【正文】 在故弄玄虛。小故事大道理小故事大道理 階段計(jì)劃與執(zhí)行控制階段計(jì)劃與執(zhí)行控制1984年，在東京國際馬拉松邀請賽中，名不見經(jīng)傳的年，在東京國際馬拉松邀請賽中，名不見經(jīng)傳的日本選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。 ▲▲ 雖然控制的工具有許多種，但是不一雖然控制的工具有許多種，但是不一 定每一種都合適，所以我們在選擇這定每一種都合適，所以我們在選擇這 些工具時(shí)，可以用這些問題來幫助我些工具時(shí)，可以用這些問題來幫助我 們決定那一種最合適：們決定那一種最合適：●● 這這 項(xiàng)工具是否能配合工作目標(biāo)的評估？項(xiàng)工具是否能配合工作目標(biāo)的評估？ 例如，我們的工作目標(biāo)是每條生產(chǎn)線的例如，我們的工作目標(biāo)是每條生產(chǎn)線的 產(chǎn)量要增加產(chǎn)量要增加 15% ， 我們就應(yīng)該用生產(chǎn)效我們就應(yīng)該用生產(chǎn)效 率為控制工具而不應(yīng)用員率為控制工具而不應(yīng)用員 工的調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)為控制工具工的調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)為控制工具 ● 這項(xiàng)工具是否會妨礙工作的進(jìn)行？這項(xiàng)工具是否會妨礙工作的進(jìn)行？ 例如，為提高生產(chǎn)線產(chǎn)量，要求每位員工填寫每日例如，為提高生產(chǎn)線產(chǎn)量，要求每位員工填寫每日 工作計(jì)劃報(bào)告，其中包括種種瑣碎的資料，結(jié)果反工作計(jì)劃報(bào)告，其中包括種種瑣碎的資料，結(jié)果反 而可能使員工花過多的時(shí)間在填寫報(bào)告上，產(chǎn)量反而可能使員工花過多的時(shí)間在填寫報(bào)告上，產(chǎn)量反 而不容易提高。 (二二 ).控制工具的分析控制工具的分析▲ 控制的方法與工具有許多，通常只控制的方法與工具有許多，通常只 要是能用來測定工作進(jìn)度，或是能要是能用來測定工作進(jìn)度，或是能 用來分析工作現(xiàn)況以幫助我們決定用來分析工作現(xiàn)況以幫助我們決定 是否需要執(zhí)行控制的方法，我們都是否需要執(zhí)行控制的方法，我們都 可以用來當(dāng)做是控制的工具。故只好把報(bào)告書放在黃課長桌上，疑惑不安的心情回家。鄭百川手上沒有工廠生產(chǎn)線變更的資料，雖然已查核報(bào)告書，看不出何線變更的資料，雖然已查核報(bào)告書，看不出何處有錯(cuò)誤，因此覺得不知所措。上個(gè)月，廠的生產(chǎn)線做了變更，作業(yè)天數(shù)應(yīng)會減個(gè)月，廠的生產(chǎn)線做了變更，作業(yè)天數(shù)應(yīng)會減少才對。百川聽完黃課長簡單的說明后，開始參考上月份的聽完黃課長簡單的說明后，開始參考上月份的資料，好不容易完成，并送交黃課長。黃課長認(rèn)為，百川到公司已半年以上，基本上的工作要領(lǐng)應(yīng)該都到公司已半年以上，基本上的工作要領(lǐng)應(yīng)該都懂。某天，黃課長吩咐鄭百川在明天以前寫好要頒某天，黃課長吩咐鄭百川在明天以前寫好要頒發(fā)給各相關(guān)部門用的「品質(zhì)不良報(bào)告書。因此，控制應(yīng)該是每一個(gè)工 作計(jì)劃中的一部份。