確有留存價(jià)值的公文使其更充分地發(fā)揮效用。其意義在于保守公文中的秘密，避免無(wú)用公文的干擾，減少公文管理中無(wú)效的工作量。第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。組織公文傳閱，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。承辦，指對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的處理，解決公文所針對(duì)的問(wèn)題。請(qǐng)辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)人指示或者主管部門(mén)研辦。有些機(jī)關(guān)的登記還分為外收文登記和內(nèi)收文登記。啟封，公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。這一階段工作的主要任務(wù)是正確收受來(lái)自各有關(guān)方面的公文。收文辦理過(guò)程是一個(gè)接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問(wèn)題的過(guò)程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定或特定職責(zé)的過(guò)程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過(guò)程。即為使上述任務(wù)能有效完成，而對(duì)公文所實(shí)施的科學(xué)、系統(tǒng)的保管料理措施：公文的清理分類，建立檢察體系，提供查閱；對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的組織與監(jiān)控，以及對(duì)公文安全的維護(hù)等。發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，從廣義上講，包括公文的擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)、核發(fā)、登記、繕印、用印、登記、分發(fā)等，從狹義上講，可以不包括擬稿、會(huì)商、審核。第二，辦理公文。公文處理，如上所述，主要是指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。：向隸屬機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)以及社會(huì)群體一次性泛向行文。（一）從行文對(duì)象分：向直接的上級(jí)或者直接下級(jí)行文。函、通知等都可以平行。行政公文的上行文有議案、報(bào)告和請(qǐng)示，但有的下行文如通知、通報(bào)等也可以在一定情況下上行。有的通知也可以發(fā)揮平行性來(lái)使用。如某鄉(xiāng)政府就可以說(shuō)隸屬國(guó)務(wù)院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隸屬關(guān)系。如國(guó)務(wù)院和省政府。還要注意，在機(jī)關(guān)之下有各級(jí)單位，這些基層單位又會(huì)有自己的機(jī)關(guān)。在公文寫(xiě)作中，一定要注意機(jī)關(guān)和部門(mén)的區(qū)別。（二）團(tuán)體機(jī)關(guān)，包括：中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)體系，這一機(jī)關(guān)體系實(shí)質(zhì)上是我國(guó)社會(huì) 的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力核心；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)機(jī)關(guān)體系；全國(guó)工會(huì)機(jī)關(guān)體系；全國(guó)婦女聯(lián)合會(huì)機(jī)關(guān)體系；其他群眾性團(tuán)體，如文聯(lián)、社會(huì)科學(xué)聯(lián)合會(huì)等等。我國(guó)社會(huì)組織的管理機(jī)關(guān)可以分為三大類型：（一）政權(quán)機(jī)關(guān)，包括：1．立法機(jī)關(guān)體系：自全國(guó)人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、省市人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)（省級(jí)以上立法機(jī)關(guān)或經(jīng)全國(guó)人民代表大會(huì)授權(quán)的市級(jí)立法機(jī)關(guān)才有立法權(quán)）至鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會(huì)。從現(xiàn)實(shí)的公文寫(xiě)作及教學(xué)情況來(lái)看，行文規(guī)則往往是人們普遍遇到的一個(gè)重要問(wèn)題。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。（15）主題詞。除會(huì)議紀(jì)要和印有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。公文附件，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，須格排印。（7）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。