會展項目溝通管理培訓(xùn)教材-全文預(yù)覽
【正文】 ? 溝通渠道的選擇 ? 信息量過大 ? 環(huán)境混亂 ? 無反饋 有效信息溝通的方式 有效溝通 信息完整 不失真 ? 溝通前先澄清概念 ? 只溝通必要的信息 ? 明確溝通的目的 ? 考慮溝通時的一切環(huán)境 ? 計劃溝通時盡可能聽取 他人意見 ? 使用精確的表達(dá) ? 進(jìn)行信息的追蹤與反饋 ? 言行一致的溝通 ? 利用多種溝通方式 ? 要著眼于未來 ? 1應(yīng)該是一位好聽眾 非正式溝通面對面交往時中信息接收的方法 ? 1） 目光接觸： ? 2）拉近距離： ? 3）提問： ? 4）復(fù)述： ? 5）不時對對方所說的話做出反應(yīng)： ? 6）多聽少說： ? 7）排除偏見： ? 8）避免含有分心含義的舉動： ? 9）避免隨便打斷對方： ? 10）注意聽弦外之音： ? 11）在聽者和說者的角色間適時轉(zhuǎn)換： 溝通術(shù)語的規(guī)范化 最新報道：中醫(yī)溝通術(shù)語規(guī)范化，英文國家規(guī)定了含有三千多條中醫(yī)術(shù)語。 ? 如果結(jié)合項目，那么項目經(jīng)理在溝通管理計劃中應(yīng)該根據(jù)項目的實際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道，比如 ? 與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通； ? 建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差， ? 并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。 ? 典型的問題是 “ 過濾 ” ，也就是信息丟失 。它的優(yōu)點是擺脫了口頭表達(dá)的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。 ? 信息發(fā)送的依據(jù) ? 1） 溝通管理計劃 ? 2） 項目計劃 ? 3） 項目計劃的工作結(jié)果 ? 信息發(fā)送的工具和技術(shù) ? 1） 溝通技能 ? 2） 信息查詢系統(tǒng) ? 3） 信息發(fā)送系統(tǒng) ? 4） 信息發(fā)送的結(jié)果 信息發(fā)送 ? 把項目信息在適當(dāng)?shù)臅r間、以有用的格式送給適當(dāng)?shù)娜?，這與第一地點采集信息同樣重要。 這一結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。 ? 所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。 三、項目溝通計劃的編制 項目溝通需求的確定 項目溝通計劃編制的過程 項目溝通管理計劃涉及的主要內(nèi)容 ? 在編制項目溝通需求時， 最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項目干系人分析 。同時，可提高團隊協(xié)同作戰(zhàn)的能力，并限制對項目產(chǎn)生的任何干擾。 ? 信息分發(fā) ——使項目干系人及時得到所需要的信息。 其主要內(nèi)容包括 — 確定項目信息需求及其計劃安排 — 使項目團隊能夠得到信息 — 收集和發(fā)布項目實施績效的信息 第一節(jié) 溝通的基本概念 三 、 溝通的過程 發(fā)送過程 接收過程 傳遞過程 信息 傳遞 干擾 項目溝通過程示意圖 想法 編碼 接收 解碼 理解 反饋 第一節(jié) 溝通的基本概念 四 、 溝通的基本原則 1． 準(zhǔn)確性原則 2．完整性原則 3．及時性原則 4．非正式組織溝通的運用原則 第一節(jié) 溝通的基本概念 四、影響組織溝通效果的基本要素 1．信息發(fā)送者 2．接收者或受眾 3．溝通環(huán)境 4．信息資源 5．溝通方式與渠道 6．反饋與回應(yīng) 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項目溝通管理過程 ? 一、溝通管理過程包括： ? 項目溝通計劃編制 ——確定項目干系人的信息需求和溝通需求；何人、何時、需要何種信息，以及信息的獲得和提供方法。對干系人進(jìn)行積極管理，可以促使項目沿預(yù)期軌道行進(jìn)，而不會因未解決的利害關(guān)系問題脫軌。 ? 溝通管理的方法： ? 定時 向項目成員通報項目進(jìn)展， ? 隨時 提供項目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，幫助項目經(jīng)理確定項目信息在什么時候、以什么方式進(jìn)行交流， ? 維護項目內(nèi)部良好的溝通、 ? 保證 項目文檔完備并符合要求 。最典型也最重要的項目干系人是客戶，項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司。 項目溝通需求的確定 項目溝通計劃編制的過程 ? 項目溝通計劃編制的前期準(zhǔn)備工作 (需求確認(rèn) .約束條件 ,假設(shè)前提 ) ? 項目溝通計劃的編制工作 (溝通目標(biāo) .任務(wù)確認(rèn) .任務(wù)安排 .資源需求） ? 項目溝通計劃編制的結(jié)果輸出 (溝通管理計劃 ) 項目溝通管理計劃涉及的主要內(nèi)容 ? 描述信息收集和文件歸檔結(jié)構(gòu)。信息發(fā)送一方面需要滿足溝通管理計劃的要求，另一方面也需要對未列入溝通管理計劃的臨時信息需求做出應(yīng)對。 ? 像手勢、圖形演示、視頻會議都可以用來作為補充方式。 ? 比如說，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。 ? 信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。溝通是保持每項工作正常進(jìn)行的潤滑劑，解決 5個人小組中出現(xiàn)的不信任的氣氛比 500人的團隊容易得多。 N（ N1） /2 溝通類型 對于全通道式溝通的復(fù)雜性溝通渠道數(shù) =n(n1)/2 溝通復(fù)雜性隨項目單元的平方增長 五、績效報告 ? 績效報告使利益相關(guān)者知道為了實現(xiàn)項目的目標(biāo)是如何使用資源的，項目計劃和工作成果是績效報告輸入的重要內(nèi)容，績效報告的主要輸出是 狀態(tài)報告、進(jìn)度報告、預(yù)測和變更請求 。 項目進(jìn)展報告的類別 ? 項目進(jìn)展報告一般有日常報告 、 例外報告和特別分析報告三種 。 ? 3） 特別分析報告 常用于宣傳項目 （ 特別是項目的研究成果 ） 或是對項目實施中發(fā)生的一些問題進(jìn)行特別評述 。 最常見的綜合報告方法是掙值法 。 簽名：楊愛華 日期： 表 4 任務(wù)完成報告 任務(wù)名稱及編碼 滑坡體加固 1420 任務(wù)完成 日期 已完成任務(wù)基本情況 交付物的性能特點 交付物性能滿足設(shè)計要點，是寶中鐵路第七標(biāo)段風(fēng)險最大的項目 實際工時與計劃工時比較 提前 10天 實際成本與計劃成本比較 ACWPBCWS=20萬元 0，成本節(jié)約 遇到的重大問題及解決辦法 滑坡體加固方案在開工前進(jìn)行了專家論證 緊后工作情況 緊后工作名稱及編碼 站場土石方 1600 緊后工作計劃及措施 可以提前 10天開工 評審意見：進(jìn)度超前，下道工序可以提前開工 評審人：楊愛華 評審日期： 項目負(fù)責(zé)人審核意見：站場土石方提前 簽名：王大帥 日期：
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