換言之，控制要經(jīng)過三個(gè)階段：要經(jīng)過三個(gè)階段： ●● 掌握事實(shí)掌握事實(shí) ●● 分析事實(shí)分析事實(shí) ●● 實(shí)施實(shí)施▲ 掌握事實(shí)掌握事實(shí) 在尚未實(shí)施控制的各種方法前，我們在尚未實(shí)施控制的各種方法前，我們 應(yīng)先收集在執(zhí)行計(jì)劃時(shí)的各種相關(guān)資應(yīng)先收集在執(zhí)行計(jì)劃時(shí)的各種相關(guān)資 料，如；料，如； ● 誰在執(zhí)行？誰在執(zhí)行？ ● 執(zhí)行到那個(gè)階段？執(zhí)行到那個(gè)階段？ ● 執(zhí)行的成果是什么？執(zhí)行的成果是什么？ ● 在那里執(zhí)行？在那里執(zhí)行？▲ 分析事實(shí)分析事實(shí) 把相關(guān)的資料收集完整后，就要開始把資把相關(guān)的資料收集完整后，就要開始把資 料與計(jì)劃中的標(biāo)準(zhǔn)與要求做比較，如：料與計(jì)劃中的標(biāo)準(zhǔn)與要求做比較，如： ● 執(zhí)行的方式與結(jié)果是與原定計(jì)劃中的要執(zhí)行的方式與結(jié)果是與原定計(jì)劃中的要 求與標(biāo)準(zhǔn)一致？求與標(biāo)準(zhǔn)一致？ ● 目前造成計(jì)劃不能完成的原因在那里？目前造成計(jì)劃不能完成的原因在那里？ ● 造成這些問題的原因是不是人為的？造成這些問題的原因是不是人為的？▲ 實(shí)施實(shí)施 事實(shí)分析完畢后，要根據(jù)這些資料來事實(shí)分析完畢后，要根據(jù)這些資料來 想一對策，也可能是要重新限制部屬想一對策，也可能是要重新限制部屬 的權(quán)責(zé)范圍，可能是要增加主管指導(dǎo)的權(quán)責(zé)范圍，可能是要增加主管指導(dǎo) 、監(jiān)督的程度。此時(shí)，營業(yè)課員過來說：「我不是交代過桌子要這樣排嗎！」?fàn)I業(yè)課員過來說：「我不是交代過桌子要這樣排嗎！」邊嘀咕著，邊又把會議桌重新排好。前天我不是把營業(yè)課的開會申請單送給你了嗎？」王寶當(dāng)天工作忙，所以課的開會申請單送給你了嗎？」王寶當(dāng)天工作忙，所以還沒看。王寶看了自己的筆記本后回答說：「明天上午一定能準(zhǔn)備好，有兩個(gè)小時(shí)就夠了」。會議前一天黃昏，營業(yè)經(jīng)理問李課長為什么會議還沒準(zhǔn)備好。 ● 例句：「我們必須連夜趕工，有沒有人愿意擔(dān)例句：「我們必須連夜趕工，有沒有人愿意擔(dān) 任這份工作？」任這份工作？」總務(wù)李課長吩咐會議室負(fù)責(zé)人王寶說，營業(yè)經(jīng)理要于周總務(wù)李課長吩咐會議室負(fù)責(zé)人王寶說，營業(yè)經(jīng)理要于周四下午召開推銷會議，要他事前把大會室準(zhǔn)備好。 ● 例句：「如果把桌子重新排列，辦公室可能寬一例句：「如果把桌子重新排列，辦公室可能寬一 點(diǎn)。 ● 例句：「我認(rèn)為這樣做比較好，你認(rèn)為呢？」例句：「我認(rèn)為這樣做比較好，你認(rèn)為呢？」▲ 暗示暗示 ● 使用時(shí)機(jī)：用暗示的方式就可以使部屬自動(dòng)完成使用時(shí)機(jī)：用暗示的方式就可以使部屬自動(dòng)完成 工作，或要啟發(fā)部屬的積極態(tài)度時(shí)。 ● 例句：「請你參考這個(gè)例子來設(shè)計(jì)生產(chǎn)報(bào)表的格例句：「請你參考這個(gè)例子來設(shè)計(jì)生產(chǎn)報(bào)表的格 式，好嗎？」式，好嗎？」▲ 詢問詢問 ● 使用時(shí)機(jī)：為激發(fā)部屬的意愿或責(zé)任感時(shí)。 ● 例句：「請你照這格式打字后，立即用限時(shí)信寄例句：「請你照這格式打字后，立即用限時(shí)信寄 出去?！愿婪愿? ● 使用時(shí)機(jī)：緊急狀況，或需要嚴(yán)格控制工作結(jié)果使用時(shí)機(jī)：緊急狀況，或需要嚴(yán)格控制工作結(jié)果 與過程時(shí)?！