【正文】 臺電腦應(yīng)配備檔案，登記編號、配置情況、使用人變更情況、維修記錄等。如果發(fā)現(xiàn)電腦經(jīng)拆除后的配置跟原配置不相同，將由當(dāng)事人承擔(dān)一切經(jīng)濟責(zé)任。 （八） 任何人員未經(jīng)他人同意 ,不得查看、修改、刪除他人的文件內(nèi)容。如因非人為原因出現(xiàn)此類情況時，應(yīng)通知行政部 IT 專員進行檢查和處理。 （二） 總監(jiān)級別筆記本電腦。 （三） 責(zé)任人應(yīng)及時備份好電腦中的數(shù)據(jù)。 四、手提電腦的維修維護 （一） 電腦在使用過程中出現(xiàn)問題時，責(zé)任人應(yīng)及時與行政部取得聯(lián)系，說明電腦的故障情況，由行政部技術(shù)人員尋找解決問題的方法和途徑。 七、離職后手提電腦的處理 離職手續(xù)辦理時，資產(chǎn)需交接返還給行政部，行政部對該資產(chǎn)進行查驗審核，確認(rèn)完好者回收入庫備存，待同等級別人員需要時再進行發(fā)放；對于有損壞者，需按照損壞部分的維修價款進行補償后，才可辦理離職手續(xù)（表面正 常磨損除外）。 （二） 司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章、規(guī)則，并遵守本集團公司的相關(guān)規(guī)章制度。若因司機工作疏忽造成機件損壞的，應(yīng)予賠償。 （七） 車輛發(fā)生事故時，司機應(yīng)立即報告車輛調(diào)度員及行政部負(fù)責(zé)人，請示處理辦法。 19 （十一） 司機因違反交通規(guī) 則或證件不全被交管部門罰款的，費用不予報銷，并自行承擔(dān)因違章造成 的一切后果。 四、車輛購置 所有車輛的購置實行單項報批制，經(jīng)集 團董事長批準(zhǔn)后方可購置。 （二） 加油、洗車、美容必須由公司行政部統(tǒng)一定點進行（長途除外）； （三） 路橋費、停車費及其他費用必須在完成任務(wù)收車后（最遲第二天）到調(diào)度員處簽字、登記，并在出車記錄表上進行登記，未按規(guī)定執(zhí)行者，該費用由司機自行承擔(dān)。 （二） 適用范圍： 公司全體員工 。 2. 桌面禁止放置任何與辦公無關(guān)的物品（員工自帶的水杯和集團放置的綠色植物除外）。 6. 電話、臺歷應(yīng) 安放在指定位置。 3. 維護公用設(shè)備器材，禁止破壞設(shè)備及在設(shè)備旁丟棄雜物，發(fā)現(xiàn)問題需及時上報維修。 7. 辦公室地面不能有垃圾、紙屑等臟物。 10. 白板應(yīng)定期進行整理，保持干凈 。 4. 茶水間、衛(wèi)生間要保持清潔、干凈、無異味， 衛(wèi)生間需保證設(shè)施齊全。 8. 愛護公共設(shè)施，無故損壞由當(dāng)事人照價賠償，如未發(fā)現(xiàn)損壞當(dāng)事人，則由本責(zé)任區(qū)負(fù)責(zé)人解釋賠償。 3. 文件柜的書籍、文件等物品應(yīng)擺放整齊，不可凌亂。 五、員工個人素養(yǎng)管理要求 （一） 素養(yǎng)舉止要求 1. 不得在辦公室脫鞋，更衣，禁止各種不文明行為 。禁止用免提電話，在開會和特殊場合要及時將手機設(shè)為震動。 7. 團結(jié)友愛，不得相互指責(zé)、斗毆。 2. 樹立勤儉節(jié)約的優(yōu)良品質(zhì)，下班后關(guān)閉所有電器設(shè)備，不浪費公司資源，倡導(dǎo)綠色環(huán)保的理念。 6. 上班時間私人電話不得超過五分鐘。 ? 辦公環(huán)境的管理規(guī)定 一、辦公環(huán)境管理概述 （一） 目的： 樹立 員工的 公德意識， 使其 自覺維護辦公環(huán)境的整潔衛(wèi)生 。 23 三、工作區(qū)域的管理要求 員工應(yīng)保持工作區(qū)域的整潔，使用人每日下班后整理好工作區(qū)域再行離開，上班時注意保持。 （四） 電腦置于桌面最中間 。 （三） 公共區(qū)域 的 整潔保持工作 ，將分配 到各部門負(fù)責(zé)。 （三） 垃圾入蔞，廢舊文件碎紙銷毀。 （六） 辦公環(huán)境要保持安靜、嚴(yán)肅與和諧，不得高聲喧嘩、打鬧、嬉戲。 （一） 冬令制著裝 1. 男、女員工襯衫以單色、淺色。 （二） 適用范圍： 公司全體員工。 （四） 不得隨意將工作或生活用品堆放在 辦 公區(qū)域。 五、 員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣 （一） 會議室使用后應(yīng)由使用人員及時規(guī)整桌椅并收拾干凈。 四、公共區(qū)域的管理要求 （一） 保潔員 每天 負(fù)責(zé) 打掃公共區(qū)域 的衛(wèi)生 。 （二） 文件架位于桌面左上角，散放資料放于文件架內(nèi) 。 二、 辦公環(huán)境 的分類 （一） 工作區(qū)域，即指員工在辦公室工作時，個人固定使用的空間（如 ： 桌面、文件柜等） 。 8. 工作積極主動，服從主管或上司的合理安排。 4. 上班時不得上與工作無關(guān)的網(wǎng)站，不得玩電 腦游戲。 9. 一次性水杯是為客戶準(zhǔn)備的，員工喝水請自備水杯。 5. 提倡微笑服務(wù)，多使用“您好、 請、謝謝”等禮貌用語。 3. 嚴(yán)禁在辦公區(qū)內(nèi)隨地吐痰。 5. 辦公室地上沒有紙屑等垃圾，保持地面干凈，無污跡。 （四） 領(lǐng)導(dǎo)辦公責(zé)任區(qū)管理要求 1. 辦公室內(nèi)的植物沒有枯黃，落葉的現(xiàn)象。 6. 為防止下水道堵塞，洗手池、便池內(nèi)嚴(yán)禁傾倒剩茶葉、煙頭和其它污物，禁止在洗手池內(nèi)清洗拖把。 2. 責(zé)任區(qū)內(nèi)、外墻體無亂貼、亂掛、無掌拍、腳踏痕跡。 8. 公司內(nèi)的植物有專人維護，不得用茶水或者純凈水進行澆灌。 5. 部門區(qū)域的地面衛(wèi)生由所屬部門專人負(fù)責(zé)，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知保潔人員清理。 （二） 部門辦公責(zé)任區(qū)管理要求 21 1. 成箱物資整齊放置在不影響他人辦公、行走的角落，由所屬部門專人負(fù)責(zé)。 4. 桌下無雜物堆放，垃圾桶放在指定的位置。 三 、 6S管理的作用 通過現(xiàn)場的規(guī)范，大量使用目視管理的方法和手段，構(gòu)筑一個整潔、有條理、舒心的工作環(huán)境，實現(xiàn)公司員工的素質(zhì)提升。 （三） 車輛送檢修、保養(yǎng)前，司機須 先填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》（附表 二十一 ），經(jīng)調(diào)度員、行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)后，方可送廠修理；未經(jīng)報批，擅自送廠修理的，其費用不予報銷。 六、出車 （一） 車輛由專職司機駕駛； （二） 司機每次出車必須填寫《行車記錄表》（附表 二十二 ），調(diào)度員每日登記車輛行駛記錄臺帳，每周統(tǒng)計進行工作匯報，每月統(tǒng)計進行月度臺帳報表送呈行政負(fù)責(zé)人審核； （三） 如未經(jīng)行政部或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，因私人原因用車發(fā)生事故，司機及用車人均須承擔(dān)由此產(chǎn) 生的損失和責(zé)任。 （十三） 公司領(lǐng)導(dǎo)在市區(qū)以外公干或長途出車，須由專職司機駕駛，否則造成后果由領(lǐng)導(dǎo)和司機自行承擔(dān)。 （九） 嚴(yán)禁司機疲勞駕駛及酒后駕車。不能自行修理的，應(yīng)立即報告行政部主要負(fù)責(zé)人，填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》（附表 二十一 ）報批。 （四） 司機在休息日或法定節(jié)假日值班應(yīng)準(zhǔn)時，服從調(diào)派，并做好考勤登記。 （二） 適用范圍： 公司員工及領(lǐng)導(dǎo)因公使用車輛 。 18 五、手提電腦的遺失管理 當(dāng)手提電腦遺失時，責(zé)任人按該電腦凈值進行賠償，凈值率按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。 （五） 未經(jīng)行政部批準(zhǔn)，責(zé)任人不得自行隨意拆卸電腦硬件及添減、修改系統(tǒng)程序等。 （詳見 《 筆記本電腦的配置標(biāo)準(zhǔn) 》 ） 三、手提電腦的日常管理 （一） 配置筆記本電腦的員工為該電腦的使用責(zé)任人。 （二） 適用范圍：公司手提電腦的配備及管理 ，配備了手提電腦即取消臺式電腦的配置，二選一 。如出現(xiàn)非人為原因造成網(wǎng)絡(luò)不通時，應(yīng)立即通知行政部電腦管理員進行檢查和處理，不得自行對電 17 腦設(shè)置進行更改。維修過程中如須支出維修費用的，經(jīng)辦人應(yīng)同時附上維修申請表及維修結(jié)果驗收單和有關(guān)收費憑證方可報銷支出費用。 （四） 任何人員上班時間，均不得利用公司電腦做與本職工作無關(guān)的事情，不能進入與工作 無關(guān)的網(wǎng)址，更不能查看不健康的內(nèi)容。 （二） 適用范圍：公司辦公電腦的使 用管理（包括臺式機及手提電腦） 。 九、資產(chǎn)報廢 16 （一） 資產(chǎn)喪失使用效能需要報廢的，經(jīng)查實并辦理手續(xù)后，可以作報廢處理。 （二） 離職或工作調(diào) 動的員工，必須退還其領(lǐng)用的全部耐用物品。 （三） 固定資產(chǎn)領(lǐng)用（包括新購、調(diào)配）操作程序： 領(lǐng)用時應(yīng)填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》（附表 十 六 ）并簽名確認(rèn)。 15 （二） 計劃外資產(chǎn)購置申請 各部門在申請臨時購置資產(chǎn)時填寫《集團月度（預(yù)算外）固定資產(chǎn)采購申請表》（附表十 五 ），參照《財務(wù)管理制度》 “無預(yù)算的行政費用付款審批程序”，經(jīng)董事長批準(zhǔn)執(zhí)行。 （二） 對于首次采購的資產(chǎn)無合作供應(yīng)商的，應(yīng)貨比三家，填寫《供貨商比價信息表》（附表 十二 ），經(jīng)采購部核價確認(rèn)后由行政部執(zhí)行采購。 （二） 低值易耗品 單項購置價格在 2020元以下，使用年限在一年以上的各類設(shè)備、工具等。 （二） 驗收單位應(yīng)保證送貨方的送貨單據(jù)上有明確數(shù)量、單價、總金額、售后服務(wù)單、質(zhì)量保修單及使用說明書等資料，才可根據(jù)驗收情況簽名確認(rèn)。 ? 辦公用品管理規(guī)定 一、辦公用品管理概述 （一） 目的： 加強企業(yè)辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用 。 2. 云來斯堡三層樓辦公區(qū)根據(jù)部門及崗位性質(zhì)進行權(quán)限設(shè)置， 14 樓門禁權(quán)限僅限該樓層辦公人員出入， 20樓、 21樓門禁權(quán)限因業(yè)務(wù)需要對兩層樓辦公人員全部開放（海外事業(yè)部、資訊版塊除外），海外事業(yè)部、資訊版塊辦公人員僅開通 20樓門禁權(quán)限。 5. 離職時，須到行政部辦理 IC 卡及鑰匙的交接手續(xù)，行政專員及時取消原卡權(quán)限及回收鑰匙并登記備案、保管。 （五） IC卡、鑰匙使用需知 1. IC卡、鑰匙僅限領(lǐng)用人本人使用，不得外借他人。 （三） IC卡發(fā)卡流程 1. 員工卡：人力資源部根據(jù)新入職員工到崗時間進行相應(yīng)的 OA 申請 —— 行政部專員準(zhǔn)備卡片并授權(quán)—— 新員工正式入職時發(fā)放，公司所有員工工作時間內(nèi)必需佩帶員工卡。 2. 復(fù)印、打印、傳真、掃描：無紙化辦公及私密性文件的專享權(quán)限，收到外界文件可選擇性打印或使用其他功能，打印前先使用 IC 卡在刷卡區(qū)刷卡后，設(shè)備方可響應(yīng)，保證所打印文件的私密性及節(jié) 12 省紙張，無需打印的文件可由前臺電腦進行郵件轉(zhuǎn)發(fā)。 7. 服從行政部管理，工作期間需請假及時報告行政部，同意后方可離開。 3. 各種清潔物資指定地方擺放整齊，損耗物料及時補給。 4. 不得 私自撥動任何 不懂操作的 機器設(shè)備開關(guān)，以免發(fā)生故障 或事故。 4. 認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交待的其他工作任務(wù)。 