公文的秘密等級(jí)，標(biāo)注于份號(hào)下方。（2）份號(hào)。（1）版頭。黨的機(jī)關(guān)公文截至目前，尚沒(méi)有標(biāo)注保密期限。《辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度。公文結(jié)構(gòu)具有規(guī)范性和相對(duì)確定性，黨和國(guó)家對(duì)公文的基本構(gòu)成作出了規(guī)范性要求。公文格式，表現(xiàn)為程式化的運(yùn)作。正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。論理要合符邏輯。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。(二)要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。11：意見(jiàn)：重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。議案：向同級(jí)人大提報(bào)事項(xiàng)。關(guān)于打擊走私的公告。命令：發(fā)布法規(guī)、強(qiáng)制措施、任免嘉獎(jiǎng)。普通公文的講話稿，對(duì)聽(tīng)眾具有領(lǐng)導(dǎo)者所擁有的指導(dǎo)性和指揮性。發(fā)出命令的政府機(jī)關(guān)有權(quán)依照法律規(guī)定，動(dòng)用軍隊(duì)或警察等器進(jìn)行處罰。也就是說(shuō)，對(duì)于作者和讀者，公文具有法規(guī)給予社會(huì)組織職權(quán)所產(chǎn)生的制約性。這一點(diǎn)，公文在文章中是獨(dú)一無(wú)二的。至于動(dòng)筆起草公文初稿的人，如秘書(shū)，應(yīng)稱為起草人，不是法律意義上的作者。讀者一般是沒(méi)有限制或者是不可計(jì)量的。完全可以預(yù)見(jiàn)，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)組織的進(jìn)步，公文的規(guī)范及格式會(huì)更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，以致于公文寫(xiě)作和辦理會(huì)有高度先進(jìn)的電腦軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)電子化和自動(dòng)化。還要進(jìn)一步說(shuō)明的是，公文格式同時(shí)又是程式，呈現(xiàn)出公文寫(xiě)作和辦理的程序性。慣用的格式，是約定俗成的，沒(méi)有嚴(yán)格的限制。這里要說(shuō)的是格式是文章都有的。公文的內(nèi)容必須是反映和傳達(dá)社會(huì)組織的公務(wù)信息。公文的“公”，指的是社會(huì)組織。公務(wù)，應(yīng)該包括內(nèi)務(wù)即內(nèi)部管理和外務(wù)即處理其它社會(huì)組織的關(guān)系。而公文則是應(yīng)用文中特殊規(guī)范的一種。建國(guó)后，政務(wù)院于1951年就發(fā)布了《公文處理暫行辦法》，以后多次修改，一直發(fā)展到目前所用的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。元明清時(shí)期，在應(yīng)用文研究方面漸趨深入，明代吳納的《文章辨體》，徐師曾的《文體明辨》，清代姚鼐的《古文辭類纂》，劉熙載的《藝概?文概》等，都是影響廣泛的文章學(xué)專著，其中對(duì)公文的各種體式論之甚詳。唐宋時(shí)代更是中國(guó)古代公文走向成熟的時(shí)期。他說(shuō)文章是“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事”，應(yīng)該主要是指公文而言。漢以后的魏晉南北朝時(shí)期，公文無(wú)論從寫(xiě)作實(shí)踐上還是從理論上看，都有明顯的發(fā)展進(jìn)步。李斯等人為了提高公文的辦事效率和可靠程度，還制定了現(xiàn)在仍在沿用的“ 抬頭”、“用印”等制度，這標(biāo)志著公文在當(dāng)時(shí)已經(jīng)相當(dāng)成熟。《周易?系辭》也可以證明這一點(diǎn)：“上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書(shū)契，百官以治，萬(wàn)民以察，蓋取諸。其中，“典”用于記述典章制度，“謨”是議政的策論，“訓(xùn)”是進(jìn)行教誨開(kāi)導(dǎo)的論說(shuō)文，“誥”是進(jìn)行訓(xùn)誡的文告，“誓”是軍隊(duì)出征的誓詞，“ 命”是君主的命令和詔書(shū)。鐘鼎文有的用來(lái)記載統(tǒng)治者的制度法令，有的記載統(tǒng)治者的文德武功，還有的記載貴族之間的商務(wù)活動(dòng)，多數(shù)屬于公文的范疇。于是，遇事總要用占卜的方式來(lái)預(yù)測(cè)一下吉兇禍福，由身兼史官和巫師雙重身份的人在甲骨上用刻辭予以記載。而文字的誕生為文章的產(chǎn)生打下了基礎(chǔ)。甲骨文是商代王室進(jìn)行占卜時(shí)所作的簡(jiǎn)短記錄，短的僅數(shù)字，長(zhǎng)的也不過(guò)百余字，是我國(guó)最早出現(xiàn)的原始性的文章。第一篇：公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)公文處理和寫(xiě)作一、公文的產(chǎn)生與發(fā)展迄今我們所知道的最早的文章，就是公文?！凹住笔侵庚敿?，“骨”是牛骨或鹿骨，甲骨文就是刻在龜甲或獸骨上的文字，又叫甲骨刻辭。