轨妒牵鞴鼙硎菊f：「我的意思是，如果王先生打電話來就接到會客室去，下次再打來一定要叫我！」電話來就接到會客室去，下次再打來一定要叫我！」當(dāng)這位主管會客完畢回到座位上時(shí)，那位女職員因家中當(dāng)這位主管會客完畢回到座位上時(shí)，那位女職員因家中有急事提早下班，另一新來的職員向他報(bào)告說：「有位有急事提早下班，另一新來的職員向他報(bào)告說：「有位王先生來過電話，有留他的電話號碼」王先生來過電話，有留他的電話號碼」案例分析案例分析(四四 ).命令的口氣與進(jìn)行方式命令的口氣與進(jìn)行方式說到下命令，主管最常有的問題是：說到下命令，主管最常有的問題是：該用什么口氣來說。 ● 征求部屬對執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的看法以及執(zhí)行方法征求部屬對執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的看法以及執(zhí)行方法有個(gè)管理者正在等一通重要電話，突然訪客到來，不得有個(gè)管理者正在等一通重要電話，突然訪客到來，不得不親自接待：於是吩咐今年剛進(jìn)公司服務(wù)的一女職員說不親自接待：於是吩咐今年剛進(jìn)公司服務(wù)的一女職員說：「有位王先生若打電話來，我人在會客室」後，就匆：「有位王先生若打電話來，我人在會客室」後，就匆匆離開了辦公室。但是主管卻可以用一些外在 的方法，讓部屬由心中產(chǎn)生出「甘心樂意」的意愿的方法，讓部屬由心中產(chǎn)生出「甘心樂意」的意愿 。這樣不 但可以明白您是否已明確地下達(dá)這個(gè)命令，但可以明白您是否已明確地下達(dá)這個(gè)命令， 同時(shí)也可藉此了解部同時(shí)也可藉此了解部 屬執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的意屬執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的意 愿有多少。▲ 要確認(rèn)部屬的認(rèn)知程度要確認(rèn)部屬的認(rèn)知程度 雖然命令聽起來是一種單向的由上而下的溝雖然命令聽起來是一種單向的由上而下的溝 通，但事實(shí)上，命令的成敗常常維在雙向溝通，但事實(shí)上，命令的成敗常常維在雙向溝 通上?！?向團(tuán)體下達(dá)命令時(shí)要先分組向團(tuán)體下達(dá)命令時(shí)要先分組 往往我們下命令的對象不是某一、兩位部屬，而是整往往我們下命令的對象不是某一、兩位部屬，而是整 個(gè)部門，這時(shí)就應(yīng)該先把任務(wù)分類，并下達(dá)屬于該組個(gè)部門，這時(shí)就應(yīng)該先把任務(wù)分類，并下達(dá)屬于該組 的任務(wù)，要先說明任務(wù)達(dá)成的大目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，然后再的任務(wù)，要先說明任務(wù)達(dá)成的大目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，然后再 說明細(xì)目?！?以書面命令配合口頭命令以書面命令配合口頭命令 如果您認(rèn)為口頭命令不夠完整，可以用書面的命令再如果您認(rèn)為口頭命令不夠完整，可以用書面的命令再 加以補(bǔ)充。 如果自己都還不清楚任務(wù)的目標(biāo)與內(nèi)容，就如果自己都還不清楚任務(wù)的目標(biāo)與內(nèi)容，就 不要先急著下命令?！高?，張小姐，怎么只有一份呢？這種報(bào)表每次打，張小姐，怎么只有一份呢？這種報(bào)表每次打，一定要用復(fù)印紙打三份??！其他二份呢？」，「一定要用復(fù)印紙打三份??！其他二份呢？」，「我不知道??！您剛才沒說要三份??！」，「這你我不知道?。∧鷦偛艣]說要三份?。　?，「這你怎么不知道呢？