6. 拾金不昧， 拾到物品立即上交或送還失主 。 2. 文明服務(wù)、禮貌待人，并注意保持個人的儀容儀表 。 （九） 按時交接班，交接班時要詳細(xì)填寫值班筆記，領(lǐng)班每天須詳細(xì)檢查記錄情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報 。 （五） 熟悉 辦公 轄區(qū)消防設(shè)施的配置，并能熟練使用各種消防器材，掌握防火自救知識 。 二、保安管理要求 （一） 嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，實行 每日 12 小時 巡視巡邏制度 （上班時間：早 10 點至晚 10 點） ，樹立公司良好形象和個人道德風(fēng)范 。 2. 辦公區(qū)域公共安全由保安員執(zhí)勤監(jiān)管，行政部統(tǒng)籌管理，個人區(qū)域安全由個人管理，各部門安全指派專人協(xié)助監(jiān)管并提醒，養(yǎng)成防火、防盜自覺意識。 （三） IC卡管理 1. 新員工入職時，行政部配置 IC卡（含門禁功能），平時與員工工作牌套合使用。 4. 消防器材禁止人員挪作他用或改變位置，嚴(yán)禁攜帶出辦公區(qū)。 （七） 法定工作時間內(nèi)，出差、外出辦事時刻注意個人生命財產(chǎn)安全，因個人行為造成的損失及傷害，個人承擔(dān)主要責(zé)任，非個人行為造成的損失及傷害，依據(jù)國家相關(guān)法律執(zhí)行解決。 （三） 用電線路切勿亂搭亂建，嚴(yán)禁使用超負(fù)荷電量設(shè)備，下班關(guān)閉個人辦公區(qū)域用電設(shè)施，協(xié)助監(jiān)督本部門其他用電設(shè)施，對未關(guān)閉電源進行關(guān)閉，對不合理用電及時制止。 ? 安全管理 規(guī)定 一、安全管理概述 （一） 目的： 加強辦公區(qū)安全管理，保障管轄區(qū)內(nèi)人、財、物的安全 。 （三） 紀(jì)律的控制 與會者要堅持到會準(zhǔn)時性，保持積極態(tài)度，將手機調(diào)對“會議”狀態(tài)，主動配合會議要求，認(rèn)真完成會議任務(wù)，嚴(yán)禁會中擅自早退；與會者如果因故不能按時或親自參加會議，需提前 至少半天向主持人或會議組織召 集部門請假或說明，必要時需指定委托人參會或在會上代表發(fā)言。會議通知應(yīng)包括開會時間、地點、目標(biāo)、與會者姓名、議程、會議需要討論的問題，會場紀(jì)律等。按照“分類別、分層級、分階段、有計劃、高效”的原則進行安排和規(guī)定，例會由各部門自定時間。 ? 會議組織管理規(guī)定 一、會議組織管理概述 （一） 目的： 實現(xiàn) 互通情況 、 交流思想 、 得出結(jié)論 、 達成協(xié)議 、 作出決議 的最終目的 。 二、臺帳填寫要求 （一） 專人填寫 臺帳中日記帳由工作事項執(zhí)行人負(fù)責(zé)建立并每日登記，日記帳 （附表八） 以數(shù) 據(jù)登記為主，備忘錄登記每日工作事項以便提醒與跟進，而月度臺帳報表 （附表九） 是對日記帳數(shù)據(jù)整理與匯總后得出的，并對原始數(shù)據(jù)進行稽核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備性。 五、其他 人事、財務(wù) 、項目、行政等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則， 6 并由各職能部門負(fù)責(zé)。 四、檔案管理要求 （一） 歸檔要求 為避免檔案的遺漏和混亂，負(fù)責(zé)檔案管理的人員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況并辦理簽收手續(xù)。 （七） 其他需要歸檔的重要文件。 （三） 資信文件：驗資、審計、評估報告等。 ? 檔案管理規(guī)定 一、檔案管理概述 5 （一） 目的： 為保證 檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性，以利于后續(xù)查閱、借鑒。 （二） 財務(wù)專用章：財務(wù)部第一負(fù)責(zé)人負(fù)保管責(zé)任。 三、印章的刻制申請、使用 （一） 公司注冊成立時