海南省紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范-全文預(yù)覽
【正文】 目數(shù) 抽檢情況 合 計(jì) 18 紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收移交清單 移交單位 接收單位 全宗號(hào) 總卷數(shù) （卷） 圖像數(shù)據(jù) （頁(yè)） 目錄數(shù)據(jù) （條） 數(shù)字化工作 文檔（件、冊(cè)） 存儲(chǔ)移交 載體編號(hào) 備注 移交單位（印章） 經(jīng)辦人： 負(fù)責(zé)人： 移交日期： 年 月 日 接收單位（印章） 經(jīng)辦人： 負(fù)責(zé)人： 接收日期： 年 月 日 。按檔號(hào)構(gòu)成項(xiàng)分級(jí)建立文件夾，并可根據(jù)存儲(chǔ)的實(shí)際需要增加下級(jí)文件夾，將 源版數(shù)字副本及衍生數(shù)字副本 相應(yīng)集中存儲(chǔ)于最低一級(jí)文件夾內(nèi)。與源版數(shù)字副本規(guī)則相對(duì)應(yīng)， PDF 或雙層 PDF 格式數(shù)字副本有兩種命名規(guī)則，如 以下示例。 示例：一份檔號(hào)為“ S085001002001（檔號(hào)組成：全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 頁(yè)號(hào) ） ”的文件有 3 頁(yè)，經(jīng)掃描生成的3 個(gè)數(shù)字圖像的名稱(chēng)分別為： ⑵ 命名規(guī)則 2。 源版數(shù)字副本命名規(guī)則 本規(guī)范規(guī)定了兩種源版數(shù)字副本命名規(guī)則。 驗(yàn)收移交 應(yīng)依據(jù)數(shù)字化工作方案、數(shù)字化項(xiàng)目合同書(shū)、質(zhì)檢驗(yàn)收單等對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目做整體鑒定、驗(yàn)收， 填寫(xiě)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收移交清單》（附錄 A表 A7），形成鑒定驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，移交數(shù)字化成果。包括兩套移動(dòng)硬盤(pán)和三套光盤(pán)。目錄庫(kù)應(yīng)以 DBF或 XLS等通用格式移交，驗(yàn)收移交前應(yīng)確認(rèn)數(shù)字副本與元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中能夠一一對(duì)應(yīng)并掛接成功。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。 7 匯總掛接 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)離線(xiàn)或在線(xiàn)的方式及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。 目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查 采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。 OCR 轉(zhuǎn)換 6 在圖像處理完成后，使用 OCR 識(shí)別軟件將圖像轉(zhuǎn)換為文本，識(shí)別率要在 80%以上；紙質(zhì)檔案內(nèi)容為手寫(xiě)體、圖表等不進(jìn)行 OCR 識(shí)別。 圖像處理 應(yīng)遵循精確復(fù)制的原則實(shí)施圖像處理。 每份文件中，只掃描文件正文、附件等。屬同一份文件材料的集中存放，做好標(biāo)識(shí)；無(wú)關(guān)和重復(fù)的文件要 放入非掃描件 。一份文件在卷內(nèi)排列位置不連續(xù)，應(yīng)調(diào)整件內(nèi)頁(yè)面排列順序，并就受影響部分重新打號(hào)。平整頁(yè)面 時(shí)不得破壞檔案原件固有形態(tài)，不得強(qiáng)行撕破檔案頁(yè)面。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程共有 10 個(gè)基本流程，包括 借卷、拆卷整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、 OCR 轉(zhuǎn)換、質(zhì)檢、還原入庫(kù)、掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交 等。 檔案安全管理 為保證檔案數(shù)字化成果是檔案原件真實(shí)、完整、可靠與可用的復(fù)制件，必須在紙質(zhì)檔案數(shù)字化 過(guò)程中實(shí)施全程安全管理，各制作環(huán)節(jié)應(yīng)有當(dāng)事責(zé)任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。采取委托加工方式的數(shù)字化項(xiàng)目，數(shù)字化工作方案應(yīng)明確數(shù)
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