不知道你也不會問嗎？」，「我怎么不知道呢？不知道你也不會問嗎？」，「我………… 」」● 你認(rèn)為經(jīng)理你認(rèn)為經(jīng)理 在交待任務(wù)時(shí)的缺點(diǎn)在交待任務(wù)時(shí)的缺點(diǎn)● 你認(rèn)為張小姐你認(rèn)為張小姐 在接受任務(wù)時(shí)的缺點(diǎn)在接受任務(wù)時(shí)的缺點(diǎn)(三三 ).下達(dá)命令下達(dá)命令命令時(shí)，最擔(dān)心的是讓對方誤解了您的意思，所命令時(shí)，最擔(dān)心的是讓對方誤解了您的意思，所以下面我們提供了一些方法來幫助您明確具體的以下面我們提供了一些方法來幫助您明確具體的下達(dá)命令?！负芎?，這就對了?！沟搅讼挛?1點(diǎn)，張點(diǎn)，張小姐把打好的報(bào)表拿去給林經(jīng)理?！刚嬖愀?，我這份資料要在下午上班前打好，這怎「真糟糕，我這份資料要在下午上班前打好，這怎么辦呢？張小姐，我想麻煩你幫我打?！膏?！經(jīng)理，王秘書剛才接到幼兒園的電話，說她兒子在幼兒園，王秘書剛才接到幼兒園的電話，說她兒子在幼兒園玩的時(shí)候受傷，她就急忙趕去了。(二二 ).工作執(zhí)行的要求標(biāo)準(zhǔn)工作執(zhí)行的要求標(biāo)準(zhǔn)▲▲ 工作的要求標(biāo)準(zhǔn)工作的要求標(biāo)準(zhǔn) 要分析某項(xiàng)工作的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可從下面幾個(gè)要分析某項(xiàng)工作的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可從下面幾個(gè) 角度來考慮：角度來考慮： ●● 這項(xiàng)工作的目標(biāo)是什么？這項(xiàng)工作的目標(biāo)是什么？ ●● 這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)在那里？這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)在那里？ ●● 這項(xiàng)工作詳細(xì)內(nèi)容與項(xiàng)目包括那些？這項(xiàng)工作詳細(xì)內(nèi)容與項(xiàng)目包括那些？ ●● 執(zhí)行工作的人需具備那種知識、技能與態(tài)度？執(zhí)行工作的人需具備那種知識、技能與態(tài)度？ ●● 這項(xiàng)工作對部門或整個(gè)企業(yè)的影響是什么？這項(xiàng)工作對部門或整個(gè)企業(yè)的影響是什么？ ●● 這項(xiàng)工作的時(shí)效性與緊急性是什么？這項(xiàng)工作的時(shí)效性與緊急性是什么？ ●● 在這項(xiàng)工作后，是否還有任何接續(xù)性的工作？在這項(xiàng)工作后，是否還有任何接續(xù)性的工作？ ●● 這項(xiàng)工作會在那種場合被執(zhí)行？這項(xiàng)工作會在那種場合被執(zhí)行？案例分析案例分析早上早上 11點(diǎn)，林經(jīng)理從會議室出來，手中拿著一份資料點(diǎn)，林經(jīng)理從會議室出來，手中拿著一份資料，匆匆地走回辦公室。主管希望每項(xiàng)分配出去的工作能圓滿 完成，所以我們常會把工作分配給能力最強(qiáng)完成，所以我們常會把工作分配給能力最強(qiáng) 的部屬，久而久之，不免會造成有些人總是的部屬，久而久之，不免會造成有些人總是 身擔(dān)重任，有些人即一直只能做旁觀者。其他小組的成員，也都生氣蓬勃地工作，細(xì)心接待其他小組的成員，也都生氣蓬勃地工作，細(xì)心接待顧客，商店得到好口碑，銷售額快速成長，成為市顧客，商店得到好口碑，銷售額快速成長，成為市內(nèi)頗有名氣的超市。雖然如此，大家都非常認(rèn)真工作。不