【正文】 登記申請書復(fù)印件交給供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人，申請供貨商編碼。 . 確定對象企業(yè) 1) 在選擇供貨商時，比從前的供貨商提出的報價低，在合同審議書上被決定為最終供貨商的新交易企業(yè)。 2) 臨時市場調(diào)查 ① 在需要檢驗個別產(chǎn)品價格時實(shí)施。 3) 其他 ① 參照相關(guān)公司及其他公司的類似事例進(jìn)行調(diào)查。 ② 可以在今后追加發(fā)掘供貨商等政策決定時使用。 2) 分產(chǎn)品調(diào)查 ① 調(diào)查現(xiàn)在正在采購的器材的供求及價格動向。 3) 選擇調(diào)查時間的原則 由于市場的供求狀況和價格隨時變化，需注 意選擇調(diào)查時間。 . 文件保管期限 合同書須保管 5年。 2) 定期單價合同雖然原則上也為 1年，但也可以考慮器材的性質(zhì)和市場情況定為 1年以下。 2) 定期單價合同 ① 購買者和供貨者約好進(jìn)行交易，雙方就物價在一定期間不變達(dá)成協(xié)議。 . 財會部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。 . 文件報告期限 憑單與憑證等附件須保管 5年。 1) 解除 A/P憑單的 Block 確認(rèn)從采購部門接收的憑單后，在 SAP R/3中將該憑單的 Block解除。 1) 確認(rèn)是否有入庫疏漏 先確認(rèn) SAP R/3 G/R清單，檢查是否有入庫或 I/V疏漏。 * 相關(guān)記錄 1) 申請部門管理臺帳 2) 各部門使用日記 3) 倉庫管理臺帳 第 13條 (生成憑單和支付貨款 ) 1. 生成憑單 . 采購負(fù)責(zé) 人應(yīng)進(jìn)行以下工作。 2) 每周六以倉庫管理臺帳和 SAP R/3的 G/I清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。 ③ 實(shí)物必須以先入先出原則管理。 1) 轉(zhuǎn)交貨物 ① 如為一般消耗品和 S/P，在轉(zhuǎn)交貨物時，讓申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺帳上簽字。 ② 如為定期消耗品，針對所需數(shù)量填寫“定期消耗品申請書”，獲得審批者批準(zhǔn)后，在申請部門管理臺帳上登記后，將“定期消耗品申請書”復(fù)印件交給倉庫負(fù)責(zé)人，收領(lǐng)貨物。 . 文件保管期限 與入庫相關(guān)的文件及倉庫管理臺帳須保管 5年。 確認(rèn)發(fā)貨清單上的交貨日期與入庫處理日期，避免發(fā)生入庫遲延。 7) 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人已確認(rèn)過的 1張 P/O Sheet在第二天早上9點(diǎn)之前交給采購負(fù)責(zé)人。 4) 在 SAP R/3中以 P/O號碼為基準(zhǔn)，對所接收的數(shù)量做入庫處理。 . 文件保管期限 P/O須保管 5年。 1) 批準(zhǔn) P/O 確認(rèn)是否與合同審議書內(nèi)容一致后予以批準(zhǔn)。 但，即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準(zhǔn)的貨款支付規(guī)定，因此得選擇 GRBased I/V功能。 ⅱ ) 舊品目 對于事前已簽訂單價合同的品目，仍使用原有合同， 如不是，按照前一項新品目的規(guī)定處理。 . 文件保存期限 合同審議書及附件須保存 5年。 . 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。 1）起草合同審議書 根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書，附上執(zhí)行審議書副本、報價單、個別合同 書（已標(biāo)明合同條件的），并依據(jù)報批規(guī)定獲得批準(zhǔn)。 2) 專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè)。 8) 具有適當(dāng)水平的技術(shù)實(shí)力、管理能力、競爭力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。 4) 根據(jù)相關(guān)法令的規(guī)定，獲得了許可、認(rèn)可、執(zhí)照或符合相關(guān)資格條件的企業(yè)。 1) 對于以下產(chǎn)品直接參與合同及價格協(xié)商。 ③ 內(nèi)定價不得超過申請部門擬定的預(yù)算，如果預(yù)算不夠，需提出計算內(nèi)定價的依據(jù)，向申請部門提出增加預(yù)算的要求。 . 文件保存期限 報價單和單價合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存 5年。 . 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。 3）要求 二次報價 ① 報價單拆封后如果審批者有進(jìn)行二次報價的指示，或負(fù)責(zé)人判斷有協(xié)商的必要時，必須在當(dāng)天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報價單的要求。 但，如果其他地區(qū)供貨商所報價格比本地供貨商所報價格低時，可以以 此價格為根據(jù)，對本地供貨商的價格進(jìn)行誘導(dǎo)。 2. 報價工作 . 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。 但，根據(jù)法人情況，采購負(fù)責(zé)人也可根據(jù)申請部門的編碼生成申請直接申請編碼。 . 申請部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。 ii) 庫存品目 (GR與 GI分別進(jìn)行的品目 ) 消耗性、資產(chǎn)性 /投資性：指定為 MRO器材用 Storage Location。 (必須輸入事項：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、品牌 ) 2) 生成 P/R ① 申請負(fù)責(zé)人利用該產(chǎn)品的編碼在 SAP R/3填寫 P/R。 . 文件保存期限 執(zhí)行審議書及附件需保存 5年。 1) 審批執(zhí)行審議 在批準(zhǔn)執(zhí)行審議 (以下包括“定期消耗品申請書” )前一定要先了解申請購買的器材的現(xiàn)況，確認(rèn)是否適當(dāng)后再進(jìn)行批準(zhǔn)。 ③ 對于采購部門要求增加預(yù)算的在修改了執(zhí)行審議書上的金額后重新報批并取得同意。 1) 了解庫存情況 采購申請負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門各器材適當(dāng)庫存標(biāo)準(zhǔn)，對于不足部分取得內(nèi)部批準(zhǔn)后申請采購。 第二章 責(zé)任與權(quán)限 第 4條 (采購申請主管部門 ) 采購申請主管部 門是決定 MRO器材規(guī)格和預(yù)算的部門， S/P及測量儀由法人設(shè)備維護(hù)部門，消耗品由法人所有部門負(fù)責(zé)。 第 3條 (用語定義 ) 1. MRO(Maintenance Repair Operating)器材 雖然不是進(jìn)行生產(chǎn)時直接需要的物資，但是使公司得以順利運(yùn) 轉(zhuǎn)所需的物資，包括除了原材料以外的所有器材，本公司將其分為 Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。 第 2條 (適用范圍 ) 本指南規(guī)定了法人在進(jìn)行 MRO器材采購申請、采購、庫存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時的工作程序。 4． 定期消耗品 (庫存管理品目 ) 有 2個以上的部門共同使用，采購部門對總需要量進(jìn)行統(tǒng)計，事前購買后在 MRO共同倉庫進(jìn)行管理，根據(jù)部門要求進(jìn)行出庫的物資。 第三章 業(yè)務(wù)程序 第 7條 (執(zhí)行審議及 P/R作業(yè) ) 1． 執(zhí)行審議 . 采購申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。 ② 在執(zhí)行審議書上必須寫明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、預(yù)算金額，如為新購買產(chǎn)品，要附上產(chǎn)品說明書和用途說明書。 . 申請部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。 . 緊急申請 由于發(fā)生緊急情況，不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書時，必須由申請部門審批者向采購部門審批者進(jìn)行通報，在達(dá)成口頭協(xié)議后再進(jìn)行采購，并在第二天內(nèi)填寫執(zhí)行 審議書并報批法人長批準(zhǔn)后，向采購部門通報。 ② 如果不存在，通過 MRO編碼賦予系統(tǒng) (SPARE PARTS