【正文】 交往中很好地運用，必要時提醒總經理率先垂范，以身作則。3． 協(xié)助總經理樹立行為激勵形象。1． 語言形象 總經理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關、協(xié)調的工作。 參與實踐，協(xié)助總經理推進工作。其中要把握三點：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經理的思維軌跡，敏于捕捉領導的思想火花。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調查研究。以促進彼此的了解與進一步的合作。l 尊重合作伙伴和供應商，要注意多方了解與業(yè)務相關的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。準確理解總經理的授意、做好上情下達的工作。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴總經理； 在總經理方便時告知來訪情況，根據(jù)總經理授意進行后續(xù)安排。 對記者的界面要非常友好。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。（二）外部會面安排l 總經理主持的外部會面接受會面請求 NO 婉拒或該請他人 注意：講明原因，以 免對方誤解 注意：在收到會面請求時，經與部門相關負責人及GM商討決定， 同時提供背景材料以供GM做出判斷Y與對方確認時間、 地點、人員、議程，并落實我方人員、地點擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標準版、及業(yè)務回顧） 發(fā)會議通知，并落實參會人員會前準備工作 會中服務 會中達成共識的跟蹤反饋 結束 注意事項：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；l 注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；l 根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；l 在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點；l 考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；l 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；l 會前給總經理提供相關背景材料，如需要請相關部門負責人與總經理溝通洽談事宜；l 在會前擬制meeting agenda（見模版）l 在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內容，注意內容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；初次會面PPT應包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務情況介紹；再次會面應注意：有針對性的業(yè)務回顧（可請相關業(yè)務部門提供資料）。綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點及時間；216。保證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。6002399發(fā)文日期DATE：文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務器事業(yè)部、外設事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書處、財務附件ATTACHMENT:// 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS//頁 數(shù) PAGES1授 權 通 知 電腦公司副總裁在2000年6月15日16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質控、經營管理等相關簽字權授予副總經理，臺式電腦事業(yè)部其他相關財務及文件審批授權予常務副總經理，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關財務簽字及文件審批委托副總裁處理。注意建立各種客戶關系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者）216。提前設置清晨叫醒，并安排早餐；216。（三）陪同出差 陪同總經理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：216。根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；216。根據(jù)公司最新業(yè)務情況準備PRESETATION （中/英文），與對方確認演示設備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。向總經理認為有必要的合作方致感謝函。216。在第一時間掌握總經理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。根據(jù)總經理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。）216。（一）國內出差J 出差前： 216。掌握近期要回避的人物；月/周計劃安排模版216。根據(jù)總經理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；216。定期與總經理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；216。（一）總體原則：216。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。注：傳真、郵件、信函等內容為外文的，應及時譯出五、名片 分類：可根據(jù)總經理業(yè)務情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等； 存放：l 名片盒l(wèi) 錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間） 應準備一名片夾，存放與總經理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。 B、由秘書本人回復 如發(fā)出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。 必要的傳真分類存檔三、郵件 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。l 如一個未完又來一個，應視電話內容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。l 如遇總經理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。l 通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。直接下屬問清事情梗概，轉接時向總經理說明梗概后轉入問清梗概，如不緊急，記錄下來轉告總經理如事情緊急，告知總經理聯(lián)系方法?！眑 如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。 Interdependence)G 溫柔的心和自省第二章 秘書的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務處理一、撥打/接聽電話的程序和技巧 打電話前的準備l 準備好電話記錄本和筆l 把要與對方說明的事情、內容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關于本手冊所收集的內容，由于水平有限，不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。 我們作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經驗和技巧，在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一一收集，在經過了反復總結和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。別看都是秘書，但由于所服務的對象不同,各部門性質不同,其所進行的工作任務也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務為其根本性質，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何，秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像 。l 熟練會議的策劃。第二，才干暫隱。l 秘書協(xié)調工作的內容：制定、貫徹方針政策過程的政策協(xié)調；處理各種矛盾關系中所進行的關系協(xié)調；經常性的事務協(xié)調。（二）秘書工作內容l 一名合格的秘書應具備的心理修養(yǎng)：謙虛勿自大；自信勿卑怯；穩(wěn)健勿急躁。l 秘書工作，是指協(xié)助領導決策與管理所進行的各項輔助性工作。l 秘書活動的成果隱藏在服務對象的成果中，隱藏在組織形象之中。l 每年四月的最后一個完整的星期的周三為全世界秘書的節(jié)日——國際秘書節(jié)。l 認定值班與加班，主要看勞動者是否能繼續(xù)在原來的崗位上工作，或者是否有具體的生產、經營任務。l 會議的內容要素包括會議指導思想、會議目的和會議任務等。l 秘書工作管理的原則：因事設職、因職求人的原則；制度規(guī)范、權責一致的原則；目標導向、重在激勵的原則。l 秘書進入新工作崗位時應注意的事項：第一，姿態(tài)放低。l 通過案例分析，熟練秘書接打電話的注意事項。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領導的左膀右臂，是領導與公司上下保持溝通的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務，從而體現(xiàn)出其自身價值。在領導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時我們需要扮演更多角色，以適應工作安排和領導需要。因此，什么是一個出色地秘書的該