實(shí)用文的誕生至少有這樣兩個(gè)原因：一是在漫長(zhǎng)的生產(chǎn)勞動(dòng)過(guò)程中，人的思維逐漸得以發(fā)展，人與人之間的交際也逐漸增多，于是人們便創(chuàng)造出一些符號(hào)以便進(jìn)行交流，這些符號(hào)就是早期的文字。當(dāng)時(shí)生產(chǎn)力低下，人們對(duì)大自然不可能有科學(xué)的認(rèn)識(shí)，總認(rèn)為冥冥之中有凌架于萬(wàn)物之上的神，是他們主宰著事物的發(fā)生發(fā)展、生死存亡。來(lái)源商周時(shí)代盛行在青銅器上鑄刻文字，這就是我們常與甲骨文并稱的“鐘鼎文”?！渡袝?shū)》中的文章，分為六種體式：典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命。在所有的文體中，公文可以算是最古老的。為了達(dá)到長(zhǎng)治久安的目的，他們統(tǒng)一了文字和度量衡，實(shí)行車同軌、書(shū)同文的措施。尤其值得一提的是，當(dāng)時(shí)的公文還產(chǎn)生了一些流傳后世的名篇，如賈誼的《陳政事疏》、《 論積貯疏》，晁錯(cuò)的《論貴粟疏》，司馬相如的《上書(shū)諫獵》等。曹丕則不僅親自撰寫(xiě)公文，還推出了有關(guān)公文寫(xiě)作的理論專著《典論?論文》。只有后兩種是文學(xué)作品的體裁。出于八大家之手的名篇?jiǎng)t更多：韓愈的《論佛骨表》、柳宗元的《上樞密韓太尉書(shū)》、歐陽(yáng)修的《朋黨論》、《與高司諫書(shū)》，王安石的《上仁宗皇帝言事書(shū)》，蘇軾的《為政之寬嚴(yán)》、《乞校正陸贄奏議進(jìn)御札子》等，不勝枚舉。1942年，陜甘寧邊區(qū)政府發(fā)布了《新公文程式》。私人信件、留條一類的短文，都屬于應(yīng)用文。公文辦理公務(wù)，就是以文字的形式實(shí)施管理。作為客觀事物的公文的特點(diǎn)和作為客觀事物運(yùn)動(dòng)的公文寫(xiě)作的特點(diǎn)是密切相聯(lián)的：第一，公文內(nèi)容的公務(wù)性。領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人只有在職務(wù)的前提下，并且只能是社會(huì)組織的最高領(lǐng)導(dǎo)才能代表社會(huì)組織發(fā)出公文。在緒論中“公文寫(xiě)作的特點(diǎn)”部分已經(jīng)作了一些闡述。公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種。法定公文中的行政公文和黨務(wù)公文，更由最高權(quán)力機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)通過(guò)法規(guī)性公文規(guī)定了嚴(yán)格的格式。相應(yīng)的，反映和辦理公務(wù)的公文，也就形成了格式和程式，顯著提高了公文寫(xiě)作和辦理的效率。一般科學(xué)文章的作者也同樣是個(gè)人或者是個(gè)人之間的自由結(jié)合。這一社會(huì)組織及其第一領(lǐng)導(dǎo)人，就成為公文的法定作者。第四，法定權(quán)力的制約性。寫(xiě)作公文和辦理公文都有一定的規(guī)定性。如果接受者不按命令辦理，就會(huì)受到法律的制裁。經(jīng)濟(jì)公文合同，依照《中華人民共和國(guó)合同法》對(duì)于締約各方具有確定的制約性，如獎(jiǎng)懲、期限等。公文的種類簡(jiǎn)稱文種國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十三種，命令、決定、公告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。公告：向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)的法定事項(xiàng)。通報(bào)：表?yè)P(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤。10：批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示。三、公文寫(xiě)作的基本要求不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫(xiě)作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點(diǎn)：(一)要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。注意幾點(diǎn)：條理要清楚。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對(duì)涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱的單位應(yīng)使用全稱。四、公文法定格式由公文本質(zhì)特征所決定而形成的公文格式，是我們學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作的必由之路。公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造?！眹?guó)家行政機(jī)關(guān)公文一般由18個(gè)部分組成。公文版頭部分，包括版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等六項(xiàng)。下面，以黨的機(jī)關(guān)公文為例，對(duì)公文結(jié)構(gòu)的組成部分作些介紹。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以并用本民族的文字和漢字印制。（3）密